高校規(guī)范低值物資管理機制研究
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近年來，國家科技部、財政部和教育部陸續(xù)出臺了關(guān)于加強高校科研經(jīng)費管理的若干政策，對于科研經(jīng)費使用的監(jiān)督機制、責(zé)任機制、科研文化以及管理人員隊伍建設(shè)等方面都做出了明確的規(guī)定和要求。低值物資是高校開展教學(xué)和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，高等醫(yī)學(xué)院校的低值物資主要包括實驗試劑、實驗材料以及易耗品等，這類物資的經(jīng)費來源主要是各類橫向或縱向科研經(jīng)費。改革開放以來，我國財政性教育科研經(jīng)費逐步增長，重點支持科研機構(gòu)和個人從事長期性、基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性研究，其特點是常規(guī)化、能穩(wěn)定、可持續(xù)［1］。在這樣的背景下，高校用于購置實驗試劑耗材的各類科研經(jīng)費在國家財政性資金中所占的比例也在逐年遞增，科研經(jīng)費的有效管理是確保整個科研過程順利進行的根本［2］，因此從資產(chǎn)管理的角度規(guī)范低值物資的管理，進而提高科研經(jīng)費使用效益，是高校資產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容。
1低值物資管理現(xiàn)狀分析
1．1低值物資的購置具有靈活性和不確定性
高校的固定資產(chǎn)購置屬于政府采購范圍，通常采用招投標(biāo)方式進行，與固定資產(chǎn)不同，實驗試劑耗材類產(chǎn)品因其本身在采購周期、質(zhì)量控制、保存條件等方面都存在特殊需求，這些客觀因素決定了這部分物資不適合采用招投標(biāo)的方式進行統(tǒng)一購置，另外，根據(jù)實驗進度和實驗結(jié)果的不同會對所需試劑耗材進行相應(yīng)的調(diào)整，因此往往使得科研項目中材料費的實際執(zhí)行情況與申報時的預(yù)算明細有一定出入。
1．2低值物資的涵義發(fā)生變化
一直以來，高校低值物資的概念是指價值在500元以下、不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)又不屬于材料范圍的儀器設(shè)備，或易于損耗的物品［3］，也因為這些特點，使得長期以來低值易耗品的管理并沒有引起足夠的重視。但近些年的實際工作情況顯示，在大型貴重儀器設(shè)備在高校固定資產(chǎn)中的數(shù)量增加的背景下，實驗中使用的試劑和耗材已經(jīng)不能完全等同于傳統(tǒng)意義上的低值易耗品了。單價幾百元至上千元的試劑已經(jīng)作為常規(guī)試劑，同時高值試劑及耗材在科研經(jīng)費中所消耗的比例也有逐步增加的趨勢。以我校為例，2013年單價大于或等于5000元的試劑耗材支出經(jīng)費占我校試劑耗材科研經(jīng)費的大約36％，單價大于或等于10000元的試劑耗材支出經(jīng)費占我校試劑耗材科研經(jīng)費的近21％。這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了科研水平的深度及廣度，反映了客觀需求，但也由于試劑耗材的使用過程和去向具有難于追溯的特點，成為容易滋生腐敗的一個因素，這是科研經(jīng)費管理引發(fā)越來越多關(guān)注的重要原因。在這樣的背景下，作為資產(chǎn)管理部門，規(guī)范這些消耗性物資的管理機制勢在必行。
1．3政策背景
科研經(jīng)費使用是否合理、管理是否科學(xué)，直接影響著學(xué)術(shù)風(fēng)氣的健康與否，影響著科研的質(zhì)量與水平，影響著教職工從事科研的積極性，影響著學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的質(zhì)量［4］。近幾年，國家相關(guān)部門先后出臺了一系列關(guān)于規(guī)范高?？蒲许椖抗芾淼奈募?。《教育部關(guān)于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經(jīng)費管理政策加強高?？