電子檔案管理要求精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理要求范文
計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時(shí)代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強(qiáng)對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的?！?】
一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景
信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時(shí)所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會(huì)各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。
二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設(shè)計(jì)過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。
三、電子文件檔案管理系統(tǒng)
電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動(dòng)化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個(gè)要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時(shí)附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時(shí)候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)?！?】
電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)
收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時(shí)對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。
第2篇：電子檔案管理要求范文
電子檔案管理現(xiàn)狀普及應(yīng)用
檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲(chǔ)在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲(chǔ)存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時(shí)，要迅速的調(diào)出去檔案。在交接時(shí)要確保檔案的真實(shí)性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個(gè)復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實(shí)不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
一、檔案信息電子化的利弊
1.電子檔案的優(yōu)越性
電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個(gè)單獨(dú)的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時(shí)間久了，會(huì)發(fā)霉發(fā)潮，這些都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和存儲(chǔ)時(shí)間。而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案存儲(chǔ)的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財(cái)政支出，并且保證檔案能在很長的時(shí)間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯(cuò)就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案在交接時(shí)不會(huì)出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補(bǔ)充和更新時(shí)很容易丟失和失真，這是因?yàn)闄n案持有人對檔案工作的認(rèn)識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時(shí)的丟失和失真。點(diǎn)在檔案在交接時(shí)只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因?yàn)闄n案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時(shí)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。
2.電子檔案的缺陷
電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲(chǔ)，不法分子很難進(jìn)入盜取相關(guān)檔案，即使進(jìn)入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡裕搽y以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進(jìn)入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因?yàn)槿魏坞娔X都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲(chǔ)的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個(gè)缺陷，任何錯(cuò)誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個(gè)很難克服的缺點(diǎn)，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時(shí)只需要將其分類存儲(chǔ)起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲(chǔ)的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)，檔案管理工作就無法進(jìn)行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)。
二、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用
1.積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制
應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章。基層檔案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。
2.與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新
電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。
3.遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)
第3篇：電子檔案管理要求范文
一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題
根據(jù)分析與調(diào)查，因?yàn)槭艿较嚓P(guān)因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點(diǎn)存在問題，兩者并不匹配，導(dǎo)致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)，掛失登記以及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)等均需要永久保管，但是很多情況下，有權(quán)機(jī)關(guān)的查詢書并沒有與財(cái)務(wù)處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務(wù)的物件或者證據(jù)，所以從銀行的實(shí)際情況分析是不具備長期保存價(jià)值的。另掛失登記或者單據(jù)補(bǔ)發(fā)憑證屬于會(huì)計(jì)憑證，其保管的時(shí)間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關(guān)規(guī)定要求，則需要裝訂流轉(zhuǎn)，尤其在保管期限上存在雙重標(biāo)準(zhǔn)，所謂，在此發(fā)展背景下，為進(jìn)一步緩解其矛盾，銀行會(huì)采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結(jié)合的方式，雖然可以保障檔案內(nèi)容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。
二、電子檔案管理在銀行檔案管理應(yīng)用
（一）可降低銀行檔案管理的強(qiáng)度
從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認(rèn)識到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯(cuò)誤量，并且還可緩解存儲(chǔ)分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢，尤其在無關(guān)檔案銷毀方面優(yōu)勢更加明顯。從另外一個(gè)角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會(huì)計(jì)檔案往往會(huì)依據(jù)業(yè)務(wù)類型加以整理與存放，但是因?yàn)楣芾眢w制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質(zhì)量。
（二）符合會(huì)計(jì)電算化的要求
