檔案管理的分類(lèi)精選(九篇)
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第1篇：檔案管理的分類(lèi)范文
【關(guān)鍵詞】 電子檔案 分類(lèi) 整理 保護(hù)
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類(lèi)、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類(lèi)
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最?lèi)：
2.1電子文書(shū) 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來(lái)電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書(shū)材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過(guò)程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)或驗(yàn)收說(shuō)明、軟件測(cè)試報(bào)告、修改記錄、說(shuō)明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤(pán)，由檔案部門(mén)在接收文件時(shí)按照不同年度、來(lái)文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門(mén)的文件集中在組盤(pán)可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類(lèi)可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門(mén)及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購(gòu)置等分類(lèi)整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類(lèi)別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱(chēng)、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤(pán)保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門(mén)、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。鑒于磁盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤(pán)，應(yīng)盡量避免使用磁盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門(mén)應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門(mén)應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
4.2光盤(pán)的保護(hù)
光盤(pán)在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過(guò)程中注意對(duì)光盤(pán)不得擦洗、劃刻、觸摸光盤(pán)裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤(pán)，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。光盤(pán)應(yīng)避免接觸外來(lái)磁場(chǎng)，外來(lái)磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。防止光盤(pán)沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過(guò)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過(guò)時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過(guò)程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。
4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T17678.1-1999.
第2篇：檔案管理的分類(lèi)范文
檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問(wèn)題。
1.1檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對(duì)此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無(wú)法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)缺失、分類(lèi)不明等現(xiàn)象。檔案管理對(duì)企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無(wú)法調(diào)取，就會(huì)對(duì)今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類(lèi)不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類(lèi)不合理的現(xiàn)象，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)太過(guò)單一。有些檔案在分類(lèi)時(shí)致使簡(jiǎn)單的按照時(shí)間分類(lèi)，完全沒(méi)有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁(yè)碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁(yè)或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。
1.3檔案的編號(hào)缺失或不準(zhǔn)確
檔案編號(hào)也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)，使得許多新的內(nèi)容無(wú)法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒(méi)有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無(wú)法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無(wú)法確定，已經(jīng)存在的部分無(wú)法排序，影響檔案的分類(lèi)和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對(duì)新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無(wú)法理解和應(yīng)用，無(wú)法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對(duì)新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對(duì)檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對(duì)待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。
2.1提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)
在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類(lèi)，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類(lèi)整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類(lèi)和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類(lèi)缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類(lèi)和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對(duì)檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類(lèi)，將檔案信息分類(lèi)填寫(xiě)細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類(lèi)中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。
三、結(jié)語(yǔ)
第3篇：檔案管理的分類(lèi)范文
組成部分。實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。
關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施
0 引言
科技水平發(fā)展促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。
1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理是我國(guó)人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中依舊存在一些問(wèn)題，成為我國(guó)檔案管理發(fā)展中的障礙。
一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國(guó)大部分企業(yè)或單位對(duì)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開(kāi)展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國(guó)檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時(shí)檔案管理的管理人員的計(jì)算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。
2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施
2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施
實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對(duì)檔案管理中“歷史遺留問(wèn)題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理
實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩(shī)句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動(dòng)化軟件，結(jié)合OA辦公自動(dòng)化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專(zhuān)業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國(guó)檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國(guó)某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財(cái)富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤(pán)使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲(chǔ)存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存空間的問(wèn)題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。
2.3 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是開(kāi)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專(zhuān)業(yè)性。
