紙質(zhì)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：紙質(zhì)檔案管理范文

一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對(duì)企業(yè)在工作時(shí)的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其是保存時(shí)容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)要提高警惕，認(rèn)真對(duì)待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對(duì)于信息的處理上更方便，可以對(duì)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性操作，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用，同時(shí)使用虛擬存儲(chǔ)便于信息管理和保存，更利于信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對(duì)檔案信息容納量比較大，沒有儲(chǔ)存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對(duì)于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。在中國(guó)甚至今后很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國(guó)家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對(duì)有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無法比較的。因此，對(duì)于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式，以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.

3、建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過程中，檔案管理的重點(diǎn)是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個(gè)計(jì)算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)都比較扎實(shí)的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

第2篇：紙質(zhì)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展；

中圖分類碼：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息時(shí)代的腳步越來越快，使得信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展，這給檔案事業(yè)帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管 理工作提供了豐富發(fā)展的契機(jī)，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機(jī)中典型的代表。但隨之而來的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個(gè)擺在我們面前的新課題， 值得我們深思和探究。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

就目前檔案管理工作來看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實(shí)踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識(shí)，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時(shí)展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案簡(jiǎn)介及特征

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o(jì)念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件及數(shù)據(jù)庫等，并存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤上，時(shí)刻記錄著人們的真實(shí)活動(dòng)。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時(shí)間長(zhǎng)、易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀等優(yōu)點(diǎn)，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時(shí)又 有許多弊端。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理上的區(qū)別

電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)電子文件形成的參與和電子檔案長(zhǎng)期保存，兩者根本的區(qū)別是電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)含量高。電 子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)系統(tǒng)技術(shù)工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面知識(shí)，還要具備一定的外語能力。

第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質(zhì)檔案從收集到分類和組卷，要經(jīng)過對(duì)文件進(jìn)行分類；對(duì)已立卷歸檔的案卷進(jìn)行排列、編號(hào)和整理，使其 用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因?yàn)樗梢越柚?jì)算機(jī)系統(tǒng)的超大功能，自動(dòng)組建數(shù)據(jù)庫，從任何角度任何時(shí)間進(jìn)行 組合和檢索，并呈現(xiàn)一種有序狀態(tài)。同時(shí)，電子檔案的歸檔時(shí)間也與紙質(zhì)檔案也不同，它可以在文件辦理結(jié)案后任何時(shí)間歸檔或在某一周期內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，工作人 員接受登記并給出檔案分類號(hào)，設(shè)定檔案分類級(jí)別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上的共同點(diǎn)

第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質(zhì)檔案靠紙張這個(gè)載體來延續(xù)其保存價(jià)值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質(zhì)和所處環(huán)境的條件，只要 紙張纖維在所處的環(huán)境中避免氧化和水解反應(yīng)，紙質(zhì)檔案的壽命就會(huì)得以延長(zhǎng)。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質(zhì)和聚酯底基，這兩種化 學(xué)材料易產(chǎn)生強(qiáng)大靜電，如若管理不善，將會(huì)導(dǎo)致磨損、卷曲等不良現(xiàn)象發(fā)生，直接影響信息的再讀取能力和保存價(jià)值，對(duì)電子檔案的壽命也會(huì)大幅度縮短，因此在 檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。

第二，在管理上可以相互轉(zhuǎn)化：這是二者最為典型的共性和交融點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)更便捷的保存但又能最大程度的反應(yīng)歷史的真實(shí)面貌，紙質(zhì)檔案和電子檔 案實(shí)現(xiàn)了相互轉(zhuǎn)化：一是將計(jì)算機(jī)中的部分電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之在實(shí)際應(yīng)用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務(wù)實(shí)的職業(yè)道德精神；二是為現(xiàn)有 的一些紙質(zhì)檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點(diǎn)是便于改善和保護(hù)信息存儲(chǔ)，滿足異地查閱和實(shí)現(xiàn)資源共享。

五、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存

國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相 成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。

綜上所述，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達(dá)到檔案信息最大限度的利用，同時(shí)又能使這些資源得到最安全和最有效的保護(hù)。就目前發(fā)展的趨勢(shì)來看， 紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時(shí)代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會(huì)有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會(huì)成為 一個(gè)熱點(diǎn)話題。

參考文獻(xiàn)：

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第3篇：紙質(zhì)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；優(yōu)劣；綜合

