畢業(yè)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：畢業(yè)檔案管理范文

高校學生檔案管理一般是由高校學生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負責管理，與學校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學校檔案部門與社會人事中心進行統(tǒng)一全面管理。進入21世紀，學生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內(nèi)容，首次將“學生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標志著對高校學生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。

二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應該通過機要部門轉(zhuǎn)寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準的人才服務機構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學生檔案；二是人事機構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態(tài)管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡單化。目前的學生檔案在內(nèi)容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學生承擔社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內(nèi)容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務功能弱化

學生檔案的服務功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業(yè)，四是服務用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學階段的檔案材料。

三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領(lǐng)導體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長領(lǐng)導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領(lǐng)導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領(lǐng)導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟條件下，多種所有制經(jīng)濟并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業(yè)務指導監(jiān)督義務。通過加強對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。

2.加強制度建設，引入檔案管理質(zhì)量體系

高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學校工作實際，制定有關(guān)學生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應當引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質(zhì)量控制，對體系中的檔案過程控制進行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應當前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質(zhì)量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質(zhì)

高校應結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗豐富、責任心強、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進行管理。對于招生規(guī)模較大的學校，可以由學校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業(yè)務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務的基礎(chǔ)上，主動學習相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，掌握計算機、網(wǎng)絡、電子政務及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務于學生成長發(fā)展、服務于教育培養(yǎng)、服務于就業(yè)單位的意識。

4.重視檔案信息化建設，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務功能

第2篇：畢業(yè)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校 畢業(yè)生 人事 檔案 管理

隨著科學信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現(xiàn)實檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學校都要求學生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構(gòu)？學生從不關(guān)心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰(zhàn)”。

（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內(nèi)容

高校要根據(jù)本校學生畢業(yè)時間，安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學文化素質(zhì)材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進行分類整理，達到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學生檔案積累的內(nèi)容，將學籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

（二）實施檔案電子化

目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術(shù)，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術(shù)，運用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領(lǐng)域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創(chuàng)建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現(xiàn)檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構(gòu)體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊伍，管理好和應用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務質(zhì)量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業(yè)生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經(jīng)濟建設中起到應有的作用。

三、總結(jié)

總而言之，人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業(yè)生的就業(yè)。

參考文獻：

[1]王兆宇.高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學理論，2011，(12).

第3篇：畢業(yè)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案管理

人事檔案是客觀記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。

近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續(xù)的辦理和各項證明的出具等方面。

高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：

1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現(xiàn)實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發(fā)揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。

2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉(zhuǎn)遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。

3、轉(zhuǎn)移手續(xù)繁瑣。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區(qū)在檔案轉(zhuǎn)移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉(zhuǎn)移的要求不同，導致轉(zhuǎn)移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉(zhuǎn)移。

4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學生轉(zhuǎn)正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時間繳納寄存費而變成“死檔”。

5、檔案管理意識不強。畢業(yè)生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉(zhuǎn)要求。有些畢業(yè)生認為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關(guān)材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。

那么，檔案真的已經(jīng)可有可無了嗎？

目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經(jīng)歷的相關(guān)資料以及解除勞動關(guān)系的材料將是領(lǐng)取失業(yè)保險金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計算和領(lǐng)取養(yǎng)老保險金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉(zhuǎn)手續(xù)和材料的完備程度或?qū)⒊蔀槌晒εc否的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關(guān)的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。

針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：

一、高校在就業(yè)指導環(huán)節(jié)需加強對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。

在教育部要求下，各高校都開設了就業(yè)指導課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關(guān)內(nèi)容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉(zhuǎn)遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關(guān)注。

二、檔案管理部門應加大規(guī)范檔案管理的力度。

由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉(zhuǎn)遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規(guī)范檔案管理。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務水平。

檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續(xù)教育與培訓，提高其道德品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務水平，根據(jù)不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質(zhì)提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。

四、加快建設檔案的信息化、網(wǎng)絡化。

隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質(zhì)檔案和人工查閱已經(jīng)遠遠的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣，同時便于紙質(zhì)檔案的保存。

高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關(guān)注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。

【參考文獻】

[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.

