高校個(gè)人學(xué)籍檔案管理淺探

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高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案記錄了在校生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人信息等重要信息。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學(xué)合理的方法管理檔案。由于高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準(zhǔn)確度高等特點(diǎn)，在檔案管理過(guò)程中，難度較大。目前，國(guó)內(nèi)高校為了提高管理效率，普遍實(shí)施電子學(xué)籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學(xué)籍管理實(shí)踐過(guò)程中，仍然出現(xiàn)了許多問(wèn)題，我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學(xué)籍檔案管理中的矛盾，維護(hù)良好的教學(xué)秩序，使學(xué)校管理更加高效快捷。

1高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)

1.1信息多，任務(wù)重

高校學(xué)生檔案是個(gè)人人事檔案的成形階段，包括小學(xué)至高中的各階段檔案。國(guó)家重視學(xué)生學(xué)習(xí)，大力發(fā)展各級(jí)各類(lèi)高校，提高高校的教學(xué)水平。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學(xué)校擴(kuò)招工作的逐步落實(shí)，每年的開(kāi)學(xué)季都是高校最忙的時(shí)候，不僅要將每一位新入校學(xué)生的個(gè)人信息、高考成績(jī)、分配的宿舍、專(zhuān)業(yè)、學(xué)號(hào)錄入學(xué)校學(xué)籍檔案系統(tǒng)中，信息種類(lèi)多，涉及人數(shù)多，時(shí)間短暫，任務(wù)負(fù)擔(dān)重。

1.2信息準(zhǔn)確度高

全國(guó)在校生電子學(xué)籍的展開(kāi)導(dǎo)致學(xué)籍的內(nèi)容與學(xué)生在校學(xué)習(xí)評(píng)定、畢業(yè)生學(xué)分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，對(duì)于每個(gè)學(xué)生來(lái)說(shuō)十分重要，如果出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響到學(xué)生未來(lái)的發(fā)展。同時(shí)學(xué)籍檔案的記錄也遵循學(xué)校相關(guān)管理制度而指定，任何人都不能對(duì)其中的信息進(jìn)行更改，設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督系統(tǒng)的健全，保證在校生的利益，因此對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理準(zhǔn)確度要求十分高。

1.3周期性

高校學(xué)籍檔案形成有一定的規(guī)律性、往復(fù)性。每一位在校生的信息都以學(xué)期初或?qū)W年初為記錄開(kāi)始，以學(xué)期末或?qū)W年末為記錄結(jié)束，循環(huán)往復(fù)。每一學(xué)期或每一學(xué)年都根據(jù)國(guó)家和學(xué)校對(duì)于不同專(zhuān)業(yè)本科生的教學(xué)安排開(kāi)展學(xué)業(yè)成績(jī)?cè)u(píng)定、在校表現(xiàn)評(píng)定或者體能測(cè)試等，這些都需要如實(shí)記錄到學(xué)籍檔案中，并在學(xué)期末或?qū)W年末之前完成并修改無(wú)誤。

2高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理問(wèn)題

2.1缺乏管理規(guī)范性

每個(gè)學(xué)校每學(xué)期或?qū)W年都需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行更新，但就是在這么頻繁的使用情況下，還依舊缺乏對(duì)于檔案管理的完善的制度體系，從而造成管理規(guī)范性下降，導(dǎo)致信息記錄錯(cuò)誤而學(xué)生并不知情；個(gè)人學(xué)籍信息查詢(xún)平臺(tái)并非人人熟知；收集材料的質(zhì)量參差不齊，前后信息不一；分類(lèi)不明確，查找困難；信息泄露，隨意更改。這些問(wèn)題的發(fā)生，嚴(yán)重影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性。