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）05-00-01

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時(shí)就需要紙質(zhì)檔案來補(bǔ)充，將兩者有機(jī)結(jié)合，使之優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，對(duì)檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實(shí)地記錄了人類的社會(huì)活動(dòng)，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強(qiáng)，其質(zhì)量和價(jià)值就越大。反之則其價(jià)值就會(huì)降低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存、交流和傳遞實(shí)際是通過其載體的保存、交流和傳遞實(shí)現(xiàn)的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應(yīng)就無法實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動(dòng)真實(shí)地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢(shì)大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國(guó)各地的考生資料和填報(bào)志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國(guó)各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)行查閱時(shí)也必須逐項(xiàng)翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，完全省去了檔案運(yùn)輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。

2.存儲(chǔ)空間的壓縮。紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲(chǔ)量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會(huì)受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對(duì)象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時(shí)地服務(wù)于社會(huì)。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達(dá)600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個(gè)中等規(guī)模的省級(jí)檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個(gè)書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。

3.資源共享的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時(shí)候，眾多的用戶無法同時(shí)享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國(guó)界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國(guó)家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地?cái)U(kuò)展，滿足更多人對(duì)檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠?xiàng)資料，只有去圖書館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊(duì)等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時(shí)查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無限多。

二、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的劣勢(shì)

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對(duì)于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢(shì)。

1.載體壽命有待驗(yàn)證。紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對(duì)保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗(yàn)證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環(huán)境的要求嚴(yán)格電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會(huì)受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。[2]相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價(jià)值。

3.安全保護(hù)困難。紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長(zhǎng)期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會(huì)使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結(jié)論：電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會(huì)長(zhǎng)期并存協(xié)同發(fā)展。面對(duì)這種形勢(shì)作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。對(duì)于管理人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質(zhì)文件必須在統(tǒng)一的管理流程當(dāng)中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上存在著顯著的差異，要設(shè)計(jì)一套能同時(shí)管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關(guān)技術(shù)人員的共同努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳招娣.電子文件管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，20011（9）：15.

第4篇：紙質(zhì)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存性；集成化管理；措施；

中圖分類號(hào)：G275.3

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其涉及到的領(lǐng)域越來越廣泛，目前這些先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，原因在于要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，而這些都需要先進(jìn)技術(shù)作為支撐，計(jì)算機(jī)信息與電子技術(shù)是推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析

隨著我國(guó)電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運(yùn)用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說是特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實(shí)性與歷史性。實(shí)際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人類社會(huì)的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應(yīng)用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時(shí)也存在個(gè)性，那么要使兩者和諧共存，應(yīng)對(duì)其采取集成性管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施

電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國(guó)國(guó)情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)兩者進(jìn)行管理，它無法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢(shì)下創(chuàng)新檔案管理模式勢(shì)在必行，集成化管理正是在這一形勢(shì)下應(yīng)運(yùn)而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，制定了一系列集成化管理措施，以下是對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：

1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能

所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲(chǔ)存紙質(zhì)文件，又能夠儲(chǔ)存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對(duì)不同格式文件的集成化管理功能，那么應(yīng)在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置非電子文件夾與電子文件夾，同時(shí)要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲(chǔ)存過程中運(yùn)用統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。

對(duì)于同一份文件的不同載體應(yīng)使用相同的檔案號(hào)及題名，所選擇的載體形式應(yīng)在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫載體類型中進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，同時(shí)還要對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲(chǔ)存地址進(jìn)行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對(duì)各種載體的紙質(zhì)文件進(jìn)行上傳，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實(shí)時(shí)歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動(dòng)銷毀、自動(dòng)解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，不需要對(duì)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分別設(shè)置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對(duì)辦公系統(tǒng)公文進(jìn)行管理，還要對(duì)學(xué)校各個(gè)方面不同載體形式的文件檔案進(jìn)行管理。

2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)兩者進(jìn)行一體化管理

要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲(chǔ)存于一個(gè)管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，首先它可以實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡(luò)化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動(dòng)態(tài)生成歸檔。在歸檔中對(duì)于相同檔案的不同載體形式應(yīng)共同使用一個(gè)檔號(hào)，同時(shí)還要共同使用相同的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應(yīng)將系統(tǒng)首頁上方的動(dòng)態(tài)生成相應(yīng)的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號(hào)、文件頁碼、年代、件號(hào)及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動(dòng)填寫，將與電子文件相應(yīng)的紙質(zhì)文件打印出來，此時(shí)歸檔章將會(huì)自動(dòng)打印在紙質(zhì)文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號(hào)就可以了，不需要再逐項(xiàng)填寫，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對(duì)提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。