[2]龐國明.人事檔案呼喚改革[J].中國人才，2002（6）：4-6.

第4篇：畢業(yè)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：大學；畢業(yè)生；檔案管理；信息化技術(shù)；影響

受科技進步的影響，國家在開展信息化建設的同時也加快建設網(wǎng)絡化的步伐，而傳統(tǒng)的大學畢業(yè)生檔案管理就在信息化的發(fā)展下暴露了弊端。在過去很長一段時間，大學畢業(yè)生檔案的管理一直使用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學生人才信息的交流，也為大學生去異地工作帶來了一定的不便。而且當代用人單位對于大學畢業(yè)生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統(tǒng)檔案管理逐漸會被高效的信息化管理所取代。下面我們簡單分析下在使用信息技術(shù)之后，大學畢業(yè)生的檔案管理會有什么變化。

1 信息化技術(shù)在大學畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變

大學生在畢業(yè)后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關(guān)單位保存并，且以往給大學畢業(yè)生建立的檔案都是紙質(zhì)檔案。然而隨著信息化的發(fā)展，大學畢業(yè)生的檔案不再是紙質(zhì)形式，而是一電子化的形式體現(xiàn)。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在發(fā)展，通過這些影響使學生的檔案實現(xiàn)電子化。

在對大學畢業(yè)生檔案進行管理的時候，傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應的發(fā)生改變。在構(gòu)建大學畢業(yè)生數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)學生就業(yè)的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業(yè)相關(guān)的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2 信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡環(huán)境，網(wǎng)絡環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價值的信息放置在大學畢業(yè)生檔案信息網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業(yè)生相關(guān)信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質(zhì)的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數(shù)字檔案館當中的相關(guān)內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術(shù)管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進行進一步的適應。

大學畢業(yè)生檔案管理信息化可以實現(xiàn)檔案信息管理互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究運用。大學畢業(yè)生檔案管理單位通過網(wǎng)站建設等方式，在網(wǎng)站上建設檔案室網(wǎng)頁，公布有關(guān)信息，有關(guān)人員只需要通過電腦聯(lián)網(wǎng)，隨時隨地都可以查詢相關(guān)管理動態(tài)，這對促進大學畢業(yè)生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。

3 信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化

網(wǎng)絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業(yè)生的檔案?，F(xiàn)在大學畢業(yè)生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業(yè)生的檔案得到很好的保存。學生在畢業(yè)之后，根據(jù)實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業(yè)之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內(nèi)。通過這種保存方式能夠讓畢業(yè)學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術(shù)的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業(yè)之后，自己的檔案就可以真實的反映有關(guān)信息，發(fā)揮畢業(yè)生檔案的應有作用。

4 信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸

部分單位在管理畢業(yè)生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現(xiàn)象的單位不在少數(shù)，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業(yè)生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現(xiàn)價值。對大學畢業(yè)生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發(fā)揮作用。但是在真正的工作中，大多數(shù)的檔案管理人員并不重視大學畢業(yè)生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內(nèi)完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態(tài)度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統(tǒng)計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現(xiàn)管理的混亂。這是傳統(tǒng)方式管理存在的不足。但是在使用信息技術(shù)的時候，就可以避免了上述問題的出現(xiàn)，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統(tǒng)一的填寫，然后再保存。在統(tǒng)計信息的時候，根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的時間進行填寫，這樣就不會出現(xiàn)突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規(guī)定的時間內(nèi)完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業(yè)生的檔案工作順利完成。

結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的大學畢業(yè)生檔案管理方式在信息化的發(fā)展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變。現(xiàn)階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變?yōu)槎鄻?。在整體的檔案管理都發(fā)生變化的今天，大學畢業(yè)生檔案的管理方式也加入了信息技術(shù)，并且不斷的利用信息技術(shù)創(chuàng)新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業(yè)后，檔案信息仍能為其服務。信息技術(shù)對于大學畢業(yè)生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。

參考文獻

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[2]鞏雅峰.信息化技術(shù)在檔案管理中的應用分析[J].華章，2012（2）.

