企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀及策略淺析

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摘要：隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，集團企業(yè)的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業(yè)向前發(fā)展的關鍵要素。本文針對集團企業(yè)電子文件管理所面臨的困境，結(jié)合當前國內(nèi)外專業(yè)電子檔案管理的成就，對集團企業(yè)加強電子文件管理提出了相關的策略，以供參考借鑒。

關鍵詞：集團企業(yè)；電子文件管理；現(xiàn)狀；意義；策略

一、集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

集團企業(yè)是以母公司為基礎，以產(chǎn)權(quán)關系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個及三個以上的獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團。企業(yè)集團都是由若干相互聯(lián)系、相互作用的子公司組成的復雜系統(tǒng)，在這個大系統(tǒng)內(nèi)各要素間的互動和協(xié)同，使系統(tǒng)產(chǎn)生了創(chuàng)新和發(fā)展的推動力量，通過集團內(nèi)部的協(xié)同效應，創(chuàng)造1+1>2的效應。電子文件是相對紙質(zhì)文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”[1]。數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展大大提高了企業(yè)的工作效率和管控能力，極大地促進了企業(yè)的集團化和規(guī)?；l(fā)展。但隨著集團企業(yè)規(guī)模不斷擴大，數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業(yè)的各下屬企業(yè)之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸。清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司檔案事業(yè)部總經(jīng)理季雪剛認為：“企業(yè)電子文件管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，電子文件的證據(jù)地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，在管理思想、管理模式、技術(shù)標準、軟件的開發(fā)與應用等方面已積累了豐富的經(jīng)驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據(jù)價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內(nèi)也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎上，開展了電子文件管理戰(zhàn)略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業(yè)務方法和技術(shù)路線[3]。盡管國內(nèi)外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發(fā)現(xiàn)：（1）以往的研究大部分都集中在專業(yè)電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業(yè)電子文件管理方面研究卻非常少。專業(yè)電子檔案管理更注重專業(yè)領域內(nèi)容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業(yè)電子檔案管理是針對集團各子企業(yè)之間的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務流程進行的綜合性管理，兩者性質(zhì)的不同，專業(yè)電子檔案管理研究成果很難為集團企業(yè)所用，導致集團企業(yè)電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現(xiàn)共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結(jié)合起來研究；（3）雖然國內(nèi)外開展基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設計，但關于集團企業(yè)的頂層設計研究未曾提及；（4）國內(nèi)在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業(yè)電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業(yè)電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設、文檔管理內(nèi)部管理方面研究，應用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發(fā)設計更是少之又少。

二、研究集團企業(yè)電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內(nèi)集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀以及社會發(fā)展需要，研究集團企業(yè)電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業(yè)電子文件的管理必須和集團企業(yè)的業(yè)務流程進行緊密結(jié)合，才能發(fā)揮它的最大功能，因此比專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)更加復雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關注專業(yè)電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業(yè)電子文件管理研究，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創(chuàng)性、前沿性，有助于進一步豐富企業(yè)電子文件管理的理論。（2）近年來，國內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展非常迅猛，許多大型集團企業(yè)都建立了集團內(nèi)的管理信息系統(tǒng)。但目前國內(nèi)企業(yè)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)一般比較強調(diào)業(yè)務流程的規(guī)范、信息的溝通傳遞以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統(tǒng)的應用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內(nèi)部的聯(lián)系，提高了集團對下屬各企業(yè)的管控能力，但卻對每天不斷產(chǎn)生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業(yè)的進一步發(fā)展。如何解決集團企業(yè)電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

三、開展集團企業(yè)電子文件管理研究的基本思路

（一）應從集團企業(yè)特點出發(fā)

集團企業(yè)具有子公司層級多、業(yè)務流程復雜等特點。集團企業(yè)層級多，業(yè)務流程復雜，導致其電子檔案管理存在信息風險大、信息黑洞多、信息管理復雜等難題。以往的研究大多以專業(yè)檔案館為基礎，真正以集團企業(yè)電子文件管理為基礎的研究不多，而集團企業(yè)的電子文件管理與業(yè)務流程關系密切，與專業(yè)檔案管理的要求和模式具有本質(zhì)的區(qū)別。因此，電子文件管理研究應在專業(yè)檔案館的研究基礎上，并結(jié)合集團企業(yè)業(yè)務流程的特點，才能夠真正符合企業(yè)應用的需求。