3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，為兩者提供集成化服務(wù)

所謂的集成化服務(wù)就是融檔案管理過程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務(wù)控制為一體，旨在滿足用戶對(duì)檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應(yīng)。之所以對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進(jìn)行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務(wù)，讓用戶在短時(shí)間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對(duì)電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務(wù)平臺(tái)，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開展集成化服務(wù)，同時(shí)還可以設(shè)置在線專人咨詢，為用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程查詢預(yù)約、專題服務(wù)、檔案資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)及電子檔案全文檢索等多種服務(wù)。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來當(dāng)用戶利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源瀏覽申請(qǐng)時(shí)，管理系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應(yīng)，達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務(wù)的雙重效果。

三、總結(jié)

綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個(gè)性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時(shí)便于管理，應(yīng)采取集成化管理。集成化管理是實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎(chǔ)與保障，對(duì)維護(hù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實(shí)性具有重大意義。不僅如此，對(duì)電子檔子與紙質(zhì)檔案實(shí)施集成化管理有利于用戶對(duì)不同檔案形式的信息查閱，實(shí)現(xiàn)一站式全程服務(wù)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：紙質(zhì)檔案管理范文

為進(jìn)一步貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《省檔案管理?xiàng)l例》，有效保管保護(hù)和開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為我縣轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)就進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理通知如下：

一、工作目標(biāo)

在“十二五”期間，全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)全面完成

檔案工作規(guī)范化管理的認(rèn)定和復(fù)查工作。

（一）機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理

對(duì)尚未進(jìn)行規(guī)范化考評(píng)驗(yàn)收的機(jī)關(guān)完成初始評(píng)定；2012—2013年對(duì)在2002年《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理辦法》（晉檔字〔2002〕23號(hào)）前已達(dá)標(biāo)升級(jí)的機(jī)關(guān)，結(jié)合實(shí)際情況，按新的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級(jí)的重新認(rèn)定；2014年后，對(duì)2002年后等級(jí)認(rèn)定連續(xù)滿5年的機(jī)關(guān)進(jìn)行復(fù)查評(píng)定，二級(jí)部門復(fù)查評(píng)定時(shí)間和主管部門大體一致，已評(píng)定等級(jí)的單位創(chuàng)造條件上檔升級(jí)，以確保檔案工作規(guī)范化管理常態(tài)化。

（二）企事業(yè)單位檔案室規(guī)范化管理

對(duì)已評(píng)定等級(jí)的單位，結(jié)合實(shí)際情況，按2005年《省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)評(píng)定辦法（試行）》（2005年4月6日省檔案局印發(fā)）評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)等級(jí)的重新認(rèn)定；對(duì)未申報(bào)等級(jí)評(píng)定的企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)照評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)做好檔案工作，管理水平最低應(yīng)達(dá)到A級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級(jí)分為“AAA級(jí)”、“AA級(jí)”、“A級(jí)”三個(gè)等級(jí)，其中“AAA級(jí)”為最高級(jí)）。

二、工作要求

全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案工作規(guī)范要求扎實(shí)做好各項(xiàng)工作，重點(diǎn)從以下幾方面加強(qiáng)：

（一）加強(qiáng)組織管理，確保人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所、制度“四落實(shí)”

1、各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入重要議事日程，并落實(shí)必要的人員、資金、設(shè)備。

2、要建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)規(guī)章制度，確保各種門類和載體檔案集中統(tǒng)一管理。

3、強(qiáng)化主管部門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，確保檔案的安全和有效利用。

（二）加強(qiáng)收集整理，確保檔案資料的齊全完整

根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令的要求，縣直機(jī)關(guān)年內(nèi)要完成本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和審批工作。在做好紙質(zhì)文書檔案收集整理的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)電子、聲像、實(shí)物、重大活動(dòng)、專業(yè)檔案的管理。

（三）加強(qiáng)規(guī)范移交，確保檔案應(yīng)交盡交

凡納入國(guó)家綜合檔案館檔案全宗管理的黨政機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、各派機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，應(yīng)采取“逐年滾動(dòng)移交”方式于每年10月底前將應(yīng)移交的紙質(zhì)檔案與該紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理建立的電子檔案一并移交。移交檔案必須符合進(jìn)館要求，做到內(nèi)容齊全完整，整理科學(xué)規(guī)范。