3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)
3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動(dòng)化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號(hào)和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問(wèn)題。
3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高
其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類(lèi)采用電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理，依據(jù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動(dòng)化檔案管理能夠智能化對(duì)更新檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對(duì)接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問(wèn)題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來(lái)，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對(duì)培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門(mén)，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展
其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專(zhuān)業(yè)會(huì)程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。
4 結(jié)論
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會(huì)資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國(guó)資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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第4篇：檔案管理的分類(lèi)范文
檔案管理的基礎(chǔ)工作一般包括檔案資料的整理、分類(lèi)、鑒定、保管、登記、注銷(xiāo)等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎(chǔ)工作大多由人工完成，在進(jìn)行檔案資料整理和分類(lèi)等過(guò)程中會(huì)由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)不利的影響。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎(chǔ)工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用。
1.促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡(jiǎn)化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)，方便進(jìn)行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。
2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。
檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行有很好的幫助。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類(lèi)等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
當(dāng)代社會(huì)，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見(jiàn)的問(wèn)題
檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行整理和分類(lèi)時(shí)，檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度非常大，往往忽視了對(duì)檔案資料的檢查，在加上檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題。
1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。
檔案管理基礎(chǔ)工作是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定、保管、登記、注銷(xiāo)等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強(qiáng)度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺(jué)，從而引起對(duì)工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問(wèn)題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給后續(xù)整理工作造成影響。
2.檔案的分類(lèi)不合理。
檔案資料分類(lèi)不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機(jī)構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類(lèi)不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有規(guī)范的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案分類(lèi)時(shí)往往是盲目的按時(shí)間分類(lèi)，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)?lái)很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
3.檔案的編號(hào)不準(zhǔn)確。
檔案編號(hào)就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨(dú)一無(wú)二的，但是在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編號(hào)多份檔案或者是一份檔案多個(gè)編號(hào)的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。
4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。
許多檔案管理機(jī)構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無(wú)法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對(duì)數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。
三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法
檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。
1.提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)。
在檔案管理工作中由于檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強(qiáng)度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個(gè)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。
2.加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。
檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理等一系列的工作過(guò)程，在對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，往往會(huì)由于管理不到位而產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機(jī)構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資料的傳遞和共享時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多的問(wèn)題。因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國(guó)家和各級(jí)政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺(jué)性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
3.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)。
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類(lèi)，將檔案信息分類(lèi)填寫(xiě)細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類(lèi)中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
4.提高檔案管理的安全性。
確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)非常的困難，一些檔案管理工作人員會(huì)疏忽對(duì)檔案資料的檢查，無(wú)法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)于有條件的管理機(jī)構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。
四、結(jié)語(yǔ)
第5篇：檔案管理的分類(lèi)范文
【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來(lái)看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估?？傊瑱n案管理工作具有重要的價(jià)值，所以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，分析管理中的問(wèn)題并進(jìn)行針對(duì)性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。
一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個(gè)主要問(wèn)題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案管理的責(zé)任制度存在缺陷，在實(shí)際管理的過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生責(zé)任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行處理，但是目前存在的分類(lèi)混亂嚴(yán)重影響了責(zé)任的落實(shí)。第二是在管理檔案的時(shí)候，級(jí)別劃分存在問(wèn)題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價(jià)值會(huì)進(jìn)行不同等級(jí)地劃分，而等級(jí)不同，采取的管理也會(huì)存在差異。目前，等級(jí)劃分的衡量標(biāo)準(zhǔn)缺陷嚴(yán)重，所以檔案價(jià)值的判斷有失標(biāo)準(zhǔn)。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一主要是因?yàn)闄n案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。再者，檔案管理的目標(biāo)建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實(shí)際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)，目標(biāo)缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一的重要原因。簡(jiǎn)而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，基本來(lái)源于管理環(huán)境的混亂，所以要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。
