石油工程的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

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【摘要】石油企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的工程建設(shè)項(xiàng)目，形成了大量的石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。這些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容繁雜、涉及范圍廣泛、時(shí)間跨度大，要想高效管理和使用這些檔案資料，就必須制定科學(xué)規(guī)范的石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，采用有效的管理手段，提高項(xiàng)目檔案管理的工作效率。因此，本文分析了當(dāng)前石油工程項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】石油工程；建設(shè)項(xiàng)目；項(xiàng)目檔案；檔案管理

一、石油工程項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目檔案管理意識(shí)薄弱。長(zhǎng)期以來(lái)，在石油工程項(xiàng)目管理中存在著重建設(shè)輕檔案的問(wèn)題。項(xiàng)目管理人員的檔案管理意識(shí)淡薄，項(xiàng)目各參與方往往將注意力集中在工程進(jìn)度的管理上，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的檔案資料收集與整理工作不夠重視，造成重要的項(xiàng)目資料缺失，對(duì)工程項(xiàng)目的后續(xù)管理帶來(lái)不便。由于對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，有些項(xiàng)目管理人員沒(méi)有將項(xiàng)目檔案的收集與整理工作納入項(xiàng)目建設(shè)流程，也沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行明確的職責(zé)分工，而項(xiàng)目施工人員的流動(dòng)性較大，如果不設(shè)立專門的檔案管理人員，就很難做到及時(shí)整理收集項(xiàng)目檔案資料。而且，大型項(xiàng)目的建設(shè)單位眾多，每個(gè)建設(shè)單位在施工過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目檔案資料，如果缺乏統(tǒng)一管理，很容易造成項(xiàng)目檔案資料不完整。（二）項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行不力。近些年來(lái)，盡管國(guó)家相關(guān)部門制定并了一系列工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收規(guī)定，但部分工程建設(shè)單位對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理制度宣傳不力、要求不到位，加之項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、施工單位多、水平參差不齊以及人員流動(dòng)性大等問(wèn)題，導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度沒(méi)有得到很好的落實(shí)，出現(xiàn)施工單位項(xiàng)目檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)不一、管理制度不規(guī)范的現(xiàn)象。同時(shí)，一些建設(shè)單位并未將項(xiàng)目檔案管理視作企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要一環(huán)，造成項(xiàng)目檔案資料管理出現(xiàn)盲區(qū)。（三）項(xiàng)目檔案管理分散。由于石油工程建設(shè)項(xiàng)目往往規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、參與建設(shè)的單位眾多，項(xiàng)目檔案的形成周期長(zhǎng)，種類多，管理項(xiàng)目檔案的單位眾多，檔案管理分散等情況，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案容易出現(xiàn)信息遺漏、資料丟失，難以確保項(xiàng)目檔案資料的完整性。（四）項(xiàng)目檔案管理信息化程度低。石油工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料數(shù)量大，且變化頻繁，導(dǎo)致相應(yīng)的檔案數(shù)字化工作量大。同時(shí)，石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料中的圖紙幅面大、保存時(shí)間長(zhǎng)、藍(lán)曬圖紙字跡模糊，導(dǎo)致其數(shù)字化難度較大，從而限制了石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化進(jìn)程，造成項(xiàng)目檔案管理的信息化程度低，影響了使用過(guò)程中的查全率和準(zhǔn)確率。

二、基于信息化的油田檔案管理策略

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確管理職責(zé)。在工程項(xiàng)目前期，建設(shè)單位就應(yīng)該組織針對(duì)施工單位的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，提高施工單位人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責(zé)。同時(shí)，將石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作整合到業(yè)務(wù)工作流程中，建立清晰的歸檔責(zé)任和考核指標(biāo)。明確檔案管理的職責(zé)，制定專門的檔案整理收集人員，專門負(fù)責(zé)收集整理項(xiàng)目檔案資料。除此以往，建設(shè)單位的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)與各職能部門的溝通與協(xié)調(diào)，主動(dòng)跟蹤工程進(jìn)度，深度參與工程項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）統(tǒng)一項(xiàng)目檔案歸檔制度。在項(xiàng)目建設(shè)前期，建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)該就項(xiàng)目檔案的歸檔對(duì)施工單位提出統(tǒng)一要求。按照國(guó)家出臺(tái)的項(xiàng)目檔案管理規(guī)范和項(xiàng)目檔案資料編制規(guī)定，要求施工單位按照統(tǒng)一的要求制訂檔案資料整理歸檔實(shí)施細(xì)則，針對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、組卷要求、各單項(xiàng)工程歸檔時(shí)間等方面盡可能地給出具體要求，有效避免因各施工單位項(xiàng)目檔案歸檔制度及文件編制規(guī)則的不同而造成項(xiàng)目檔案資料歸檔不規(guī)范，對(duì)于施工單位提供的不符合要求的檔案文件、圖紙等資料應(yīng)該要求返工修改。（三）與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行檔案管理。建設(shè)單位要將項(xiàng)目檔案的管理工作視作工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，將檔案管理工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。要求檔案管理部門與建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度同步進(jìn)行檔案管理工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出改進(jìn)方案，負(fù)責(zé)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集、整理、保管等工作，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段的檔案收集與整理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，既要檢查工程質(zhì)量也要檢查檔案質(zhì)量，確保工程項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、完整性。（四）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的信息化建設(shè)。新形勢(shì)下，石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理是大勢(shì)所趨。應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理工作，充分重視項(xiàng)目檔案管理工作的信息化程度，確定項(xiàng)目檔案管理的信息化范圍，優(yōu)先對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目、使用頻繁的項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，建立相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，逐步實(shí)現(xiàn)全部項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化，提供網(wǎng)絡(luò)查詢、閱覽服務(wù)，從而提高石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理是石油企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，是記錄石油工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，也是工程質(zhì)量鑒定、事故原因查找、工程維護(hù)的重要依據(jù)。因此，應(yīng)該加強(qiáng)石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)，統(tǒng)一項(xiàng)目檔案歸檔制度，確保項(xiàng)目檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，大力推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的信息化建設(shè)，充分借助網(wǎng)絡(luò)提升項(xiàng)目檔案的利用效率，使其更好地服務(wù)于企業(yè)。

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作者:楊秀華 單位:中國(guó)石油西南油氣田分公司川西北氣礦