第6篇：紙質(zhì)檔案管理范文

1.1學(xué)校的重視力度不夠我國(guó)檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導(dǎo)致學(xué)校的高層管理人員對(duì)檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費(fèi)和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關(guān)的部門未能及時(shí)上交資料，導(dǎo)致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費(fèi)的不足，導(dǎo)致管理設(shè)施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

1.2管理設(shè)施和制度不完善學(xué)校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對(duì)于管理的設(shè)施要求非?？量蹋L(fēng)、防潮、防霉和防火等條件都必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)事故，將導(dǎo)致檔案的全部流失和損壞；同時(shí)，我國(guó)職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導(dǎo)致，導(dǎo)致檔案管理水平較為落后，無法為學(xué)校管理水平的發(fā)展提供幫助。

1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對(duì)檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于學(xué)校撥給的經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標(biāo)準(zhǔn)，形成了一個(gè)惡性循環(huán)。

2加強(qiáng)職業(yè)院校教育檔案管理的措施

2.1加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理的重視檔案是學(xué)校的寶貴資源，是維持學(xué)校發(fā)展的重要保障。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學(xué)校高層管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入學(xué)校的日?；顒?dòng)中，潛移默化地影響學(xué)校的員工；

②學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排專門的人員對(duì)檔案室進(jìn)行管理和打掃，所有的人員應(yīng)當(dāng)清楚地了解自己的工作流程和職責(zé)；

③將學(xué)校檔案管理水平作為相關(guān)部門的考核和評(píng)判內(nèi)容；

④學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的水平和素質(zhì)。

2.2制定科學(xué)和完善的檔案管理制度制定科學(xué)和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：

①設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，嚴(yán)格按照防火、通風(fēng)、防潮和防霉的條件進(jìn)行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達(dá)標(biāo)；

②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責(zé)，以卻把責(zé)任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，可以第一時(shí)間進(jìn)行預(yù)后的管理。

2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)的能力，規(guī)范檔案管理的水平；

②對(duì)于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進(jìn)行停崗培訓(xùn)，直到操作水平達(dá)標(biāo)后方可上崗工作等。

2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)當(dāng)配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等各項(xiàng)信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。

3結(jié)論

第7篇：紙質(zhì)檔案管理范文

（一）相關(guān)部門支持配合，多方面強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理

一是在每年的建設(shè)工程質(zhì)量安全大檢查中，綿陽市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內(nèi)容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項(xiàng)質(zhì)量安全的主要指標(biāo)之一。檢查中發(fā)現(xiàn)問題由質(zhì)監(jiān)、城建監(jiān)察部門直接發(fā)出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗(yàn)收環(huán)節(jié)，市質(zhì)監(jiān)站對(duì)工程檔案中的質(zhì)保資料先行審查驗(yàn)收，合格后方能提請(qǐng)城建檔案機(jī)構(gòu)審查驗(yàn)收。三是把檔案資料員崗位設(shè)置納入施工企業(yè)資質(zhì)年審內(nèi)容，使檔案資料員真正進(jìn)入“九大員”，明確了資料人員在建設(shè)工程中的地位和作用。四是嚴(yán)格落實(shí)建設(shè)工程竣工備案時(shí)查收工程檔案審查驗(yàn)收認(rèn)可文件，從而確保建設(shè)工程檔案的及時(shí)移交和歸檔。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)，著力提高檔案質(zhì)量

2008年以來，除日常的檢查指導(dǎo)外，我們每年要組織人員深入在建工地現(xiàn)場(chǎng)開展兩次集中檢查指導(dǎo)，內(nèi)容包括六個(gè)方面：一是工程文件是否為原件；二是工程文件是否采用四川省統(tǒng)一用表；三是工程文件是否字跡清楚、圖表整潔；四是工程文件是否簽字、蓋章手續(xù)完備、規(guī)范；五是工程文件形成是否與建設(shè)同步；六是是否建立健全工程文件管理規(guī)章制度，檔案資料員是否持證上崗。每次集中檢查指導(dǎo)包括主要重點(diǎn)工程、市政工程和大型房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目。例如今年5月份的集中檢查就包括了31個(gè)重大項(xiàng)目的262個(gè)單位工程，其中房屋建筑工程252個(gè)，市政重點(diǎn)工程10個(gè)。對(duì)檢查指導(dǎo)情況每次都要匯總上報(bào)，并通報(bào)全市。