（三）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不高，對(duì)于管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對(duì)待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價(jià)值沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)。再者，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會(huì)存在檔案分類(lèi)或者分級(jí)的錯(cuò)誤，更有甚者，會(huì)因?yàn)椴僮鞯膯?wèn)題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進(jìn)一步的提高。
二、學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略
（一）強(qiáng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來(lái)確立：第一，要建立健全管理責(zé)任制度。在管理中，要將工作進(jìn)行分級(jí)和分類(lèi)，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置或者是部門(mén)的劃分，通過(guò)這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。第二，要詳細(xì)檔案的分級(jí)制度。在管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理，通過(guò)級(jí)別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
（二）打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要做好兩項(xiàng)工作：第一是對(duì)檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會(huì)存在差異，所以對(duì)檔案管理的過(guò)程進(jìn)行步驟劃分，更有利于在各個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過(guò)程中，要確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的標(biāo)準(zhǔn)更容易明確。簡(jiǎn)而言之，要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要強(qiáng)化管理目標(biāo)。
（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和專(zhuān)業(yè)性的管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍打造不可缺少。而專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍打造需要進(jìn)行兩個(gè)方面的培養(yǎng)。第一是進(jìn)行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對(duì)檔案管理的重要意義和價(jià)值有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從而在工作中能夠重視檔案管理，認(rèn)真對(duì)待管理工作。第二是對(duì)管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料的分級(jí)、分類(lèi)、存儲(chǔ)以及具體的實(shí)施方法等。通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來(lái)的分類(lèi)分級(jí)錯(cuò)誤或者是檔案資料損毀問(wèn)題。總之，利用專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍實(shí)施檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性必然會(huì)得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會(huì)得到提高。
三、結(jié)語(yǔ)
學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過(guò)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，而檔案價(jià)值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進(jìn)行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說(shuō)，深入地分析校園檔案管理工作存在的問(wèn)題，然后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的策略研究，可以實(shí)現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。
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第6篇：檔案管理的分類(lèi)范文
關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國(guó)家教委下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》，到2008年國(guó)家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。
1 新時(shí)期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義
檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過(guò)“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類(lèi)、保管、利用等方面的層層銜接與遞進(jìn)關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在“收集、分類(lèi)、保管、利用”等每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會(huì)影響到整個(gè)檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過(guò)明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過(guò)強(qiáng)制性的合規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”，促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進(jìn)高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識(shí)化進(jìn)程。另一方面，實(shí)施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個(gè)部門(mén)、每個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任，通過(guò)明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個(gè)部門(mén)、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒(méi)有沒(méi)有重疊和交叉，防止在檔案管理過(guò)程中的各部門(mén)間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。
2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑
高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類(lèi)、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。
2.1 高校檔案的收集階段
收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過(guò)程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門(mén)的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過(guò)程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開(kāi)發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹(shù)立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。
2.2 高校檔案的分類(lèi)整理階段
檔案的分類(lèi)是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門(mén)將收集的各類(lèi)檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類(lèi)階段，做好過(guò)程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類(lèi)控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類(lèi)前—分類(lèi)中—分類(lèi)后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類(lèi)的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類(lèi)法。
2.3 高校檔案的保管階段
檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無(wú)破損”、“零丟失”管理，延長(zhǎng)檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫(kù)更新與維護(hù)，高校要指定專(zhuān)人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購(gòu)置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。
2.4 高校檔案的利用階段
“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類(lèi)、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣拧踩４?，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門(mén)要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過(guò)閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門(mén)可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫(kù)，為學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。
