電子檔案管理風(fēng)險點精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的電子檔案管理風(fēng)險點主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
【論文摘 要】目前,計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施,力求使風(fēng)險降到最低?；诖?本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。
目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險性,如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施,以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防,在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式,也是最經(jīng)濟的方式,對于電子檔案來說,應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù),新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的,在計算機維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險,主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說,為了應(yīng)對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散,即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進,創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險,如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評估風(fēng)險的措施
當(dāng)風(fēng)險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點,如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施,力求使風(fēng)險造成的損失最小。
簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風(fēng)險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風(fēng)險的警覺度,把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37
[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29
第2篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
【論文摘 要】目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3．及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評估風(fēng)險的措施
當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險管理[j]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37
[3]鄒生．開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29
第3篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；事業(yè)單位；應(yīng)用；風(fēng)險控制
一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中應(yīng)用的主要作用
（一）電子信息檔案管理符合時展的基本要求
在當(dāng)前的社會發(fā)展形勢下，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到了前所未有的高度，并且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作形式也在發(fā)生改變。高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)催生了信息化水平的提升，強化信息化建設(shè)也已經(jīng)成為當(dāng)前許多行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，檔案管理領(lǐng)域同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數(shù)量的增多，管理工作的難度也呈現(xiàn)出逐漸加大的態(tài)勢，給事業(yè)單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負(fù)擔(dān)[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質(zhì)量低下的現(xiàn)狀，并且可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發(fā)展趨勢，促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
（二）電子信息檔案管理是事業(yè)單位的檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化
在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的一個目標(biāo)是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導(dǎo)下一步工作，明確工作目標(biāo)，優(yōu)化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業(yè)單位的檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上。通過對檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業(yè)單位主營業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)工作效能總體提升。
（三）節(jié)省了事業(yè)單位檔案管理工作的大量資源
在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式下，管理質(zhì)量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間，事業(yè)單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數(shù)的增加，會產(chǎn)生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴(yán)重影響檔案資源的開發(fā)與利用[2]。此外，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費較大的人力物力。
二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位工作中應(yīng)用及風(fēng)險控制措施
（一）建立一套科學(xué)完善的電子信息檔案管理工作模式
在事業(yè)單位的檔案管理工作中，重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。
（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風(fēng)險防控質(zhì)量
在事業(yè)單位的檔案管理中開展電子信息建設(shè)，既要優(yōu)化工作流程，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性，還要實現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式，發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機聯(lián)系，找到共性和有指導(dǎo)性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數(shù)字，指導(dǎo)具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導(dǎo)意見[4]。
（三）及時填補事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風(fēng)險，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風(fēng)險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風(fēng)險抵御能力。
（四）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)
傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械，重復(fù)性很強，不需要很高的技術(shù)水平，對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才[6]。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進人才的時候，除了需要引進專業(yè)人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓(xùn)等方式，提升事業(yè)單位原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業(yè)務(wù)密切相關(guān)，要經(jīng)常性開展電子信息檔案管理方面的培訓(xùn)，提升工作人員的信息應(yīng)用意識，提升工作水平。
三、結(jié)語
綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風(fēng)險控制措施給予重點關(guān)注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應(yīng)積極制定檔案管理的風(fēng)險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。
參考文獻：
[1]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.
[2]敏.現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的電子信息技術(shù)化[J].中國信息化，2013（10）：20-20.
[3]谷紅艷.電子信息時代檔案管理的風(fēng)險控制方法分析研究[J].東方教育，2014（z2）：90-90.
[4]李詠梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.