第5篇：畢業(yè)檔案管理范文

一、學生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點

在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學校××屆××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡信息的強大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。

學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。

參考文獻：

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[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術(shù)學院為例[J].湖南醫(yī)科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.

第6篇：畢業(yè)檔案管理范文

1.1缺少對人事檔案管理的重要性認識

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經(jīng)過長時間的積累，在短時間內(nèi)也不容易取得有顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領(lǐng)導都對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發(fā)現(xiàn)人事檔案的管理的重要性，對機關(guān)事業(yè)單位的人力資源選擇有著較大的影響。

1.2檔案管理水平較低

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業(yè)人員，缺乏實際工作經(jīng)驗，對檔案管理的相關(guān)工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關(guān)的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關(guān)資料裝進袋子，并沒有按照嚴格的相關(guān)管理規(guī)范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關(guān)管理人員的管理手段比較落后，大多數(shù)檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。

2、提高人事檔案管理的措施

2.1提高人事檔案管理的意識

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業(yè)單位領(lǐng)導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關(guān)的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題可以進行及時的解決。還可以制定相關(guān)的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。

2.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關(guān)的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據(jù)社會的發(fā)展，對人事檔案管理工作相關(guān)制度進行相應的調(diào)整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現(xiàn)代化的設備結(jié)合相關(guān)管理制度來輔助人事檔案的管理，根據(jù)相關(guān)管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現(xiàn)代化的設備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的人事工作提供更好的服務。

3、結(jié)束語

第7篇：畢業(yè)檔案管理范文

一、事業(yè)單位改進財務檔案管理工作的現(xiàn)實意義

新形勢下，對于事業(yè)單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業(yè)單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)具有十分重要的現(xiàn)實意義，具體表現(xiàn)如下：

首先，有助于貫徹落實相關(guān)財務法規(guī)。面對各種突發(fā)狀況，如果沒有到位和規(guī)范的事業(yè)單位財務檔案管理，勢必會使單位相關(guān)工作陷入僵局。只有不斷增強事業(yè)單位財務檔案管理的規(guī)范性，優(yōu)化相關(guān)管理模式，才能使事業(yè)單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。

其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業(yè)單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據(jù)，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規(guī)范的財務檔案管理。事業(yè)單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協(xié)助完成單位的審計工作。

最后，有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位的相關(guān)職能。事業(yè)單位在履行相關(guān)職能時，一項重要的參考依據(jù)便是財務檔案內(nèi)容。為保證相?P職能發(fā)揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內(nèi)容的真實性，為今后事業(yè)單位在決策和制定計劃方面提供有力依據(jù)。因此，將事業(yè)單位的財務檔案管理工作開展地更加規(guī)范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業(yè)單位在履行職責時，可以有據(jù)可依。

二、事業(yè)單位財務檔案管理存在的弊端

1.對財務檔案管理工作不夠重視

部分事業(yè)單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業(yè)人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態(tài)度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現(xiàn)失真的情況。此外，事業(yè)單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業(yè)人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發(fā)生。

2.財務檔案管理工作信息化水平不足

很多事業(yè)單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質(zhì)檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環(huán)境中。

3.財務檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現(xiàn)階段來看，由于很多事業(yè)單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，很多缺乏專業(yè)知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術(shù)以及沒有專業(yè)的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質(zhì)底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業(yè)單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發(fā)生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業(yè)單位帶來不可磨滅的經(jīng)濟損失。

三、優(yōu)化方案及相關(guān)建議

1.提高對財務檔案管理工作的重視程度

要想做好事業(yè)單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內(nèi)部關(guān)于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監(jiān)督機制，完善管理過程中的相關(guān)制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發(fā)揮財務檔案管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)能力。與此同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導層應當對事業(yè)單位進行科學決策，以身作則，提高事業(yè)單位的財務檔案管理意識，為單位構(gòu)建一個良好的工作氛圍和內(nèi)部環(huán)境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。