（三）對(duì)部分工程開“小灶”，強(qiáng)化培訓(xùn)指導(dǎo)工作

近幾年來，通過災(zāi)后重建的項(xiàng)目審計(jì)和大量宣傳等工作，人們的檔案意識(shí)顯著增強(qiáng)，很多重點(diǎn)項(xiàng)目和大型房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)方主動(dòng)咨詢和對(duì)接檔案管理工作，有的要求進(jìn)行專門的培訓(xùn)指導(dǎo)。去年以來，我們先后為園藝山市級(jí)行政集中辦公區(qū)、624所航空城、二環(huán)路等市政重點(diǎn)工程項(xiàng)目以及一些房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目開“小灶”，進(jìn)行專門培訓(xùn)指導(dǎo)。在培訓(xùn)指導(dǎo)中主要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，針對(duì)項(xiàng)目具體情況，講授建設(shè)工程檔案資料表格填寫、簽字簽章、竣工圖編制、文件材料排列分類以及安全保管和聲像、電子檔案等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，強(qiáng)化檔案質(zhì)量意識(shí)。

（四）全面實(shí)施紙質(zhì)檔案電子化工作，確保檔案質(zhì)量和安全

從2008年開始，我們先后購置了150多萬元的設(shè)備設(shè)施，開展城建數(shù)字轉(zhuǎn)換工作，目前已完成2003年以后歸檔入庫檔案的掃描工作，并掛接在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)掃描件的直接查閱利用。去年采購了異地容災(zāi)備份設(shè)備，并與山西省晉中市結(jié)對(duì)開展異地備份工作。今年10月已在晉中市城建檔案館寄存了本館城建檔案信息備份硬盤。為從源頭上解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題，去年底市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局印發(fā)了《綿陽市建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)定》，從今年5月份開始，要求報(bào)送建設(shè)工程紙質(zhì)檔案時(shí)要一并報(bào)送電子檔案，并對(duì)電子檔案的形成、范圍、命名規(guī)則、驗(yàn)收辦法等作出了規(guī)定。目前紙質(zhì)和電子檔案同步報(bào)送工作進(jìn)展順利。

二、強(qiáng)化工程檔案質(zhì)量管理的初步成效

（一）建設(shè)工程檔案資料質(zhì)量明顯提高

從現(xiàn)場(chǎng)檢查和竣工工程檔案資料來看，近年來，檔案資料員持證上崗率、資料員按工程面積的人員配備、表格使用、內(nèi)容填寫、簽字、簽章以及檔案資料同步形成等方面，都更加規(guī)范、完善和符合規(guī)定要求。今年5月份的現(xiàn)場(chǎng)抽查，未發(fā)現(xiàn)無證上崗人員，資料員按工程規(guī)模配備到位，工程資料基本做到與工程同步形成，簽字、簽章及時(shí)、完善，表格使用規(guī)范，同時(shí)資料員代為簽字、做結(jié)論的現(xiàn)象明顯減少。但在2007年7月重點(diǎn)抽查的82個(gè)在建工程項(xiàng)目中，就有11個(gè)工程項(xiàng)目的資料人員無崗位證書，同時(shí)一些資料人員一人兼幾個(gè)工地（工程）的檔案資料工作，資料員代為簽字現(xiàn)象還比較突出。

（二）形成了重視和重用建設(shè)工程檔案資料人員的良好氛圍

資料員持證上崗制度的推行和相關(guān)主管部門嚴(yán)格核查，房地產(chǎn)開發(fā)和建筑施工企業(yè)普遍重視資料員崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作?，F(xiàn)在經(jīng)過崗位培訓(xùn)特別是有經(jīng)驗(yàn)的檔案資料員很搶手，很多企業(yè)與我們聯(lián)系，希望介紹資料員前去工作。據(jù)了解，近幾年綿陽市建設(shè)工程資料員收入穩(wěn)步提高，有的老板毫不諱言：一個(gè)好的資料員勝過一個(gè)好的施工員。