電算化是時(shí)展的一個(gè)趨勢，但是從當(dāng)前的發(fā)展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應(yīng)用受到限制。因?yàn)槭艿蕉嗄旯ぷ鞯挠绊懀y行工作過分關(guān)注紙質(zhì)檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應(yīng)，還有部分銀行在發(fā)展過程中沒有嚴(yán)格按照實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實(shí)施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發(fā)揮其自身的作用與價(jià)值，無法擴(kuò)大自身的應(yīng)用范圍。
（三）在銀行中的應(yīng)用
在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經(jīng)與現(xiàn)實(shí)呈現(xiàn)出不均衡現(xiàn)象，如此一來則會(huì)對財(cái)務(wù)資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會(huì)計(jì)檔案管理中，其基本目的不僅要維護(hù)銀行自身的利益，更為主要的是滿足內(nèi)外查詢的要求。通過對相關(guān)法律環(huán)境的探究，現(xiàn)在所保留的紙質(zhì)憑證只有債權(quán)債務(wù)關(guān)系的相關(guān)資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內(nèi)容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據(jù)分析與研究，當(dāng)前銀行還存有一部分紙質(zhì)檔案，尤其在業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現(xiàn)象，減少庫存壓力。
三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展
從屬性分析在當(dāng)前發(fā)展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關(guān)鍵所在，并且在新時(shí)期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業(yè)務(wù)流程相互融合，不僅將中間環(huán)節(jié)加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項(xiàng)成本，在此發(fā)展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發(fā)展需要從以下三點(diǎn)出發(fā)：其一是需要進(jìn)一步明確檔案管理的重要性，銀行的業(yè)務(wù)部門在推出業(yè)務(wù)的時(shí)候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會(huì)計(jì)資料的則要與會(huì)計(jì)部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業(yè)務(wù)部門在對各項(xiàng)資料進(jìn)行歸檔的時(shí)候需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，對其正確性以及必要性進(jìn)行分析與探究，將明細(xì)列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數(shù)量。比如前臺(tái)生成的各類業(yè)務(wù)資料，需要嚴(yán)格按照資料名稱進(jìn)行歸納與整理，分析哪一部分內(nèi)容不需要進(jìn)行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點(diǎn)是電子數(shù)據(jù)需要滿足實(shí)際的情況，避免發(fā)生重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。其三是需要在滿足會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)下，要采取系統(tǒng)優(yōu)化的方式選擇節(jié)點(diǎn)，在檔案入庫之前要對資料進(jìn)行分期限裝訂，或者依據(jù)實(shí)際的情況制定完善的規(guī)范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。
第4篇：電子檔案管理要求范文
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：
一是電子文件檔案管理意識不強(qiáng)，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強(qiáng)，致使部分電子檔案長期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范?；鶎友胄须m然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財(cái)物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展滯后。
四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進(jìn)基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢在必行
一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識?；鶎友胄袡n案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢發(fā)展的新舉措、新要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進(jìn)基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設(shè)要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)事求是，既要精心組織、真抓實(shí)干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。
二是著力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進(jìn)行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進(jìn)行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時(shí)限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。
三是建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理電子化沿著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層央行工作實(shí)際，進(jìn)一步充實(shí)完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時(shí)進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評價(jià)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，以確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。
第5篇：電子檔案管理要求范文
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施
隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲(chǔ)形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲(chǔ)形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價(jià)值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個(gè)適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進(jìn)行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會(huì)永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計(jì)算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計(jì)算機(jī)。
（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時(shí)，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護(hù)。
（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時(shí)會(huì)加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會(huì)發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會(huì)造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個(gè)方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因?yàn)榛覊m作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
3.外來磁場和機(jī)械振動(dòng)影響的差異。對紙質(zhì)檔案來說，機(jī)械振動(dòng)、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機(jī)械振動(dòng)、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時(shí)，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個(gè)客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時(shí)，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。
（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：
1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會(huì)更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。
