美術出版社編務工作流技術應用

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【摘要】工作流技術是一種利用信息化系統(tǒng)進行管理的技術形式，是并行工程的重要組成部分。美術出版社為了提升編務工作效率、保證業(yè)務流程管理的標準化，將工作流技術應用到工作中，以保證編輯部管理的協(xié)調(diào)性與有序性。文章具體分析了當前美術出版社的出版現(xiàn)狀、工作流技術的具體應用情況以及工作技術流的信息化發(fā)展趨勢。

【關鍵詞】工作流技術；美術出版社；編務出版；信息化

隨著科技的發(fā)展，工作流技術開始被廣泛應用于各行各業(yè)中。工作流技術具有創(chuàng)新、高效、便捷等優(yōu)勢，能夠針對業(yè)務情況進行全部或者局部運行，包括對文件、信息、任務等方面的流程處理和執(zhí)行，實現(xiàn)工作流程中各項任務的傳遞，因此，工作流技術是一種自動的、能夠互相銜接的業(yè)務活動。工作流技術的應用可將生產(chǎn)中的各項事務根據(jù)相應模塊進行抽象化，并應用到信息處理工作中，有利于生產(chǎn)單位充分利用好現(xiàn)有資源，協(xié)調(diào)好各部門工作。將工作流技術應用于美術出版社編務出版信息化建設中，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化，還能降低出版社的成本，提升編務工作的效率，做好部門間的信息傳遞。

一、工作技術流的內(nèi)涵

一項工作任務的完成需要多名員工合作，工作內(nèi)容往往包括生產(chǎn)、業(yè)務、行政申請、人事、客戶服務等流程，在一項任務完成后進入下一個步驟的過程被稱為工作流，工作流管理系統(tǒng)指的是項目業(yè)務流程的信息化。美術出版社的編務流程較為煩瑣，利用現(xiàn)代化、信息化技術手段能夠使編務流程順利進行，提升出版效率，降低出版成本，保證出版管理的標準化和規(guī)范化［1］。結(jié)合工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義，可以將其理解為企業(yè)整體或者部分業(yè)務自動運行的模式，即流程管理人員參與信息、文件以及任務的管理規(guī)程中并做好信息傳遞工作。一個工作流中往往包含一組任務內(nèi)容，這些任務間具有一定的順序關系，各項任務存在相應的任務啟動和終止條件。工作流在大部分的業(yè)務應用中可以簡單地描述為利用網(wǎng)絡技術、計算機技術以及客戶端等信息系統(tǒng)，根據(jù)預先設計的規(guī)則以及應用程序等處理好數(shù)據(jù)關系。如在一項工作的開展中，員工按照領導的要求完成一份報告后，需將報告交由下一位員工進行匯總和修改，最終再將報告交由領導審批，按照順序進行工作傳遞，該流程就可以通過工作流技術進行自動控制和管理，利用計算機取代人工的傳遞被稱為技術流。出版社工作流程的運行須按照規(guī)律進行，在運行的過程中也會受到外部市場環(huán)境的影響和內(nèi)部制度的約束。在業(yè)務制定規(guī)則層面上，外部對出版社的影響是無法改變的，但內(nèi)部的業(yè)務規(guī)則可根據(jù)出版社自身的經(jīng)營和發(fā)展情況而制定。業(yè)務實際開展過程中，不同的出版社制定不同的規(guī)則，而出版社也會由于其發(fā)展的現(xiàn)狀及需要等改變原有的業(yè)務規(guī)則，同時，業(yè)務規(guī)則的多樣性也有利于促進工作流的多元化發(fā)展。傳統(tǒng)人工業(yè)務處理過程中，業(yè)務的開展需要基于人工的自覺以及規(guī)則的制定，但人工作為一種不確定因素，可能會導致人員在完成某個業(yè)務流程時難以與預期效果相符［2］。此外，業(yè)務流程設置中還可能會由于人的客觀因素，比如請假、外出流程審批不及時等，導致業(yè)務工作開展受到影響。工作流技術的應用有利于改善傳統(tǒng)人工業(yè)務管理弊端，提升企業(yè)經(jīng)營管理流程效率，促進現(xiàn)代化技術手段的完善。

