項(xiàng)目管理思維下檔案中介服務(wù)水平提升策略

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摘要：如今檔案中介服務(wù)公司已是檔案管理的主要組成之一，在如今的市場(chǎng)上，檔案中介的服務(wù)公司非常多，同行之間的角逐十分猛烈，怎樣才能更好的提升檔案中介服務(wù)水平，現(xiàn)在檔案界對(duì)于相應(yīng)的準(zhǔn)則、有關(guān)的技術(shù)需求以及有關(guān)的詳情具有較為的深刻研究。本篇文章主要講述如何運(yùn)用項(xiàng)目管理思維使得檔案中介服務(wù)水平提高，管理是檔案中介服務(wù)公司中最重要的一點(diǎn)，我們必須通過(guò)項(xiàng)目管理的思維方式來(lái)提高檔案中介的服務(wù)水平，使之獲得不斷的進(jìn)步以及更好的實(shí)驗(yàn)結(jié)果，最后獲得成功。

關(guān)鍵詞：檔案中介；　服務(wù)水平??；項(xiàng)目管理　；提升

運(yùn)用項(xiàng)目管理的思維來(lái)提高檔案中介的服務(wù)水平，有著十分重要的作用。作為檔案中介服務(wù)公司，若因?yàn)楣芾砟芰Σ缓细?，使得與檔案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么檔案中介公司的名聲會(huì)被損害，如果被委托單位很久都無(wú)法完成，那么業(yè)內(nèi)水平會(huì)被懷疑，若是用完成一個(gè)項(xiàng)目的態(tài)度來(lái)對(duì)待檔案服務(wù)，那么將會(huì)不斷地提升檔案中介服務(wù)水平。

一、檔案中介服務(wù)項(xiàng)目管理的要求

如今廣東省出臺(tái)了《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》，依照相關(guān)法則任職檔案中介服務(wù)的工作人員要必須具備下面的條件：檔案中介開(kāi)展的有關(guān)的業(yè)務(wù)一定要符合營(yíng)業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)所含有的內(nèi)容；能有擁有相關(guān)檔案鑒定、咨詢(xún)、評(píng)估、整理、寄存以及數(shù)字化能力與資格；擁有不少于兩位有著豐富檔案工作經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)工作人員，其中至少要有一位獲得了檔案中級(jí)的職稱(chēng)。雖然在《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》里，清楚的規(guī)定有關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的能力，不過(guò)檔案管理人員仍要時(shí)時(shí)刻刻努力提升自己，完善專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，掌握如今最優(yōu)秀的檔案管理情況，努力實(shí)現(xiàn)不與時(shí)代脫節(jié)。

二、檔案中介服務(wù)項(xiàng)目管理過(guò)程以及意義

1.項(xiàng)目管理的知識(shí)體系。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目管理指的是在項(xiàng)目的過(guò)程中運(yùn)用到工具、技能、知識(shí)、以及技術(shù)作用，用來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的所需的條件。

2.通過(guò)項(xiàng)目管理提高檔案中介公司管理水平。

2.1在項(xiàng)目開(kāi)啟階段，提高檔案中介公司的工作效率。某檔案中介服務(wù)項(xiàng)目，能不能合作，要通過(guò)商業(yè)來(lái)證明，重點(diǎn)是對(duì)成本的效益以及業(yè)務(wù)的需求的討論，討論該項(xiàng)目是否具有合理性，預(yù)估該項(xiàng)目檔案的中介是不是有實(shí)力完成，所具備的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)以及公司的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)有沒(méi)有達(dá)到要求，是不是和公司的發(fā)展的目標(biāo)相同，所預(yù)估的報(bào)價(jià)能不能讓公司獲得收益等等，都影響著檔案公司的水準(zhǔn)，因此必須思考周全，是提高檔案中介服務(wù)水準(zhǔn)最根本要求。項(xiàng)目簽訂了合同之后，接下來(lái)就是認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人。了解干系人即要尋找與項(xiàng)目行動(dòng)、戰(zhàn)略或成果相關(guān)的組織、群體或者是個(gè)人。這就必須立刻尋找到有關(guān)的干系人，迅速設(shè)立工作關(guān)系。由于早期階段的工作尤為緊要，若是到了往后的階段，沒(méi)合有關(guān)的干系人意，或者是有關(guān)干系人拒絕走檔案里的部分程序，這會(huì)讓委托方不斷反復(fù)地改正甚至重做，使得成本提高，同時(shí)讓委托的一方感到不合心意。項(xiàng)目管理的概念里，最為主要的是干系人是否符合心意，項(xiàng)目的圓滿(mǎn)完成，不但減少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白費(fèi)了。