2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個(gè)重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強(qiáng)對電子檔案管理知識的培訓(xùn)。近年來，社會(huì)更加青睞于辦公自動(dòng)化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時(shí)對相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會(huì)帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會(huì)造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔，而集中管理是定期管理，會(huì)帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時(shí)歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。
3.電子檔案真實(shí)性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動(dòng)、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。
三、結(jié)語
要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認(rèn)識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
第6篇：電子檔案管理要求范文
【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化
一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于加強(qiáng)我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不足，認(rèn)識不到檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機(jī)制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實(shí)際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時(shí)有效地更新，甚至在檔案保護(hù)設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護(hù)出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動(dòng)，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式
紙質(zhì)檔案管理，我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點(diǎn)決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點(diǎn)，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時(shí)修改后也會(huì)留下痕跡，如果重新抄錄也很難時(shí)間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與可靠性。但與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對檔案存儲(chǔ)空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強(qiáng)了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入，通過電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)的操作來完成，相對紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過程，具有更強(qiáng)便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認(rèn)，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行有效保存，在保存中不會(huì)出現(xiàn)腐蝕或損壞的問題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計(jì)算機(jī)操作能夠更快的進(jìn)行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理能力也能夠更好的實(shí)現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調(diào)出進(jìn)行查閱，檔案的修改也可以通過計(jì)算機(jī)輕松完成。
四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性
（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國各級檔案部門認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問題的有效途徑
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實(shí)準(zhǔn)確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時(shí)代變革中的各項(xiàng)決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進(jìn)行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權(quán)限的設(shè)定促進(jìn)檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時(shí)，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數(shù)量及存儲(chǔ)空間不足的問題。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動(dòng)我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
第7篇：電子檔案管理要求范文
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系構(gòu)建
為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時(shí)展的全新趨勢。
一、新時(shí)期電子檔案管理的重要意義
首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財(cái)力、物力以及人力等方面的投資。
其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。
最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時(shí)期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會(huì)對于檔案利用多元化的特征。
二、新時(shí)期電子檔案管理的問題分析
首先，對電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)――習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；過度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時(shí)又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。
其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲(chǔ)存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計(jì)算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。
最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。
三、新時(shí)期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用
（一）強(qiáng)化信息化管理意識
在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會(huì)各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展需求。
首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識的加強(qiáng)。
其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時(shí)，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。
最后，新時(shí)期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對于電子檔案的認(rèn)識和使用程度。
（二）完善信息化管理體系
新時(shí)期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時(shí)該體系在制定的過程中，應(yīng)當(dāng)對有關(guān)對電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。
（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)
加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。
綜上所述，新時(shí)期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對計(jì)算機(jī)過度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲(chǔ)存媒介損壞時(shí)，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過對電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時(shí)期科技以及社會(huì)發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]邢軍岐.淺談新時(shí)期電子檔案管理問題[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（09）.