2.2缺乏合理管理方式

目前管理方式主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是時(shí)間編排混亂，同一個(gè)學(xué)校往往具有不同專(zhuān)業(yè)不同年級(jí)的學(xué)生，在放置時(shí)一會(huì)兒按照年級(jí)，一會(huì)兒按照專(zhuān)業(yè)，一會(huì)兒按照科目。編排混亂會(huì)嚴(yán)重提高查找信息時(shí)的難度。另一方面是對(duì)于學(xué)校內(nèi)有關(guān)學(xué)生學(xué)年或?qū)W期個(gè)人總結(jié)、個(gè)人成績(jī)單以及個(gè)人違紀(jì)行為單的裝訂工作未嚴(yán)格按照統(tǒng)一專(zhuān)業(yè)同一年級(jí)進(jìn)行，整理混亂，難以整合，導(dǎo)致個(gè)人信息記錄不全，檔案缺失。

2.3缺乏精準(zhǔn)管理人才

在高校，一般學(xué)生學(xué)籍檔案管理以及個(gè)人信息收集整理通常是通過(guò)輔導(dǎo)員完成，由學(xué)校保存，缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，輔導(dǎo)員面對(duì)學(xué)生多，工作量大，導(dǎo)致信息整理質(zhì)量參差不齊。且學(xué)校中不具備對(duì)學(xué)籍檔案管理的反思者和改進(jìn)者，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理問(wèn)題頻繁發(fā)生。

2.4缺乏高效查找信息方式

在校生學(xué)籍檔案為何要進(jìn)行管理，為的就是在需要使蘭臺(tái)縱橫用或擴(kuò)充信息時(shí)查找方便，但學(xué)校往往都會(huì)忽視這方面的需求，只注重管理和保存而不能真正發(fā)揮查找的作用，因此在眾多的專(zhuān)業(yè)中、年級(jí)中或者學(xué)科中查找資料的復(fù)雜程度可想而知。隨著電子學(xué)籍的到來(lái)，信息查找的需求越來(lái)越多，任何學(xué)生學(xué)習(xí)信息都需要同步更新，如果學(xué)校不具備高效的查找方式，會(huì)嚴(yán)重增加高校教師的負(fù)擔(dān)和工作量，給信息資源的利用帶來(lái)很多不便，因此對(duì)于高校來(lái)說(shuō)改進(jìn)信息的查找方式十分重要，也可以幫助學(xué)生更好地了解個(gè)人信息，提高管理效率。

3高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理改進(jìn)建議

高校中在校生學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題很多，并且高校中缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，難以在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的同時(shí)及時(shí)解決，因此對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理中問(wèn)題的解決十分重要，不僅關(guān)乎到學(xué)生的各項(xiàng)資料的準(zhǔn)確程度，也關(guān)乎到高校教師的工作量的多少。

3.1構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)工作模式

高校的學(xué)籍檔案管理規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息數(shù)據(jù)庫(kù)與國(guó)家個(gè)人信息庫(kù)相對(duì)接，實(shí)時(shí)更新，保證學(xué)生信息安全可靠。目前每個(gè)學(xué)校都有屬于本學(xué)校的學(xué)生信息管理平臺(tái)，其中包括課程選擇、成績(jī)查詢(xún)以及個(gè)人信息查詢(xún)等，但是由于學(xué)校本身技術(shù)有限導(dǎo)致大部分學(xué)校的信息平臺(tái)一旦同時(shí)間內(nèi)上線(xiàn)人數(shù)超過(guò)一定比例平臺(tái)就會(huì)崩潰，無(wú)法使用。因此學(xué)校在開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)的同時(shí)還要引用先進(jìn)的設(shè)備和方法，從而使問(wèn)題得以解決。

3.2構(gòu)建溝通交流新機(jī)制

在學(xué)習(xí)檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該提高學(xué)籍檔案管理人員的溝通能力，做到能抓重點(diǎn)，能講問(wèn)題，能給予合理建議等，一方面傾聽(tīng)他人對(duì)于問(wèn)題的改進(jìn)建議，另一方面可以有意識(shí)地提出自己的想法，做到管理人員間充分有效地溝通，把學(xué)籍管理這一片死水變成可以不斷進(jìn)步的活水。如果管理人員具備良好的溝通能力，但沒(méi)有一個(gè)好的溝通管理系統(tǒng)的話(huà)，那么溝通的效果就會(huì)事倍功半。

