信息系統(tǒng)審計師工作探討

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摘要：隨著信息技術(shù)的風(fēng)發(fā)展和管理理論的創(chuàng)新，很多企業(yè)已經(jīng)建立各自的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，雖然通過ERP軟件能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢，但同樣需要面對的是較高的實施失敗率。據(jù)CSC對實施ERP系統(tǒng)的全球500強企業(yè)進行統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)，ERP的成功率僅僅為32.1%，其余的67.9%的企業(yè)處于部分成功狀態(tài)或完全失敗的狀態(tài)。如何規(guī)避ERP系統(tǒng)實施的險，已經(jīng)成為企業(yè)面臨的重大問題。本文將從ERP系統(tǒng)實施過程中信息系統(tǒng)審計師開展工作的前提、審計的步驟、注意事項等方面展開研究，為企業(yè)ERP的成功實施提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)審計；ERP項目；審計標(biāo)準(zhǔn)

1信息系統(tǒng)審計師開展工作的前提

1.1選定信息系統(tǒng)審計的標(biāo)準(zhǔn)

開展實施過程中的信息系統(tǒng)審計，首先必須選定審計的標(biāo)準(zhǔn)，這是開展信息系統(tǒng)審計工作依據(jù)和準(zhǔn)繩。目前國際上比較通用的信息系統(tǒng)審計標(biāo)準(zhǔn)是信息系統(tǒng)審計與控制協(xié)會（ISACA）公布的CO-BIT，目前該標(biāo)準(zhǔn)也是國際上公認的最先進、最權(quán)威的安全與信息技術(shù)管理和控制標(biāo)準(zhǔn)。COBIT標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了從ERP系統(tǒng)的選型、實施團隊的組織、實施過程的控制等方面，對系統(tǒng)實施過程中如何進行審計。筆者曾經(jīng)參與過多次ERP系統(tǒng)的實施，采用的實施方法和步驟，與COBIT的規(guī)定的步驟和流程是一致的，所以建議審計部門采用這個標(biāo)準(zhǔn)作為ERP系統(tǒng)審計的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2審計人員全程參與ERP項目的實施

信息系統(tǒng)審計的主要職能是確保企業(yè)信息化戰(zhàn)略，提高信息化工作的管理水平，規(guī)避信息化帶來的風(fēng)險。為了保證ERP項目的成功實施，信息系統(tǒng)審計師必須全程參與ERP項目的實施，在實施過程中，利用審計的知識體系，提出相應(yīng)的建議，避免實施過程中的風(fēng)險。只有全程參與了項目的實施，才能及時發(fā)現(xiàn)項目實施過程的風(fēng)險，才能提出相應(yīng)的審計建議。

1.3對審計人員素質(zhì)的要求

ERP系統(tǒng)的審計不同于傳統(tǒng)的審計工作，需要審計人員具有相當(dāng)?shù)挠嬎銠C知識和審計經(jīng)驗。尤其是采用COBIT標(biāo)準(zhǔn)，很多關(guān)鍵的檢查點都需要審計人員要對計算機技術(shù)有所了解，如：網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等概念。

2對ERP系統(tǒng)實施過程審計的步驟

ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)的辦公軟件不一樣，需要有規(guī)劃、實施維護等階段，在ERP項目實施過程的審計中，每個階段的審計關(guān)注點也是不一樣的，主要有：

2.1項目準(zhǔn)備階段

在這一階段，主要工作是系統(tǒng)地選型、軟件購置合同條款及咨詢公司的確定，審計人員主要應(yīng)該關(guān)注廠商的實力、咨詢顧問的的資質(zhì)要求、以及是否有三方的責(zé)任條款。同時關(guān)注公司領(lǐng)導(dǎo)層對ERP系統(tǒng)實施的期望和目標(biāo)是否太高，是否有足夠的重視程度。對系統(tǒng)選型，主要應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)選擇是否經(jīng)過科學(xué)的分析，是否能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)特點。同時對軟件廠商的實力進行分析，看是否存在破產(chǎn)、被并購的風(fēng)險，對軟件合同的審查，主要關(guān)注是否有避免相關(guān)風(fēng)險的條款，如：軟件廠商被并購或破產(chǎn)。對于咨詢公司的選擇，審計人員應(yīng)主要關(guān)注咨詢公司以往的業(yè)績，是否曾經(jīng)成功實施過類似的項目，實施的效果如何；關(guān)注咨詢合同條款中對咨詢顧問的資歷要求是否能滿足項目實施的需要，以及咨詢顧問的工期計劃是否能按時完成，以及實施成本是否可控等方面。一定要注意成本與工期的規(guī)定，盡量簽訂總價咨詢合同，避免出現(xiàn)窩工的情況。對于領(lǐng)導(dǎo)層的觀念及重視程度，審計人員應(yīng)該從客觀的角度進行分析，并提出自己的意見和建議，客觀的分析系統(tǒng)實施后的效果和作用。