2.加大財務檔案管理信息化發(fā)展力度

從基礎(chǔ)設施方面來看，事業(yè)單位的財務檔案管理應當加大構(gòu)建力度。事業(yè)單位可以組織相關(guān)人員提出設計方案，分別結(jié)合檔案管理和財務管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實際的方案，綜合多重需求，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，同時避免部分財務信息出現(xiàn)重疊，提高工作效率，提高事業(yè)單位在管理財務檔案過程中所需的硬件設備。此外，還應當提升實踐能力，確保財務檔案在管理過程中的信息化程度，高標準、嚴要求，將事業(yè)單位的工作開展與財務檔案管理工作有機結(jié)合，保證各項經(jīng)濟活動有條不紊地開展，提高事業(yè)單位財政資金的利用率，為事業(yè)單位爭取最大的發(fā)展優(yōu)勢。

第8篇：畢業(yè)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校學生 檔案 管理

建好高校學生檔案，做好學生檔案管理工作，為畢業(yè)生就業(yè)提供服務，具有重要作用和意義。二十一世紀，知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強。如何做好新時期畢業(yè)生檔案管理工作就成為一項重要任務。

一、目前學生檔案管理中存在的問題

真正能證明畢業(yè)生學習經(jīng)歷的就是檔案，學生生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業(yè)生檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前學生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：

㈠隊伍建設

高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分，管理隊伍建設還未引起足夠重視，此項工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務重，沒有充足的時間管理好檔案。

㈡檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象。學生檔案多數(shù)分散在各院系管理，達不到集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的要求。學生入校檔案入柜，直到畢業(yè)前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不統(tǒng)一、把關(guān)不嚴、移交手續(xù)不規(guī)范，嚴重影響學生檔案質(zhì)量。同時，導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學生提供優(yōu)質(zhì)服務了。

㈢檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于一些簡單的檢索管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

㈣畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學生畢業(yè)后，不一定馬上就業(yè)，也有的畢業(yè)生就業(yè)后，就業(yè)的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業(yè)生不知道自己會不會長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置，或放在學校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉(zhuǎn)到人才，但不定期繳費；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升、辦理社保、事業(yè)單位和國有企業(yè)招聘考試以及各地方對大學生的優(yōu)惠政策等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學畢業(yè)后，無論工作的情況如何，要先把個人檔案的事情處理好。

㈤地區(qū)性政策限制。有些地區(qū)的人事機構(gòu)不接收非本地戶口的畢業(yè)生檔案，使一些在當?shù)鼐蜆I(yè)的學生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。

二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務，畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

㈠提高學生對檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，要讓廣大學生生充分認識到，學生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習，提高管檔人員素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。

㈡加強檔案管理工作的科學規(guī)范化管理

一、要有專人負責檔案管理工作，尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續(xù)性，建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。

二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，如發(fā)現(xiàn)材料有缺失或相關(guān)內(nèi)容不符，應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內(nèi)容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊。建立多種檢索方式，便于查找與利用。

三要及時完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合相應的制度，將學生在校期間的材料及時歸檔，包括成績單、鑒定表、畢業(yè)生登記表以及能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

隨著高校擴招，學生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比，已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平，充分利用信息化、網(wǎng)絡化等先進技術(shù)，來提高檔案管理工作的效率。

綜上所述，在新時期做好高校學生檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是我們義不容辭的責任。

參考文獻

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[2]楊國祥，檔案管理學.機械工業(yè)出版社；第1版

第9篇：畢業(yè)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：就業(yè) 服務 高校 學生檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.179

1 高校學生檔案管理工作對學生就業(yè)所起作用

1.1 搭建學生與用人單位信息交流平臺

學生畢業(yè)后，必然會面臨工作應聘，學生檔案這時候就起著無可替代的作用。它是對學生整個大學期間生活、學習各個方面的一種比較完整明了的記錄，這些記錄是通過比較集中的收集、整理而成，可以綜合反映學生的素質(zhì)，且比較準確靠譜，具有權(quán)威性。用人單位在挑選人才的時候，要想對應聘大學生有一個比較多維的了解，可以借助高校的檔案管理工作，輕松調(diào)出資料，如此便搭建了學生與用人單位信息交流平臺，為學生就業(yè)提供了便利。