二、美術出版社編務工作現(xiàn)狀分析

信息技術以及數(shù)字化技術的完善促進了新媒體技術的發(fā)展，而新媒體也對傳統(tǒng)印刷出版造成了巨大的沖擊。傳統(tǒng)媒體編務出版的投入成本高、出版效率低，且由于組織機構龐大，導致業(yè)務處理效率往往不高。傳統(tǒng)印刷出版則具有一定的優(yōu)勢，如出版內(nèi)容的權威性和嚴謹性較高，這是新媒體難以做到的，因此，傳統(tǒng)媒體要充分利用自身優(yōu)勢，獲得長足發(fā)展［3］。工作流技術在傳統(tǒng)出版社中的應用可有效解決傳統(tǒng)媒體出版的問題，通過先進的理念和技術，提升出版社的組織管理能力和出版效率，降低傳統(tǒng)出版的運行成本，以促進印刷出版業(yè)的良好發(fā)展。

三、工作流技術在美術出版社編務工作中的必要性

美術出版社在出版圖書的過程中，從選題策劃到圖書成品需要經(jīng)過一系列的環(huán)節(jié)與流程，在此過程中，各環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密，如發(fā)稿、排版、校對等環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，且所有流程須符合出版順序和出版規(guī)則，可見，出版業(yè)務流程適合采用工作流技術。我國傳統(tǒng)美術出版社編務工作主要采用手動或半自動的工作流程模式。為保證業(yè)務流程的規(guī)律及規(guī)范化開展，工作人員須接受崗前培訓。此外，為保證業(yè)務流程的順利開展，各崗位工作人員應緊密聯(lián)系，避免造成資料丟失和業(yè)務開展延誤的后果，影響處理效率，無法評估價值鏈［4］。工作流技術的引入能夠大大提升出版效率，對工作流管理具有重要作用，有利于合理利用資源、保證工作流運作的靈活性、提升工作流技術的應用效率，同時，工作人員也可以有更多的時間與精力處理核心業(yè)務。此外，工作流技術的應用還有利于縮短圖書出版周期，完善出版社工作流程，促進資源優(yōu)化，減少人為失誤。當前，我國出版社在新媒體的影響下正處于關鍵的改革時期，競爭和改革壓力較大，為提升市場核心競爭力，出版機構須加強運作流程方面的學習，強化員工編務、發(fā)行等業(yè)務能力。市場機制的開放式發(fā)展使得出版社內(nèi)部結(jié)構較為復雜，企業(yè)必須要處理好員工和團隊之間的關系，構建完善的運營機制［5］。在出版社的改革過程中，人、物、生產(chǎn)、開發(fā)以及銷售等面臨著巨大的變革，因此，采用信息化建設管理模式逐漸成為出版社發(fā)展的關鍵性措施，從信息化社會的發(fā)展背景來看，出版社實現(xiàn)信息化發(fā)展是其改革和發(fā)展的關鍵。當前，出版社信息化建設的進度不斷加快，多數(shù)出版社開始構建內(nèi)部信息運行系統(tǒng)，但這些信息化建設項目的開展多集中在信息化的基礎建設、數(shù)據(jù)管理以及網(wǎng)站建設等方面。部分出版社逐漸意識到信息化建設的作用，在流程管理中應用信息化手段，但實質(zhì)上仍沿用陳舊的管理技術和觀念，因此，工作流技術將成為出版社編務工作信息化的發(fā)展趨勢。

四、工作流技術在美術出版社編務工作中的應用

1．編務工作流技術的實施在編務信息管理工作中，工作流主要采用面向任務的方式對編務工作進行設計。系統(tǒng)結(jié)合編務流程的特點設置兩條工作流技術主線，即稿件流程與期刊流程，其中，稿件流程的起點為來稿預處理，系統(tǒng)自動對來稿進行編號，結(jié)合主編預先設計好的流程和簽發(fā)意向，向下一個環(huán)節(jié)流動至指定用戶對應的任務界面。無論哪種流程方式，在完成同一種角色的任務后，工作任務欄的界面都是相同的，但數(shù)據(jù)列表內(nèi)容會存在差異，這也是工作流技術的主要特點。系統(tǒng)可以根據(jù)工作流變動的需要將編輯部的業(yè)務進行分解，相關工作人員可以通過后臺結(jié)合角色設計要求和用戶需求設置個性化任務欄。在進入任務欄后，系統(tǒng)可以直接顯示上一個流程與下一個節(jié)點銜接的任務表。工作人員無需切換頁面就可以在當頁開展業(yè)務查詢工作和相應操作。同時，系統(tǒng)還可以通過輔助功能的設置完成相應的工作任務，根據(jù)業(yè)務流向操作按鈕，完成業(yè)務的轉(zhuǎn)移。在業(yè)務處理工作中，工作流技術還有利于記錄系統(tǒng)中各項標識的自動生成和流動痕跡。而數(shù)據(jù)處理結(jié)果能夠自動進入數(shù)據(jù)庫，并完整保存在數(shù)據(jù)庫中。在編輯部，各項任務自動傳遞至對應崗位上，工作人員在完成任務后原任務即被刪除，然后繼續(xù)向下一個工作流程流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)流程的設計靈活，為防止流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)反復的情況，設計者可在重要的流程中設置退回或改遞的功能按鈕，工作人員可以根據(jù)主編的要求在任務流程中進行流轉(zhuǎn)。將任務傳遞作為流程設計要求，有利于編輯部做好信息、文檔以及任務等各方面的銜接工作，促進業(yè)務效率的提升。

