文件管理精選(九篇)

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第1篇：文件管理范文

客戶背景

Dyer、Riddle、Mills&Precourt公司(DRMP)是美國著名的工程設(shè)計公司，為大型零售業(yè)、主題公園及政府等用戶提供各種設(shè)計服務(wù)，被《工程新聞記錄》評選為美國設(shè)計公司500強。DRMP公司在佛羅里達州、喬治亞州、北卡羅來納州、南卡羅來納州等多個地區(qū)設(shè)有19個分支辦公室，員工超過500人。

由于DRMP公司在美國境內(nèi)多個州設(shè)有分支辦公室，經(jīng)常需要幾個遠程辦公室的多個工程師實時共享并處理較大的計算機輔助設(shè)計(CAD)文件，而廣域網(wǎng)延時常常導致無法保證實時協(xié)作。如果將文件下載到本地進行處理，則將增加存儲設(shè)備的空間和文本惟一性的管理難度。此外，雖然在規(guī)模較大的遠程辦公室，公司可以投資昂貴的存儲服務(wù)器，但是在規(guī)模較小的遠程辦公室，用戶必須將文件備份到磁帶上，再將磁帶郵寄回總部，這個過程復雜且容易發(fā)生錯誤。

解決方案

為解決公司遠程辦公室實時協(xié)作的問題，DRMP考慮過許多解決方案，最后選擇了Brocade WAFS(廣域網(wǎng)文件服務(wù))解決方案。該方案可以在廣域網(wǎng)上以局域網(wǎng)的速度實時共享工程項目文件，同時保留原有遠程辦公室的服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)和IT基礎(chǔ)設(shè)施，這正是DRMP公司的工程師和IT經(jīng)理們所尋找的。

根據(jù)DRMP公司的需求，博科為用戶提供了一站式分支辦公室解決方案，幫助用戶實現(xiàn)高效的團隊合作，無需考慮員工實際工作的地理位置，并且實現(xiàn)集中文件備份。

作為完善的一站式分支辦公室解決方案，Brocade WAFS在廣域網(wǎng)上采用的傳輸協(xié)議是專有的SC/IP協(xié)議，它能夠很好地支持文件傳輸?shù)臄帱c續(xù)傳功能，并可以優(yōu)化對話式傳輸方式，將延時降低幾倍到幾十倍。除了高速文件緩存外，系統(tǒng)還幫助DRMP集中控制在遠程辦公室中的一系列服務(wù)，包括打印、DHCP、DNS和域授權(quán)等。

第2篇：文件管理范文

涉密文件管理辦法一為加強鼓樓區(qū)委辦公室涉密文件、資料的管理，規(guī)范相關(guān)工作程序，根據(jù)《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)及有關(guān)保密工作規(guī)定，制定本制度。

一、收文制度

接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當由辦公室保密人員拆封。同時應(yīng)單獨設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時履行清點、登記、編號、簽收等手續(xù)。

二、發(fā)文制度

分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定;簽收時必須逐件清點、核對。

傳遞涉密文件、資料應(yīng)當通過保密員進行，文件應(yīng)包裝密封，嚴格按規(guī)定登記簽收。

三、制作(打印)制度

制作國家秘密文件、資料，應(yīng)當按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級、機密級的應(yīng)當編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當在內(nèi)部文印室印刷，嚴格按照批準的數(shù)量制作，不得多制、私留。

四、閱讀(傳閱)制度

涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，并填寫傳閱單，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應(yīng)當即閱即批即退，并有保密員在場。

五、借閱制度

閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應(yīng)按時限要求及時追回。

密級文件資料，未經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或者上級機關(guān)批準，禁止復制、復印、摘抄、匯編。如復印、摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準并履行審批手續(xù)，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。

六、清退制度

按照規(guī)定應(yīng)當清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的機關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報經(jīng)原制發(fā)機關(guān)同意。

七、銷毀制度

需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領(lǐng)導審批，并履行清點、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監(jiān)銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。

涉密文件管理辦法二第一條 涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續(xù)。

第二條 閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應(yīng)存放在鐵皮柜內(nèi);對絕密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放。

第三條 學院各部門閱辦的涉密文件應(yīng)當及時清退。一般情況下，絕密及文件不超過一個月，機密級以下文件不超過三個月。確需延長使用的，應(yīng)當?shù)奖Ｃ苁肄k理借用手續(xù)。

第四條 攜帶涉密文件外出，絕密級必須由學院領(lǐng)導批準，機密以下必須由處，部、系，附屬醫(yī)院領(lǐng)導批準。嚴禁攜帶涉密文件到公共場所或探親訪友。

第五條 不宜向社會公開的內(nèi)部資料、刊物等，應(yīng)當妥善保管，定期清理和銷毀。

第六條 銷毀涉密文件應(yīng)當按規(guī)定登記、審批，由二人以上到指定場所監(jiān)銷。嚴禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當廢品出售。

涉密文件管理辦法三一、收文制度

接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當由辦公室保密人員拆封。同時應(yīng)單獨設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時履行清點、登記、編號、簽收等手續(xù)。

二、發(fā)文制度

分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定;簽收時必須逐件清點、核對。

傳遞涉密文件、資料應(yīng)當通過保密員進行，文件應(yīng)包裝密封，嚴格按規(guī)定登記簽收。

三、制作(打印)制度

制作國家秘密文件、資料，應(yīng)當按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級、機密級的應(yīng)當編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當在內(nèi)部文印室印刷，嚴格按照批準的數(shù)量制作，不得多制、私留。

四、閱讀(傳閱)制度

涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，并填寫傳閱單，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應(yīng)當即閱即批即退，并有保密員在場。

五、借閱制度

閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應(yīng)按時限要求及時追回。

密級文件資料，未經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或者上級機關(guān)批準，禁止復制、復印、摘抄、匯編。如復印、摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準并履行審批手續(xù)，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。

六、清退制度

按照規(guī)定應(yīng)當清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的機關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報經(jīng)原制發(fā)機關(guān)同意。

第3篇：文件管理范文

本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對外業(yè)務(wù)文件

第三條 收文

1.

本公司與外界往來的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。

2.

內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條 發(fā)文

1.

以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。

2.