第4篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；風(fēng)險估測；信息化
1 強化電子檔案的風(fēng)險管理
1.1 電子檔案風(fēng)險管理現(xiàn)狀
從電子檔案管理現(xiàn)狀來看，從電子文件形成之前，即電子文件的生成軟件開始，到電子檔案利用的各個環(huán)節(jié)，影響電子檔案管理的風(fēng)險因素是客觀存在的。這些因素中除了人力不可抗拒的自然災(zāi)害因素之外，還包括保管條件、法規(guī)制度等客觀因素因素，以及工作不規(guī)范、抵觸、懈怠等主觀因素，造成了電子檔案資源的流失和損毀，嚴(yán)重影響其真實性、完整性、可用性和安全性等。同時，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和自然環(huán)境條件的變化，新的風(fēng)險會不斷出現(xiàn)，因此建立電子檔案風(fēng)險管理模式是非常必要的。
1.2 電子檔案風(fēng)險管理體系的構(gòu)建主體
對的電子檔案管理實行風(fēng)險管理，是做好電子檔案工作的客觀要求和必要內(nèi)容。黨委和政府、各級文件生成和管理參與機構(gòu)（特別是信息化和電子政務(wù)主管部門、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定和系統(tǒng)開發(fā)部門、檔案部門）、機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)相關(guān)工作人員都是風(fēng)險管理體系的構(gòu)建主體。電子檔案風(fēng)險與多個層次、多個領(lǐng)域的因素有關(guān)，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險管理體系需要根據(jù)電子文件和電子檔案管理工作的實際情況和相關(guān)配套工作的實際情況進行統(tǒng)一謀劃，需要各相關(guān)部門和社會力量的協(xié)調(diào)配合，進而構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對體系。
1.3 構(gòu)建電子檔案風(fēng)險管理體系
應(yīng)以風(fēng)險發(fā)生為界點，既建立風(fēng)險發(fā)生前的防止或降低風(fēng)險發(fā)生概率的體系，又建立風(fēng)險發(fā)生后的降低風(fēng)險影響減少風(fēng)險損失的體系。風(fēng)險前體系。這是電子檔案風(fēng)險管理體系中最基礎(chǔ)的部分，也是工作細(xì)致程度和復(fù)雜程度最高的部分，其主要包括風(fēng)險識別、風(fēng)險估測、風(fēng)險防范三大內(nèi)容。風(fēng)險識別：通過對自然環(huán)境條件等客觀因素，以及從電子文件的生成之前到電子檔案的利用的產(chǎn)生、存儲、轉(zhuǎn)移等各個工作環(huán)節(jié)進行細(xì)化和監(jiān)測，結(jié)合電子文件和電子檔案的種類、特點、管理要求等，對可能造成風(fēng)險的因素進行分析提煉，對已存在的和可能出現(xiàn)各種風(fēng)險進行辨識和總結(jié)歸類。
2 梳理規(guī)范電子文件管理流程
2.1 傳統(tǒng)電子文件管理流程弊端
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件從形成到被永久保存或永久銷毀的管理流程，是按管理環(huán)節(jié)進行分工的，即以“歸檔”為界點，分別由文件生成部門進行歸檔前的管理，而由檔案部門（包括機構(gòu)內(nèi)檔案部門和檔案館）進行歸檔后的管理。這種管理環(huán)節(jié)上的分工在一定程度上破壞了文件運動的連續(xù)性。電子文件具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件沒有的虛擬性、與載體的可分離性、易更改性等特點。因此，必須要加快推進電子檔案統(tǒng)一接收、保管和利用工作，同時在開展這幾項工作之前，要結(jié)合電子文件的特點和實際，參照外省的做法，對相關(guān)管理流程進行優(yōu)化。
2.2 電子文件管理專業(yè)性和規(guī)范性
電子文件生命周期理論表明，電子文件從形成到永久保存或永久銷毀是一個不可分裂的運動過程，這一過程可以根據(jù)電子文件的功能和價值形態(tài)的變化劃分為若干個階段，對不同階段的管理需求應(yīng)該統(tǒng)籌實現(xiàn)；電子文件生命周期全程的管理和監(jiān)控措施由電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)，因此，電子文件管理活動應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段。文件連續(xù)體理論則“進一步強調(diào)電子文件運動過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與或介入電子文件管理，要求對電子文件的管理與監(jiān)控在電子文件生成的同時或之前就開始。”因此，優(yōu)化電子文件管理過程必須充分利用檔案部門的專業(yè)性和規(guī)范性，“更積極地將文件從生到死、從頭到尾的整個運動過程，全面而又系統(tǒng)地管理起來?！边@是符合電子文件運動客觀規(guī)律的。也就是說，要保障電子檔案資源的真實、齊全和完整，必須從對國家檔案資源負(fù)責(zé)任高度出發(fā)，切實采取有效措旌，從根本上保障各級檔案部門，特別是檔案行政管理部門和綜合檔案館在電子文件生成之初，甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初開始，在整個電子文件的運動過程中對電子文件進行有效的控制。
2.3 增強電子文件統(tǒng)一管理試點
