文件檔案管理員精選(九篇)

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第1篇：文件檔案管理員范文

論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力,但是新建本科院校由于自身發(fā)展過(guò)程中的諸多問(wèn)題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上,提出了加強(qiáng)新建本科院?？蒲袡n案管理的有效對(duì)策,以期能提高科研檔案的管理水平。  

 

高?？蒲袡n案是高校在科研管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料,是高?？蒲谢顒?dòng)的真實(shí)記錄,在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用。隨著高?？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展,科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來(lái)越突出。但對(duì)于20世紀(jì)末后建立或升格起來(lái)的普通本科院校來(lái)說(shuō),由于本科辦學(xué)歷史不長(zhǎng),科研能力和學(xué)術(shù)水平較低,對(duì)科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,使得科研檔案管理水平滯后,無(wú)法保證科研檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問(wèn)題,探討解決問(wèn)題的途徑,對(duì)于提高新建本科院?？蒲袡n案整體管理水平,發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。 

一、高?？蒲袡n案管理的作用 

1.有利于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下,信息與知識(shí)成了發(fā)展的最重要的因素。無(wú)論哪個(gè)行業(yè),能否持續(xù)發(fā)展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識(shí),只要擁有足夠的知識(shí),就能夠更快地獲取知識(shí),就會(huì)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識(shí)和傳播知識(shí)的場(chǎng)所,是教學(xué)科研中心,而高?？蒲袡n案又是教學(xué)、科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體,詳細(xì)記載了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程和具體成果,是學(xué)校教育改革與科技知識(shí)資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果,為學(xué)?？蒲腥藛T開(kāi)展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個(gè)意義上說(shuō),完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對(duì)科學(xué)研究是必不可少的。 

2.有利于促進(jìn)高?？蒲泄芾淼臎Q策?？蒲袡n案具有依據(jù)憑證的功能,它直接反映了高?？蒲谢顒?dòng)的原貌與進(jìn)步,真實(shí)反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實(shí)力,是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門(mén)的工作決策提供重要憑證和依據(jù),實(shí)現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)發(fā)展。 

3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣?？蒲袡n案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動(dòng)的全過(guò)程,更為重要的是也為進(jìn)一步的項(xiàng)目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源,從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。 

二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題 

高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對(duì)科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院?；A(chǔ)弱、管理意識(shí)不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發(fā)展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質(zhì)量及開(kāi)發(fā)利用。 

1.檔案意識(shí)薄弱,科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。為提高競(jìng)爭(zhēng)力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發(fā)展,檔案意識(shí)薄弱,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用,使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門(mén)往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統(tǒng)觀念的影響,部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過(guò)程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己是科研檔案的主體,只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng),認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事,與己無(wú)關(guān);或者認(rèn)為在科研過(guò)程中形成的材料屬于個(gè)人資源,是否歸檔無(wú)關(guān)緊要,擔(dān)心交到檔案部門(mén)后給自己查找利用帶來(lái)不便而不愿意上交。再次,科研管理部門(mén)重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比,追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加,只要科研材料不會(huì)影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、評(píng)比即可,并不對(duì)科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求,從而使得科研人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性,對(duì)科研檔案工作的投入不足,重視不夠。 

2.歸檔材料質(zhì)量不高,科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實(shí)際歸檔中,無(wú)論是縱向科研項(xiàng)目,還是橫向科研項(xiàng)目,其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、實(shí)物少;復(fù)印件多、原件少等的問(wèn)題。這些問(wèn)題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性,使得科研檔案的價(jià)值大打折扣,最終不能有效地開(kāi)發(fā)和利用科研檔案。 

3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前,新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī),結(jié)合各單位實(shí)際,制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法,堅(jiān)持由科研課題(項(xiàng)目)立卷的制度,再由科研管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收,然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門(mén)統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門(mén)移交。這種模式也是比較易于落實(shí)科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實(shí)際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過(guò)程中科研管理部門(mén)、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé),科研管理部門(mén)對(duì)課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán),科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實(shí)際操作上困難重重,科研管理部門(mén)、檔案部門(mén)之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào),科研管理部門(mén)把工作的重點(diǎn)和核心放在立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視;檔案部門(mén)由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段,對(duì)科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無(wú)力監(jiān)管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè),科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。

4.工作意識(shí)落后,科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長(zhǎng)期以來(lái),高校檔案部門(mén)都處于封閉狀態(tài),“藏在深閨人未識(shí)”,內(nèi)無(wú)動(dòng)力,外無(wú)壓力,工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對(duì)移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn),專業(yè)性不強(qiáng),業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,對(duì)科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確,對(duì)歸檔范圍把握不準(zhǔn),再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作,投入到檔案管理的時(shí)間有限,而檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位,難免不影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。 

三、加強(qiáng)新建本科院?？蒲袡n案管理的對(duì)策 

為確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),提高科研檔案質(zhì)量,針對(duì)目前新建本科院?？蒲袡n案管理中存在問(wèn)題,我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科研檔案的管理,充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。

1.增強(qiáng)檔案意識(shí),提高科研檔案形成者歸檔工作的主動(dòng)性。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí),以及以這種認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)形成的對(duì)檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理水平的提高,增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)尤為重要。首先,檔案部門(mén)要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容,增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的責(zé)任意識(shí)。其次,學(xué)校檔案部門(mén)要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí),讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動(dòng)承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次,檔案部門(mén)要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”,科研人員逐步認(rèn)識(shí)到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用,就不會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒,反而會(huì)主動(dòng)支持和配合科研檔案歸檔工作。 

2.完善管理制度,促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,并且個(gè)人對(duì)其從事科研活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！睘榇?新建本科院校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門(mén)、科研管理部門(mén)、科研人員之間的工作關(guān)系,明確各級(jí)各類人員在科研檔案工作中的職責(zé),建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)題的過(guò)程材料的管理,明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式,如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外,還應(yīng)該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果申報(bào)掛鉤,在課題驗(yàn)收時(shí),要由檔案部門(mén)對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng),從而保證科研檔案的質(zhì)量。 

3.加強(qiáng)跟蹤收集,實(shí)現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實(shí)際工作中,由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù),投入到檔案管理的時(shí)間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此,檔案部門(mén)不能只注重移交后的檔案管理,而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn),堅(jiān)持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動(dòng)的全過(guò)程,才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門(mén)應(yīng)同科研管理部門(mén)、科研項(xiàng)目人員加強(qiáng)聯(lián)系,密切配合,及時(shí)了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程,指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個(gè)科研活動(dòng)中有價(jià)值的文件材料收集齊全,確?？蒲袡n案的質(zhì)量。 

重大、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競(jìng)爭(zhēng)力,爭(zhēng)取到的重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學(xué)校科研能力的歷史見(jiàn)證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ),又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),對(duì)學(xué)校有重大意義。這些科研項(xiàng)目,往往研究周期長(zhǎng),涉及范圍廣,研究人員多,檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔,配備專門(mén)的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。 

4.提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí),還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù),具備科研項(xiàng)目管理知識(shí),熟悉科研項(xiàng)目檔案的來(lái)源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門(mén)要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門(mén)”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí),樹(shù)立服務(wù)意識(shí),積極開(kāi)展對(duì)科研人員、科研管理部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉科研檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動(dòng)加強(qiáng)與課題組、科研管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。 

 

參考文獻(xiàn): 

[1]孫天波.加強(qiáng)地方高?？蒲袡n案管理工作對(duì)策[j].重慶三峽學(xué)報(bào)學(xué)報(bào),2008,(4). 