以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。

第五條 分文

1. 外來文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

2. 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。

第六條 會簽

1. 需多部門或多人會簽處理的文件應(yīng)附上"收文處理單"。

2. 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

3. 文件收文后，再依"收文處理單"內(nèi)所指定的會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。

第三章 重要文件的審核、執(zhí)行

第七條 審核、批示

涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。

第八條 執(zhí)行

經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。

第四章 撰寫文書格式

第4篇：文件管理范文

1.1醫(yī)療機構(gòu)檢驗條件與技術(shù)配備不合理

醫(yī)院里表現(xiàn)床位時常面臨緊缺之勢，房間設(shè)計格局不合理，患者不能及時得到檢驗結(jié)果，易引起患者及家屬的焦躁與暴怒。部分實驗室布局不符合安全防護要求，缺乏長遠計劃。檢驗硬件設(shè)備跟不上技術(shù)發(fā)展的腳步，儀器設(shè)備長時間得不到更新和添置而有趨于老化之勢。

1.2文件管理雜亂無章，不規(guī)范

文件管理在檢驗工作的基礎(chǔ)上，使用制度化、規(guī)范化的文件管理能夠讓檢驗部門的檢驗工作開展更加有序，順利，能夠按照標準來執(zhí)行，獲得比較可靠的結(jié)果。一些檢驗人員并沒有重視文件管理的重要性，在進行文件檔案的分類和書寫時，并沒有按照規(guī)范化要求，導致了檢驗原始記錄不全面，有缺失，無法滿足檢驗檔案的保存要求。

1.3檢驗人員與臨床醫(yī)師缺乏溝通

目前醫(yī)院檢驗部門和臨床部門之間的溝通比較少，導致了矛盾的產(chǎn)生，而且出現(xiàn)問題后，兩個部門之間會有推諉的情況出現(xiàn)，對醫(yī)療合作產(chǎn)生了極大的阻礙。臨床醫(yī)生需要通過檢驗來獲得信息，檢驗人員也需要醫(yī)生提供患者的情況來更有方向和重點的檢測，雙方之間本就是合作的關(guān)系，如果缺乏溝通就會導致檢驗結(jié)果受到影響。臨床醫(yī)生缺乏檢驗知識，混淆檢驗項目，長期的溝通不善，讓矛盾積累，關(guān)系不和諧。

2解決對策

2.1完善管理，改善環(huán)境

選擇合適的檢驗設(shè)備，對檢驗環(huán)境進行改善，引用先進技術(shù)設(shè)備，提升儀器設(shè)備的先進度。檢驗室對檢驗人員嚴格操作規(guī)程，對儀器設(shè)備的購進、建檔、使用操作管理、人員職責均作出明確規(guī)定，以提高儀器的護理質(zhì)量，保證儀器的完整性和設(shè)備檢測的準確率。

2.2建立檢查制度，提升質(zhì)控要求

醫(yī)生和檢驗人員都要有比較高的素質(zhì)，醫(yī)生對檢驗項目和技術(shù)進行學習，掌握先進的檢驗項目和作用，檢驗人員接受業(yè)務(wù)培訓，提升自身的檢驗能力和素質(zhì)。對檢驗過程中的一些突況進行訓練，提升反應(yīng)靈敏性，對新知識、新設(shè)備進行學習，掌握其原理和作用，通過考核后方可上崗操作。

2.3規(guī)范文件管理，貫徹落實執(zhí)行

建立科室主任負責制度，加強文件的規(guī)范管理。對檢驗單的項目填寫交由醫(yī)師完成，檢驗人員的報告簽發(fā)必須是在科室主任完成了檢驗報告審批之后，完成檢驗項目后，將檢驗單以及檢驗報告均進行備份存檔。對檢驗儀器的使用進行手冊制定，根據(jù)設(shè)備的更新和升級來對手冊進行修訂。檢驗管理人員定期的向科室主任來申請試劑，對儀器設(shè)備的運作進行檢查，確保其有效。

2.4加強檢驗人員和醫(yī)生之間的溝通

檢驗科室和臨床科室之間需要加強合作，平時多交流，醫(yī)院為雙方的交流提供平臺和機會，相互之間交流發(fā)展的新成果。檢驗人員對臨床病例進行醫(yī)學知識學習，積累臨床知識，到臨床中去了解患者的病情，為臨床檢驗工作提供參考。

3結(jié)語

第5篇：文件管理范文

【關(guān)鍵詞】電子文件；雙套制；歸檔

一、“雙套制”概念闡述

“雙套制”的概念由來已久，到了電子文件管理時代，為彌補電子文件真實性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環(huán)節(jié)別強調(diào)“雙套制”歸檔。

首先，紙質(zhì)環(huán)境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便，要求歸檔文件一套按規(guī)定移交進檔案館，另一套由文件生成機構(gòu)自己保存，即同樣載體、異地實行備份；再后來，“雙套制”歸檔是指保存一套紙質(zhì)文件的同時，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實行備份。到了電子環(huán)境中，“雙套制”是專業(yè)針對歸檔保存狀態(tài)而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件，在歸檔保存其紙質(zhì)版本的同時，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲和可利用的狀態(tài)。

相對“雙套制”還有一個“雙軌制”的概念，“雙軌制”是針對文件的運行處理階段而言的，紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)，在文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成了電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。在現(xiàn)行期結(jié)束后，“雙軌制”便導致了“雙套”歸檔。“雙軌制”包含了“雙套制”，初步實現(xiàn)了對電子文件的全程管理，電子文件也是“原始文本”，參與相關(guān)的事務(wù)處理，如果管理過程完善，可以形成全面的元數(shù)據(jù)，也就產(chǎn)生了完整意義上的包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的電子文件。

雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。對于傳統(tǒng)環(huán)境下紙質(zhì)文件的數(shù)字化歸檔情形不在本文討論范圍之內(nèi)。

二、實行“雙套制”的原因

電子文件和紙質(zhì)文件相互依存，兩者優(yōu)勢互補、劣勢互抵，是實行“雙套制”歸檔的根本原因：

1.電子文件較之紙質(zhì)文件的優(yōu)勢

相對紙質(zhì)文件利用方面的種種不便和限制，電子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、靈活和共享性，信息存儲密度大、空間小。恰恰滿足了社會對文件、檔案信息的利用需求上漲，對信息的系統(tǒng)性、時效性要求提高的趨勢，為利用者提供了紙質(zhì)文件所不能及的便利，由此，電子文件的優(yōu)勢更加突出，使其日益普及并得到廣泛認可。

2.電子文件天生固有的缺陷

這也是限制電子文件目前作為唯一的歸檔文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：電子文件的軟硬件技術(shù)設(shè)備依賴性強，設(shè)備更新?lián)Q代導致的信息難以讀取風險大；存儲載體脆弱，穩(wěn)定性和耐久性不足；信息傳輸過程中容易泄露。而紙質(zhì)文件則因為紙張與字跡的結(jié)合，有較強的穩(wěn)定性，保存時間相對也較長，安全可靠性強。

另外，法律憑證性：電子文件由于其內(nèi)容和載體的可分離性，易更改，易復制，對信息的真實性和原始性構(gòu)成極大威脅。如北京市檔案館對電子文件的分類管理辦法中規(guī)定：當前所有OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件只能當作傳統(tǒng)載體的數(shù)字副本，因為電子文件還不具有足夠的法律要素，對電子文件的真實性認證缺少約定，電子文件的安全性可以由技術(shù)由系統(tǒng)來保證，但真實性的保證和認同卻不是一時能夠解決的。雖然我國法律中并不排除電子文件的證據(jù)資格即可采性，但是其證明力卻有待加強并通過相關(guān)制度進行完善，加上法律上對電子證據(jù)的歸類不明，也導致其無法作為直接證據(jù)來使用。而紙質(zhì)的內(nèi)容和形式集于一身，不可分離，原始記錄性強，被廣泛認為是一種真實可靠的法律證據(jù)。并且法律規(guī)定：書證完全可以單獨作為認定案件事實的證據(jù)，所以紙質(zhì)文件的歸檔保存還是人們的一顆“定心丸”。

雖然從理論上，信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻、身份認證、元數(shù)據(jù)等技術(shù)性措施可以在一定程度上彌補電子文件易更改的缺陷，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。