[2]何所懼.新時(shí)期電子檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（01）.
第8篇：電子檔案管理要求范文
關(guān)鍵詞：水庫；電子檔案；管理
1 水庫做好電子檔案管理工作的意義
1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，檔案中的內(nèi)容對于現(xiàn)實(shí)的水庫發(fā)展情況是重要的記錄，對于現(xiàn)在和未來水庫的管理工作的發(fā)展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關(guān)系到水庫的發(fā)展，關(guān)系到水庫各項(xiàng)工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會(huì)采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發(fā)揮著重要的促進(jìn)意義。
1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統(tǒng)的水庫檔案管理工作延續(xù)著紙質(zhì)化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項(xiàng)目檔案等，都是通過紙質(zhì)的檔案形式呈現(xiàn)和保存的。從一定程度上來講，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案一部分需要手寫等形式來展現(xiàn)，因此，檔案的真實(shí)性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現(xiàn)的丟失、損壞等情況的出現(xiàn)機(jī)會(huì)。
2 水庫電子檔案管理工作中存在的問題
水庫電子檔案管理對于水庫檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來看，當(dāng)前水庫在電子檔案管理工作方面還存在著一些問題和不足，這些問題的存在制約了電子檔案管理的發(fā)展，是需要水庫在電子檔案管理工作中進(jìn)行改進(jìn)的。
2.1 管理人員對電子檔案重視程度低 在當(dāng)前的水庫檔案管理工作中，水庫檔案管理人員對于電子檔案的重視程度比較低，一直以來習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的員工，對于現(xiàn)代化的電子檔案管理的認(rèn)識比較淺薄，沒有充分了解到電子檔案對于水庫檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對于電子化的檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，他們在具體的工作中所開展的電子檔案管理工作水平也會(huì)下降。
2.2 電子檔案技術(shù)管理問題不到位 電子檔案管理工作的開展還需要檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)一定的技術(shù)支撐，電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無紙化辦公，不僅將傳統(tǒng)檔案中的內(nèi)容復(fù)制到電子文件中，同時(shí)還要進(jìn)行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫檔案管理工作中要想實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，還需要水庫發(fā)展中具備強(qiáng)有力的電子技術(shù)支持。但是，就當(dāng)前水庫電子檔案管理工作發(fā)展的具體情況來看，水庫管理工作方面的電子技術(shù)支持還非常落后，由于掌握專業(yè)的電子技術(shù)的人員數(shù)量不足，電子技術(shù)使用所需要的資金支持力度有限，電子設(shè)備老化，新型電子設(shè)備技術(shù)的數(shù)量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫電子檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，影響了電子檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。
2.3 電子檔案管理人員能力素質(zhì)存在不足 在水庫的電子檔案管理工作的開展方面，不僅需要技術(shù)，資金的支持，還需要專業(yè)的電子檔案管理人員來為檔案管理保駕護(hù)航。隨著水庫開展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質(zhì)量，提升管理水平，這些問題基本全都需要具體的檔案管理人員來實(shí)現(xiàn)。就目前水庫電子檔案管理工作的發(fā)展情況來看，檔案管理人員對于電子檔案管理技術(shù)的掌握程度還比較低，他們在進(jìn)行具體的檔案管理工作的過程中，由于缺乏技術(shù)支持和專業(yè)的電子檔案管理知識，導(dǎo)致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發(fā)揮。此外，當(dāng)前水庫的檔案管理人員普遍文化素質(zhì)偏低，他們在對新型的電子檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)的過程中，學(xué)習(xí)能力較差，這也影響了他們掌握先進(jìn)技術(shù)的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫中的發(fā)揮。
3 做好水庫電子檔案管理工作的對策
水庫發(fā)展中對于檔案管理工作的要求比較高，當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，電子化的檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作的大趨勢，但是水庫在進(jìn)行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對這些存在的問題，未來水庫做好電子檔案管理工作需要從幾個(gè)方面入手。
3.1 重視電子檔案管理工作的建設(shè) 重視電子檔案管理工作的建設(shè)，需要檔案管理人員和水庫的整體管理工作等多方面進(jìn)行努力。作為檔案管理人員，應(yīng)該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認(rèn)識到電子檔案管理如今已經(jīng)成為大難管理工作的大勢所趨。此外，上級部門對水庫電子檔案管理工作有足夠的認(rèn)識，加大對電子檔案管理工作發(fā)展的宣傳力度，通過對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳，培養(yǎng)他們充分認(rèn)識到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領(lǐng)域入手，設(shè)定更加與時(shí)俱進(jìn)的電子檔案管理制度，用制度的手段規(guī)范電子檔案管理的工作流程。
3.2 做好對電子檔案管理工作的技術(shù)支持 這就需要從兩個(gè)方面進(jìn)行努力，首先，技術(shù)支持需要專業(yè)的技術(shù)人員對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，水庫可以針對性的聘請專業(yè)人員建設(shè)一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，并且聘請專職的技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫投入一定量的資金支持電子檔案系統(tǒng)的全面運(yùn)轉(zhuǎn)，提升電子檔案的運(yùn)行水平和整體能力，保障電子檔案的運(yùn)行更加專業(yè)化，精細(xì)化。
3.3 強(qiáng)化對電子檔案管理人員的培訓(xùn) 在培訓(xùn)工作方面，水庫需要根據(jù)現(xiàn)行的電子檔案管理需求和管理問題針對性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，對于具體的檔案管理人員從技術(shù)、文化，以及思想理念等方面對他們進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們在掌握先進(jìn)管理技術(shù)的同時(shí)，也能夠從思想理念方面與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)生轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫的發(fā)展中，還可以適當(dāng)?shù)匾M(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)的電子檔案管理人才，提升整體的管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力。
4 結(jié)論
電子檔案管理是水庫檔案管理發(fā)展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應(yīng)的管理對策，提升檔案管理水平，促進(jìn)水庫的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
第9篇：電子檔案管理要求范文
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢。
檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規(guī)范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。
（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。
（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。
（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤等，避免病毒的侵害。
5結(jié)語
綜上，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理以社會(huì)信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的持續(xù)發(fā)展。