第2篇：文件檔案管理員范文

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，復(fù)印技術(shù)在醫(yī)院辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛。復(fù)印機(jī)以它方便、快捷的服務(wù)方式深受利用者的歡迎，從而文件復(fù)印件也就很自然地成為醫(yī)院各部門(mén)工作中的常用之物，對(duì)于提高工作效率的確起到了積極的促進(jìn)作用。

但是我們不能忽視復(fù)印件的廣泛應(yīng)用給檔案工作也帶來(lái)了一定的影響。有些單位和醫(yī)院有關(guān)部門(mén)為圖方便、省時(shí)間，將該打印的文件、該描曬的圖紙用復(fù)印機(jī)復(fù)印后作為原始件歸檔，而這些被歸檔的復(fù)印件往往在不到兩年的時(shí)間內(nèi)便出現(xiàn)了字跡褪色、紙張粘連、字跡粘掉等現(xiàn)象，直接影響了檔案的利用，縮短了檔案的壽命。因此，如何作好文件復(fù)印件的管理工作，是當(dāng)前擺在我們檔案工作者面前的一個(gè)緊迫問(wèn)題。在此我想就這一問(wèn)題談點(diǎn)浮淺的認(rèn)識(shí)。

1 復(fù)印件作為原始件歸檔所存在的問(wèn)題

1.1 復(fù)印材料對(duì)字跡的影響：復(fù)印機(jī)所用的墨粉除碳黑外，還有粘合劑和熱熔劑。碳黑其化學(xué)性質(zhì)較穩(wěn)定，即不溶于水也不溶于油劑、醇劑及其他有機(jī)溶劑，耐光、耐堿性較好。而粘合劑和熱熔劑是高分子聚合物，它對(duì)周圍的溫度、濕度、壓力及所接觸的物質(zhì)都十分敏感，存放過(guò)程中壓力過(guò)大，溫度過(guò)高都會(huì)使字跡脫落，正是這些輔助材料成份影響了文件復(fù)印件的使用壽命和管理的難度。

1.2 復(fù)印定影方式對(duì)紙張的影響：目前復(fù)印常用的是復(fù)印機(jī)定影方式多為熱定影方式，即通過(guò)壓力和熱量將墨粉在復(fù)印紙上形成的實(shí)像進(jìn)行固定，在顯影材料不變的情況下，如果溫度不高，字跡易被擦掉或使復(fù)印件產(chǎn)生污染；溫度越高，字跡的定影程度越牢，穩(wěn)定性越好。就我單位使用的日本佳能復(fù)印機(jī)來(lái)說(shuō)，壓力輥壓力達(dá)30kg，熱輥表面溫度170-175℃，可以說(shuō)復(fù)印件的字跡是在高溫、高壓下進(jìn)行固定的，這就與檔案載體-紙張的耐久性發(fā)生了矛盾。紙張的主要成份是由纖維素、木質(zhì)素和半纖維組成，而纖維素是碳、氫、氧的化合物，這種化合物在普通溫度下很穩(wěn)定，隨著溫度的升高，纖維的抗張強(qiáng)度就會(huì)降低，并變得脆弱、易損。若溫度在攝氏一百四十度以上，纖維素就會(huì)受到破壞，紙張老化速度也就會(huì)隨之加快。

作為檔案的主要載體紙張和檔案文件書(shū)寫(xiě)材料的質(zhì)量是影響檔案壽命的內(nèi)在因素。由于復(fù)印件的字跡材料不耐久，復(fù)印時(shí)高溫、高壓對(duì)紙張的損害以致復(fù)印件很難長(zhǎng)期保存。但由于目前復(fù)印機(jī)在單位的普遍使用，復(fù)印件被作為檔案原件加以保存已成為現(xiàn)實(shí)，單位檔案工作人員如何處理好復(fù)印件，如何管理檔案材料中的復(fù)印件就顯得尤為重要。

2 在管理復(fù)印件檔案中可采取如下的管理方法和措施

（1）首先要建立復(fù)印件檔案的登記制度。由文書(shū)部門(mén)按歸檔的要求進(jìn)行初步鑒定，然后再分別根據(jù)復(fù)印件的性質(zhì)分類，并按檔案的保管期限進(jìn)行分別登記。

（2）復(fù)印件的存放要求松散，使復(fù)印件上的附加外力盡力減少，避免復(fù)印件字跡粘接。

（3）不要為節(jié)約紙張而雙面復(fù)印，雙面復(fù)印不僅增加了字跡脫落的機(jī)會(huì)，而且還加快了紙張的損害程度。

（4）定期對(duì)保存的文書(shū)復(fù)印件進(jìn)行檢查。根據(jù)復(fù)印件登記臺(tái)帳，針對(duì)永久性保存的復(fù)印件每隔兩年要重新進(jìn)行復(fù)印，對(duì)字?jǐn)?shù)較少的可重新抄寫(xiě)一份附在后面，并在抄寫(xiě)件上明確責(zé)任者的審批、簽字或加蓋公章和私印，使復(fù)印件檔案同樣具有真實(shí)的憑證作用；也可采用數(shù)碼攝影技術(shù)拍成數(shù)碼照片得以保管；對(duì)長(zhǎng)期保存的復(fù)印件可每五年重新復(fù)印，發(fā)現(xiàn)字跡褪變的現(xiàn)象要采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施；短期保存的復(fù)印件，因?yàn)樗４嫫谙掭^短，故原則上不必做什么特別的管理措施。

（5）復(fù)印紙是由大米殼制作，其防蟲(chóng)害能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于一般普通紙，因此更要加強(qiáng)復(fù)印件防蟲(chóng)害措施，注意給檔案柜定期置放防蟲(chóng)劑。