2．數(shù)據(jù)可跨流程的應用在數(shù)據(jù)流技術信息化系統(tǒng)的構建中，可以利用數(shù)據(jù)自動生成、跨流程數(shù)據(jù)的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流動。主編可通過流程頒布指令，使稿件在不同的環(huán)節(jié)進行流轉(zhuǎn)，或在相關業(yè)務中定向或?qū)崟r流動，同時，自動生成相應的關聯(lián)性數(shù)據(jù)。這種設計模式有利于主編對編輯出版計劃進行實施和控制。稿件簽發(fā)可以根據(jù)指示要求進入期刊的流程中，簽發(fā)稿件后主編可根據(jù)要求對流程進行指定，保證稿件可以及時進入編輯環(huán)節(jié)，完成加工后再自動進入下一個流程，有利于責任編輯工作的開展。期刊稿進入組約稿計劃流程后，系統(tǒng)的策劃功能會先在管理模塊中進行初期擬提名，稿件便自動按提名進入對應期刊的欄目中，同時完成提名更改、作者標記等流程。為防止數(shù)據(jù)混亂，組約稿管理以及編排都需要設計單向關聯(lián)模式，也就是組約稿逐步向期刊編排方向流動。而刪除組約稿必須在管理模塊中操作，如果組約稿被限定到相應的欄目下，則不能再向其他欄目轉(zhuǎn)移。通過以上分析可知，對于重要的業(yè)務數(shù)據(jù)可以在組約稿、稿件以及期刊三種管理模塊中進行轉(zhuǎn)移，有利于提升編輯部門的策劃效率和執(zhí)行能力。

3．合理設置角色權限在工作流技術的應用中，角色訪問控制制度是一種重要的控制方式，通過角色權限設置能夠保證數(shù)據(jù)的安全性。出版社編務工作管理與企業(yè)管理存在一定的差別，編務管理工作必須保證協(xié)同性，對于出版工作中產(chǎn)生的大量信息和數(shù)據(jù)，系統(tǒng)須做好修改記錄。這種操作形式打破了傳統(tǒng)的固定模式，促進了內(nèi)部數(shù)據(jù)及時、有效更新。不同的崗位角色可以根據(jù)職責的不同采用不同的操作模式。此外，流程中的角色可以互相取代，權限可以轉(zhuǎn)變，如后一個流程人員可以通過權限的轉(zhuǎn)變完成前一個流程人員的工作。

4．自動中的應用在與形式匹配的系統(tǒng)中，具有輸入稿件名稱后顯示所有相同題目的文章的功能有利于為輸入者提供參考，防止同一篇稿件被重復編號和發(fā)表。還可以通過檢索詞進行，針對題目名稱以及作者不同但內(nèi)容幾乎相同的文章進行，所有與檢索詞相關的文章都會顯示在頁面上，有利于工作的開展。工作流技術在出版社編務信息化中的應用，有利于改善傳統(tǒng)手工編務工作的弊端，促進出版現(xiàn)代化和數(shù)字化的發(fā)展，提升編務工作效率，降低出版成本，使工作人員有更多的時間投入核心業(yè)務，從而提升出版社的核心競爭力。

｜參考文獻｜

［1］王少鵬，楊樹林.工作流技術在印刷出版行業(yè)的應用研究［J］.北京印刷學院學報，2019（11）：130-132.

［2］王靜.數(shù)字出版時代出版質(zhì)量管理研究［J］.新聞研究導刊，2019（14）：170+172.

［3］樊淑華.互聯(lián)網(wǎng)時代出版社編輯的工作轉(zhuǎn)型研究［J］.記者觀察，2019（18）：53.

［4］呂瑩.數(shù)字出版技術與編輯出版工作的數(shù)字化簡析［J］.絲路視野，2018（29）：180.

［5］王紹來.數(shù)字出版時代下出版編輯的重新審視［J］.新聞傳播，2019（22）：75-76.

作者：吳素茜 單位：廣西美術出版社有限公司