3.目前的檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關(guān)于電子文件的管理，體制尚未理順、配套機制還未形成、法律法規(guī)有待建立健全、計算機應(yīng)用水平亟待提高，以及文化背景和利用習慣的根深蒂固等等諸方面，都限制著電子文件獨立存在、全部取代紙質(zhì)文件，出于對文件證據(jù)性的要求和長久可讀的考慮，將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本，將延續(xù)相當一段時間。

三、“雙套制”的評價

任何事物都有兩面性，處于得失之間，“雙套制”歸檔在解決已存在問題的同時也帶來了新的問題。

優(yōu)點是“雙套制”歸檔融合了紙質(zhì)文件和電子文件兩者的優(yōu)勢，既可以發(fā)揮文件的高效存取檢索利用功能，又可以保障檔案的憑證價值和永久保存的需要。這也是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時不可避免的現(xiàn)象，“雙套制”中紙質(zhì)副本存在的根本目的一方面是為了保證電子文件的真實性，以保證其查考憑證的法律效力，另一方面是檔案記憶長久保存的保障。

缺點是“雙套制”又帶來了不可忽視的經(jīng)濟成本問題，制作成本、保管成本、人力、物力和財力，再加上電子文件高技術(shù)要求性的保管條件，使得電子文件帶來的便利和迅捷等優(yōu)點，在雙套制龐大的紙質(zhì)副本的保管成本面前大打折扣。

電子文件進行紙質(zhì)備份花費的人力、物力和財力，與確保電子文件信息真實地、長久地流傳下去，這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？筆者認為，作為檔案工作者，我們有責任、有理由為國家和社會記憶的長久流傳服務(wù)。

四、“雙套制”的完善和發(fā)展趨勢

在現(xiàn)階段，我國的電子文件管理實行“雙套制”管理有其客觀必然性，我們關(guān)注的焦點也應(yīng)該從應(yīng)否實行“雙套制”轉(zhuǎn)移到如何有效做好“雙套制”的層面上來：

1.根據(jù)國家相應(yīng)的標準規(guī)定，制定本單位檔案雙套制管理措施，完善電子文件歸檔程序和管理方法。

2.當前為了節(jié)約成本，最緊要的是精簡雙套制打印范圍。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）規(guī)定：具有永久保存價值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》第7條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互連。”可見，關(guān)于雙套制的范圍為具有永久或長期保存價值的電子文件。具體到實施過程中，具有永久長期保管期限的電子文件要實行雙套歸檔，短期的則可以量力而行。此外，各單位還可以根據(jù)其工作職能、文件保密與否、成本效益、文件屬性、業(yè)務(wù)特點和利用需求等實際情況，來確定電子文件的雙套制適用范圍。

3.“雙套制”實施過程別強調(diào)紙質(zhì)文件和電子文件的“一一對應(yīng)”。如根據(jù)北京市檔案館的規(guī)定，現(xiàn)階段要切實落實“雙套制”，過去強調(diào)紙質(zhì)文件要進行數(shù)字化，而現(xiàn)在要強調(diào)電子文件形成紙質(zhì)副本。

從全球來看，電子文件管理的發(fā)展歷程可以歸結(jié)為三個階段：主要依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理階段，紙質(zhì)文件和電子文件“齊頭并進”，脫離紙質(zhì)文件上升為獨立的電子文件管理系統(tǒng)

縱觀世界各國，唯有中國仍然在全面推行“雙軌制”和“雙套制”模式管理電子文件。而美國、英國、德國、法國、澳大利亞、加拿大、新加坡、日本和韓國等均逐步推進或已經(jīng)實現(xiàn)了“單軌制”與“單套制”模式，不僅與其技術(shù)成熟有關(guān)，更重要的是，在法律上認定電子文件證據(jù)的證明效力。

例如，美國國家檔案與文件署對聯(lián)邦政府機構(gòu)檔案的接收已完全實現(xiàn)電子化，對于相同內(nèi)容的文件只接收電子文件。法律上通過擴大文件內(nèi)涵，認定不管形式如何都可以作為證據(jù)，結(jié)合非歧視原則、最佳證據(jù)原則和傳聞例外規(guī)則規(guī)定了電子文件的證據(jù)可采性和證明力。

加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進館。加拿大的《統(tǒng)一電子證據(jù)法》規(guī)定電子文件系統(tǒng)也是電子證據(jù)的一部分，系統(tǒng)的真實性可以替代文件的真實性，只要生成系統(tǒng)是真實可靠的，電子文件即可作為證據(jù)被采納。

歷史上每一種新的記錄形式產(chǎn)生之后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之。目前，紙質(zhì)文件和電子文件不宜相互取代，應(yīng)有機結(jié)合揚長避短，協(xié)調(diào)發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間。

但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)地處于變化之中，主要表現(xiàn)在雙方的數(shù)量、功能方面。大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件的此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到基本對稱再到以電子文件為主。隨著理論和實踐的發(fā)展完善，技術(shù)系統(tǒng)開發(fā)的成熟突破、相關(guān)法律的健全完備和用戶的成熟，待到電子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全確認，紙質(zhì)要逐漸向電子過渡。

參考文獻

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[9]國家檔案局科研所邱曉威.《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》(6號令)講解.

第6篇：文件管理范文

關(guān)鍵詞： EPC項目 文件管理 項目運作

一個工程的順利完成離不開對各類文件的有效管理。而面對國際設(shè)計采購施工總承包工程（EPC項目）時，由于運作較國內(nèi)項目更復雜、文件管理專業(yè)化要求更高，且各類文件通常以外語為主，因此文件管理更加嚴格，對文件管理人員的素質(zhì)要求也更高。各類文件通常時效性強、針對性強、直接影響工程進度、質(zhì)量、造價，因此建立健全文件管理體系并且保證該體系有效運行尤顯重要。文件管理體系的健全、清晰、科學、專業(yè)化將有力彰顯企業(yè)的管理水平。建立一套高效適用的文件管理體系；提供國際ECP項目文件管理控制水平；加快與國際通用模式的接軌；已成為企業(yè)在國際工程中提高競爭力的關(guān)鍵因素之一。

1建立文件管理體系必須明確的問題

1.1肯定文件管理部門的權(quán)威性

文件作為項目管理過程中溝通管理的主要信息紐帶，對其管理的水平直接影響項目溝通的有效性。因此，要肯定文件管理部門的權(quán)威性，并賦予相應(yīng)權(quán)力。讓文件管理覆蓋整個項目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、復印掃描、傳遞、存檔等工作統(tǒng)一歸口到文件管理部門。

在項目執(zhí)行過程中，文件管理部門可定位為對外是承包商和業(yè)主及第三方聯(lián)系的窗口，對內(nèi)它既是部門管理運作系統(tǒng)的龍頭也是各部門之間的紐帶。

1.2加強文件管理的專業(yè)性和科學性

項目管理的信息化運作，注定了文件種類和數(shù)量的浩繁及管理的專業(yè)性。因此，文件管理必須突出專業(yè)性和科學性。根據(jù)項目運作的特點，可采用各職能部門分散負責，文件管理部門設(shè)專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負責、并兼職文件管理部門某專業(yè)管理員的方式。