（6）復(fù)印件保護(hù)技術(shù)要求。由于復(fù)印件不如傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)穩(wěn)定，因而它的保護(hù)環(huán)境必須嚴(yán)格控制溫、濕度，具備防塵、防紫外線、防火等條件。

（7）對(duì)復(fù)印件的安全維護(hù)。工作人員在接觸復(fù)印件材料時(shí)要比較小心，盡量不要用手接觸字跡。防止因摩擦而損壞復(fù)印件中字跡的清晰程度。

第3篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案管理；信息化

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的持續(xù)發(fā)展和我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的逐漸深入，我國(guó)的社會(huì)轉(zhuǎn)型也在同時(shí)進(jìn)行，社會(huì)人口流動(dòng)的速度也在不斷加快，“勞動(dòng)力和人才的社會(huì)化、市場(chǎng)化的趨勢(shì)也更加明顯?！鄙鐣?huì)上的流動(dòng)人員不斷增加，流動(dòng)速度也在日漸提高，這也直接給流動(dòng)人員檔案管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，社會(huì)人員的流動(dòng)，也呈現(xiàn)出了很多新的現(xiàn)象和問(wèn)題，要求流動(dòng)人員檔案管理要提高其數(shù)字化和信息化程度，順應(yīng)信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，因而流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)作為解決這些問(wèn)題最有效的手段也更加為人們所關(guān)注。然而在流動(dòng)人員人事檔案的信息化建設(shè)方面仍然存在著各種問(wèn)題，就目前的流動(dòng)人員檔案管理水平來(lái)說(shuō)，還不能很好地解決，需要進(jìn)一步提高流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)，以此來(lái)更好地推動(dòng)其流動(dòng)人員檔案管理的整體建設(shè)。

二、流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.管理體制較為落后，管理方式不合理

我國(guó)目前的流動(dòng)人員檔案管是一種“多頭管理”的模式，這與國(guó)外和我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理目標(biāo)的要求來(lái)看，顯得較為落后。雖然我國(guó)明文規(guī)定要統(tǒng)一流動(dòng)人員檔案管理的權(quán)力，由“黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)及所屬的人才流動(dòng)中心等部門(mén)和機(jī)構(gòu)”來(lái)統(tǒng)一管理，但在實(shí)際的工作過(guò)程中，其管理權(quán)力卻沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格合理的規(guī)范，有很多的機(jī)構(gòu)如職業(yè)介紹中心、外企人才機(jī)構(gòu)等規(guī)定之外的部門(mén)和機(jī)構(gòu)都參與了進(jìn)來(lái)，使得管理權(quán)力混亂，管理體制也不能夠很好地統(tǒng)一和完善。此外，管理方式也較為不合理。我國(guó)以前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高，流動(dòng)人員也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及現(xiàn)在，因而管理方式是比較傳統(tǒng)的，然而，由于我國(guó)的發(fā)展速度十分快，社會(huì)流動(dòng)人員的流動(dòng)速度也隨之提高的很快，但是其檔案管理方式也沒(méi)有得到及時(shí)的得到改變和完善，使得檔案管理呈現(xiàn)出無(wú)序的現(xiàn)狀，不能跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，也不能滿足于流動(dòng)人員對(duì)檔案管理的需要。

2.檔案管理人員的綜合素質(zhì)低，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

當(dāng)前，我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理部門(mén)的管理人員素質(zhì)還有待提高。流動(dòng)人員檔案管理工作，要求管理人員具有較高的檔案管理水平，還要求能夠熟練掌握各種業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，具備綜合素質(zhì)。但是從我國(guó)目前的人才培養(yǎng)的現(xiàn)狀來(lái)看還很難達(dá)到，這也就使得我國(guó)的流動(dòng)人員檔案管理顯得十分不合理、不科學(xué)。流動(dòng)人員檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，也是我國(guó)信息化建設(shè)中必須要解決的問(wèn)題之一。“除了知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理以外，值得一提的是性別結(jié)構(gòu)不合理?！北娝苤愿⒅丶?xì)節(jié)，在處理問(wèn)題上更細(xì)心，因而我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理隊(duì)伍中主要以女性為主，但隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，也就要求更多的男性也應(yīng)當(dāng)參與到流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程之中去。

三、提高我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理信息化水平的建議

1.建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系

建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系，是提高我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理信息化水平的必要手段。若是管理體制落后，管理內(nèi)容和管理方式過(guò)于陳舊，管理體系也未建立，這對(duì)我國(guó)社會(huì)人員的自由流動(dòng)來(lái)說(shuō)，都是十分不利的，會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)的和諧穩(wěn)定。在建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系的過(guò)程中，要更加注重對(duì)管理體制的創(chuàng)新和突破，不能依舊停留在傳統(tǒng)的管理體制上，要提高信息化水準(zhǔn)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，推動(dòng)其信息化管理的程度。同時(shí)，完善的流動(dòng)人員檔案管理體系也應(yīng)當(dāng)是開(kāi)放的、多元的，能夠在跟上社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的同時(shí)，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，還能在此基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

2.提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)

無(wú)論是在社會(huì)生產(chǎn)還是在社會(huì)管理過(guò)程中，其工作人員在其中總是起著十分重要的作用，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等都是其工具。只有流動(dòng)人員檔案管理的工作人員的素質(zhì)得到提高，能順應(yīng)信息時(shí)展的要求，才能更好地利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，來(lái)提高其流動(dòng)人員的檔案管理水平，推動(dòng)企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的共同發(fā)展。除了要聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員之外，企業(yè)和事業(yè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，要加強(qiáng)其知識(shí)、技能等方面的培訓(xùn)，提高其運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和管理水平上的能力，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉對(duì)信息工具的使用，能夠形成一套完整綜合的理論體系，靈活運(yùn)用于日常的流動(dòng)人員檔案管理工作之中去；此外，還應(yīng)“加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理人員在態(tài)度方面的培訓(xùn)”，提高其職業(yè)素養(yǎng)，形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的整體形象，更好地服務(wù)于人民和社會(huì)。綜上所述，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得大數(shù)據(jù)時(shí)代加快了其到來(lái)的速度和影響的深度，對(duì)人們的生活方式和生產(chǎn)方式也有重要的影響，也改變了社會(huì)的生產(chǎn)管理方式。流動(dòng)人員檔案管理無(wú)論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)總體的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，都有著不可忽視的作用，它影響著企業(yè)的前途與命運(yùn)，也影響著社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展，因而在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和社會(huì)環(huán)境下,集中社會(huì)各界的智慧，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理的信息化建設(shè)，提高其管理水平。

作者:畢見(jiàn)品 單位:威海市人力資源公共服務(wù)中心

參考文獻(xiàn):

