信息化下高校內部控制建設探究
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摘要：在信息化時代背景下，內部控制建設有利于推進高校治理體系和治理手段現(xiàn)代化建設，有利于高校內涵式發(fā)展建設。文章以X高校為例，從單位層面、業(yè)務層面和信息化建設的視角，分析X高校在建設內部控制體系的過程中存在的問題，并提出合理化的建議，旨在改進建設思路更好地完善內部控制體系，有效地防范風險，推動高校內涵式建設發(fā)展。
關鍵詞：內部控制；信息化；管理效能；高校
財政部先后印發(fā)了《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號）和《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號），教育部根據(jù)以上文件研究制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）；由此，全國上下各高校開始內部控制建設漫漫之路。在此過程中，受自身管理體制、外部政策等影響，部分高校的內部控制建設并不盡如預期，甚至有些導致辦公效率降低，從而影響了高校管理水平的提升。如何建立健全內部控制體系、實現(xiàn)內部控制信息化、提高決策科學性成為高校亟待解決的難題。
一、高校內部控制建設的意義
（一）是高校依法從嚴治校的內在需要
《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內部控制指南（試行）》指出，高校內部控制目標之一是保證學校經(jīng)濟活動合法合規(guī)。在崗位職責分工明確的基礎上，通過執(zhí)行風險評估、流程監(jiān)控、有效性評價等控制活動，強化協(xié)同監(jiān)督，以實現(xiàn)全方位管控，從源頭和機制上堵塞管理漏洞，提高高校管理效能，有效保障經(jīng)濟安全。
（二）對高校長期健康可持續(xù)發(fā)展有促進作用
有效的內控機制能保障高校各項經(jīng)濟業(yè)務合法合規(guī)地開展，能對資金分配和使用進行有效的監(jiān)管，同時確保信息真實完整，可為高校管理層決策提供可靠依據(jù)，進而促進高校健康長遠的發(fā)展。
（三）有利于保障資產(chǎn)安全與使用效率
通過建立和健全高校內部控制體系，實施有效的內控監(jiān)管，避免出現(xiàn)資產(chǎn)被占用等問題導致產(chǎn)生損失；從而在保證資產(chǎn)的安全性的前提下，又切實做到提高資產(chǎn)的有效性。
（四）有利于提高資金的使用效益
隨著高校不斷發(fā)展，收支越來越大，虛報財務信息、浪費資金等問題時有發(fā)生。通過加強高校內部控制建設，借助信息技術實現(xiàn)對經(jīng)濟活動實時化、數(shù)據(jù)化的控制，可提高資金的使用效益，提高財務信息的真實性與完整性，從而為高校管理層提供真實有效的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學性。
二、X高校內部控制建設現(xiàn)狀
（一）單位層面
1．組織架構方面2018年初，X高校召開內部控制建設動員會宣布內部控制建設正式開始；隨后成立了內部控制領導工作小組，領導小組成員由學校領導班子及各部門、各二級院系主要負責人組成，為內部控制建設工作順利開展提供有力保障。內控領導小組下設辦公室，辦公室設在財務處，以及由審計處、紀檢辦公室成員組成的審計監(jiān)督小組。內控辦公室又下設預算、收支、資產(chǎn)管理、采購管理、合同管理、項目管理及信息化建設7個業(yè)務小組，小組成員由相關業(yè)務部門成員組成，任務清晰、責任明確。但又因牽頭責任在財務處，許多部門認為與自己沒多大關系，參與積極性不高，加大了內部控制建設的難度。2．關鍵崗位責任方面X高校內部控制六大業(yè)務的相關部門都對各自關鍵崗位的崗位職責權限進行了明確規(guī)定，確保了不相容的崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。但僅有財務部門及資產(chǎn)部門建立了關鍵崗位輪崗制度，合同管理關鍵崗位參照學校中層領導換屆進行更換。項目管理業(yè)務部門因項目建設周期等特殊原因為了方便項目建設并未制定輪崗制度，審計監(jiān)督小組也并未對該業(yè)務關鍵崗位進行常規(guī)專項審計。