1.3將文件管理貫穿項目運作全過程

項目開工、施工、運行、移交幾個不同時期運行張弛不一，容易造成文件控制管理過程中常出現(xiàn)的失控狀態(tài)。項目前期文件是項目投資、運作方式及預期結(jié)果的定性，竣工文件是項目完工實現(xiàn)最終移交的依據(jù)。項目的過程文件在項目的收尾階段和工程索賠過程中，對承包商非常重要；要減少工程缺陷的損失及加大結(jié)算合同款的額度，都要依靠項目運作過程中的設(shè)計變更、業(yè)主調(diào)整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此，在項目運作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商意義重大。在項目執(zhí)行中，要注重文件管理人員隊伍的穩(wěn)定，人員變動時工作交接要清晰有據(jù)、過渡合理。同時，要注意利用文件管理部門的主線作用，合理使用管理軟件，追蹤項目各個環(huán)節(jié)的進度，及時發(fā)現(xiàn)制約工程進度問題。

2項目運作中文件管理的重點

2.1以文件管理部門為核心，加強保密性和安全性

網(wǎng)絡(luò)化辦公的成本和效率優(yōu)勢毋庸置疑，但對運作周期較短，工作內(nèi)容、涉外的國際EPC項目，由于國內(nèi)外法律體系和要求不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網(wǎng)絡(luò)化辦公中造成泄密，設(shè)置觸犯所在國的法律法規(guī)，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。因此，將網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)納入文件管理是一項行之有效的管理方式。在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中確立使用權(quán)限、范圍、確保數(shù)字化簽名的有效安全，加強網(wǎng)絡(luò)病毒的集中防范管理，都是要逐項解決的重要問題。

2.2文件管理部門要負責好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理

目前，無紙化辦公已成為國際上衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的一個標志，隨著網(wǎng)上可傳輸數(shù)據(jù)量的急劇增大、壓縮工具的功能增強、數(shù)字化影像資料支取方法簡化，現(xiàn)在幾乎全部的工程設(shè)計及管理文件都可以網(wǎng)上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當然，無紙化辦公是相對的，既要認識到它的高效、低成本的優(yōu)勢，也要根據(jù)不同合同條款的要求和工程所在國法律法規(guī)及國際仲裁法中對提供證據(jù)有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。

2.3文件管理部門做好分包商文件的管理

在招標文件中雖然對分包商文件都有詳細要求，但由于國內(nèi)和國外分包商對自己隨機文件的重視程度完全不同，而在項目執(zhí)行過程中，這一問題又常被忽視。這種忽視的后果，一般要到交工驗收時才能體現(xiàn)出來，此時再整理分包商文件已經(jīng)事倍功半。因此，有文件管理部門牽頭，在設(shè)計、施工、運行等部門的配合下，在項目運作初期及時對分包商文件的準確性和完整性進行檢查，發(fā)現(xiàn)清理存在的問題，對項目最終移交至關(guān)重要。

2.4文件管理部門要做好設(shè)計過程文件和竣工文件的管理

首先，要在整個項目中建立嚴格的文件發(fā)放程序，確保升版后的設(shè)計文件及時地發(fā)放到相關(guān)部門，以保證項目始終執(zhí)行最新的圖紙和文件，減少工程損失；其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強制召回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要及時公布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，通知到各有關(guān)部門；第三，國際EPC項目要求竣工圖必須由設(shè)計單位負責完成，這與國內(nèi)項目中通常是設(shè)計單位委托或依靠施工單位來完成竣工圖的做法截然不同。因此，文件管理部門在相關(guān)部門幫助下對現(xiàn)場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實準確的竣工圖創(chuàng)造充分條件。

3文件管理的難點及解決方法

國際EPC項目文件管理的體系建立，一方面由于社會、文化、制度和法律體系的不同，不同國家的文件管理體系有所不同。為了溝通管理和信息暢通，必須建立適應(yīng)屬地化項目管理的文件管理體系，而這些工作的開展必然涉及到人財物的投入等問題；另一方面就是國內(nèi)項目形成的文件管理體系和國際通用項目文件管理體系的沖突問題。針對這些難點，提出以下解決方案：

3.1加強與業(yè)主的溝通，將文件管理體系化繁為簡

項目運作伊始，就應(yīng)結(jié)合項目屬地的法律法規(guī)通過與業(yè)主溝通確立項目文件管理的運作模式，做到化繁為簡，盡可能降低體系的運行成本。

3.2利用多種資源，建立健全文件管理體系

鑒于國際EPC項目普遍會遇到的勞務(wù)名額限制問題，這個矛盾可以通過建立國內(nèi)文件控制總部和國外現(xiàn)場分部的方式加以解決。具體做法是通過實施跨國網(wǎng)絡(luò)管理，既保證工作的效率，又減少了現(xiàn)場人員。國內(nèi)總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內(nèi)部共享的國際標準和規(guī)范文庫，及時提供項目現(xiàn)場所需的各類文件。現(xiàn)場要根據(jù)項目特點，建立既適應(yīng)業(yè)主要求又符合總部要求的管理方法，做好前后方的互補和支持。

3.3加快企業(yè)內(nèi)部文件管理與國際通用模式的接軌

第7篇：文件管理范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子文件管理;分析

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)全面發(fā)展，信息技術(shù)已滲透到社會經(jīng)濟生活的方方面面，眾多領(lǐng)域已實現(xiàn)電子化、無紙化，隨即產(chǎn)生了大量的電子文件，如何管理數(shù)額巨大的電子文件，是每個單位繞不開的問題，做好電子文件的管理，既能保障單位當前業(yè)務(wù)的運行，又能體現(xiàn)其憑證性質(zhì)和記憶性質(zhì)。

一、電子文件的含義

文件是指國家機關(guān)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。文件從記錄方式上看，既包括書面文件，也包括圖示文件，還包括錄音文件、錄像文件、照片文件、影片文件和機讀文件等。從性質(zhì)上看，既包括公共文件，也包括私人文件，還包括專用文件。從運動過程看，既包括現(xiàn)行文件，也包括半現(xiàn)行文件，還包括非現(xiàn)行文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子文件是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景這三要素的統(tǒng)一體。內(nèi)容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是指文件信息存儲于載體上的位置和分布情況。電子文件所使用的載體、編碼方案、存儲格式反映了其物理結(jié)構(gòu)方面的信息。邏輯結(jié)構(gòu)是指文件信息的內(nèi)在關(guān)系。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。

二、電子文件管理的必要性

（一）電子文件管理是基層醫(yī)院實施科學管理的重要組要部分。要保證醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)，文件作為重要的管理工具具有不可替代的作用，醫(yī)院文件真實、詳細地記錄了醫(yī)院在從事醫(yī)療服務(wù)及其他活動的整個運行過程。近年來，各級醫(yī)療機構(gòu)紛紛借助信息化的管理平臺，全面提升醫(yī)院管理質(zhì)量與服務(wù)能力，電子文件管理成為基層醫(yī)院實施科學管理的重要組要部分，管理好大量的電子文件是醫(yī)院必須履行的職責。

