大型水利水電工程檔案收集難點與對策

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摘要：本文主要分析大型水利水電工程檔案收集整理過程中的難點，結(jié)合筆者工作實際，提出了相應(yīng)對策與措施。

關(guān)鍵詞：水電工程檔案;難點;對策;檔案管理

大型水利工程是一個地區(qū)乃至國家發(fā)展的戰(zhàn)略工程，是保障國家水安全、促進結(jié)構(gòu)調(diào)整和民生改善、推動區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展、增加有效投資需求、保持經(jīng)濟穩(wěn)定增長的一項重要舉措。“十三五”期間，我國將集中力量建設(shè)一批重大水利水電工程。目前，172項重大水利水電工程正分步建設(shè)，金沙江、瀾滄江等流域也將陸續(xù)開發(fā)。工程檔案管理對于整個工程的建設(shè)、施工等各個環(huán)節(jié)的進行與施工優(yōu)化都有著重要的意義和作用。在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料記錄了工程建設(shè)中出現(xiàn)的各種問題及工程建設(shè)流程，對于以后工程的維護與檢修有著重要的參考作用，大型水利水電工程關(guān)系國計民生，尤其需要做好工程檔案資料的收集整理。

一、大型水利水電工程檔案收集整理難點

1.大型水利水電工程建設(shè)周期長，大多需要5~10年建設(shè)期，期間由于管理人員的更替等原因，很難使竣工檔案達到完整、準確、系統(tǒng)的要求2.檔案資料含蓋專業(yè)廣。大型水利水電工程除了水利水電主體工程，一般還含有永久（臨時）生活營地房建、公路、橋梁、隧道、供水供電等輔助工程項目建設(shè)，是許多單項工程的綜合，工程龐大。因此，整個工程建設(shè)中所形成的科技檔案種類就不像一般工程那樣單一，檔案管理人員對各專業(yè)的了解有限，很難做到科學(xué)合理的分類組卷。3.檔案數(shù)量大。大型水利水電項目歸檔資料會達上萬盒，數(shù)量浩大，整理繁瑣。4.檔案載體形式多樣。歸檔資料除了以普通紙張作為載體材料外，還有制成原圖的繪圖紙，數(shù)碼照片、音/視頻的磁性材料，還有獲獎項目的獎杯、錦旗、巖芯實物檔案等。

二大型水利水電工程檔案收集整理對策

1.做好項目實施前的檔案準備工作

1.1項目籌建或啟動時，及時建立檔案管理組織機構(gòu)，明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案管理相關(guān)制度（至少應(yīng)制定檔案管理辦法、項目劃分檔案編碼規(guī)則、檔案整理規(guī)則、檔案借閱利用規(guī)則等）及工作流程，將檔案工作納入工程建設(shè)的全過程。1.2配備專兼職檔案管理人員，專職人員負責(zé)對各科室及參建單位資料收集的指導(dǎo)工作，兼職人員主要負責(zé)各部門（科室）及對口施工單位資料的收集、審核工作。

2.做好歸檔計劃并跟蹤落實

根據(jù)工程進度和實際情況，可將施工周期較長（兩年以上）的合同項目采取分階段歸檔的辦法。如導(dǎo)流隧洞、大壩澆筑等單位工程，在每項分部（分項）工程完工時，由檔案人員參加驗收并接收該部分施工過程記錄檔案，合同項目完工驗收后，移交全部工程檔案，確保該工程檔案的齊全完整。對于周期短的合同項目，如小型房建、橋梁等工程，在檔案管理人員了解工程進展情況下，及時掌握工程信息并指導(dǎo)相關(guān)單位做好施工過程資料整理，在合同工程完工驗收后一次歸檔。