（三）建設(shè)工程檔案資料員隊(duì)伍素質(zhì)普遍提高

從在綿陽市城建檔案館登記注冊(cè)的1400余名資料員年齡結(jié)構(gòu)來看，跟過去比，已明顯年輕化，30歲左右的人占了絕大部分；從文化程度來看，大專以上占絕大部分，達(dá)到80%以上。同時(shí)，良好的管理氛圍和工程質(zhì)量責(zé)任終身制的實(shí)施，促進(jìn)了資料員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，增強(qiáng)了工作責(zé)任心。

（四）工程檔案進(jìn)館率明顯提高

由于檔案意識(shí)增強(qiáng)和多部門的支持配合，促進(jìn)了建設(shè)工程檔案報(bào)送工作，目前綿陽市城建檔案館建設(shè)工程竣工檔案進(jìn)館率達(dá)到98%以上。

（五）檔案查閱利用方便快捷

由于檔案收集齊全、整理規(guī)范，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，大大方便查閱利用工作，一般情況一兩分鐘即可查閱并打印或拷貝出所要查閱的內(nèi)容，同過去進(jìn)庫房調(diào)閱檔案的做法無法相提并論。

三、強(qiáng)化工程檔案質(zhì)量管理的工作體會(huì)

（一）推行建設(shè)工程檔案資料員持證上崗，是檔案

資料隊(duì)伍建設(shè)的前提和檔案資料質(zhì)量的基本保證前幾年我們?cè)陂_展資料員崗位培訓(xùn)工作時(shí)，有很多參加培訓(xùn)的人員就提出一個(gè)問題：沒有參加培訓(xùn)的也在從事資料工作，城建檔案館也接收了他們的資料，如果這樣參加培訓(xùn)還有何意義？似乎推行持證上崗制度就是要讓無證的上不了崗，交不了資料，顯然這不是我們的目的。我們的目的是規(guī)范行業(yè)管理，提高從業(yè)人員素質(zhì)，確保檔案資料質(zhì)量。通過幾年的強(qiáng)化管理，已沒有人這樣問了，持證上崗和參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，已是檔案資料人員的主動(dòng)行為。綿陽市已經(jīng)形成一支穩(wěn)定的業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的建設(shè)工程檔案資料員隊(duì)伍。

（二）建設(shè)主管部門的高度重視和相關(guān)部門的協(xié)調(diào)

配合是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵將檔案資料員納入施工企業(yè)管理人員的序列，才能明確檔案資料員的地位和作用，才有利于檔案資料員隊(duì)伍的穩(wěn)定和健康發(fā)展；將檔案資料質(zhì)量納入大檢查內(nèi)容，才能得到參建各方重視，并增強(qiáng)檔案意識(shí)。同時(shí)相關(guān)部門對(duì)檔案資料審查和把關(guān)，才能形成共識(shí)，形成一種態(tài)勢(shì)和氛圍，僅靠城建檔案部門的單打獨(dú)斗，效果是有限的。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)是確保檔案質(zhì)量的基本經(jīng)驗(yàn)

深入工地檢查，開始有一些施工企業(yè)還十分驚訝和疑惑——為何城建檔案館要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)呢？其實(shí)，我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目在檔案資料方面存在的問題，并及時(shí)糾正。比如代為簽字問題就可以立即糾正，否則一旦移交到檔案館糾正就很困難。近年來有一些質(zhì)量通病就是通過我們多次深入工地宣傳講解，得到了及時(shí)糾正。在工地現(xiàn)場(chǎng)不僅能看到檔案資料人員的工作狀態(tài)，還可以見到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、施工人員、甲方代表以及監(jiān)理人員等，全面了解檔案資料形成收集管理情況，同時(shí)督促相關(guān)各方重視支持檔案資料工作，這都有利于提高檔案資料質(zhì)量。

（四）檔案數(shù)字化工作要及早并加大投入

第8篇：紙質(zhì)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高職 檔案管理 信息化

檔案管理工作是建設(shè)示范性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。應(yīng)該認(rèn)真總結(jié)以往檔案管理工作中的得失，改進(jìn)工作方法，更科學(xué)、更合理地利用檔案，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案的自身和社會(huì)價(jià)值。

一、檔案管理中存在的問題

近幾年來，臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，存在一些共性問題，如部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作的重視程度不夠，檔案管理制度不健全。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。