（二）電子文件管理是提高醫(yī)院管理效率的基礎(chǔ)工作。隨著現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展，醫(yī)院分科呈現(xiàn)越來越細的趨勢，靠人工開展的醫(yī)療服務(wù)難以滿足人民群眾的不斷需求，借助信息化發(fā)展成果達到精細化管理是醫(yī)院現(xiàn)代管理的必然之路。通過電子文件的運行實現(xiàn)信息共享、優(yōu)化流程、規(guī)范操作，提高管理效率和效能，電子文件的管理已成為醫(yī)院的一項基礎(chǔ)工作，電子文件管理是否規(guī)范體現(xiàn)了一個單位的管理狀況，反映出醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的能力。

（三）電子文件是醫(yī)院科學決策的依據(jù)。精細化管理的要求，帶來決策的復雜性，這就需要準確、全面的數(shù)據(jù)支撐，需要不同科目、多時期、綜合性的信息，用人工進行匯集是不現(xiàn)實的，只有靠電子手段展現(xiàn)歷史的和現(xiàn)行的資料，才能為醫(yī)院提供出科學決策的依據(jù)。

（四）電子文件的廣泛運用是提升醫(yī)院服務(wù)能力的有效途徑。根據(jù)新形勢下人民群眾需求的變化，進一步改善醫(yī)療服務(wù)，改進服務(wù)流程，創(chuàng)新方便人民群眾看病就醫(yī)的措施，各級醫(yī)院推行了電子病歷，建立互聯(lián)互通的大數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)了醫(yī)院提升服務(wù)能力的意愿，通過信息平臺向患者提供診療信息、費用結(jié)算、信息查詢等，盡量縮短患者在醫(yī)院候診、檢查、出具檢查報告、取藥等候的時間等，提高病人的滿意率。

三、目前基層醫(yī)院電子文件管理現(xiàn)狀

為提高醫(yī)療的服務(wù)能力，各級醫(yī)院開展了方興未艾的信息化建設(shè)，隨之產(chǎn)生的大量電子文件管理卻存在著滯后的現(xiàn)象，記憶失存，造成歷史空白，難以彌補。

（一）電子文件的法律證據(jù)作用未得到確立。在我國現(xiàn)行法律體系中，并未明確電子憑證真實性鑒定的程序和標準，《醫(yī)療事故處理條例》的“舉證倒置”，先認定醫(yī)務(wù)人員有罪，再由醫(yī)務(wù)人員提供證據(jù)證明自己有罪或無罪，法庭并不認可電子文件的憑證作用。各醫(yī)院不得不采用紙質(zhì)文件和電子文件同時運行的“雙套制”，“雙套制”的實施浪費了大量的人力、物力，痕跡管理在各醫(yī)院的管理中占據(jù)了重要位置，醫(yī)院陷入矛盾的境地，信息系統(tǒng)方便、高效，卻離不開人工紙質(zhì)作保障，醫(yī)務(wù)人員既要進行電子文件的操作，又擺脫不了紙質(zhì)病案，不開展信息系統(tǒng)建設(shè)影響醫(yī)院的發(fā)展，開展信息系統(tǒng)建設(shè)平添許多工作量，占用了醫(yī)務(wù)人員本應(yīng)用于救治患者的大量時間，電子文件淪為紙質(zhì)文件的副本。醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)活動在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中運行，而電子文件竟然不具備證明其活動的能力，不從法律上解決電子文件的證據(jù)作用，電子文件的健康發(fā)展依然是障礙重重。

（二）電子文件管理的隨意性。1.有人辦，無人管。電子文件在完成了運行程序后不予歸檔，處于自生自滅狀態(tài)。按照國家衛(wèi)計委的要求，各醫(yī)療機構(gòu)已實行電子病歷，行政文書也通過OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，電子文件在業(yè)務(wù)處理過程中有人辦，但因檔案意識淡薄，相當一部分醫(yī)院將電子文件打印成紙質(zhì)后，電子文件檔案管理再無人問津。2.有保存，無管理。電子文件的內(nèi)容在物理載體上保存下來，但沒有保證其真實、完整、可用的系統(tǒng)管理，留存下來的電子文件僅是一般電子資料，缺乏說明其形成過程、管理過程的元數(shù)據(jù)而無法證明自己的歷史記錄性，并不具有真正的“檔案價值”。3.有管理，無規(guī)范。我國的電子文件管理各自為政，無統(tǒng)一規(guī)范，各行業(yè)根據(jù)自我需要探究電子管理的方法，管理軟件五花八門，作為基層單位，上級行業(yè)監(jiān)管部門較多，不同部門的要求不一樣，由于存儲格式、元數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，形成了各不相同的電子文件，為電子檔案的收集、歸檔、整理帶來巨大的困難，相當一部分電子文件處于流失狀態(tài)。4.軟硬件環(huán)境不配套，導致不可用。由于政出多門，各行業(yè)在程序設(shè)計時，只會考慮本行業(yè)、本部門的使用，不會顧及跨專業(yè)的問題，也不會主動溝通協(xié)調(diào)，更不會考慮憑證性信息的長期保存性，各軟件之間不匹配、數(shù)據(jù)無法交換、丟失現(xiàn)象隨處可見。信息化產(chǎn)品日新月異，軟硬件更新?lián)Q代頻繁，前些年存儲在軟盤上的數(shù)據(jù)現(xiàn)已無法讀取。

（三）電子文件信息安全亟待完善。電子文件從形成到歸檔保存，涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多人員，只要其中一項管理存在缺陷，就有可能造成信息泄露，由于沒有完整、有效、覆蓋電子文件全過程的管理措施，人們可以從信息系統(tǒng)上查閱、拷貝電子文件，并可隨身攜帶，有意無意地泄露了信息。電子文件易復制、易修改，如何體現(xiàn)文件的原始記錄性和固化性是電子信息安全的重要課題，電子信息安全問題不解決，電子文件的憑證作用難以確立，衛(wèi)生系統(tǒng)的“雙套制”將會長期存在下去。

（四）國家對電子文件管理滯后。各醫(yī)療機構(gòu)的電子文件管理是跟從醫(yī)院開展的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)開展多少，電子文件就管理多少，無全程控制，OA系統(tǒng)中的歸檔模塊也是屬于文書管理中的一部分，并不是嚴格意義上的檔案管理，且還有大量的文件未進入OA系統(tǒng)。電子文件是否管、如何管、管到什么程度都由醫(yī)院自行確定，電子病歷因國家衛(wèi)計委有統(tǒng)一要求，相比其他業(yè)務(wù)要規(guī)范。電子文件管理是自發(fā)和分散的，缺少國家層面的整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃和方法指導。我國不同地區(qū)、不同等級醫(yī)院發(fā)展不平衡，業(yè)務(wù)開展存在差異，電子文件管理跟著業(yè)務(wù)走，必然存在不規(guī)范、水平參差不齊、信息資源分散、重復投資等問題，即便開展了電子文件管理的醫(yī)院，面對眾多的方法、途徑，也不清楚哪一種最適用、最規(guī)范，只能“摸著石頭過河”。造成信息“孤島”，塊塊太多，又缺乏溝通協(xié)調(diào)，電子文件的交換、移交乃至長期保存都成為問題。