3.3促進(jìn)檔案管理人員檔案保管工作方式創(chuàng)新

檔案管理不能只顧溝通和管理系統(tǒng)的完善，還應(yīng)定期培訓(xùn)提高管理人員的檔案管理意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不能只是一味地執(zhí)行，忽略了自身的價(jià)值。提高管理人員的檔案意識(shí)旨在積極發(fā)揮人員的創(chuàng)造能力并促使人員大膽嘗試，解放思想，敢于試錯(cuò)，敢于發(fā)問(wèn)，敢于挑戰(zhàn)。利用科學(xué)觀念統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作，促進(jìn)管理工作順利開(kāi)展。檔案意識(shí)是每一個(gè)高校學(xué)籍檔案管理的第一步，這樣才能使管理人員更好地從事學(xué)籍檔案管理工作，促使檔案管理的合理高效，準(zhǔn)確安全。

3.4遵循管理原則，提高管理效率

3.4.1真實(shí)性原則。真實(shí)性是學(xué)籍檔案建立的首要要求，關(guān)乎在校生未來(lái)的畢業(yè)以及就業(yè)，意義重大，馬虎不得。因此在每一個(gè)學(xué)籍信息錄入以及更改的過(guò)程都應(yīng)該嚴(yán)格要求，并有專(zhuān)門(mén)的管理人員根據(jù)輔導(dǎo)員遞交的文件進(jìn)行核實(shí)，學(xué)生確認(rèn)無(wú)誤，方可修改。任何人任何機(jī)構(gòu)都不能隨意篡改，百分百保證信息的真實(shí)性。3.4.2準(zhǔn)確性原則。高校學(xué)籍管理工作程序應(yīng)具備規(guī)范性、準(zhǔn)確性與條理性并符合實(shí)際情況。學(xué)籍信息經(jīng)過(guò)在校生本人確認(rèn)后，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行審核之后在錄入系統(tǒng)，不能因紙質(zhì)版檔案信息字跡潦草、涂改等客觀問(wèn)題影響到學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，保證信息入檔前的準(zhǔn)確，減少后續(xù)不必要的麻煩，把更多的時(shí)間用于其他方面信息的管理，從而提高工作效率。3.4.3完整性原則。完整性是指在校生的學(xué)籍信息從入學(xué)開(kāi)始到畢業(yè)結(jié)束的所有信息缺一不可，從學(xué)生入學(xué)，到整個(gè)大學(xué)學(xué)習(xí)過(guò)程，以及畢業(yè)時(shí)整個(gè)完整學(xué)習(xí)鏈產(chǎn)生的檔案都應(yīng)當(dāng)進(jìn)入檔案保管。在其中產(chǎn)生的各種檔案都應(yīng)當(dāng)注重日常的及時(shí)收集，使每一件事情都可以追蹤與查找，保證學(xué)生各個(gè)方面記錄的完整性。

4總結(jié)

隨著科技的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理的方式也在不斷地進(jìn)步與發(fā)展，如今許多學(xué)校都已經(jīng)形成了初具規(guī)模的體系，隨著檔案管理的進(jìn)步，其中也勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，抓住問(wèn)題的關(guān)鍵并積極地解決是發(fā)展學(xué)籍檔案管理的要義。希望高校能夠通過(guò)不斷地實(shí)踐和總結(jié)找出最適合高校學(xué)籍檔案記錄與管理方式，提高學(xué)校工作效率，方便學(xué)生查找的同時(shí)保證安全性與準(zhǔn)確性，促使高校學(xué)籍檔案管理朝著更加科學(xué)化、系統(tǒng)化與規(guī)范化的方向發(fā)展。

作者:張倩倩 單位:西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館