建議借鑒外省、市經(jīng)驗，盡快開展電子文件統(tǒng)一管理試點工作?？蛇x擇系統(tǒng)運轉(zhuǎn)較好、電子文件管理有一定基礎(chǔ)的省直單位作為試點，通過黨政專網(wǎng)平臺對所選試點單位所歸檔的電子公文進行統(tǒng)一管理，通過試點積累經(jīng)驗、建好標(biāo)準(zhǔn)、做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以逐步實現(xiàn)對電子文件的統(tǒng)一、全程、規(guī)范、安全管理。建議穩(wěn)步推進電子文件中心建設(shè)，以省、市（州）、縣（市、區(qū)）國家綜合檔案館為基地，建立起三級互聯(lián)的電子文件管理中心信息應(yīng)用系統(tǒng)體系，利用電子政務(wù)網(wǎng)相互連通，形成“縱橫”型的框架結(jié)構(gòu)。建立互聯(lián)的電子文件中心信息應(yīng)用系統(tǒng)體系，就是在整體上實現(xiàn)電子文件的規(guī)范生成、流轉(zhuǎn)交換的管理，統(tǒng)一電子文件流通格式。通過建立電子文件前端控制機制，保證電子文件在生成、編輯階段符合相關(guān)規(guī)范，使一份完整的電子文件由足以為其提供憑證價值的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息組成，從電子文件產(chǎn)生的源頭保障其的真實性、完整性與有效性；通過建立電子文件流轉(zhuǎn)交換系統(tǒng)，在綜合運用加密、壓縮、消息認(rèn)證、電子水印、數(shù)字簽名等技術(shù)，對電子檔案、電子文件的交換、加密、壓縮、簽署、檢索實現(xiàn)綜合管理。利用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)與各機關(guān)、企事業(yè)單位在辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件、檔案資源，建立一個廣域性的電子文件流轉(zhuǎn)交換接口，形成一個共享的綜合技術(shù)平臺。
3 形成協(xié)調(diào)順暢的合作共建機制
總體上講，這主要是指理順電子文件和電子檔案管理主要相關(guān)部門之間的關(guān)系，明確各自的職責(zé)，同時加強關(guān)于電子文件和電子檔案管理的跨部門溝通與合作，以期消除我國直線職能式行政組織結(jié)構(gòu)在運行中客觀存在的“容易因循守舊，各機構(gòu)橫向聯(lián)系和協(xié)同不足”的缺點，進而協(xié)調(diào)和統(tǒng)一各方力量共同做好電子文件和電子檔案管理工作。理順電子文件和電子檔案管理各部門之間的關(guān)系，明確各自的職責(zé)，既包括各單位內(nèi)部部門和機構(gòu)，也包括單位之間。特別是要通過對法規(guī)體系的健全，加大對檔案部門的制度性授權(quán)和事務(wù)性授權(quán)力度，提高檔案部門的工作主動性和積極性，保證檔案部門的專業(yè)性在電子文件和電子檔案管理中得到充分發(fā)揮，同時使其責(zé)任更加細(xì)化和明確，使管理更加方便。在標(biāo)準(zhǔn)方面，要堅持“有章先行、無章緩行”的原則，嚴(yán)格根據(jù)國家已經(jīng)頒布的標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作。要根據(jù)國家的標(biāo)準(zhǔn)及時制定地方性標(biāo)準(zhǔn)并對具體執(zhí)行提出要求，但不應(yīng)有超出國家現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的地方性標(biāo)準(zhǔn)存在。重點是提高貫徹標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量和水平，做到“步步有章可循、件件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”，使的電子文件和電子檔案管理更規(guī)范，成功率更高。
參考文獻
第5篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
[關(guān)鍵詞]醫(yī)療檔案；管理利用；風(fēng)險；對策
近年來，社會各界對醫(yī)療檔案的認(rèn)識不斷提高，人們對醫(yī)療檔案的利用和依賴也在不斷增長，醫(yī)療檔案利用，是醫(yī)療檔案利用者通過醫(yī)療檔案利用工作查找、利用醫(yī)療檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是醫(yī)療檔案信息資源的利用價值得以實現(xiàn)的過程。醫(yī)療檔案利用是檔案管理整個工作過程中的最終環(huán)節(jié)，醫(yī)療檔案安全保管的最終目標(biāo)就是能服務(wù)于醫(yī)學(xué)研究、不斷地提高醫(yī)療水平，服務(wù)于人民群眾。但是，在做好醫(yī)療檔案利用服務(wù)的同時，也存在著不同程度的利用風(fēng)險。
醫(yī)療檔案管理人員在認(rèn)真履行醫(yī)療檔案利用服務(wù)職責(zé)的同時，也應(yīng)特別注意到醫(yī)療檔案的利用安全，做到不丟失、不損毀。那么，醫(yī)療檔案利用過程中存在著哪些風(fēng)險呢？筆者調(diào)查認(rèn)為，就醫(yī)療檔案來說，在利用過程中存在的風(fēng)險大致有以下幾個方面：
一、醫(yī)療檔案利用中存在的風(fēng)險點
（一）醫(yī)療檔案管理人員安全風(fēng)險、責(zé)任意識淡薄
在醫(yī)療檔案利用過程中，有些檔案管理人員認(rèn)為只要把檔案收好了，檔案就安全了，其實不然。檔案安全貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，案卷裝訂、鑒定、出庫、查閱、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案復(fù)查、設(shè)備運行等方面都存在著潛在的風(fēng)險，醫(yī)療檔案安全的首要任務(wù)就是要不斷增強醫(yī)療檔案管理人員的風(fēng)險防范和責(zé)任意識。
（二）醫(yī)療檔案利用制度建設(shè)需進一步完善
醫(yī)療檔案管理部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴大，利用者的增多，利用目的的多元化，醫(yī)療檔案查閱利用的制度沒有得到及時的完善和補充，面對醫(yī)療檔案利用者新的利用需求，檔案管理人員依然墨守成規(guī)，制度落實不到位，思想觀念沒有更新。即使有完善的制度也未嚴(yán)格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規(guī)操作的現(xiàn)象，
（三）對醫(yī)療檔案安全責(zé)任缺少必要的監(jiān)督和檢查
在醫(yī)療檔案利用過程中，有些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由隨意翻閱、摘抄與拍照、復(fù)制，而沒有必要的監(jiān)管，且不說，這樣做會對醫(yī)療檔案本身易造成損害，而且由于管理工作人員嚴(yán)重失職，極容易造成醫(yī)療檔案的丟失和損毀。
（四）電子醫(yī)療檔案的不可讀與失真現(xiàn)象更加普遍
隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，電子醫(yī)療檔案大量產(chǎn)生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時，也給醫(yī)療檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰(zhàn)。比如：電子檔案與讀取設(shè)備的不兼容，造成電子檔案不能讀??；網(wǎng)絡(luò)黑客與電腦病毒的攻擊對醫(yī)療檔案信息的威脅等等。
（五）醫(yī)療檔案正常利用中對檔案造成的損毀
在正常的醫(yī)療檔案利用過程中；也有可能對檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案管理人員也應(yīng)及時提醒利用者多加注意，盡可能地避免對檔案的損害。二是工作人員違反操作規(guī)程，有的調(diào)卷后隨意堆放、有的違反網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫管理規(guī)定等，這些都會增加醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險。
二、醫(yī)療檔案利用過程中存在風(fēng)險的原因
醫(yī)療檔案利用過程中存在的風(fēng)險主要體現(xiàn)為主觀原因和客觀原因兩方面。
（一）主觀原因：檔案管理工作人員的責(zé)任心、工作經(jīng)驗與業(yè)務(wù)素質(zhì)、風(fēng)險意識是醫(yī)療檔案利用存在風(fēng)險的主要原因，醫(yī)療檔案管理工作是一項嚴(yán)肅性、科學(xué)性、系統(tǒng)性的工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作經(jīng)驗、風(fēng)險防范意識直接影響到檔案利用工作的安全與工作質(zhì)量。在整個檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案的鑒定、庫房管理、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理、檔案的調(diào)閱與審核、案卷的質(zhì)量等方面跟檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系，工作人員的責(zé)任心強、工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)能力過硬，醫(yī)療檔案管理和利用的風(fēng)險就小。同時，醫(yī)療檔案管理的工作人員風(fēng)險意識強與弱，對產(chǎn)生醫(yī)療檔案利用風(fēng)險的結(jié)果也不同。
（二）客觀原因
1、醫(yī)療檔案利用者的廣泛性以及內(nèi)容的豐富性
醫(yī)療檔案資料在工作查考、學(xué)術(shù)研究、臨床醫(yī)療等方面都發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)療檔案查考和研究作用的充分發(fā)揮；均源于醫(yī)療檔案門類和內(nèi)容的日益豐富。醫(yī)療檔案資源越豐富，利用就會越頻繁、越廣泛，隨之而來的就是醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險也會越來越大。
2、醫(yī)療檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展與深入，增加了醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險。隨著醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化程度的不斷提高，為醫(yī)療檔案利用提供了方便、快捷的利用方式的同時，也給檔案的安全工作帶來了新的挑戰(zhàn)，電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設(shè)備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會增加檔案的利用風(fēng)險。
三、采取有效措施，避免醫(yī)療檔案利用風(fēng)險的對策
（一）抓好安全和責(zé)任意識教育至關(guān)重要
醫(yī)療檔案利用的安全需要責(zé)任到人，層層抓落實，醫(yī)療檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實實在在的責(zé)任追究制度，主管領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)總責(zé)，層層把關(guān)，一級抓一級，不斷提高檔案安全意識，加強對所主管部門工作人員的安全和責(zé)任意識教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。
（二）樹立和強化風(fēng)險意識，促業(yè)務(wù)素質(zhì)提升
醫(yī)療檔案資源是促進醫(yī)學(xué)發(fā)展、醫(yī)療研究不可缺少的寶貴財富，針對醫(yī)療檔案的保護工作也亟待加強，醫(yī)療檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風(fēng)險防范意識，認(rèn)真抓好檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，進一步加強對醫(yī)療檔案工作的再認(rèn)識，積極創(chuàng)新醫(yī)療檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低醫(yī)療檔案在利用過程中的損失和風(fēng)險。
（三）提供有效的法律保障，建立科學(xué)的管理制度
檔案管理與利用是一個科學(xué)的、系統(tǒng)的管理過程，明確職責(zé)可以有效保證醫(yī)療檔案管理和利用工作的正常有序進行。筆者認(rèn)為，醫(yī)療檔案管理部門要做到有效防范和降低利用風(fēng)險就必須依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定，建立科學(xué)的、完善的檔案管理、利用等一系列具有可操作性的規(guī)章制度和管理程序，以此來規(guī)范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，醫(yī)療檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。