（二）業(yè)務層面
1．制度建設方面X高校制度方面獨立來看可以說是較為完善的，該有的制度規(guī)定都有，為內部控制建設奠定重要的基礎。但是制度管理水平還是比較低，因為到目前為止，沒有一個牽頭部門對全校制度進行梳理并匯編成冊，各部門還是各自為戰(zhàn)，根據(jù)各自業(yè)務的要求進行修改、更新，并未形成聯(lián)動整合；特別是項目管理方面，管理辦法老舊，并未及時進行更新，導致一些制度之間存在重疊、矛盾、沖突的問題，令教職工無所適從。2．評價與監(jiān)督方面完善的權力運行監(jiān)督機制是確保制度得以有效實施的重要保障。X高校雖然建立了內部監(jiān)督審計小組，但紀檢部門及審計處還是未能做到有效聯(lián)動，對內部控制運行進行常態(tài)監(jiān)督；紀檢監(jiān)察部門的檢查重點還是停留在對部門或二級黨組織的黨建方面、廉政方面、意識形態(tài)方面的巡察監(jiān)督，審計處的主要精力也還是在采購審計、工程審計及財務收支審計方面，都忽略了對內部控制實施有效性的監(jiān)督。同時，巡察、審計結果也并未與考核相掛鉤，容易讓部門心存僥幸，對發(fā)現(xiàn)問題不及時、嚴肅進行整改，以為檢查完就結束，導致問題一直存在，風險無法控制。
（三）信息化建設方面
X高校原有財務核算系統(tǒng)、收入申報系統(tǒng)、預約報賬系統(tǒng)、學生收費管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務管理平臺、OA辦公系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，唯獨沒有項目管理信息系統(tǒng)，且各系統(tǒng)之間都是獨立的，形成信息孤島，不方便教職工進行信息查詢及搜集。自學校內部控制建設工作開始，接觸了3家內控信息系統(tǒng)研發(fā)公司，最終選擇了Y智慧校園系統(tǒng)；但因該公司剛成立不久，對高校業(yè)務及相關制度都不太熟悉，系統(tǒng)架構不成熟，導致目前教職工使用起來感覺比原先使用各個獨立系統(tǒng)還麻煩，意見較大。最嚴重的是，Y智慧校園系統(tǒng)未能嚴格按照新政府會計制度進行設置，導致制單方面問題重重，影響數(shù)據(jù)真實性和完整性，與公司方面反復溝通后，也無法修改到理想效果。
三、X高校內部控制建設過程中存在的問題分析
（一）內部控制環(huán)境薄弱
一是內部控制意識薄弱。X高校大多數(shù)教職工對內部控制建設的積極性與參與度不高，認為內部控制建設只是財務部門的責任，與自己沒有多大關系；甚至連內控六大業(yè)務中相關的業(yè)務部門也并未積極配合進行制度及信息化建設，以為自己部門的任務僅僅是在上報內控報告時提供相關資料便可，最終導致內控建設工作低效開展。二是風險意識不足，風險管理不當。隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，社會資金投入增多，所涉及的業(yè)務也越來越復雜，內外部風險明顯增加，財務風險和管理風險并存。X高校雖已建立了基本的風險評估體系，但卻忽略了行之有效的應對方法和相關懲罰措施，導致教職工普遍缺乏必要的風險意識，以為內控僅僅是個口號，不積極配合執(zhí)行風險管理措施。
（二）內部控制執(zhí)行力不夠