2.2在項(xiàng)目規(guī)劃階段，提高完善干系人管理水平。計(jì)劃不單單是管理進(jìn)程里的內(nèi)容，最主要是將管理進(jìn)程綜合成一個(gè)相應(yīng)的規(guī)劃，用作制訂規(guī)劃過(guò)程組。在新開(kāi)啟的檔案項(xiàng)目中，第一思考和明確它的管理的范疇，在這個(gè)范疇內(nèi)的有哪些，不在這個(gè)范疇內(nèi)的又有哪些？明確了范疇，就可以估算出它會(huì)用到幾個(gè)工作人員，需要什么的時(shí)間可以做好該項(xiàng)目，它的成本又是幾多，所要求的技術(shù)水平等等目標(biāo)。明確項(xiàng)目范疇后，就可以明確該項(xiàng)目需要花費(fèi)的時(shí)間，按照委托單位進(jìn)程方案，明確該檔案中介項(xiàng)目方案，然后設(shè)定項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)程標(biāo)準(zhǔn)。制定進(jìn)度計(jì)劃的原因是什么？這是由于檔案中介服務(wù)公司大多數(shù)不會(huì)單單接手某個(gè)項(xiàng)目，大多數(shù)都是幾個(gè)項(xiàng)目檔案管理一起工作，在這種情況下檔案管理人員容易因?yàn)橘Y源而產(chǎn)生矛盾，無(wú)法做到項(xiàng)目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指標(biāo)。計(jì)劃了檔案中介所要求服務(wù)的質(zhì)量管理目標(biāo)，制定了質(zhì)量需求，應(yīng)該能完成怎樣的程度，怎樣的專(zhuān)業(yè)工作人員才是檔案中介所具備的。完成溝通方案，應(yīng)該和怎樣的工作人員交流，創(chuàng)建工作聯(lián)系關(guān)系。完成風(fēng)險(xiǎn)管理方案，分辨風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)判斷，完成風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)舉措，防止當(dāng)意外事件發(fā)生時(shí)不能解決的情況，在購(gòu)買(mǎi)有關(guān)商品先要做好購(gòu)買(mǎi)方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。將制定完成的子計(jì)劃，整理合成一份綜合的項(xiàng)目管理方案，規(guī)劃過(guò)程組算是正式完工。

2.3在項(xiàng)目執(zhí)行階段，提高對(duì)中介公司員工的管理水平。完成方案以后，必須仔細(xì)根據(jù)方案來(lái)實(shí)施，這是檔案中介服務(wù)中最主要的內(nèi)容。執(zhí)行過(guò)程組，不單單依照方案實(shí)施，還包含眾多主要的工作，例如實(shí)行質(zhì)量的保障，這需要在項(xiàng)目當(dāng)中實(shí)行質(zhì)量審計(jì)，實(shí)行階段解析，明白實(shí)行階段是不是遵守方案的要求。比如檔案管理階段有沒(méi)有根據(jù)中介公司的需要實(shí)行分部、單位以及分項(xiàng)歸檔，有關(guān)的質(zhì)量文件考核要求和權(quán)限有沒(méi)有和規(guī)定的相同。執(zhí)行過(guò)程組里的項(xiàng)目人力資源管理部分，含有創(chuàng)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、完善項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，它是檔案中介服務(wù)管理之中非常主要的內(nèi)容，檔案管理簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)就是管理人，所以人力資源管理實(shí)際上是檔案中介服務(wù)工作的最最重要的一點(diǎn)，依照人力資源方案創(chuàng)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，依照預(yù)計(jì)招聘、分配等對(duì)團(tuán)隊(duì)實(shí)行完善，記下工作人員的工作時(shí)間段，保證項(xiàng)目能夠按時(shí)完工。團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)立不過(guò)是作為工作的前提，廣泛意義的團(tuán)隊(duì)還含有所委托單位的檔案管理人員，當(dāng)他們將工作完滿(mǎn)完成，才可以說(shuō)檔案中介服務(wù)公司的工作圓滿(mǎn)完成了。