（四）加強在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的醫(yī)療檔案利用安全防范
第6篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
1.電子檔案儲存的安全性問題
醫(yī)院保存的電子檔案大部分是屬于重要的文書材料，如今很多儲存設(shè)備具有高速讀寫的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因為信息化手段所使用的都是統(tǒng)一的字體與標(biāo)識，喪失了手寫漢字的特點，這樣也不利于對真假進行鑒別，導(dǎo)致被侵害的文件不易被察覺。另外，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娘L(fēng)險性也很大，在傳輸?shù)倪^程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風(fēng)險。因此電子檔案儲存的安全性問題是不可忽視的。
2.電子檔案管理的長期可讀性問題
電子檔案的信息存儲在不同的載體上，信息的讀取與儲存需要指定的設(shè)備，這樣會導(dǎo)致信息對軟硬件的依賴。當(dāng)前信息技術(shù)等發(fā)展非?？?，計算機影響的更新速度也非?？欤羰窃诩嫒菪苑矫娉霈F(xiàn)了問題，也有幾率會讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。
3.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)問題
應(yīng)用辦公自動化對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。如果引進了現(xiàn)代化的設(shè)備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理信息化。
二、信息技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用
1.提升設(shè)備的安全性，確保電子檔案的安全性
前面提到電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中存在一定的安全風(fēng)險性，因此，要重視這個環(huán)節(jié)，要針對性地加強檔案儲存設(shè)備的安全性，方法可以是：對相關(guān)軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)期進行檢測、維護與清理，要以此為職責(zé)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對存檔的電子文件，特別是重要的電子文件進行備份與更新，還要加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等，利用這些手段來提升設(shè)備的安全性，最大限度地保障電子檔案在傳輸、儲存、運用操作的過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時，應(yīng)用辦公自動化技術(shù)進行電子檔案管理時，必須遵照相關(guān)的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止電子文件被其他用戶進行非法使用或者隨意修改，進一步提高其安全性。
2.完善相關(guān)規(guī)章制度，對電子檔案操作流程進行規(guī)范
首先，在利用信息技術(shù)對具體的電子檔案進行管理的過程中，要以實際情況為出發(fā)點，對相關(guān)制度進行科學(xué)完善，如電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，從而最大限度地保障電子檔案管理中的安全程度。最后，在實際的工作過程中，應(yīng)該構(gòu)建一個相對規(guī)范的電子檔案管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，需要將各個部門的儲存格式、處理手段進行統(tǒng)一，對保管、使用、收集等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過程中又或者兼容性的問題導(dǎo)致電子文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現(xiàn)漏洞，同時更要保障電子文件制作與檢索過程中與電子檔案管理及時同步。
3.利用信息技術(shù)分步推進，實現(xiàn)電子檔案信息管理
要堅持從實際出發(fā)，在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重視所有電子檔案管理必須重視的環(huán)節(jié)，就是特殊性與安全性，從而構(gòu)建系統(tǒng)平臺，制定規(guī)范的管理模式。最后，需要對電子檔案數(shù)據(jù)進行積累，在這個過程中，我們要長期堅持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源，加以充分利用，來對階段性的目標(biāo)進行明確。基于目前醫(yī)院電子檔案管理信息化的現(xiàn)狀來分析，必須要分步推進，實現(xiàn)電子檔案信息化管理。最后需要加強這方面技能與思想方面的培訓(xùn)，從而擁有正確的電子檔案信息服務(wù)意識。
4.強化技能培訓(xùn)，提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)
第7篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷?。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。
（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲存在計算機中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發(fā)展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務(wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態(tài)、全面的服務(wù)特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。