（五）用分段管理模式管理電子文件。文檔一體化的理論早已得到認可，但因體制原因，在實際工作中文書與檔案仍然采用分段管理模式，前端由各行政和專業(yè)部門負責，后端由檔案部門負責，二者之間缺乏溝通與協(xié)同，其標準規(guī)范、技術(shù)方法各不相同。在紙質(zhì)環(huán)境中文件內(nèi)容與載體緊密結(jié)合，管理過程的信息都反映在載體上，分段式管理多出現(xiàn)在重復操作上。在電子環(huán)境中電子文件的信息存儲分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固體載體，而前段質(zhì)量決定了后段質(zhì)量。只有國家對于電子文件長久保存的要求在電子文件形成階段就予以滿足，加強對各文件形成機構(gòu)的有效約束力和控制力，實現(xiàn)全程無縫對接，才能保證最終保存下來的是質(zhì)量合格的電子記憶。

（六）電子文件管理人才匱乏。電子文件管理復雜程度遠大于紙質(zhì)文件，對人員素質(zhì)提出很高的要求?；鶎俞t(yī)院檔案室一般由醫(yī)院辦公室管理，檔案工作人員或由辦公室人員兼任，或由即將退休的人員擔任，人員更換頻繁，有的甚至出現(xiàn)半年一換的現(xiàn)象;工作人員在接手檔案工作之前，從未經(jīng)過檔案專業(yè)知識的培訓，對于紙質(zhì)文件如何管都理不出頭緒，電子檔案更是摸不著頭腦;電子文件管理人員知識結(jié)構(gòu)單一、信息化技能普遍低下，由于人才匱乏，多數(shù)醫(yī)院不知道如何開展電子文件的管理。

四、改變現(xiàn)狀，科學管理電子文件

（一）建立完整的電子文件的管理系統(tǒng)。遵循電子文件管理的基本原理和規(guī)律，立足于現(xiàn)狀，從國家層面進行整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃，制定電子文件管理的法規(guī)、政策、標準、規(guī)范、制度、技術(shù)、方法等，推進電子文件的科學管理、完整保存和有效利用。通過規(guī)范程序，統(tǒng)一規(guī)格、格式，明確規(guī)則，確立文件的憑證作用，建立完整的電子文件的管理系統(tǒng)，使電子文件管理走上有序、科學的發(fā)展之路。

（二）加強電子文件管理人才隊伍建設(shè)。培養(yǎng)電子文件管理專業(yè)人才，建立文件與檔案管理職業(yè)資格認證制度，加大在職人員的培訓力度，建立全員培訓制，及時更新培訓內(nèi)容。

總之，要改變電子文件管理表面一片繁華，實則無序發(fā)展、無所適從的現(xiàn)狀，只有打破現(xiàn)行體制的限制，自上而下地從國家層面統(tǒng)一規(guī)劃，才能推進電子文件的科學發(fā)展。

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第8篇：文件管理范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子文件；管理

隨著辦公自動化的普及，很多單位都已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公。通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、元數(shù)據(jù)等各種形式的電子文件及其支持軟件、參數(shù)等越來越多，電子文件和電子檔案管理信息系統(tǒng)也已經(jīng)進入實用化運行階段，電子文件管理的標準、規(guī)范日漸完善，電子文件的歸檔、接收成為各單位數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分。下面，對企業(yè)的電子文件的管理模式做一些探討：

1 建立電子文件管理的規(guī)章制度

沒有規(guī)矩不成方圓，要管理好一個單位的電子文件，企業(yè)應(yīng)首先建立與電子文件和電子檔案相關(guān)的管理制度，包括電子文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用、權(quán)限管理等管理制度。

2 電子文件管理系統(tǒng)

沒有有效的信息化管理系統(tǒng)，電子文件和電子檔案就無從管理。大型企業(yè)一般設(shè)有信息化中心來負責信息化應(yīng)用平臺和信息化系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、管理及維護，數(shù)據(jù)中心的建設(shè)和維護等。信息化需要的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成、服務(wù)集成、海量數(shù)據(jù)的安全存儲和信息技術(shù)的持續(xù)更新都要由信息化機構(gòu)來承擔。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)滿足以下要求：

（1）應(yīng)堅持標準化的建設(shè)模式，按照國家和行業(yè)的管理和技術(shù)標準規(guī)范，建立信息化管理的標準規(guī)范，通過采用科學的編碼、規(guī)范的技術(shù)、統(tǒng)一的標準，實現(xiàn)各系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)的一致。

（2）系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)﹄娮游募纬珊彤a(chǎn)生效用的全過程進行有效控制，應(yīng)具備電子文件采集、整編、數(shù)據(jù)管理、檢索、借閱、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。

（3）應(yīng)能維護電子文件的完整、準確，實用性強，并確保采取可靠的安全防護措施，例如應(yīng)用身份識別和權(quán)限控制等安全措施。

（4）系統(tǒng)應(yīng)具備開放性和可擴展性，可以滿足將來各種業(yè)務(wù)的需求?？膳c各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建立無連接，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件實時歸檔、定期歸檔和電子檔案的移交與接收。

為滿足企業(yè)對電子文件和檔案管理的具體要求，檔案部門應(yīng)及早介入信息系統(tǒng)的開發(fā)，對系統(tǒng)的電子文件所需要素提出要求，明確設(shè)立文件的形成、收集、管理、檢索、利用等各個功能模塊。在系統(tǒng)開發(fā)、測試的過程中，信息部門和檔案部門在電子文件的形成、維護、電子文檔的轉(zhuǎn)化、管理等多個方面的合作，有助于不斷完善管理系統(tǒng)。

3 電子文件管理的一般流程

3.1 電子文件的收集、歸檔

文件收集是電子文件管理的基礎(chǔ)工作。各信息系統(tǒng)生成的電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。電子文件的內(nèi)容、歸檔標識、相關(guān)的元數(shù)據(jù)和背景信息等應(yīng)與電子文件一并歸檔，信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的自動獲取，實現(xiàn)電子文件的自動及實時收集（也稱在線歸檔），即實行邏輯歸檔。

3.2 歸檔電子文件的鑒定及整理

電子文件的鑒定工作，包括對電子文件的真實性、完整性、有效性及是否歸檔的鑒定，對歸檔的電子文件應(yīng)標注保管期限、分類號及關(guān)聯(lián)詞等歸檔標識，鑒定后進行歸檔、移交、銷毀等。

在線歸檔的電子文件，文件形成部門和檔案部門應(yīng)按照規(guī)定的要求進行數(shù)據(jù)檢查，對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗。一般要檢驗：電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)是否和形成時的原始狀況一致，電子公文的辦理過程及結(jié)果信息是否完整；電子公文的元數(shù)據(jù)是否完整。 經(jīng)過鑒定之后檔案員在信息管理系統(tǒng)上按檔案分類方案進行分類、整理、歸檔。

脫機歸檔的可讀式電子文件必須經(jīng)過文件形成部門和檔案員的鑒定之后，在信息管理系統(tǒng)上進行電子文件目錄登錄和電子原文的掛接。

歸檔電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)歸檔文件的整理方法相同，按本單位的歸檔文件整理規(guī)則進行整理，對具有永久和長期保存價值的電子文件，歸檔時應(yīng)同時保存文件的電子版和紙質(zhì)版。