X高校內部控制制度總體來說較為完善，關鍵業(yè)務領域都制訂有相對應的管理辦法，但執(zhí)行力度卻不足，存在重制度建設，輕實踐執(zhí)行的現(xiàn)象，致使內部控制制度建設僅僅是流于形式。問題最明顯的是在財務管理環(huán)節(jié)，易受行政干預、教學業(yè)務要求等因素的影響，造成內部控制制度執(zhí)行隨意性強、效果大打折扣；原本用于規(guī)范一些行為的制度，卻總被一張張?zhí)厥馇闆r說明替代，制度建設成為擺設。各部門間責任相互推諉也是制度執(zhí)行力不足的原因之一。例如，業(yè)務部門制訂管理辦法僅僅照搬上行文規(guī)定，忽略了學校本身存在的特殊可能，也并未對特殊可能做出合理規(guī)定，導致經(jīng)辦部門存在特殊情況未按管理辦法的要求被財務部門退回單據(jù)時，業(yè)務部門并未重視解決問題，而是以財務如給予報銷即可，將經(jīng)辦部門的問題推給財務部門，最終仍是問題一直存在，卻沒有良策解決。
（三）對內部控制信息化建設認識有誤解
自從財政部、教育部對行政事業(yè)單位內部控制頒布了一系列相關文件規(guī)范制度及指導意見并全力推動內部控制建設后，許多內部控制系統(tǒng)研發(fā)公司如雨后春筍般涌現(xiàn)，仿佛晚一些成立就吃不到政策的紅利。但其實大部分研發(fā)公司并未充分了解內部控制的業(yè)務內容，也并不了解高校業(yè)務的復雜程度，以為一個模板就可以適用于所有的行政事業(yè)單位，忽略了單位之間的個性需求。X高校引進過D內部控制信息系統(tǒng)，后又因系統(tǒng)不能滿足新政府制度而放棄；而后重新引進Y智慧校園系統(tǒng)；但，這些信息系統(tǒng)其實并不成熟，可能適用于業(yè)務及流程比較單一的單位，但對于業(yè)務繁多且流程不一的高校來說，這些系統(tǒng)并不能做到靈活的控制，反而因為系統(tǒng)架構問題降低了業(yè)務審批速度，把簡單的問題變得更為復雜。X高校領導以為引進這內部控制信息系統(tǒng)就相當于完成了內部控制信息化建設，并未認真考慮這個系統(tǒng)是否與現(xiàn)有系統(tǒng)存在功能重復、與現(xiàn)有系統(tǒng)不適配的情況。并且，Y智慧校園系統(tǒng)的財務核算模塊甚至違背了新政府會計制度的要求，連最基礎的核算目標都無法達到，但這卻不在領導認為應該考慮的范疇內，執(zhí)著地認為內部控制信息系統(tǒng)上線，就可以對經(jīng)濟業(yè)務做到各項風險控制，而忽略了一些重要的基本核算。
（四）內部監(jiān)督審計有待提高
內審監(jiān)督其實是內部控制極為重要的一環(huán)，常復盤常改進，才能有效地控制存在的或者潛在的風險。但普遍的，高校內審部門一直未能全面、充分地發(fā)揮其監(jiān)督作用；主要問題有：一是內審部門人員往往較少，且多為剛畢業(yè)的大學生缺乏審計經(jīng)驗，業(yè)務素質不成熟；二是內審缺乏及時性，目前大部分審計重點在事后審計，缺乏事前及事中監(jiān)督，導致風險不能及時發(fā)現(xiàn)，被動整改；三是內審缺乏全面性，業(yè)務仍停留在工程審計、財務收支審計、經(jīng)濟責任審計等常規(guī)業(yè)務上，沒有對內部控制實施進行專門、常規(guī)的審計。
（五）內控考核評價機制缺失
建立以達成目標為責任的激勵約束機制，制定獎懲制度，是確保高校內部控制有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化的重要手段。X高?？冃Э己嘶臼桥c各部門的黨建、廉政、意識、安全穩(wěn)定及年初制定的管理目標工作有關。管理目標也只是業(yè)務工作完成情況，并未將內部控制審計監(jiān)督結果納入績效考核評價范圍，也未將結果運用于職務選聘、職稱晉升等方面。
四、完善X高校內部控制建設的建議
（一）增強內控管理意識，營造良好氛圍
全覆蓋宣傳，增強全員內控意識。內部控制建設本應是學校全體成員一起參與建設的項目，而不是某一個部門的事情。X高校管理層應發(fā)揮在內部控制建設中的領導作用，號召全體教職工一起學內控、知內控，主動用內控、講內控，營造良好的內控氛圍，將內控意識融入學校日常管理中。