2.2項目實施階段

ERP項目的實施階段包括很多步驟，包括項目的評估、設(shè)計、構(gòu)建及系統(tǒng)上線等步驟，這一階段也是系統(tǒng)從開始規(guī)劃到最終付諸實施的關(guān)鍵階段，是ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用和推廣的基礎(chǔ)。在項目計劃階段，審計人員主要應(yīng)該關(guān)注實施ERP項目的組織機構(gòu)是夠建立，參與系統(tǒng)實施的我方人員的知識結(jié)構(gòu)是否合理，咨詢公司的顧問資歷是夠足夠，項目的計劃是夠詳細，是否得到項目管理層的審批等。審計人員還應(yīng)該重點關(guān)注系統(tǒng)規(guī)劃中的軟硬件情況，以及ERP系統(tǒng)的安全防衛(wèi)措施規(guī)劃等方面。在項目評估階段，審計人員主要應(yīng)該關(guān)注項目組是否在企業(yè)進行了業(yè)務(wù)調(diào)研，業(yè)務(wù)調(diào)研的范圍是否覆蓋了公司的主要業(yè)務(wù)，調(diào)研的問卷是否清晰，是否保存完整，新設(shè)計的業(yè)務(wù)流程是否經(jīng)過項目籌備組以及最終用戶的審查，最終用戶是否簽字確認，業(yè)務(wù)流程是否融入了企業(yè)的內(nèi)部控制措施。業(yè)務(wù)需求的調(diào)研結(jié)果將最終決定ERP實施完成后所能達到的效果，所以對這個階段的審計應(yīng)重點關(guān)注調(diào)研情況，并關(guān)注項目組所做的藍圖，是否能符合公司的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。在項目設(shè)計階段，審計人員主要關(guān)注初始化配置文檔是否完整，是否有版本號；客戶化開發(fā)是否有項目籌備組的批準(zhǔn)，開發(fā)文檔是否保存完整，開發(fā)是否必要；系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)編碼（如部門編碼、人員編碼、物料編碼等）是否經(jīng)討論，是否考慮了系統(tǒng)以后擴展的需求；ERP系統(tǒng)的安裝文檔是否保存，安裝的數(shù)據(jù)庫是否符合規(guī)劃，是否有相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份容錯措施等。這里重點關(guān)注的應(yīng)該是客戶化開發(fā)，ERP系統(tǒng)一般允許用戶進行報告、報表的客戶化開發(fā)，但對于改變系統(tǒng)設(shè)計理念的開發(fā)，是絕對禁止的，因為這樣改動之后的系統(tǒng)，會很不穩(wěn)定，增加維護的成本，而且以后系統(tǒng)也很難進行版本的升級或更新。在系統(tǒng)構(gòu)建階段，審計人員主要應(yīng)關(guān)注測試案例是否覆蓋了企業(yè)的業(yè)務(wù)，是否與實際業(yè)務(wù)相符，用戶是否在UAT測試案例上簽字，問題是否清晰反映，項目組是否對存在的問題進行了更正，用戶手冊的編寫是否清晰、完整。這里應(yīng)重點關(guān)注UAT測試，這是ERP系統(tǒng)交付給最終用戶使用之前的最后一次檢驗，只用順利的通過了UAT測試，系統(tǒng)才能交付上線。在系統(tǒng)上線階段，審計人員應(yīng)該主要關(guān)注用戶是否對遷入系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)進行了核對，ERP系統(tǒng)輸出的報告、報表是否與原系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，不一致的原因是什么，項目組是否對用戶進行了培訓(xùn)，人員培訓(xùn)是否有反饋等。在這里重點應(yīng)該關(guān)注歷史數(shù)據(jù)的問題，因為ERP系統(tǒng)維護過程中，有很大一部分原因是歷史數(shù)據(jù)遷入的不準(zhǔn)確造成的，對此審計人員應(yīng)該給與關(guān)注。當(dāng)然培訓(xùn)也非常重要，最終用戶的熟練使用，是ERP系統(tǒng)成功的基本條件。