3.3 歸檔電子文件的移交、接收

各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)歸檔電子文件和脫機歸檔的可讀式電子文件的移交、接收可直接在檔案信息管理系統(tǒng)上進行。

電子文件儲存在數(shù)據(jù)光盤里的時候，數(shù)據(jù)光盤形成單位在移交給檔案部門之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體進行檢驗，檢驗載體有無劃痕，核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性；檢驗合格方可進行交接。

3.4 電子文件的開發(fā)利用

電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備便捷的借閱（查閱）、各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計功能，通過對電子文件的檢索利用、開發(fā)、統(tǒng)計分析，便捷查詢，充分發(fā)揮電子文件服務(wù)企業(yè)的功能。

3.5 電子文件的保管

信息管理系統(tǒng)管理人員應(yīng)在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上設(shè)立存放歸檔電子文件的存儲空間，該服務(wù)器或存儲設(shè)備必須采取磁盤鏡像備份和異地備份措施。

信息管理系統(tǒng)維護人員應(yīng)定期備份歸檔的電子文件。脫機存儲歸檔電子文件的載體，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45% 。①

3.6 電子文件的銷毀

按照紙質(zhì)文件到期銷毀的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)對保管期限到期的電子文件經(jīng)過鑒定后，對確認銷毀的電子文件進行邏輯或物理刪除。

4 電子文件管理工作的發(fā)展

信息化的快速發(fā)展使得電子文件和電子檔案信息系統(tǒng)包含了海量的存儲信息，把有關(guān)的信息規(guī)范的整理出來不僅需要信息管理系統(tǒng)，更多還是要依靠檔案人員熟悉檔案的各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，同時又要了解相關(guān)的信息技術(shù)，才能更好的發(fā)揮電子文件的信息作用，體現(xiàn)檔案的價值。為了更有效的提高信息資源的開發(fā)利用，滿足各方面的需求，在管理理念、管理模式、管理技術(shù)以及實際應(yīng)用上需要不斷發(fā)展創(chuàng)新。

電子文件的推廣和應(yīng)用已經(jīng)成為國家的發(fā)展戰(zhàn)略，電子文件是國家和企業(yè)的重要資產(chǎn)，是信息資源的重要組成部分。企業(yè)通過對電子文件的有效管理有助于提升管理水平，提升企業(yè)的競爭力，有助于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。目前，電子文件仍有廣闊的發(fā)展空間，下一步將建立統(tǒng)一的集成服務(wù)，不斷深化各業(yè)務(wù)管理功能，建立起貫穿各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各個層級的電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中電子文件的統(tǒng)一和全過程的管理，實現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、有效利用和長久保存。

第9篇：文件管理范文

創(chuàng)新是每個企業(yè)生存與發(fā)展的不竭源泉和動力。企業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)從企業(yè)增強市場競爭力的需求出發(fā)，構(gòu)建和運用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素組合引入企業(yè)管理系統(tǒng)以更有效地實現(xiàn)組織目標，促進企業(yè)的發(fā)展，這就是管理創(chuàng)新。在企業(yè)發(fā)展壯大的過程，隨著業(yè)務(wù)的增長和管理水平的不斷上升，會產(chǎn)生大量的技術(shù)標準、管理標準和工作標準等文件，企業(yè)就可以在構(gòu)建標準化管理體系的基礎(chǔ)上，對這些文件進行科學的管理，同時注入新的管理創(chuàng)新理念來提升管理效率。例如：企業(yè)可以對各類體系文件進行系統(tǒng)的整合，然后導入PDCA這樣一種科學的文件管理模式，形成獨具特色的一體化文件分類體系，從而提高文件管理的有效性和效率，有效地推進企業(yè)的文件管理創(chuàng)新上水平。

一、企業(yè)標準化管理活動的開展

第一，標準化。企業(yè)標準化就是為在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實際的或潛在問題制定共同的重復使用的規(guī)則的活動。工業(yè)企業(yè)在建立與健全標準化工作機制的同時，應(yīng)緊密結(jié)合生產(chǎn)和實際工作，以高標準、嚴要求、重落實的工作標準來確保企業(yè)標準化工作的質(zhì)量和水平，并且不斷地完善標準體系。同時依托管理創(chuàng)新，把企業(yè)先進的管理標準和技術(shù)標準與國家或行業(yè)標準相結(jié)合，瞄準國際先進水平，不斷地完善與創(chuàng)新標準的內(nèi)容，真正做到以文件管理創(chuàng)新為手段為企業(yè)管理服務(wù)的理念貫穿到各項工作的始終。

第二，企業(yè)標準體系建立的重要性?，F(xiàn)代企業(yè)科學管理的基本功能之一就是管理體系標準化。但是，很多企業(yè)在文件化的過程中由于沒有建立標準體系，且缺乏對文件的有效控制，影響了企業(yè)的管理效率。有的企業(yè)只重視產(chǎn)品標準的制定和貫徹，忽視與產(chǎn)品標準相配套的其他技術(shù)標準、管理標準和工作標準；有些企業(yè)標準化競爭的意識不強，沒有把標準化作為適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略途徑；有的企業(yè)在制定標準的時候并沒有把產(chǎn)品的質(zhì)量、安全、生產(chǎn)率、節(jié)能降耗、成本控制等確定過程的關(guān)鍵績效指標的內(nèi)容進行標準化；有的企業(yè)管理機制落后，企業(yè)標準化科研成果少或缺乏將自主知識產(chǎn)權(quán)固化在標準中加以保護，標準體系不完善；有的企業(yè)管理層對文件管理的重要性認識不足，雖然付出很多時間和精力組織分類，結(jié)果卻也不盡人意等等。這些都是工業(yè)企業(yè)標準化管理暴露出的差距和不足。因此，對企業(yè)而言，建立健全的管理標準體系，只有夯實“企業(yè)標準體系”這塊地基，才能有效地促進企業(yè)形成一套系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、完善的管理體系和運行機制。

做好企業(yè)標準化工作，對開發(fā)新產(chǎn)品、改善經(jīng)營管理、調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等方面能夠發(fā)揮重要作用，特別使得產(chǎn)品生產(chǎn)加工步入標準化管理軌道，加強企業(yè)標準化管理，也是促進公司提升產(chǎn)品質(zhì)量和檔次，提高市場競爭力的有力手段。第一，企業(yè)為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標，將其生產(chǎn)服務(wù)、經(jīng)營、管理全過程需要實施的標準，運用系統(tǒng)管理的原理和方法將相互關(guān)聯(lián)、相互作用的標準化要素加以識別、制定標準、建立標準體系后進行系統(tǒng)管理，有利于發(fā)揮標準化的系統(tǒng)效應(yīng)，有助于企業(yè)提高管理效率和有效性。第二，企業(yè)對體系文件進行系統(tǒng)整合管理，使文件管理變得井然有序，為建立完善的管理體系和運行機制也奠定了良好的基礎(chǔ)。第三，通過標準體系的建立、實施與改進，企業(yè)能夠提升各項管理工作的協(xié)同水平，為建立起良好的企業(yè)秩序，同時也為企業(yè)追求“卓越績效”打下堅實的基礎(chǔ)。