二、加強電子檔案管理的方法
（一）利用風(fēng)險管理方法，提升電子檔案管理的水平
電子檔案管理由于利用的計算計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風(fēng)險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應(yīng)的措施進行應(yīng)對，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進一步的達到電子檔案管理的安全系數(shù)。
（二）規(guī)范電子檔案管理的操作流程
傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續(xù)性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)上的虛擬信息，通過網(wǎng)絡(luò)這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環(huán)節(jié)中實現(xiàn)的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應(yīng)該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統(tǒng)而安全的管理起來。
（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制
電子檔案作為一種新興的事物，其發(fā)展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的。在建立完善的管理機制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。
三、結(jié)語
第8篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校檔案；檔案管理程序；檔案管理風(fēng)險
1 中職學(xué)校檔案管理的內(nèi)容和程序
1.1 中職學(xué)校檔案管理的主要內(nèi)容
學(xué)校以教學(xué)為中心，教學(xué)活動是學(xué)校教育工作的主體。中職學(xué)校教學(xué)檔案歸檔范圍應(yīng)包括教學(xué)管理活動中形成的各種材料，其內(nèi)容主要有以下幾種類型：
（1）綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)校規(guī)劃、實施計劃及各種會議記錄等。
（2）規(guī)章制度類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、教學(xué)設(shè)備管理制度等。
（3）課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課計劃、課程建設(shè)、教案、試題庫、教學(xué)實習(xí)、實習(xí)實訓(xùn)基地、畢業(yè)實習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量測評等材料。
（4）學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料，重點學(xué)科、重點專業(yè)和精品課程的申報論證，評估及建設(shè)方面的材料以及申報國家重點學(xué)校的實驗室論證、申報和審批材料、總結(jié)等建設(shè)性材料。
（5）學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實習(xí)、實驗實訓(xùn)實習(xí)材料及成績、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。
（6）教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習(xí)題集、實驗報告及實習(xí)實訓(xùn)指導(dǎo)書等。
（7）招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料；畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。
1.2 中職學(xué)校檔案管理的程序
中職學(xué)校檔案的管理從流程上來講，分為檔案的收集工作，檔案的分類和保存工作，檔案的提出和運用工作，這三個環(huán)節(jié)是檔案管理中出現(xiàn)問題的主要環(huán)節(jié)，從三個環(huán)節(jié)入手分析存在的問題，有效防止問題和困難的出現(xiàn)，將檔案管理的風(fēng)險降到最低，是一種科學(xué)合理的簡潔化檔案管理模式，即使出現(xiàn)了問題從環(huán)節(jié)上進行排查也能更輕易的找到問題的本質(zhì)原因。
2 管理程序中存在的問題
2.1 教學(xué)檔案材料的重視不夠，沒有普及教學(xué)檔案管理意識
大部分基層管理人員、教師到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足。學(xué)校重視教學(xué)工作和其他管理工作，但對教學(xué)檔案的管理投入欠缺，如機構(gòu)和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓(xùn)等投入不夠。教師對自己教學(xué)活動中的授課計劃、教案等相關(guān)文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。
2.2 沒有系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致檔案管理混亂
中職學(xué)校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學(xué)檔案的管理缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當(dāng)一部分檔案材料散存于他們個人手中，導(dǎo)致教學(xué)材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學(xué)校進行教學(xué)評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學(xué)工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致材料損壞或丟失而無法查找。