2.4在項(xiàng)目監(jiān)控階段，提高風(fēng)險(xiǎn)管理水平。檔案中介服務(wù)在監(jiān)督的階段里，若是發(fā)生進(jìn)程、質(zhì)量、范疇、成本、購(gòu)買(mǎi)、風(fēng)險(xiǎn)等超出了臨界值，則必須依據(jù)制定的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)措施，例如委托單位的檔案資料進(jìn)程一直延后，則必須馬上讓業(yè)主單位對(duì)所托的單位計(jì)量實(shí)行監(jiān)控，檔案資料進(jìn)程若是一直延后，計(jì)量就不允許批準(zhǔn)。若是檔案的質(zhì)量非常糟糕，改善之后的結(jié)果依舊非常糟糕，則必須馬上告知質(zhì)量監(jiān)督單位，質(zhì)量監(jiān)督單位這時(shí)會(huì)根據(jù)降低信用評(píng)價(jià)的手段來(lái)實(shí)施處理，使得所托的單位負(fù)責(zé)人開(kāi)始注重檔案工作。

2.5在項(xiàng)目收尾階段，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。目最終不單單是轉(zhuǎn)移檔案資料，最主要的內(nèi)容還是審核項(xiàng)目結(jié)果、收集過(guò)程、收集經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及存檔項(xiàng)目信息，讓檔案中介服務(wù)公司能夠在接下來(lái)的時(shí)間很好的利用。項(xiàng)目過(guò)程中得到的總結(jié)，是檔案中介服務(wù)公司的最重要的經(jīng)驗(yàn)，讓它在接下來(lái)的項(xiàng)目里，更好的做出風(fēng)險(xiǎn)判斷，做好風(fēng)險(xiǎn)措施，提升項(xiàng)目的圓滿(mǎn)完成的幾率。

三、通過(guò)項(xiàng)目管理提高檔案中介公司自身價(jià)值

通過(guò)項(xiàng)目管理，可提升檔案中介公司規(guī)范化管理程度。檔案中介公司在其工作過(guò)程中的每一項(xiàng)管理活動(dòng)都將記錄在文件、檔案之中，利用對(duì)各項(xiàng)目所形成文件的考核、檢查，可提升檔案中介公司管理的規(guī)范化程度。將項(xiàng)目管理的思維運(yùn)用到檔案中介服務(wù)之中，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目管理的各個(gè)階段，總結(jié)、收獲管理經(jīng)驗(yàn)，并且不斷改進(jìn)，從而提升了檔案中介公司的自身價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

依據(jù)以上描述，項(xiàng)目管理的思維應(yīng)該貫徹到檔案中介服務(wù)的方方面面，它不僅讓項(xiàng)目工作在范圍內(nèi)得到最好的效果，還能在管理過(guò)程和完結(jié)之后得到寶貴的財(cái)富，從而得到不斷改善以及最好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，得到最后的圓滿(mǎn)成功。

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[3]張淑強(qiáng).檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的成因及管理.[J].山西檔案,2003(06):18.

作者：李穎嬋 單位：佛山市速信檔案整理服務(wù)有限公司