[1]粟杏林.淺談新形勢(shì)下南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策[J].中國(guó)科技縱橫,2015(9):205-205

[2]劉璐，陳維昭.檔案數(shù)字化帶來(lái)服務(wù)大提升——成都市探索流動(dòng)人才人事檔案信息化建設(shè)[J].中國(guó)人才,2013(8):36-37

[3]郭明.流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和思考[J].科技資訊,2011(31):23-23

第4篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵字：文書(shū)檔案；管理建議

文書(shū)檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務(wù)、行政管理的檔案。一般來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案是具有價(jià)值的文件資料，對(duì)于每位員工、領(lǐng)導(dǎo)的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書(shū)檔案記錄的內(nèi)容包括公司、組織參加過(guò)的培訓(xùn)活動(dòng)、會(huì)議情況、發(fā)展規(guī)劃等，形式有發(fā)文原件、會(huì)議記錄、存檔件等。

1.辦公室文書(shū)檔案管理特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，包括合同、協(xié)議、信件、會(huì)議記錄等，所包含的內(nèi)容多種多樣，都是對(duì)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點(diǎn)，文書(shū)檔案是由公司專門(mén)部門(mén)、專門(mén)管理人員負(fù)責(zé)的，文書(shū)檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎(chǔ)上建立的，這是文書(shū)工作的最后一步；文書(shū)檔案是非常重要的，有的關(guān)乎整個(gè)公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書(shū)檔案具有保密性的特點(diǎn)，文書(shū)檔案管理者最重要的任務(wù)就是讓檔案處在一個(gè)安全狀態(tài)，不會(huì)被隨意的盜??；文書(shū)檔案是經(jīng)過(guò)篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在對(duì)文書(shū)檔案整合的過(guò)程中，一些檔案資料可能會(huì)正在使用，所以也伴隨著不斷的重復(fù)查找；近年來(lái)，文書(shū)檔案的存檔形式越來(lái)越復(fù)雜，電子資料和紙質(zhì)資料并存，復(fù)印件、掃描儀、錄音筆等電子設(shè)備的出現(xiàn)，也提高了把文書(shū)檔案歸檔的效率，對(duì)于紙質(zhì)資料需要盡可能的延長(zhǎng)保存時(shí)間，電子檔案更多的需要考慮保密性。

2.辦公室文書(shū)檔案管理難點(diǎn)

文書(shū)檔案管理制度實(shí)際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)，每個(gè)人負(fù)責(zé)的工作都有很多，在對(duì)待文書(shū)檔案的整理工作，并沒(méi)有那么及時(shí)的把檔案進(jìn)行歸檔，原因有很多，可能是因?yàn)閭€(gè)人工作多、存放檔案的空間不夠、部門(mén)管理松散等，這就造成了文書(shū)檔案沒(méi)有發(fā)揮其作用，利用率低，在需要用到文書(shū)檔案時(shí)并不能及時(shí)查找，出現(xiàn)問(wèn)題也不能清楚明了的找到負(fù)責(zé)人，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作并不是非常重視，導(dǎo)致部門(mén)管理意識(shí)薄弱，管理結(jié)果和理想中的結(jié)果有很大的區(qū)別。

文書(shū)檔案工作在很多公司、單位都是分開(kāi)管理的，文書(shū)與檔案是兩個(gè)不同的工作。這種工作方式會(huì)導(dǎo)致檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不清晰，不愿意花時(shí)間去思考，同時(shí)兩個(gè)人負(fù)責(zé)工作，很大程度上會(huì)存在不和諧性，不能做到真正的步調(diào)一致，讓文書(shū)檔案的工作有滯后。

3.辦公室文書(shū)檔案管理的思路及建議

文書(shū)檔案工作需要及時(shí)進(jìn)行整理，不能因?yàn)槠渌ぷ髅?、或者存放檔案的空間問(wèn)題而進(jìn)行推遲，部門(mén)設(shè)置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門(mén)負(fù)責(zé)，部門(mén)要加強(qiáng)管理，對(duì)整理歸檔任務(wù)的完成結(jié)果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書(shū)檔案管理工作的職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任落實(shí)到具體的人，不能發(fā)生互相推諉的事情；同時(shí)部門(mén)要重視文書(shū)檔案的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)詢問(wèn)，讓工作人員感受到自己負(fù)責(zé)的是一個(gè)重要崗位，對(duì)工作可能會(huì)有更多的思考。

對(duì)文書(shū)檔案要保管齊全，工作人員要把已經(jīng)整合好的文書(shū)檔案進(jìn)行單獨(dú)整理存放，在整合過(guò)程中的文書(shū)檔案放于另一個(gè)位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要J真檢查，有需要搜集的資料要及時(shí)聯(lián)系，有借出去的資料要及時(shí)收回，沒(méi)有按時(shí)收回的資料要進(jìn)行追蹤。進(jìn)行資料檢查時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，辨別文書(shū)檔案的重要性，把具有重要價(jià)值的資料單獨(dú)保存，沒(méi)有特別價(jià)值的資料可以定期銷毀，騰出空間。

加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員的工作能力，并且培訓(xùn)要長(zhǎng)期舉行，明確培訓(xùn)結(jié)果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對(duì)于管理方法要不斷的更新，積極完成各項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計(jì)算機(jī)管理，讓文書(shū)檔案證書(shū)更加準(zhǔn)確的查詢，在平時(shí)的工作中要努力提高計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)。

辦公室文員要想做好文書(shū)檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作；建立關(guān)于文書(shū)檔案的規(guī)章制度，一切管理都依據(jù)規(guī)章制度來(lái)處理；因文書(shū)檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責(zé)任心來(lái)管理；在管理工作中，要注意學(xué)習(xí)新知識(shí)，可以運(yùn)用一些新技術(shù)去管理文書(shū)檔案。不斷提高辦公室人員的文書(shū)檔案管理水平，做好文書(shū)檔案和其他工作交接，跟隨社會(huì)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)文書(shū)管理檔案工作，保證文書(shū)檔案管理的順利的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]黎乃寧.芻議高校辦公室文書(shū)襠案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，10：16-17.