蒲薪?jīng)費管理的通知》（教財〔2011〕12號）要求：“嚴(yán)格執(zhí)行國家科研經(jīng)費管理政策，規(guī)范科研經(jīng)費使用”、“加強資產(chǎn)管理，嚴(yán)格執(zhí)行國家資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定，凡使用科研經(jīng)費購置與形成的固定和無形資產(chǎn)均屬于國有資產(chǎn)，統(tǒng)一納入學(xué)校資產(chǎn)管理”；《關(guān)于進一步規(guī)范高?？蒲行袨榈囊庖姟罚ń瘫O(jiān)〔2012〕6號）要求：“高?？蒲?、財務(wù)等職能部門，要增強管理和服務(wù)意識，認(rèn)真履行監(jiān)管職能，加強對科研人員的服務(wù)、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督”、“科研人員要嚴(yán)格遵守財經(jīng)法律法規(guī)，堅持科研經(jīng)費統(tǒng)一管理原則，按照預(yù)算批復(fù)的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)使用經(jīng)費，提高科研經(jīng)費使用效益。不得違反規(guī)定轉(zhuǎn)撥、轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費，購買與科研活動無關(guān)的設(shè)備、材料”；《教育部關(guān)于進一步加強高校科研項目管理的意見》（教技［2012］14號）要求：“提高科研項目管理信息化水平，整合現(xiàn)有的科研管理系統(tǒng)，建立全面涵蓋科研項目管理相關(guān)的項目、人員、設(shè)備、經(jīng)費等信息的管理和共享機制”、“以保障科研活動健康順利開展作為科研管理與監(jiān)督工作的根本出發(fā)點和落腳點，堅持申請立項和過程管理并重、服務(wù)支撐與管理監(jiān)督并重的原則，建立健全過程管理制度”。
2低值物資管理工作實踐
2．1建立健全過程管理制度，嚴(yán)格驗收環(huán)節(jié)管理
我校的低值物資管理特別加強了驗收環(huán)節(jié)的管理，部門中有專門的工作人員負責(zé)試劑耗材的驗收工作，這些管理人員具備醫(yī)學(xué)、藥學(xué)等相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，熟悉常規(guī)藥品的使用及保管特性。學(xué)校用戶以及各附屬臨床醫(yī)院用戶都要求在指定地點，與供應(yīng)商、我處管理人員一起進行試劑耗材的驗收工作，同時考慮到各臨床醫(yī)院用戶的工作性質(zhì)，以及某些特殊藥品的儲存要求，我處特別安排了8小時工作時間以外的管理人員負責(zé)驗收工作，做到即來即驗，兼顧質(zhì)量與效率。另外對于高值試劑耗材，要求用戶在合同中列出清晰的明細，對比貨號、名稱、規(guī)格，嚴(yán)格按照合同內(nèi)容進行驗收，并要求用戶對藥品的使用、功能和使用周期等做出相應(yīng)說明。
2．2即時結(jié)算保證科研經(jīng)費支出進度
在財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)，以往的工作模式中項目負責(zé)人自行負責(zé)財務(wù)結(jié)算，在項目經(jīng)費支付進度要求的時間點以及項目終止的時間點，常常出現(xiàn)突擊花錢、集中報銷的現(xiàn)象，這不僅給財務(wù)部門帶來大量的工作壓力，更重要的是不利于科研經(jīng)費的合理規(guī)劃和使用，針對這種現(xiàn)象，我處改由專門的管理人員統(tǒng)一負責(zé)與財務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)，基本杜絕了上述現(xiàn)象的發(fā)生，并且由于科研經(jīng)費能夠定期支付，項目負責(zé)人對經(jīng)費的使用情況可以及時了解，統(tǒng)籌安排教學(xué)和科研活動，更有利于項目執(zhí)行的經(jīng)濟合理性，同時又保證了按時完成支付進度。對供應(yīng)商而言，回款率普遍提高，曾經(jīng)出現(xiàn)過的因為項目負責(zé)人在國外學(xué)習(xí)，經(jīng)費款項幾個月都未能結(jié)算的情況不再發(fā)生了，因此這種做法也得到了供應(yīng)商的普遍認(rèn)可。
2．3注重部門溝通與配合，提高科研經(jīng)費使用有效性