3 如何在管理程序上降低管理風(fēng)險
3.1 檔案收集的制度化降低風(fēng)險
檔案的收集工作主要是解決檔案的來源和集中，從中職學(xué)校檔案的內(nèi)容來說，學(xué)校檔案是一個很龐雜的系統(tǒng)，涉及到各個部門，各個組織體系，如果只依靠專職人員上門上戶式的收集整理，那是一項艱巨而困難的任務(wù)，而且非常容易出現(xiàn)收集中的失誤，造成檔案資料的流失。這時檔案報送的制度化管理就顯得尤為重要，依據(jù)制定系統(tǒng)的檔案收集制度，規(guī)定學(xué)校各部門、各組織在何時、何地、以何種形式將檔案報送具體的部門或個人，組織專職人員對檔案進行收集，簡化檔案的收集工作，同時，也能培養(yǎng)專職的檔案收集人員，有利于檔案后續(xù)的管理，達到優(yōu)化檔案管理的目的，降低管理風(fēng)險。
3.2 檔案保管的專業(yè)化降到風(fēng)險
對檔案的重視程度不夠，人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位，檔案管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。這些都是檔案保存過程中管理人員對檔案管理認(rèn)識不足的表現(xiàn)和中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，如何在檔案保存的過程中加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德就是保存程序中重點。為了達到提高管理人員專業(yè)化的目的，可以從以下幾點入手：第一，增強檔案管理人員知識面，強化通識教育，實現(xiàn)專業(yè)人員知識素質(zhì)全面。第二，樹立以人為本的服務(wù)意識，加深以提供服務(wù)為己任的認(rèn)識，各項管理工作都應(yīng)該首先從利用者的角度來考慮，以利用者的需求為出發(fā)點。第三，靜態(tài)管理與動態(tài)管理相結(jié)合，保存在檔案室的紙質(zhì)檔案和電子檔案本身是一種靜態(tài)的檔案，而人為的對這些檔案進行維護、分類和轉(zhuǎn)運則是一種動態(tài)的管理。第四，手工操作與電子操作相結(jié)合，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用，逐步實行中職學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理是大勢所趨。從以上幾方面加強檔案管理人員的專業(yè)化管理水平，才能更大程度的降低管理風(fēng)險。
3.3 檔案查閱的規(guī)范化降低風(fēng)險
中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的特點是來源渠道多、涉及面廣泛。形式多樣，專業(yè)性強。針對中職學(xué)校檔案管理的這些特點，學(xué)校制定規(guī)范化的查閱和審查機制，組織定期或不定期檢查或抽查。如新學(xué)期開學(xué)或期末，可以開展全校性的對上學(xué)期或本學(xué)期檔案審閱和運用方面的檢查工作，并進行評比，對個人和部門進行定性定量評價，納入教職工考核體系。設(shè)置不同管理人員針對不同部門的管理工作，規(guī)定檔案查閱和運用過程中的責(zé)任人負(fù)責(zé)制，對檔案的發(fā)放和傳送責(zé)任到人，形成規(guī)范化的傳閱形式，降低檔案丟失的風(fēng)險。
4 結(jié)論
學(xué)校的檔案管理是中職學(xué)校日常工作中的一項重要任務(wù)，教學(xué)檔案管理的好壞，是各項檢查和實際學(xué)校工作狀況的文獻證明，也是評價學(xué)校工作成績的一項標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，做好教學(xué)檔案管理工作，從檔案管理的三個環(huán)節(jié)上將檔案管（下轉(zhuǎn)第190頁）（上接第221頁）理的風(fēng)險降到最低，這樣才能發(fā)揮出學(xué)校檔案對學(xué)校發(fā)展的最大作用。
【參考文獻】
[1]敖敏.高校應(yīng)注意學(xué)籍檔案管理人員心理素質(zhì)的培養(yǎng)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2003，9：119.
[2]寧勝軍.淺談高校的檔案管理工作[J].徐州教育學(xué)院院報，2006，3（1）：143-145.
[3]肖三鳳.民辦高校檔案管理規(guī)范化的探索與實踐[J].時代教育：教育教學(xué)版，2009（4）：132-133.
第9篇：電子檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化
1 檔案信息化面臨的安全保密的風(fēng)險問題
館藏檔案數(shù)字化是開發(fā)和提供檔案利用的主要手段，數(shù)字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數(shù)設(shè)置或操作工序等問題引起從模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換過程中檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確、不標(biāo)準(zhǔn)等風(fēng)險。
數(shù)字檔案信息依附的軟硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在先天不足和技術(shù)方面的風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)、計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件和檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化檔案信息賴以生存的IT基礎(chǔ)環(huán)境，也是引發(fā)檔案信息安全問題的風(fēng)險基地。
檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)性和知識綜合性，以及以指數(shù)方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實施科學(xué)組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)的檔案工作者而言是個挑戰(zhàn)，若不及時參與繼續(xù)教育，更新知識結(jié)構(gòu)，了解和研究電子文件及其工作機理，檔案人員將會面臨難以應(yīng)對電子文件管理工作之風(fēng)險。