第5篇：文件檔案管理員范文

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目文件；職責(zé)； 問(wèn)題；對(duì)策

1.醫(yī)院基建各主體責(zé)任單位對(duì)項(xiàng)目檔案收集的管理職責(zé)

1.1項(xiàng)目檔案工作應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，應(yīng)確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。確保形成的項(xiàng)目檔案能反映工程建設(shè)及實(shí)體質(zhì)量情況，設(shè)計(jì)單位要按合同約定，收集項(xiàng)目前期勘測(cè)中形成的工程地質(zhì)、地形測(cè)量、水文、氣象等及設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件，向建設(shè)單位移交。各參建單位的檔案管理工作應(yīng)在建設(shè)單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)各自承包范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目檔案的完成、歸檔的準(zhǔn)確、系統(tǒng)的完整和有效利用負(fù)責(zé)。完成各自職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作，將形成的竣工文件收集、整理，經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位驗(yàn)收后，將所有的文字、圖紙、電子、聲像等不同載體的檔案資料移交建設(shè)單位綜合檔案室歸檔。

1.2建設(shè)單位的職責(zé)：建設(shè)單位要根據(jù)國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配置專職的檔案管理人員，配置能夠滿足項(xiàng)目檔案管理、檔案實(shí)體安全保存和利用需要的設(shè)施，應(yīng)采用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件來(lái)管理。建設(shè)單位檔案室應(yīng)建立檔案管理體系，加強(qiáng)落實(shí)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制，要對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)和培訓(xùn)，并將各部門(mén)的檔案收集工作納入統(tǒng)一管理，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。

1.3勘測(cè)、設(shè)計(jì)單位的職責(zé)：設(shè)計(jì)單位要按合同約定，收集項(xiàng)目前期勘測(cè)中形成的工程地質(zhì)、地形測(cè)量、水文、氣象等及設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件，向建設(shè)單位移交。收集設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的項(xiàng)目可行性研究階段、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)階段形成的文件，設(shè)計(jì)交底及圖紙審查、設(shè)計(jì)優(yōu)化形成的文件，施工圖、竣工圖、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)形成的設(shè)計(jì)更改文件等，經(jīng)過(guò)收集、整理后向建設(shè)單位移交。

1.4監(jiān)理單位的職責(zé)。按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)劃》（GB/T50319-2013）

的規(guī)定，設(shè)計(jì)、施工單位形成的文件質(zhì)量和案卷資料納入工程資料監(jiān)控范圍，對(duì)參建單位整理和移交竣工檔案質(zhì)量情況負(fù)責(zé)審查，并簽署審查意見(jiàn)，最后一同監(jiān)理竣工檔案移交建設(shè)單位。依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）和合同約定，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中形成的文件收集、整理后，向建設(shè)單位檔案室移交。

1.5承包單位的職責(zé)。對(duì)本單位移交的竣工檔案進(jìn)行自檢、驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步以及項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。按照合同約定的承包范圍，收集整理本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案，進(jìn)行匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審查后向建設(shè)單位檔案室移交。

2.醫(yī)院基建檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1醫(yī)院檔案資料分散易丟失。這是由于醫(yī)院工程工藝復(fù)雜、設(shè)計(jì)變更多、周期長(zhǎng)、參與部門(mén)多等原因造成的。如從論證、立項(xiàng)、決策（會(huì)議紀(jì)要）、請(qǐng)示批復(fù)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、辦理手續(xù)、開(kāi)工，到主體和配套施工，竣工，再到水暖電、消防、環(huán)評(píng)驗(yàn)收，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗(yàn)收投入使用，一般最短周期為兩年半時(shí)間。如遇氣候變化或領(lǐng)導(dǎo)變遷等情況，時(shí)間可能多達(dá)4-5年之多。這種實(shí)際情況勢(shì)必就使得醫(yī)院檔案資料更分散易丟失。

2.2醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)建檔意識(shí)和職工歸檔意識(shí)淡漠，未把基建檔案列入單位議事日程。只講工程質(zhì)量，追求當(dāng)下順利竣工；只談醫(yī)院的病歷檔案和人事檔案重要性；或者分管基建的領(lǐng)導(dǎo)將常用的圖紙、維修手冊(cè)、使用說(shuō)明甚至于批復(fù)文件等據(jù)為己有，隨分管人員的崗位調(diào)換檔案被帶走或丟失，更有甚者圖個(gè)人方便不愿歸檔，以至于根本無(wú)法資源共享等等。

2.3施工單位人員素質(zhì)不高，歸檔意識(shí)不強(qiáng)且管理現(xiàn)狀松散。施工人員歸檔意識(shí)差，只收紙質(zhì)檔案，不注意收集電子檔案（如照片或視頻資料）；只注重各種施工資料的收集，不注重配套工程設(shè)備資料的收集，造成歸檔資料的不全、檔案收集、編制質(zhì)量不高。以至于移交給醫(yī)院的基建工程項(xiàng)目歸檔材料中復(fù)印件多、簽字和蓋章不齊全等諸多問(wèn)題存在，造成檔案利用的憑證作用不強(qiáng)等等。在管理上，資料填寫(xiě)不全或破損、設(shè)計(jì)變更與工程變動(dòng)未做會(huì)議紀(jì)要、竣工圖與施工圖通用不做修改等，造成業(yè)內(nèi)資料不準(zhǔn)確。

2.4醫(yī)院基建檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，責(zé)任性與管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案人員學(xué)歷偏低，多數(shù)未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，“三納入”、“四同步”制度落實(shí)較差；對(duì)歸檔文件有多少算多少，文件零散；對(duì)短缺檔案不尋找，不追蹤。也正由于其對(duì)檔案和基建知識(shí)的不熟悉，造成一頭霧水，面對(duì)一堆資料無(wú)從下手，管理雜亂無(wú)章。

2.5醫(yī)院與基建部門(mén)沒(méi)有形成合力，缺乏溝通，指導(dǎo)監(jiān)督不力，造成歸檔質(zhì)量不高。

2.6檔案管理設(shè)備和手段的落后，很多醫(yī)院既無(wú)檔案室甚至沒(méi)有設(shè)置檔案專職人員，多是院辦人員兼職，更談不上配備專門(mén)的檔案裝具與計(jì)算機(jī)管理。一些醫(yī)院不僅沒(méi)有計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行檢索、集中貯藏處理，就連起碼的密集架、鐵皮柜、圖紙柜、裝訂機(jī)、防潮、防蛀設(shè)備也不具備，檔案管理人員還是依靠傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行裝訂，費(fèi)時(shí)費(fèi)工，效率低下，直接影響檔案的長(zhǎng)期安全保管和迅速方便使用。

3.醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理對(duì)策

3.1建章立制，依法治檔。建立健全醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，全院檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一分類，避免過(guò)去分散管理造成的人力、財(cái)力、物力和空間的浪費(fèi)，保證檔案的完整、安全、開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。把完善各項(xiàng)規(guī)章制度作為做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵，將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并有分管領(lǐng)導(dǎo)親自兼管，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。檔案部門(mén)要會(huì)同基建部門(mén)制定一套符合醫(yī)院實(shí)際的檔案崗位職責(zé)、基建檔案管理實(shí)施細(xì)則、基建檔案歸檔整理范圍、歸檔時(shí)間等。強(qiáng)化監(jiān)督職能，在基建工程項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)將檔案工作納入到工程的各個(gè)階段，納入檔案部門(mén)人員和基建部門(mén)人員崗位職責(zé)中。