2.3項目并行階段

為了對新上線的ERP系統(tǒng)進行檢驗，一般都需要ERP系統(tǒng)與原系統(tǒng)同時使用一段時間，這也是系統(tǒng)實施過程中的保險措施。在這一階段，審計人員主要應(yīng)該關(guān)注并行的期間是否過長，并行的數(shù)據(jù)是否一致，不一致數(shù)據(jù)的原因是否得到分析；系統(tǒng)是否有最終驗收報告，報告是否經(jīng)過籌備組、項目組的審查簽字，是否。

2.4項目維護階段

ERP系統(tǒng)完成實施、交付使用之后，并不是萬事大吉了，還需要日常的維護，才能保證系統(tǒng)的正常運行。在這一階段，審計人員應(yīng)該主要關(guān)注維護組內(nèi)部的控制制度是否完備，對系統(tǒng)的更改是否有復(fù)核及驗證措施；用戶的口令和權(quán)限是否經(jīng)過申請和審批，相關(guān)的申請是否存檔；用戶的口令是否有定期更改的要求，有無安全的規(guī)定，如要求字母和數(shù)字組合等；對用戶提出的問題反應(yīng)是否及時，問題是否已經(jīng)得到解決；系統(tǒng)中設(shè)定的審批流程是否符合公司的內(nèi)控制度，審批流程是否得到了遵守；是否組織了用戶的培訓(xùn)，培訓(xùn)的效果如何等方面的問題。

3開展ERP實施過程中審計的注意事項

ERP系統(tǒng)不同于其他企業(yè)辦公軟件，是基于流程式管理思想來設(shè)計的，同時技術(shù)上強調(diào)功能的集成性和數(shù)據(jù)的一致性。對ERP系統(tǒng)進行審計，還應(yīng)該要注意以下的問題：

3.1責(zé)任的劃分

審計人員在ERP系統(tǒng)實施過程中，應(yīng)著重關(guān)注項目實施過程中的風(fēng)險，從審計專業(yè)的角度對相關(guān)風(fēng)險提出審計建議，而不是負責(zé)系統(tǒng)的實施過程，也就不應(yīng)該負擔(dān)系統(tǒng)實施成功或失敗的責(zé)任。

3.2審計人員的構(gòu)成

開展信息系統(tǒng)審計，不僅需要有懂得審計知識的審計人員，還需要有信息人員和業(yè)務(wù)人員的參與。由于ERP系統(tǒng)是一個集成化的系統(tǒng)，本身不僅僅是一個業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，還是具有相當(dāng)?shù)墓芾硭枷牒鸵欢ǖ挠嬎銠C知識，所以在考慮審計組組成時，一定要有業(yè)務(wù)人員和信息人員的參與。

3.3開展審計的方式

ERP系統(tǒng)的審計工作，審計人員應(yīng)該是全程參與的。在系統(tǒng)的前期和實施階段，應(yīng)該主要采用參與項目組各種會議、討論，審查項目提交的各種配置參數(shù)、主數(shù)據(jù)資料，提出審計建議的方式進行，盡量避免由于開展系統(tǒng)審計工作影響到項目的實施。在系統(tǒng)維護期，應(yīng)該主要采取定期進行全面檢查的審計方式進行，這樣能從系統(tǒng)的整體上進行檢查，能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。伴隨著企業(yè)信息化，ERP系統(tǒng)的實施已經(jīng)在各個企業(yè)內(nèi)部大規(guī)模的開始展開，針對ERP系統(tǒng)的審計工作已經(jīng)開始提上審計部門的工作日程，相信經(jīng)過項目組和審計人員的共同努力，可以保證ERP項目獲得成功。但由于信息系統(tǒng)審計在中國還是內(nèi)部審計領(lǐng)域比較新的課題，筆者也只是是根據(jù)自己ERP系統(tǒng)的實施經(jīng)驗及審計的經(jīng)驗，對如何開展ERP系統(tǒng)實施過程中的審計工作做了一個簡單的探討，因為時間關(guān)系，文中的方法和觀點也都值得商榷，希望能起到各位專家的批評和指正。

參考文獻

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[3]趙剛,孫開陌.怎樣開展ERP建設(shè)項目審計[J].財會學(xué)習(xí),2006(4):62-62

作者：李宏偉 單位：中國石油技術(shù)開發(fā)有限公司