2 保證檔案管理信息化安全建設(shè)的有效措施
2.1 提高檔案管理人員的信息化意識
和傳統(tǒng)意義上的檔案管理相比，當(dāng)前的信息化管理模式主要是實現(xiàn)了文件的自動登記、歸檔、查詢、傳遞等方面在計算機上的實現(xiàn)。這一轉(zhuǎn)變也對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要掌握每個電子文件的特征，還要對電子檔案的全程管理都能夠詳細(xì)地了解。同時還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護和相應(yīng)系統(tǒng)的使用，進而保證每道信息管理的安全性和完整性。此外，作為檔案信息化管理人員還應(yīng)該在本職工作的技術(shù)上，不斷地通過自我學(xué)習(xí)的方式以及參與單位組織的培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平和工作能力。
2.2 加強檔案信息安全保障體系建設(shè)
國家對電子文件管理的要求是保存電子文件，同時歸檔紙質(zhì)文件。2003年國家檔案局關(guān)于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，其制作及管理必須采取有效技術(shù)措施來確保它的安全。目前用來維護電子文件真實性的安全技術(shù)主要有：密鑰技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗證、防火、防寫處理、加水印等技術(shù)措施。在管理策略上，最好采用異地備份，存用分離的管理模式。
電子文件是由人來制作和管理的：一要對參與制作和管理的人員要進行思想、道德、品質(zhì)的審查；禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參與電子文件制作和歸檔電子文件管理，這是從源頭上保證電子文件與歸檔電子文件的真實性、安全性的關(guān)鍵措施。二要不斷進行思想教育，要養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平。此外，還應(yīng)建立歸檔電子文件管理的崗位責(zé)任制，把責(zé)任和任務(wù)落實到每個人；保證電子文件從制作到歸檔管理的真實性、安全性和有效性。
2.3 建立技術(shù)保障體系
這種方式是進一步提高檔案管理系統(tǒng)免疫力，增強安全系數(shù)的重要手段。任何的信息技術(shù)產(chǎn)品的科學(xué)使用，都需要從系統(tǒng)保護、信息保存等幾個方面來開展。作為檔案管理信息化工作也應(yīng)該從這幾個方面入手，提高自身的發(fā)展優(yōu)勢。
2.4 加強檔案信息化人才建設(shè)
人員是檔案管理工作得以進行的重要因素，當(dāng)前的檔案管理人員并沒有根據(jù)時代的變化而提高自身的意識。這就直接影響到了檔案管理現(xiàn)代化進程的速度。就算是擁有一流的設(shè)備，沒有高質(zhì)量的檔案管理人員也不會長久發(fā)展。這也就說明了人員是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。任何的設(shè)備和信息化建設(shè)最終依靠的都是人。作為當(dāng)今社會的高品質(zhì)人才除了要掌握專業(yè)的檔案管理知識，還要會使用計算機操作，并不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)。作為檔案管理部門應(yīng)該定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相應(yīng)的業(yè)務(wù)只是，不斷探索出更好的檔案管理模式，這也是加強檔案管理人員隊伍建設(shè)的主要方法。
2.5 保障應(yīng)用軟件的安全
為了保證檔案的安全性，我們可以開發(fā)出防止偷竊和身份識別認(rèn)證系統(tǒng)。只有合法的用戶在合法的環(huán)境下使用了合法的方式查看檔案才是檔案管理的安全運行。如果內(nèi)部人員使用非法操作查看檔案，應(yīng)該給予一定的懲罰，并進一步加強數(shù)據(jù)加密方面的工作。
2.6 加大投入，增配軟、硬件設(shè)施
高質(zhì)量檔案信息化的實現(xiàn)必須投入大量的人力、財力、物力。根據(jù)檔案管理的實際需求配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。當(dāng)前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強檔案信息化的發(fā)展。
2.7 病毒防范與治理
病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實際情況建立起高級病毒防范網(wǎng)，對不斷升級的病毒都提出相應(yīng)的解決辦法。對相關(guān)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)十分必要，有利于提高其安全意識。
2.8 建立監(jiān)督執(zhí)行體系
對檔案信息化管理工作進行監(jiān)督能夠提高檔案工作的質(zhì)量。一方面要強化對整個檔案信息化管理工作的過程控制和跟蹤，保證每一個步驟都能夠有效落實，實現(xiàn)信息化管理的要求和目標(biāo)。檔案管理工作的信息化保障工作通過監(jiān)督分析和管理，進一步推進相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的升級。
3 結(jié)束語
綜上所述，檔案管理實現(xiàn)信息化不僅對檔案建設(shè)工作十分有利，同時也對社會的發(fā)展起到積極的促進作用。檔案管理要想進行得好，檔案管理人員就必須全面地掌握檔案信息化管理的主要方法。檔案管理中的一項重要工作就是保證檔案的安全保密，這也是保證其他工作有序發(fā)展的一個方面。
參考文獻
[1]董珍春.辦公自動化在檔案管理中的應(yīng)用[A].江蘇省檔案現(xiàn)代化管理與檔案信息化建設(shè)學(xué)術(shù)研討會交流材料，2002.
[2]陳士鳳.加強基層組織檔案管理勢在必行[A].貴州省檔案學(xué)會第五次檔案學(xué)術(shù)研討會論文集[C].2003.
[3]何登方.新形式下檔案管理思路淺析[A].“紀(jì)念建國60周年”檔案學(xué)術(shù)研討會論文集[C].2009.