3.2加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性、條件性、嚴(yán)密性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員必須具有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)和良好的品質(zhì)，因此必須加強(qiáng)對(duì)檔案人員法制宣傳教育，提高檔案專兼職人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到基建檔案的潛在價(jià)值，變被動(dòng)為主動(dòng)，自覺(jué)參與檔案管理。檔案人員要解放思想，更新觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，利用院報(bào)、會(huì)議、發(fā)文、座談等形式積極宣傳檔案法及有關(guān)處罰條例，積極參加基建和檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支既要政治素質(zhì)好，責(zé)任性強(qiáng)，又要熱愛(ài)檔案工作；既要有檔案專業(yè)知識(shí)，熟練掌握操作技能，又要熟知基建項(xiàng)目檔案管理工作范圍，能夠從容面對(duì)檔案專業(yè)發(fā)展面臨的新問(wèn)題；既要有一定外語(yǔ)水平，又要會(huì)利用現(xiàn)代化手段管理使用檔案，有進(jìn)取性和創(chuàng)造性，提高歸檔案卷質(zhì)量。采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)、派出去的方式，對(duì)檔案人員進(jìn)行基建檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)，這樣才能保證檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。

3.3加強(qiáng)醫(yī)院專兼職檔案人員與各參建單位人員的相互學(xué)習(xí)，做到知識(shí)互補(bǔ)。檔案專兼職人員要與各參建單位人員多溝通、多交流，多座談，真正將有利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案資料收歸檔案室，便于更好的開(kāi)發(fā)利用。提高各參建部門(mén)人員的檔案意識(shí)和法制觀念，使大家認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的潛在價(jià)值，變被動(dòng)為主動(dòng)，自覺(jué)參與檔案管理。

3.4加強(qiáng)醫(yī)院與各相關(guān)部門(mén)相關(guān)科室的溝通與協(xié)調(diào)。鼓勵(lì)和支持檔案管理人員自建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始，就積極介人、深人基層，加強(qiáng)工程建設(shè)人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和具體要求，制定基建項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及從建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的其體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過(guò)程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性.保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3.5運(yùn)用現(xiàn)代化手段，搞好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作。開(kāi)發(fā)基建項(xiàng)目檔案信息資源，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、后勤管理服務(wù)，是基建項(xiàng)目檔案管理的根本目的，也是檔案管理工作的重點(diǎn)。所以檔案室首先要?jiǎng)?chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為核心包括掃描、復(fù)印、縮微、聲像等先進(jìn)科技手段在內(nèi)的現(xiàn)代化目標(biāo)，編制切合醫(yī)院基建項(xiàng)目的檔案管理軟件，編制《醫(yī)院工程基建項(xiàng)目簡(jiǎn)介》等，為利用者提供方便、快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是我們管理的真正目的。

基建項(xiàng)目檔案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，所以歸檔的項(xiàng)目檔案必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽字手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)、可靠，與工程實(shí)際相符合，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，其載體、書(shū)寫(xiě)及制成材料應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定。要按國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求組織竣工檔案資料的專項(xiàng)驗(yàn)收?？⒐D應(yīng)與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況相符合，監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖進(jìn)行審查，并在竣工圖案卷目錄上加蓋竣工圖審查章，方可歸檔。項(xiàng)目檔案必須堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，在建設(shè)合同中要明確提出對(duì)文件材料的編制、整理及提交的具體要求。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案歸檔情況，只有這樣才能真正收到有價(jià)值的對(duì)社會(huì)有利用的項(xiàng)目檔案，為日后解決更多的實(shí)際問(wèn)題。

4.投入使用后醫(yī)建檔案的利用價(jià)值

各醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位都要以對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感，確保每一項(xiàng)醫(yī)建設(shè)項(xiàng)目（工程）都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工檔案資料，以便最大限度的發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的巨大作用。檔案的收集、整理就是為了提供人們利用，檔案利用好了能產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?；n案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，項(xiàng)目投資大、數(shù)量多、載體多、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，檔案不僅僅要看給當(dāng)下能解決多少實(shí)際問(wèn)題，更應(yīng)該鑒定其在將來(lái)提供的利用價(jià)值。我們要加強(qiáng)對(duì)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，是醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理未來(lái)必不可少的動(dòng)力。作為醫(yī)院檔案管理人員既要熟悉醫(yī)院管理新知識(shí)，又要熟練掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和電子檔案的收集與整理的新技術(shù)，新方法，只有這樣才能更好的為醫(yī)院深化改革和為社會(huì)利用者提供快捷方便的服務(wù)。

參考資料：

1.田岳海，淺談基建檔案管理中存在問(wèn)題及對(duì)策，《檔案天地》2012年第8期

第6篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 醫(yī)院文化建設(shè)

檔案管理主要是指檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總和，是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的基本組成部分。檔案管理工作在醫(yī)院的文化建設(shè)中起著重要的促進(jìn)作用，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案中記錄著各項(xiàng)真實(shí)活動(dòng)，是對(duì)醫(yī)院文化的歷史再現(xiàn)，而且醫(yī)院的文化建設(shè)也在很大程度上依存于醫(yī)院檔案。因此，加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用，是當(dāng)前醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中亟待解決的問(wèn)題。

一、為醫(yī)院提供信息，指導(dǎo)醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院文化是醫(yī)院進(jìn)行精神文明建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于團(tuán)結(jié)醫(yī)務(wù)工作人員、宣傳醫(yī)院理念具有重要作用。醫(yī)院文化一般由醫(yī)院的管理者提出，然后廣泛傳播，促使醫(yī)院的全體員工貫徹執(zhí)行，以在醫(yī)院內(nèi)部營(yíng)造濃厚的文化氛圍，將核心文化發(fā)展為醫(yī)院全體員工的共同信念。在醫(yī)院的文化建設(shè)過(guò)程中，院長(zhǎng)是最高的管理者，對(duì)于文化傳播與發(fā)展具有舉足輕重的作用，院長(zhǎng)不僅是文化的設(shè)計(jì)者，同時(shí)還是醫(yī)院文化實(shí)踐的帶領(lǐng)者。而文化的傳播與發(fā)展，需要管理者對(duì)醫(yī)院的歷史文化有充分的了解，這樣才能夠根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況設(shè)計(jì)出合乎情理的文化概念。因此，醫(yī)院檔案便發(fā)揮了重要作用，為管理者提供最真實(shí)的醫(yī)院歷史發(fā)展歷程及各項(xiàng)信息，從而為醫(yī)院的文化建設(shè)提供有效指導(dǎo)。