1、檔案管理格局混亂。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設(shè)在學(xué)校行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等，而科研檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門、系（部）管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)低。有些人對(duì)檔案事業(yè)的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，好壞無關(guān)學(xué)校大局，更談不上檔案信息化建設(shè)。從目前多數(shù)高校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，學(xué)校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，而對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3、數(shù)字化建設(shè)落后。由于不少學(xué)校的重點(diǎn)在建設(shè)與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項(xiàng)目，無資金投人檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因而很多學(xué)校的檔案設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后和簡(jiǎn)陋。形成沒有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白；有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校管理中廣泛運(yùn)用，高校管理手段不斷進(jìn)步。但是，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質(zhì)載體、實(shí)物存儲(chǔ)階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、檔案管理工作的措施

1、檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)新。高校檔案建設(shè)要從高校職能變化形成新檔案的趨勢(shì)和對(duì)檔案工作的新要求出發(fā)，針對(duì)高校教學(xué)、管理、科研和服務(wù)工作的一般特點(diǎn)和本校特色，從發(fā)展的角度，收集本校資料，努力做到全而不爛、精而不缺；同時(shí)積極收集必要的校外信息資料，形成高等教育及其科研情報(bào)，一方面與本校檔案進(jìn)行比較研究，促進(jìn)本校檔案研發(fā)水平；另一方面為本校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)工作提供廣泛的技術(shù)情報(bào)，避免工作中的彎路，促進(jìn)本校各項(xiàng)工作水平的全面提高。

2、提高檔案信息化水平。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對(duì)檔案開發(fā)的要求也越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對(duì)利用率高的檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理同樣勢(shì)在必行。數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查詢到所需的保存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時(shí)，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等等，有效增加檔案資源的利用率，達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。

3、提高管理人員素養(yǎng)和服務(wù)理念。重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，做一名一專多能的檔案工作人才，自如應(yīng)對(duì)高校改革對(duì)檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務(wù)工作提供具有針對(duì)性的檔案服務(wù)。

總之，高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性管理工作，也是高等教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會(huì)信息化、經(jīng)濟(jì)全球化、政治多極化的今天，高校檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為檔案的工作者必須迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)檔案信息化的新型管理的需要，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，積極探索檔案數(shù)字化建設(shè)的方式，推進(jìn)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為學(xué)校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 侯曉微：淺談高等學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J].貴州檔案，2003（5）.

[2] 吳寶康：檔案學(xué)理論與歷史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.

第9篇：紙質(zhì)檔案管理范文

本文闡述了醫(yī)院檔案知識(shí)管理的內(nèi)涵，明確其在醫(yī)院檔案管理中優(yōu)勢(shì)；在此基礎(chǔ)上，指出各級(jí)各類醫(yī)院要建立起檔案知識(shí)管理體系，實(shí)施知識(shí)管理策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；知識(shí)管理；探究

近年來，醫(yī)院檔案管理廣泛引入信息化技術(shù)，邁入信息智能時(shí)代，知識(shí)管理也隨之出現(xiàn)，有力的提升了檔案的管理和運(yùn)用。

1醫(yī)院檔案知識(shí)管理的內(nèi)涵及優(yōu)勢(shì)

（1）醫(yī)院檔案知識(shí)管理概念醫(yī)院檔案知識(shí)管理指的是對(duì)醫(yī)院檔案相關(guān)知識(shí)的管理。具體而言，就是對(duì)醫(yī)院檔案顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的管理，包括對(duì)其進(jìn)行獲取、采集、加工，進(jìn)而創(chuàng)造和利用；以及實(shí)際利用中與醫(yī)院檔案知識(shí)關(guān)聯(lián)的知識(shí)資產(chǎn)、人員、設(shè)施、組織等資源的管理。

（2）醫(yī)院檔案知識(shí)管理的優(yōu)點(diǎn)①加快醫(yī)院檔案信息共享現(xiàn)階段，我國(guó)各級(jí)各類醫(yī)院基本上建立起了內(nèi)部信息網(wǎng)，利用內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了信息間的互聯(lián)互通。醫(yī)院檔案的知識(shí)管理就是借助于醫(yī)院內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)調(diào)檔案知識(shí)信息的儲(chǔ)備和共享，從而有助于醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提升。②加速隱性知識(shí)顯性化轉(zhuǎn)化隱性知識(shí)貯存于人的大腦中，作為一種潛意識(shí)的知識(shí)，隱性知識(shí)難于用語義和邏輯工具來表達(dá)，因此也就很難與人實(shí)現(xiàn)共享。與之相反，顯性知識(shí)則能夠借助文字實(shí)現(xiàn)可編輯化，從而達(dá)到與人的交流和分享。醫(yī)院檔案知識(shí)的管理化能夠?qū)﹄[性知識(shí)實(shí)施挖掘和組織，促進(jìn)其向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化，達(dá)到知識(shí)的交流和分享。③促進(jìn)知識(shí)運(yùn)用和創(chuàng)新醫(yī)院檔案知識(shí)管理的終極目的在于促進(jìn)檔案知識(shí)的運(yùn)用和創(chuàng)新。檔案知識(shí)在管理的內(nèi)化過程中通過知識(shí)的儲(chǔ)備和外溢，使個(gè)人激發(fā)創(chuàng)新能力，獲取新思想、新概念，在有效的時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為新知識(shí)、新能力，從而提高醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生水平的提高。