（二）理論研究應與實踐相結(jié)合

以往的研究絕大多數(shù)都是從理論方面對電子文件管理進行分析與探討，在應用層面上涉及較少。由于企業(yè)與專業(yè)的檔案館有很大不同，各企業(yè)間在行業(yè)、地域及管理模式上均有各自特點，因此對集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制進行研究應以集團企業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)相結(jié)合，理論與實踐相結(jié)合的方法才能真正為企業(yè)所用。

四、實施集團企業(yè)電子文件管理的策略

（一）頂層設計管理

頂層設計是運用系統(tǒng)論的方法，從全局的角度，對某項任務或者某個項目的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃，以集中有效資源，高效快捷地實現(xiàn)目標[4]。以往的電子文件管理理論與軟件設計往往只是關注電子文件管理的某個方面進行研究和設計，缺少電子文件管理模式的頂層設計，導致多數(shù)集團企業(yè)電子文件管理架構(gòu)不合理。因此，要從整體的角度規(guī)劃集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制，集團企業(yè)應設計本集團內(nèi)部的電子文件標準規(guī)范，將電子文件頂層設計、業(yè)務流程、標準化和訪問安全等有機地結(jié)合起來，使得電子文件管理能夠安全、高效、有序地進行。

（二）相對集中與相對分散管理

集團企業(yè)電子文件管理與專業(yè)檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別，企業(yè)電子文件包括分布在集團各企業(yè)、各部門的電腦或磁盤中的電子文檔，可劃分為歸檔文件和非歸檔文件兩類。目前，很多企業(yè)管理信息系統(tǒng)中集成了專業(yè)電子檔案管理模塊進行電子文件的管理，而專業(yè)檔案管理模塊一般采用的是集中管理模式，未考慮企業(yè)電子文件管理相對專業(yè)檔案管理的特殊性，并且集團企業(yè)因地域、業(yè)務和管理模式存很大差別，電子文件采用集中管理模式效果并不理想，而針對集團企業(yè)特點采用相對集中與相對分散的電子文件管理模式則效果很好。因此，相對集中與相對分散管理的創(chuàng)新模式是適應集團企業(yè)電子文件管理特點的要求。

（三）基于國際標準的標準化管理

電子文件的標準化是實現(xiàn)集團信息資源共享的前提基礎。由于未能做到標準化，集團各企業(yè)間、各部門間電子文件格式彼此不配套，導致電子文件的歸集和共享難度非常大，更不用說與外界信息的對接。隨著社會高速發(fā)展，集團企業(yè)與外界之間電子文件共享的需求將會更加迫切，因此電子文件管理標準化設計應具有前瞻性，應從高目標和高要求來規(guī)劃企業(yè)標準，將國際標準為目標進行企業(yè)標準化設計是發(fā)展方向和目標。

（四）電子文件安全機制管理

電子文件管理系統(tǒng)及由其處理、傳輸和存儲的電子文件的安全性是電子文件共享基礎，但由于目前電子文件管理系統(tǒng)安全機制設計還不完善，在非授權(quán)訪問、病毒攻擊等方面未能確保電子文件完整性，導致電子文件共享受到嚴重影響，因此電子文件安全機制設計是實現(xiàn)電子文件共享的關鍵環(huán)節(jié)。而當前電子文件安全機制設計重難點在于如何建立集團企業(yè)電子文件交換安全共享機制，實現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的電子文件管理在線服務和并妥善處理電子文件私密與共享管理關系等環(huán)節(jié)。

參考文獻

[1]周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析——《電子文件歸檔與管理規(guī)范》本地化研究[J].電子政務，2012（1）：25-31.

[2]JulieMcLeod.CatherineHare.Managingelectronicrecords[M].Facet，2005.

[3]張蓉.簡析電子文件管理中的熱點問題與啟示[J].中國科技博覽，2010（21）：62.

作者:黃愛華 單位:廣東女子職業(yè)技術(shù)學院