高校科研項目管理是一項政策性、系統(tǒng)性強的工作，科研經(jīng)費來源的多樣化導(dǎo)致了經(jīng)費管理的復(fù)雜性［5］。例如在實際工作中，“人才強教”和“科研計劃”的一些項目在執(zhí)行時有一個項目負責(zé)人，再由這個負責(zé)人將項目經(jīng)費分配給若干名教授負責(zé)具體執(zhí)行。這些教授研究的領(lǐng)域不同，也可能屬于一家或幾家附屬臨床醫(yī)院，這種情況下首先要求管理人員理順其中的相互關(guān)系，同時在遇到問題時隨時保持和學(xué)校人事部門、科技部門、財務(wù)部門以及各附屬臨床醫(yī)院的溝通和聯(lián)系。另外，在結(jié)算的最后環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)因為一些原因無法支付的情況，或者在項目終止時間點還有來不及支付的經(jīng)費，這就要求資產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)和相關(guān)的用戶及部門進行切實有效的溝通，確保項目的順利實施。
2．4建設(shè)信息化管理平臺，材料費使用全程管理
是否存在以購買實驗材料為名和掛賬等形式向校內(nèi)、外截留轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費現(xiàn)象［6］，是高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部審計的內(nèi)容及重點。信息公開是國家以及北京市對經(jīng)費改革的總體要求之一，因此結(jié)合試劑耗材的管理特點，利用數(shù)據(jù)簡便、高效和可操作性強的特點，建設(shè)信息化的管理平臺，把試劑耗材的購置、驗收和結(jié)算都納入到統(tǒng)一的開放式平臺上進行管理，實現(xiàn)對經(jīng)費使用的信息化管理，包括對材料費使用過程的各項數(shù)據(jù)的存儲、匯總等，實現(xiàn)對每條操作的真實、準(zhǔn)確記錄，在提供決策依據(jù)的同時有利于各方監(jiān)督，而采購合同的實時動態(tài)查詢、分析和統(tǒng)計也簡化了項目負責(zé)人對經(jīng)費管理的工作量。
3通過加強低值物資管理，推動科研經(jīng)費規(guī)范化管理的幾點建議
3．1健全內(nèi)部管理機制，提升部門保障職能
低值物資的購置具有一定的靈活性和不確定性，本著規(guī)范又靈活的原則，進一步完善低值物資管理制度，結(jié)合當(dāng)前資產(chǎn)管理工作的新形勢、新特點和新要求，逐步完善低值物資管理的各項制度和科學(xué)合理的工作流程，明確材料費的開支范圍、審批權(quán)限和報銷規(guī)定，方便項目負責(zé)人及時了解項目的支出情況，進而改進服務(wù)方式，增加服務(wù)內(nèi)容，堅持正確引導(dǎo)、管理與服務(wù)相結(jié)合的原則，最終形成既有利于充分調(diào)動科研人員積極性，又具約束力，界限分明、程序規(guī)范、簡潔易行的管理制度體系。
3．2加大科研項目管理工作的宣傳指導(dǎo)力度
按照國家財政預(yù)算管理改革的總體要求，實行全額預(yù)算管理，細化預(yù)算編制，并實行課題預(yù)算評審制度，課題預(yù)算一旦審批通過，必須嚴(yán)格執(zhí)行，一般不作調(diào)整［7］。在實際工作中，科研經(jīng)費的具體執(zhí)行通常是由項目負責(zé)人所在實驗室的一個或幾個教師或者研究生負責(zé)，有些教師或?qū)W生在不熟悉科研經(jīng)費管理制度的情況下，用購置試劑耗材的材料費購置固定資產(chǎn)，在被告知不符合相關(guān)規(guī)定后，再辦理退貨等一系列手續(xù)；還有些科研人員認(rèn)為資金是自己爭取來的，自己能隨意支配［8］。這樣的現(xiàn)象不僅影響了日常的科研工作，還大大提高了管理成本。作為高校資產(chǎn)管理部門，以保障學(xué)?？蒲谢顒咏】淀樌_展為管理和服務(wù)工作的出發(fā)點，應(yīng)協(xié)同相關(guān)管理部門，特別加強對科研人員、新職工和參與科研工作的研究生的規(guī)范管理和指導(dǎo)，宣講政策法規(guī)、責(zé)任及監(jiān)督機制，指導(dǎo)他們按照相關(guān)法律法規(guī)開展科研活動、依照預(yù)算合理使用經(jīng)費，同時大力弘揚優(yōu)秀學(xué)術(shù)文化，強化項目負責(zé)人的責(zé)任，確保經(jīng)費支出的真實性和規(guī)范性。另外，還應(yīng)加強對科研經(jīng)費管理條例的普及和宣傳，使大家充分認(rèn)識到經(jīng)費預(yù)算的嚴(yán)肅性和約束性，強化人員的責(zé)任意識和法律意識?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)或制作科研項目指導(dǎo)手冊等多途徑和多方法促進學(xué)?？蒲惺聵I(yè)的健康發(fā)展。