1.2 有利于大學生檔案的妥善管理

“檔隨人走”是人事檔案工作的一個重要原則，大學生畢業(yè)后，檔案必定要隨著其離開而轉(zhuǎn)移到另一個部門，強化高校學生檔案管理，有利于妥善保存學生檔案，同時保證學生檔案成功轉(zhuǎn)遞。學生在畢業(yè)之際，不管工作是否落實，高校都必須完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，這樣才能確?！叭藱n合一”。

2 高校學生檔案管理存在問題

2.1 管理方式落后

一般而言，高校為畢業(yè)生提供就業(yè)崗位信息有兩大方法：一種是用人單位與高校見面互相協(xié)商，另一種是舉辦校園“招聘會”。相比而言，第二種方式針對學生范圍要更廣，第一種方法是在高校介紹畢業(yè)生之后，用人單位看過檔案資料，才決定面試人選；第二種方法是畢業(yè)生直接投入個人簡歷之后，經(jīng)面試洽談后，用人單位再行調(diào)出檔案。這可以看出檔案管理工作對于學生就業(yè)的意義所在，好的檔案管理工作，能夠最大程度地為學生就業(yè)提供服務。目前，我國高校普遍存在一個問題就是管理方式跟不上時展，比較落后，包括體制不規(guī)范、收集、整理工作不到位等等，伴隨著大學的擴招，這種現(xiàn)象越來越明顯，有的學校整個的檔案管理過程給人的感覺就是不認真、不嚴肅，有的學校把學生檔案統(tǒng)一歸入綜合室管理，有的歸入人事部，有的則直接實行院系分散管理，檔案管理體制的不統(tǒng)一，使得畢業(yè)生在畢業(yè)之際檔案滯留而無法快速轉(zhuǎn)遞。日常檔案管理的不規(guī)范帶來的后果是，高校必須為轉(zhuǎn)檔工作的順利實現(xiàn)突擊整理歸檔，這樣整個檔案管理工作就是混亂的，用人單位查閱學生檔案會很困難，如此，就影響到了畢業(yè)生順利就業(yè)。

2.2 檔案內(nèi)容不全面

高校學生檔案的內(nèi)容很多都只是簡單涉及到了學生高中畢業(yè)時的學籍情況、入團情況、成績、體檢、獎懲等等，在現(xiàn)在龐大的激烈的就業(yè)市場面前，用人單位對于畢業(yè)生的考察早已不只是停留在這一階段，對此有的學校作了相應改革，設置了一些新的檔案資料，比如大學生心理測試、各種證書、參與實踐活動等，對以往片面的檔案資料做了一個補充，但實際而言還是遠遠不夠，這種有限的材料，并不能使用人單位獲得對畢業(yè)生能力、素質(zhì)的一個全面了解，且高校檔案內(nèi)容普遍流于形式，并無實質(zhì)內(nèi)容，對學生評價公式化、口號化，因而失去了應用的權(quán)威性，價值不大，很多畢業(yè)生本人或者用人單位對這些檔案材料興趣不大。

2.3 高校畢業(yè)生檔案利用滯后

前面說到“檔隨人走”是人事檔案管理的一個重要原則。在以往的計劃經(jīng)濟體制下，畢業(yè)生工作是包分配的，用人單位與高校檔案的轉(zhuǎn)遞工作很容易進行，但是市場經(jīng)濟體制下，畢業(yè)生與用人單位之間是一個雙相選擇的關(guān)系，一方面學生不能帶著檔案，另一方面用人企業(yè)只有在校進行招聘，才能看到學生檔案，而在程序上，只有畢業(yè)生確定了就業(yè)單位，學校才會把檔案寄出，如果這樣，根本就不能在學生應聘之時給予用人單位參考，這就是利用的滯后。所以，現(xiàn)在很多畢業(yè)生應聘只是靠著一紙簡歷和若干證書，為了找到一份更好的工作，很多畢業(yè)生想方設法在簡歷中吹噓所具備的技能，甚至弄虛作假，這樣就造成了畢業(yè)生與用人單位的一種不信任關(guān)系，干擾了就業(yè)市場的公平。