2醫(yī)院檔案知識(shí)管理的內(nèi)涵與意義

檔案知識(shí)管理是針對(duì)醫(yī)院醫(yī)療診治、護(hù)理及其行政管理所產(chǎn)生的檔案給予統(tǒng)一集中地知識(shí)管理。它包括上述所有檔案的收錄、整理、貯存及其開發(fā)利用，醫(yī)院檔案知識(shí)管理意在通過建立一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膭?chuàng)新、分享制度，使醫(yī)院在醫(yī)療診治、護(hù)理及管理方面的知識(shí)應(yīng)用得到整體提升。檔案知識(shí)管理把醫(yī)院檔案作為核心資源，充分體現(xiàn)出知識(shí)密集型組織的管理特性。

（1）保證醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)創(chuàng)新成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新亮點(diǎn)。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院醫(yī)療診斷、護(hù)理、科研及管理的載體，是保證醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展的戰(zhàn)略資源，是科技知識(shí)集大成者，因此，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的知識(shí)作用，為醫(yī)院發(fā)展增添源源不斷的動(dòng)力。

（2）促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院醫(yī)療診斷、護(hù)理、科研及管理成果的載體，為醫(yī)院醫(yī)療診治、科研、管理提供豐富而詳實(shí)的資料，這些資料作為隱性知識(shí)，通過有效地整合、組織，被充分挖掘、再利用，從而使知識(shí)呈現(xiàn)出顯性化，有力的促進(jìn)了知識(shí)創(chuàng)新。

（3）再造業(yè)務(wù)流程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和廣泛運(yùn)用，檔案管理也進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代。醫(yī)院檔案引進(jìn)知識(shí)管理概念與技術(shù)，借助數(shù)字信息技術(shù)，重新梳理檔案實(shí)體的管理流程，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，發(fā)揮檔案承載知識(shí)價(jià)值。

3醫(yī)院檔案知識(shí)管理體系建構(gòu)

（1）建立專業(yè)管理。隊(duì)伍高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才是實(shí)施醫(yī)院檔案知識(shí)管理的關(guān)鍵。再好的配置，再好的設(shè)施，如果沒有人的管理，一切都是空談。因此，醫(yī)院檔案知識(shí)管理需要一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。醫(yī)院管理者要從醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展出發(fā)，未雨綢繆，建立知識(shí)管理人才培養(yǎng)計(jì)劃以及行之有效的激勵(lì)制度，采取引進(jìn)來走出去的戰(zhàn)略，從高等院校引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有的管理人員實(shí)施外培計(jì)劃，把他們送入高等院校去進(jìn)修；醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，樹立對(duì)檔案知識(shí)管理理念，使全院上下形成檔案知識(shí)管理的氛圍。

（2）營(yíng)造知識(shí)交流氛圍。醫(yī)院是知識(shí)分子聚集的地方，這里有著眾多的專家型、學(xué)者型的高科技人才，他們的頭腦中中潛藏著大量具有醫(yī)療參考價(jià)值的隱性知識(shí)，但是也要看到，他們長(zhǎng)期承擔(dān)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，很少有空閑時(shí)間坐在電腦前，因此也難以把這些豐富的醫(yī)療知識(shí)、科研知識(shí)用語言和邏輯手段展示出來。為此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要采取行之有效的手段，并形成制度，為這些專家提供切實(shí)可行的交流平臺(tái)，并且讓檔案管理人員參與其中，讓醫(yī)務(wù)工作者發(fā)揮智慧潛能，開發(fā)隱性知識(shí)，從而形成顯性知識(shí)。