二、加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)發(fā)文化產(chǎn)品

俗話說(shuō)“榜樣的力量是無(wú)窮的”，任何一家醫(yī)院的發(fā)展都需要有先進(jìn)典范的指引，才能夠少走彎路。因此，在醫(yī)院的文化建設(shè)過(guò)程中，如果出現(xiàn)先進(jìn)的典范或技術(shù)標(biāo)兵等榜樣性人物時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)這些先進(jìn)人物的事跡進(jìn)行整合，并廣泛宣傳，以對(duì)他人形成鼓勵(lì)，從而吸引更多的人加入到醫(yī)院服務(wù)行列中。通過(guò)不斷宣傳先進(jìn)的文化理念，可以不斷豐富醫(yī)院本身的價(jià)值觀念和文化認(rèn)知。加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，可以對(duì)醫(yī)院的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和處理，將其以圖表的形式表現(xiàn)出來(lái)，從而更好地展示企業(yè)的文化發(fā)展歷程，并加深醫(yī)務(wù)人員對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)知，從而不斷增強(qiáng)其文化歸屬感和主人翁意識(shí)，同時(shí)也開(kāi)發(fā)出醫(yī)院獨(dú)有的文化產(chǎn)品，對(duì)醫(yī)務(wù)人員及患者形成獨(dú)有的吸引力，不僅能夠更好地服務(wù)于患者，同時(shí)也促進(jìn)醫(yī)院樹(shù)立起良好的信譽(yù)和形象，以促進(jìn)其長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展。

三、提高醫(yī)院文化層次，提升醫(yī)院精神

醫(yī)院精神主要體現(xiàn)在醫(yī)院的文化建設(shè)上，通過(guò)開(kāi)展醫(yī)院文化宣傳活動(dòng)，可以使醫(yī)務(wù)人員廣大群眾更好地認(rèn)知醫(yī)院的形象，并樹(shù)立起醫(yī)院的精神，引導(dǎo)員工不斷地增強(qiáng)文化意識(shí)，加強(qiáng)其歸屬感，從而不斷激發(fā)工作的積極性和創(chuàng)造性，為醫(yī)院的發(fā)展構(gòu)建核心競(jìng)爭(zhēng)力，以不斷提升醫(yī)院的市場(chǎng)信譽(yù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升。醫(yī)院精神是醫(yī)院文化建設(shè)的核心內(nèi)容，是醫(yī)院生存及長(zhǎng)久發(fā)展的動(dòng)力，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各種各樣的事情，通過(guò)將檔案中的醫(yī)院文化與現(xiàn)有的醫(yī)院文化進(jìn)行融合，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院文化層次的提升。只有實(shí)現(xiàn)了文化層次的提升，才能形成醫(yī)院獨(dú)具特色的精神理念，以不斷促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展水準(zhǔn)的提升。

四、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，更好地服務(wù)于患者

醫(yī)院的職能是服務(wù)于患者，對(duì)于醫(yī)院文化的構(gòu)建，則是更好地服務(wù)于患者。因此，醫(yī)院在進(jìn)行文化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持以患者為中心，將患者的利益放在第一位，不斷地提高醫(yī)療水平和醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備管理，引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)院設(shè)備，強(qiáng)化醫(yī)院的技術(shù)實(shí)力，并充分地調(diào)動(dòng)患者的參與意識(shí)，從而更好地滿足患者的治療需要。檔案管理中已經(jīng)保存的相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等都是醫(yī)院文化發(fā)展的關(guān)鍵性因素，通過(guò)對(duì)這些因素進(jìn)行分析，可以為醫(yī)院的發(fā)展培養(yǎng)出遵紀(jì)守法、依法行醫(yī)的醫(yī)務(wù)人員隊(duì)伍。此外，檔案管理中存在著大量的病患資料，做好相關(guān)的備案工作，可以確保醫(yī)院及患者雙方的利益都得到實(shí)現(xiàn)，并徹底解決醫(yī)療事故所帶來(lái)的醫(yī)療糾紛，同時(shí)更好地發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理中的缺陷，從而加強(qiáng)管理，提高醫(yī)院的管理水平和患者服務(wù)滿意度。

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化持久發(fā)展的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院的文化建設(shè)具有重要作用。因此，加強(qiáng)檔案管理就顯得非常重要，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)從多層面對(duì)醫(yī)院檔案優(yōu)勢(shì)進(jìn)行挖掘，不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理，提升醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)，從而為醫(yī)院的文化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的文化基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡小霞，周筱莉. 充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用[J].山東檔案，2008，4

[2]莫燕.談醫(yī)院檔案與文化建設(shè)關(guān)系[J].廣東檔案，2008，2

第7篇：文件檔案管理員范文

首先有利于增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)就會(huì)讓檔案管理人員在內(nèi)心深處熱愛(ài)檔案管理工作、重視檔案管理工作，促使檔案管理人員在工作中形成默默耕耘、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，切實(shí)履行檔案管理工作的神圣職責(zé)；其次有利于提高檔案管理人員為師生服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校教學(xué)服務(wù)體系的重要組成部分，在實(shí)際工作中檔案管理人員不重視檔案服務(wù)工作，而通過(guò)職業(yè)道德素質(zhì)教育，則可以增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，提高他們?yōu)閹熒?wù)的質(zhì)量；最后有利于提升學(xué)校的檔案管理工作水平。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的檔案管理工作面臨著許多新的變化，對(duì)于這些工作環(huán)境變化要求檔案管理人員要進(jìn)行多角度、多層次的分析一些問(wèn)題，而這就需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)。

2檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)存在的問(wèn)題分析

檔案管理工作離不開(kāi)檔案管理人員，只有較高職業(yè)道德素質(zhì)的人員才能促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，但是綜合分析檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題：①檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員在具體的工作中常常會(huì)以檔案屬于保密文件等借口，不向師生放開(kāi)，導(dǎo)致檔案文件的開(kāi)放性不夠，造成此問(wèn)題的主要原因就是檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，他們意識(shí)到不檔案工作的本質(zhì)就是為學(xué)校師生提供教育服務(wù)，而且檔案管理人員在向師生提供服務(wù)時(shí)其態(tài)度傲慢。②檔案管理人員缺乏責(zé)任感。檔案管理工作具有保密性、復(fù)雜性以及細(xì)致性的特點(diǎn)，要求工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行具體的檔案管理工作，但是在具體的工作中我們經(jīng)常會(huì)看到因?yàn)楣ぷ魅藛T責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致檔案丟失、損壞以及重要文件信息被泄密等事件。③檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)不高。學(xué)校檔案管理人員并不是根據(jù)崗位要求而選擇相應(yīng)的管理人員，而是大部分由相應(yīng)的教師兼任檔案管理人員，這樣就會(huì)大大影響檔案管理工作的效率，其主要表現(xiàn)在：一是檔案管理人員不熟悉檔案工作的具體流程，導(dǎo)致檔案資料的存放沒(méi)有制度性，為日后的檔案查閱帶來(lái)很大的不便；二是檔案人員的編研能力不高，現(xiàn)有的檔案管理人員只懂得一些基本的管理知識(shí)，卻沒(méi)有相應(yīng)的編研能力。