2.4 高校檔案管理人員素質(zhì)不足

近幾年來，我國高校一直處于擴招的狀態(tài)，大學生數(shù)量在不斷增加，增加了檔案管理難度，與此相對應的是，管理人員素質(zhì)的不足，很多高校對于檔案管理工作重視度不夠，投入也有限，檔案管理人員并不具備專業(yè)的素質(zhì)，檔案意識淡薄，管理觀念不科學不系統(tǒng)，檔案存放雜亂，且時有學生檔案漏填、缺頁、遺失現(xiàn)象發(fā)生，這就使畢業(yè)生檔案得不到質(zhì)量上的保證。

3 強化高校學校檔案管理，為學生就業(yè)服務

3.1 重視學生檔案管理，實現(xiàn)管理手段多樣化

強化高校檔案管理工作首先要轉(zhuǎn)變觀念，學校要重視檔案管理工作的建設，與時俱進，拋棄舊有的只是把檔案管理單純當作學生學籍資料的簡單積累，而要轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W生就業(yè)為核心的系統(tǒng)全面的檔案管理。在談到高校檔案管理存在的問題時，我們發(fā)現(xiàn)，大學生檔案內(nèi)容過于流于形式，且考察內(nèi)容單一，所以高校應該自覺增設一些內(nèi)容，比如學生參加的實踐活動、參加的培訓、實習情況，多種聯(lián)系方式：QQ號、郵箱等等，這樣就使得檔案更具個人特色，更加真實明確。檔案管理工作是一項繁復而細致的工作，它記錄展現(xiàn)的不只是學生的成績，還應該包括有思維道德方面、身體心理健康方面、職業(yè)規(guī)劃方面等的內(nèi)容，大學生在填寫相關(guān)檔案的時候，必須伴有細致的說明。檔案的收集與整理始終是檔案管理的一個重點難點。

3.2 充分利用計算機技術(shù)，規(guī)范管理工作科學化

信息化時代，計算機技術(shù)可謂無處不在，它能夠給高校檔案管理帶來極大便利，所以高校必須充分利用這一技術(shù)，這就給檔案管理提供了另一種保留方式――電子式，這是除紙質(zhì)保存外的一種方式，可以通過備份有效防止檔案遺失狀況，同時擴充檔案信息量，不僅可以實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化，而且可以在一定程度上增加高校學生檔案的時效性，提高檔案的利用程度。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術(shù)的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權(quán)。管理員依照工作規(guī)范，憑借專業(yè)素質(zhì)和安全管理意識，努力完善學生檔案的存儲、利用環(huán)境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯漏現(xiàn)象，提高檔案的管理效率。

3.3 確保學生檔案的完整性，管理人員素質(zhì)專業(yè)化

高校學生檔案管理必須從基礎(chǔ)工作做起，重視學生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強畢業(yè)生人事檔案管理，在基礎(chǔ)工作使用到的如計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施，必須確保正常的使用及換代更新，遵循“日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證”的準則。同時，建立一支思想過硬且專業(yè)素質(zhì)高的管理隊伍是必不可少的。學校應聘請具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，他們在具備科學系統(tǒng)的管理方式的同時，對于檔案管理工作還要有極強的責任心。只有管理人員素質(zhì)專業(yè)化，才能使高校檔案管理工作合理高效地運轉(zhuǎn)。

4 總結(jié)

面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員除了有很好的政治素質(zhì)之外，還必須掌握多學科多領(lǐng)域的知識與技能，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識，辦事效率高，能靈活使用各種電子設備。因此，高校要把那些政治覺悟、工作作風、業(yè)務能力比較突出的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，才能確保高校學生檔案管理的有效性。

參考文獻：

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