3．3提高認(rèn)識，建設(shè)高素質(zhì)高水平科研服務(wù)隊伍
科研經(jīng)費管理的核心是科研經(jīng)費預(yù)算的編制和執(zhí)行［9］。試劑耗材這部分科研經(jīng)費的管理屬于預(yù)算執(zhí)行這一環(huán)節(jié)，科學(xué)的管理工作要求資產(chǎn)管理人員不僅具備資產(chǎn)管理知識，同時還要對項目申報、執(zhí)行以及監(jiān)督的各環(huán)節(jié)乃至全過程都要有深入、系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，對國家、主管部門以及學(xué)校的規(guī)章要準(zhǔn)確地掌握和運用，從而實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的事前控制，確保項目經(jīng)費預(yù)算支出內(nèi)容要與項目申報書的內(nèi)容關(guān)聯(lián)匹配［10］。同時，強化管理人員的風(fēng)險意識，對有可能發(fā)生的腐敗行為，提高風(fēng)險防控能力，加強預(yù)警和防范，提升管理隊伍的政策水平和執(zhí)行能力。另外，根據(jù)學(xué)校科研工作的發(fā)展趨勢，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，形成理念創(chuàng)新、結(jié)構(gòu)和規(guī)模合理的專業(yè)化、高素質(zhì)科研服務(wù)隊伍，與相關(guān)職能部門以及科研人員一起共同促進學(xué)校科研實力的提升。
3．4健全檔案管理機制，注重費用支出原始資料管理
試劑耗材的單次采購金額幾十元至幾萬元都有可能，因此會產(chǎn)生包括采購合同、驗收單據(jù)等大量的原始文件。這些由基礎(chǔ)性資料組成的信息源，一方面是日常工作最原始、最真實的記錄，是部門主要工作的集中體現(xiàn)，對這些資料的分析、整理，也就是對以自身工作進行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處；另一方面，這些資料也是實施科研項目審計的重要文件，因此致力于構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、種類齊全的檔案管理體系，是實現(xiàn)低值物資和科研經(jīng)費規(guī)范化管理的必要措施。
3．5強化部門協(xié)同管理，理順管理流程
目前，財政部門和科技部門尚未聯(lián)合制定統(tǒng)一的高?？蒲薪?jīng)費財務(wù)管理制度，多數(shù)高校根據(jù)教育部、財政部對科研經(jīng)費的有關(guān)規(guī)定制定了本校的科研經(jīng)費管理辦法［11］。通常高校的科技、財務(wù)、資產(chǎn)等部門都承擔(dān)項目管理的部分工作，只是工作的側(cè)重點有所不同，包括了預(yù)算編制、立項管理、項目執(zhí)行、驗收結(jié)題、資產(chǎn)管理等方面，其中某2個環(huán)節(jié)的銜接不到位，都會產(chǎn)生管理脫節(jié)的問題。在低值物資的管理過程中，與各部門的溝通尤為重要，直接影響到科研經(jīng)費的支付進度及規(guī)范化管理的各方面。高?？蒲薪?jīng)費使用過程中需要不斷使財務(wù)工作人員和管理人員達成共識［12］，因此強化部門間的協(xié)調(diào)管理、理順各環(huán)節(jié)的相互關(guān)系、明確各自的職責(zé)和權(quán)限，加強對科研經(jīng)費的綜合管理和有效監(jiān)督，是規(guī)范經(jīng)費管理的重要保證。
4結(jié)束語
規(guī)范高校低值物資的管理是加強科研經(jīng)費管理的重要內(nèi)容，需要管理人員在工作中不斷地探索和完善，從而為學(xué)術(shù)工作的有序開展提供有效的支持和保障，為高校持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造健康的學(xué)術(shù)環(huán)境。
作者：王喆 趙志強 黃松 張偉 吳兵 單位：首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實驗室管理處