3提高檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的途徑

檔案管理工作是一門(mén)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)科知識(shí)，其不僅要求相關(guān)人員要具有專業(yè)的素養(yǎng)和能力，還要具有較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，針對(duì)學(xué)校檔案管理人員職業(yè)道德存在的問(wèn)題，提出一些具體的對(duì)策：

3.1端正檔案管理人員的工作態(tài)度。

強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)前提就是要端正他們的工作態(tài)度，首先要提高工作人員對(duì)檔案工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作不僅是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，也是切實(shí)履行自己工作崗位職責(zé)的體現(xiàn)；其次要強(qiáng)化工作人員的敬業(yè)精神，要鼓勵(lì)工作人員在平凡的崗位上做出卓越的成績(jī)；最后增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，要培養(yǎng)檔案管理人員具有將一生奉獻(xiàn)給檔案管理工作的精神，在工作中要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事每個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)的工作。

3.2提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)和水平。

檔案服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)和目的，基于中職教育的不斷發(fā)展，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的被動(dòng)管理模式，積極推動(dòng)專業(yè)化的服務(wù)管理模式，以用戶的需求為出發(fā)點(diǎn)，重視為師生服務(wù)的實(shí)效工作；積極開(kāi)展以人為本的服務(wù)模式，中職院校檔案管理工作突破只為學(xué)校管理者提供服務(wù)的單一模式，著眼于未來(lái)，充分利用我國(guó)大力發(fā)展職業(yè)教育的大環(huán)境，加強(qiáng)學(xué)校的人性化檔案管理工作。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與手段都有了較大的改變，面對(duì)這些改變需要檔案管理人員要提高業(yè)務(wù)技能：一是要通過(guò)各種途徑提高自己應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，以便在具體的檔案管理中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。二是增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。檔案管理人員要以創(chuàng)新性的見(jiàn)解看待工作中的問(wèn)題，積極在充分借鑒與參考其它領(lǐng)域先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。三是學(xué)校要通過(guò)制定與完善各種制度，保障檔案管理人員的工資待遇，為檔案管理人員的技能提升鑒定提供物質(zhì)與精神層面的支持。

4結(jié)束語(yǔ)

第8篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）03-00-01

凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。高職院?；n案管理和開(kāi)發(fā)利用是高職教育管理的重要組成部分，為學(xué)校當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具體參考價(jià)值和憑證作用。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及高職院校教育的不斷深化，現(xiàn)有的辦學(xué)條件已適應(yīng)不了教育發(fā)展的要求，很多高職院校大力開(kāi)發(fā)擴(kuò)大辦學(xué)條件都是新建學(xué)校，在新學(xué)校的基建項(xiàng)目過(guò)程中，基建檔案管理工作出現(xiàn)很多問(wèn)題。

一、高職院?；n案管理存在的問(wèn)題

1.基建檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)有重視

領(lǐng)導(dǎo)不重視基建檔案的重要性，對(duì)基建檔案管理工作認(rèn)識(shí)有誤區(qū)。只重視教學(xué)檔案工作的管理，認(rèn)為學(xué)校是以教育為主，教學(xué)檔案才是最重要的，對(duì)基建檔案管理工作有偏見(jiàn)，只要工程建設(shè)好就可以了，對(duì)基建圖紙和資料保存與否無(wú)所謂，忽視對(duì)基建檔案的歸檔工作。由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)上重視程度不夠，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度加大。

2.基建檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，素質(zhì)不高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業(yè)人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平偏低，專業(yè)檔案知識(shí)不精通，業(yè)務(wù)技能不熟練，創(chuàng)新意思不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學(xué)校中心檔案管理人員工作脫節(jié)，給基建檔案的開(kāi)發(fā)和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增加了難度。

3.基建檔案管理不規(guī)范、手段檔案沒(méi)有納入科學(xué)管理的軌道，由于部分基建檔案沒(méi)有收和方式落后

自從國(guó)家教委關(guān)于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以來(lái)，學(xué)校檔案工作不斷貫徹這個(gè)兩個(gè)文件的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現(xiàn)在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現(xiàn)漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統(tǒng)的手工管理方式，或遺失和漏掉這樣就給基建檔案造成不完整。檔案管理工作成效差，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的信息化管理就難以開(kāi)展整體信息資料的開(kāi)發(fā)和利用，更不能體現(xiàn)檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。

二、高職院?；n案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

1.加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要性

首先單位領(lǐng)導(dǎo)要組織貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)，把檔案工作列入單位的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)施和人員配備等方面為檔案工作提供條件，定期檢查和研究解決基建檔案工作存在的實(shí)際問(wèn)題。其次，基建檔案管理工作人員要清楚認(rèn)識(shí)自己的工作重要性，認(rèn)真負(fù)責(zé)基建檔案資料的收集、整理、保管、組織、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

2.提高基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的成效起決定性作用，檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)和資源的充分利用很大程度上取決于檔案管理工作人員是管理水平，高質(zhì)量的檔案管理，要求管理人員有廣博的知識(shí)和才干，一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要在政治思想上過(guò)硬，同時(shí)還要具備熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)用新技術(shù)的技能，作為一個(gè)合格的檔案工作人員，要熱愛(ài)檔案管理工作，終于職守，埋頭苦干刻苦鉆研，不但要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)，社會(huì)科學(xué)等方面的知識(shí)，只有不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)管理，提高自己的檔案管理水平， 才能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化教學(xué)教育的需要。

3.規(guī)范基建檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

高職院校基建檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)是規(guī)范的原則，建立合理的基建檔案管理制度，工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，管理工作中量化考核。基建項(xiàng)目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形成進(jìn)行系統(tǒng)整理，圖紙按類別序號(hào)排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）等。按文件性質(zhì)分別組成案卷歸檔，這樣任何地方出現(xiàn)問(wèn)題查找建筑施工設(shè)計(jì)圖都可以找到原因，在短時(shí)間就可以解決問(wèn)題。

第9篇：文件檔案管理員范文

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.

凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.

各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.

經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。