（二）不斷完善內部控制制度建設
社會在不斷發(fā)展，所以，制度不能一成不變。X高校應定期開展制度對標自查工作，通過對上行文與自身現(xiàn)有制度進行比對，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有內控制度和業(yè)務流程中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，逐步對內控制度進行修改完善，對業(yè)務流程進行優(yōu)化。同時，由校辦牽頭、各部門積極配合做好內部控制制度手冊匯編工作，保證各項制度間能有效銜接，相互補充，避免再出現(xiàn)制度矛盾現(xiàn)象，實現(xiàn)各項業(yè)務的開展有據(jù)可依，更好地為內部控制建設環(huán)境奠定制度基礎。
（三）建立健全高校內部控制考核機制，提高制度執(zhí)行力
考核往往能推動工作順利開展，因此，建立健全內部控制考核制度，設立科學、合理的考評獎懲體系，是推動高校內部控制制度執(zhí)行的重要方式。將內部控制執(zhí)行情況、內部控制評價結果與部門、個人績效、晉升掛鉤，在此考核機制的影響下，教職工較易受內部控制制度的約束，自覺按照制度要求規(guī)范自己的行為，從而提高制度執(zhí)行力，提升高校管理效能。
（四）建立高效的信息溝通渠道
內部控制建設的最終是以信息化手段將業(yè)務流程固定在信息系統(tǒng)中，利用信息系統(tǒng)加強對經(jīng)濟業(yè)務的控制，實現(xiàn)信息資源共享；即可減少人為操縱，又能提高信息傳遞的速度，提高辦公效率。但不能忽略的考慮前提是，X高?，F(xiàn)有正在使用的系統(tǒng)已較完備，是否可以搭建“橋梁”實現(xiàn)信息互通；如需新購信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)是否真正符合學校實際業(yè)務需要，新購入的使用效益是否比“搭橋”的效益高等問題。需要明白的是，內部控制信息化并不等于直接購入內部控制信息系統(tǒng)。有些研發(fā)公司的系統(tǒng)并不遵守新政府會計制度，違背了核算基礎，得出來的數(shù)據(jù)并不真實完整，影響管理層決策。X高校的各個業(yè)務信息系統(tǒng)其實已較為成熟，可以從打通各個業(yè)務信息系統(tǒng)的“橋梁”方面考慮進行整合，既方便教職工繼續(xù)使用，又避免推翻重來花費的磨合時間成本；同時又可保證財務數(shù)據(jù)延續(xù)性及完整性，有利于管理層做出正確決策。
（五）強化內部監(jiān)督審計的作用
完善內部控制評價制度，設計科學合理的內部控制監(jiān)督評價體系，對重點項目、專項項目資金建立有效的監(jiān)督機制，定期開展專項審計，將事后審計逐漸前移，重視事前與事中監(jiān)督審計，科學地預警和規(guī)避風險，促進內控監(jiān)督審計工作常態(tài)化。通過擴大監(jiān)督范圍、增強監(jiān)督力度、有效運用監(jiān)督結果，強化追責和整改，充分發(fā)揮監(jiān)督審計職能，使高校每一位教職工都能牢固樹立風險管理意識，將內控嵌入到日常工作守則中，使高校內部控制工作可以更為有力地推進。
五、結語
在新時代發(fā)展的背景下，X高校應繼續(xù)加大內部控制培訓，增強教職工的風險意識和責任意識，讓每一位教職工充分認識內部控制的重要性；同時也應認識到內部控制建設是一個不斷完善的過程，沒有終點，一直在路上。要通過不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷優(yōu)化流程、健全制度，并結合自身實際情況進行信息化建設來完善內部控制體系；通過有效運用內部監(jiān)督審計結果來對內部體系進行查缺補漏，科學規(guī)避各項風險，提升管理效能，構建良好的現(xiàn)代高校管理環(huán)境，為自身長遠發(fā)展奠定堅實的基礎。
作者:黃鈺 羅碧 單位:右江民族醫(yī)學院