3.明確歸檔責(zé)任和歸檔范圍，避免重復(fù)歸檔

施工過程中形成的文件資料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員較多，稍有疏忽就可能遺漏。加上施工文件資料往往一式幾份，參建各方均有留存，沒有明確各方的歸檔責(zé)任和歸檔范圍，很容易造成同一文件大量重復(fù)歸檔。為盡可能減少重復(fù)歸檔的情況，可采取各方“聯(lián)合歸檔”的方式，即：以施工單位為歸檔責(zé)任主體，將建設(shè)單位和監(jiān)理單位與其來往的文函按事件類型一并組卷歸檔（來文與復(fù)文為一件），建設(shè)、監(jiān)理單位歸檔自身形成且不需要印送至施工單位的文件，如監(jiān)理日志、監(jiān)理規(guī)劃大綱、旁站記錄、試驗抽檢等文件由監(jiān)理單位歸檔。為保證施工單位移交的檔案完整、準確、系統(tǒng)，在移交檔案時，建立施工單位（立卷人）對歸檔的每盒文件進行自查，監(jiān)理單位逐盒復(fù)查，建設(shè)單位再次核查的三級審查制度，審查無誤后，各方代表在每盒文件備考表中簽字確認。

4.做好檔案業(yè)務(wù)考核，增強管控手段

目前國內(nèi)的很多施工企業(yè)對檔案管理認識不夠充分，在施工過程中，更加重視質(zhì)量、安全、成本和進度等。為增強檔案業(yè)務(wù)管控手段，在對參建單位進行的考核中，應(yīng)加入文件整理歸檔情況考核，促使文件材料歸檔整理與工程建設(shè)同步有序進行，避免在項目竣工后臨時抽調(diào)人員收集整理，造成前期大量文件收集不全，歸檔文件質(zhì)量差（簽字手續(xù)不到位、復(fù)印件多、漏項等）。另外，在尾款結(jié)算或履約保證金退還申請時，履行檔案管理人員會簽手續(xù)，實行“不歸檔不結(jié)算”的方式，督促資料整編單位盡快整理歸檔。

5.加大指導(dǎo)力度，定期檢查培訓(xùn)

參與大型水利水電工程建設(shè)的單位眾多，管理人員來自全國各地，其中很多員工是第一次接觸工程檔案，業(yè)務(wù)水平參差不齊，為加強工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，可有計劃的邀請檔案專項驗收的政府部門（所在省或國家檔案局）的專家進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，詳細介紹項目檔案工作的法規(guī)、標準，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程原始憑證文件的填寫方法，增強相關(guān)人員做好檔案工作的責(zé)任感，提高業(yè)務(wù)水平，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下良好的專業(yè)基礎(chǔ)，

6.大膽創(chuàng)新，推動大型水利水電工程檔案業(yè)務(wù)快速發(fā)展

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時期，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，需要不斷的創(chuàng)新和探索新的管理模式、管理手段。隨著科技的發(fā)展，如今傳統(tǒng)的檔案手工管理模式，應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫，在檔案形成期，由檔案收集責(zé)任人員及時在系統(tǒng)中著錄檔案文件信息，并與實體檔案相對應(yīng)，這種方式簡化和規(guī)范了日常各種目錄的錄入并及時實現(xiàn)在線的文件統(tǒng)計查閱，提高工作效率。探索無紙化檔案管理，在有條件的項目中，優(yōu)化工程管理系統(tǒng)，使用手機和平板電腦APP管理方式，做到工序記錄、質(zhì)量評定等在施工現(xiàn)場用數(shù)字設(shè)備記錄（自動生成記錄時間），經(jīng)認證的電子簽名后，生成電子報表歸檔。該方式能避免施工單位先施工，后補資料的問題，保證了過程記錄文件的原始性。這種方式大大縮減了紙質(zhì)文件的歸檔保管數(shù)量，方便查詢利用。

三、結(jié)語

相比一般的檔案管理，重大水利水電工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，其檔案貫穿于工程實施的全過程。因此，在工程建設(shè)管理過程中，需要提前規(guī)劃，統(tǒng)一指導(dǎo)，梳理歸檔過程中遇到的難點，制定對策，進一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為保障國家水安全，改善民生做出切實努力。

作者:陳龍 龔子楨 單位:中國三峽建設(shè)管理有限公司白鶴灘工程建設(shè)部