二、標準體系表——板塊模式

第一，企業(yè)標準體系表模式。企業(yè)標準體系表主要適用于公司建立、健全、完善標準體系，為企業(yè)和員工了解企業(yè)標準化的整體藍圖提供了依據(jù)。作為促進企業(yè)標準的組成實現(xiàn)科學、合理、有序的重要手段，也是促進企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)創(chuàng)新、加快技術(shù)改造和提高經(jīng)濟效益以及實現(xiàn)企業(yè)科學管理的標準化指導文件。主要有以下三種模式：

簡易模式：主要按技術(shù)標準體系、管理標準體系和工作標準體系直接展開，這種模式主要適用于標準數(shù)量較少，標準的層次結(jié)構(gòu)關(guān)系較為簡單的中小型企業(yè)。

集成模式：主要分為三層，第一層是基礎(chǔ)標準，第二層為企業(yè)技術(shù)標準體系和管理標準體系，第三層是企業(yè)工作標準體系。此模式適用于大多數(shù)工業(yè)企業(yè)，對于服務(wù)性企業(yè)、其他非盈利的組織機構(gòu)，特別是跨國、跨省公司，采用此模式進行管理更加適合。

板塊模式：主要采用功能歸口型結(jié)構(gòu)和層次結(jié)構(gòu)相結(jié)合的表達形式，由企業(yè)基礎(chǔ)管理板塊、資源管理板塊、產(chǎn)品實現(xiàn)或服務(wù)提供板塊、檢查改進板塊組成，形成四大類功能分別歸口的結(jié)構(gòu)。此模式特別適用于實施過“質(zhì)量管理體系”的企業(yè)或組織，涵蓋了基礎(chǔ)的技術(shù)、管理和工作標準。

第二，選擇板塊模式。

首先，板塊模式選擇的依據(jù)。

根據(jù)企業(yè)的方針目標，建立以企業(yè)基礎(chǔ)管理板塊、資源管理板塊、產(chǎn)品實現(xiàn)或服務(wù)提供板塊、檢查改進板塊形成的板塊模式體系，以技術(shù)標準體系為主體，管理標準和工作標準體系相配套，包括企業(yè)標準化工作管理要求在內(nèi)的企業(yè)標準體系。

運用最新科技、生產(chǎn)操作和管理經(jīng)驗，不斷優(yōu)化標準體系結(jié)構(gòu)，使各管理模塊的標準體系始終處于相互關(guān)聯(lián)、相互協(xié)調(diào)功能的最佳狀態(tài)。

評價和確認是推動體系運行和保持體系有效性的動力所在，在各管理模塊建立的基礎(chǔ)上，持續(xù)改進標準體系的有效性。

其次，板塊模式選擇的優(yōu)勢。

選擇板塊模式的標準體系表應(yīng)與工業(yè)企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營管理相契合。企業(yè)在體系建設(shè)的過程中，通過梳理企業(yè)有關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程和整體業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點，確定以功能歸口型結(jié)構(gòu)和層次結(jié)構(gòu)相結(jié)合的板塊模式的運用。通過分析了解到：板塊模式的選擇更適合現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)體制比較健全、流程管理較為順暢、標準較為清晰和完善的企業(yè)。

在此基礎(chǔ)上，再導入PDCA的科學管理模式進行優(yōu)化，建立起一體化的文件分類管理模式，能夠使工業(yè)企業(yè)的文件管理最終實現(xiàn)系統(tǒng)整合、檢索快捷高效，并達到知識共享的目的。

第三，PDCA文件管理模式的構(gòu)建及運用。

首先，PDCA管理模式的導入。

科學的管理首先體現(xiàn)于科學的方法。PDCA循環(huán)方法是美國質(zhì)量管理專家戴明博士最先提出。工業(yè)企業(yè)進行全面質(zhì)量管理的程序基本是按PDCA的模式推進。PDCA循環(huán)的四個階段，體現(xiàn)著科學認識論的一種管理手段和一套科學的工作程序。PDCA管理模式的導入，具體可以運用在企業(yè)標準體系建立后，結(jié)合工業(yè)企業(yè)自身的生產(chǎn)實際和管理側(cè)重點，然后運用PDCA的管理模式對文件進行重新整合。具體內(nèi)容如下：

企業(yè)綜合管理（P）：包含整體策劃管理標準、黨政行政管理標準和企業(yè)工作標準；

資源管理（D）：包含人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、工作環(huán)境、供方及合作關(guān)系、自然資源和財務(wù)資源的技術(shù)標準和管理標準；

產(chǎn)品實現(xiàn)及服務(wù)提供（D）：包含產(chǎn)品標準、過程策劃、采購管理、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量保證方面的技術(shù)標準和管理標準；

測量分析與改進（C、A）：包含過程檢測、數(shù)據(jù)分析、改進管理方面的技術(shù)標準和管理標準。

其次，PDCA文件管理模式的優(yōu)勢。

企業(yè)標準化的持續(xù)改進，是企業(yè)整體業(yè)績的一個重要組成部分，也是提高企業(yè)標準化水平的同時，不斷適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等要求能力的周而復始、循環(huán)上升的過程。為此，在標準化過程中結(jié)合PDCA的管理模式對文件進行管理，也是企業(yè)標準體系運行和改進的重要方法。企業(yè)建立起以標準體系為基礎(chǔ)，導入PDCA的文件管理模式，對各類體系文件進行系統(tǒng)整合并優(yōu)化，形成企業(yè)的一體化文件分類體系的優(yōu)點在于：

運用PDCA的文件管理模式，能使業(yè)務(wù)與文件的契合水平不斷地得到提升。一方面，通過分析企業(yè)綜合管理、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)及服務(wù)提供、測量分析與改進這四大模塊的文件，對照部門和個人業(yè)務(wù)的內(nèi)容，員工可以衡量自己的業(yè)務(wù)水平與文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指導下，更好地改進業(yè)務(wù)水平并提高文件的執(zhí)行力。另一方面，管理人員能夠系統(tǒng)地了解公司整體運作模式，清晰整個業(yè)務(wù)流程，有助于從整體上把握公司的流程管理，促進公司的整體業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化。

有效地促進企業(yè)標準體系和標準化運作過程的優(yōu)化。按照PDCA的管理思路，企業(yè)明確了體系建設(shè)的重點，在指導編制有關(guān)的標準的組織實施過程和對標準的實施進行有效地監(jiān)督與改進，通過有目的、有計劃地對企業(yè)標準體系進行規(guī)劃、測量、評價、分析和改進，能大大地提升工業(yè)企業(yè)的標準體系管理水平。

展現(xiàn)出企業(yè)文件管理的全局性和系統(tǒng)性，促進實現(xiàn)企業(yè)文件管理的系統(tǒng)整合，檢索快捷、高效化和知識共享的目標。通過理論和實踐的結(jié)合，真正地使企業(yè)文件管理體系實現(xiàn)系統(tǒng)化、層次化、合理化、高效化，明確了企業(yè)標準化工作的努力方向，有利于我們工業(yè)企業(yè)結(jié)合實際生產(chǎn)管理走出一條獨具特色的文件管理新路子。