總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來(lái)的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門(mén)的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類(lèi)階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類(lèi)控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.
第7篇：檔案管理的分類(lèi)范文
現(xiàn)行的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案真實(shí)記錄著村鎮(zhèn)各項(xiàng)工作以及重要的信息記錄，是村鎮(zhèn)運(yùn)行發(fā)展的重要憑證。村鎮(zhèn)建設(shè)檔案也屬于國(guó)家檔案的一部分，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中具有重要的記錄作用。村鎮(zhèn)相關(guān)的檔案管理人員要根據(jù)當(dāng)前管理過(guò)程中存在的各類(lèi)問(wèn)題加以改革??新，從而促進(jìn)我國(guó)當(dāng)前村鎮(zhèn)檔案管理工作的全面發(fā)展，從而促進(jìn)村鎮(zhèn)改革發(fā)展各項(xiàng)工作的有效運(yùn)行。
一、現(xiàn)行村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中存在的各項(xiàng)具體問(wèn)題
1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
就目前山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，許多管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作還處于忽視的階段，只注重村鎮(zhèn)建設(shè)發(fā)展的過(guò)程，很少注重管理相關(guān)的具體活動(dòng)。管理工作中受到過(guò)去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。
2.檔案管理的范圍不明確
就目前村鎮(zhèn)相關(guān)部門(mén)針對(duì)檔案管理還沒(méi)有制定出一個(gè)完整有效的管理辦法，檔案管理的內(nèi)容也隨著社會(huì)的快速發(fā)展發(fā)生了相應(yīng)的改變。當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理沒(méi)有先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)可以參考，只能在實(shí)踐的過(guò)程中加深對(duì)各項(xiàng)管理工作的理解。長(zhǎng)期的發(fā)展下去，會(huì)導(dǎo)致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實(shí)效性，影響了檔案的完整性[2]。
3.檔案缺乏現(xiàn)代化的管理理念
現(xiàn)階段由于許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)用地資源緊張，在后續(xù)的各項(xiàng)工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其它空間使用。在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的今天，仍有許多村鎮(zhèn)還采取人工錄入的方式進(jìn)行信息的錄取和收集，導(dǎo)致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。
二、解決村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中存在問(wèn)題的具體辦法
1.加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)
山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)相關(guān)管理部門(mén)對(duì)于檔案管理的重視程度是進(jìn)行管理工作的重要前提，村鎮(zhèn)的各個(gè)部門(mén)要將檔案管理的重要性進(jìn)行全面的宣傳并執(zhí)行。通過(guò)各類(lèi)研究討論會(huì)和參觀學(xué)習(xí)的方式為村鎮(zhèn)員工講解檔案管理的重要意義，更全面地提高醫(yī)務(wù)人員的管理意識(shí)。
2.建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理
山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對(duì)村鎮(zhèn)現(xiàn)有的資料進(jìn)行相應(yīng)的整理分類(lèi)，對(duì)檔案管理中所執(zhí)行的各個(gè)步驟加強(qiáng)管理，讓每項(xiàng)措施活動(dòng)都能有規(guī)定的制度指導(dǎo)。最后將所有的檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，對(duì)每個(gè)有效的資源進(jìn)行分類(lèi)，擴(kuò)大檔案管理的綜合全面性[3]。
3.加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理
在當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理過(guò)程中，要想全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過(guò)去傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方法很難進(jìn)行有效的管理，所以必須引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)管理方式的科學(xué)化。以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)取代過(guò)去手工管理，實(shí)現(xiàn)智能化的管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強(qiáng)了管理的科學(xué)化和有序性的提升，符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。
4.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的選取，而是由村鎮(zhèn)其他相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)就上崗工作，使得專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)不具備應(yīng)有的科學(xué)性。所以企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的招聘活動(dòng)，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的刪選培訓(xùn)才能上崗，從根本上提升村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人力資源的力量，從而進(jìn)一步推動(dòng)各項(xiàng)管理工作的有效開(kāi)展。
三、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新
當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)在告訴發(fā)展，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革進(jìn)程加快。村鎮(zhèn)各項(xiàng)管理運(yùn)行過(guò)程都應(yīng)建立在改革發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行。相關(guān)管理機(jī)構(gòu)要以現(xiàn)代化的科學(xué)方法對(duì)村鎮(zhèn)內(nèi)部管理設(shè)備進(jìn)行有效的維護(hù)，從根本上減少檔案管理系統(tǒng)自身存在的危害，提高管理的實(shí)效性。制定科學(xué)合理的管理體系，完善檔案管理的各項(xiàng)流程，維護(hù)信息資源的穩(wěn)定和有效利用率。
從當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，要完成各類(lèi)監(jiān)督運(yùn)行的工作，就需要對(duì)系統(tǒng)整體的運(yùn)行情況進(jìn)行有效的把握，明確各項(xiàng)任務(wù)的流動(dòng)情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創(chuàng)新中充分展示出檔案管理的相應(yīng)職能，做好各類(lèi)文件檔案的分類(lèi)管理，將科學(xué)化的管理過(guò)程吸取到工作的環(huán)節(jié)中，從而提升檔案管理的整體效率。
第8篇：檔案管理的分類(lèi)范文
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案；現(xiàn)代化；管理對(duì)策
一、醫(yī)院文書(shū)管理的重要性
醫(yī)院的文書(shū)檔案客觀記錄了一個(gè)醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的重要活動(dòng)，重大事件及工程進(jìn)展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開(kāi)各項(xiàng)活動(dòng)和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段不斷應(yīng)用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書(shū)檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將其進(jìn)行分類(lèi)及管理成為目前的重大課題。
二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案管理重視程度不夠
由于文書(shū)檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)其管理意識(shí)薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，有人認(rèn)為對(duì)醫(yī)院文書(shū)管理的工作簡(jiǎn)單，不需要技術(shù)含量，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展并沒(méi)有什么意義，沒(méi)有存在意義。長(zhǎng)期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書(shū)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，造成了醫(yī)院文書(shū)檔案資料缺失或分類(lèi)不當(dāng)，降低其的利用率。
（二）醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高
醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關(guān)注引進(jìn)高端醫(yī)療技術(shù)人員，忽略了管理方面的人才引進(jìn)；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識(shí)的教育培訓(xùn)，卻忽略了對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書(shū)檔案管理的人員大部分不是文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)生，來(lái)自計(jì)算機(jī)、護(hù)理等專(zhuān)業(yè)的人員通過(guò)自學(xué)相關(guān)知識(shí)，便開(kāi)始文書(shū)檔案管理工作，由于缺少管理的專(zhuān)業(yè)背景，難以投入到文書(shū)檔案管理復(fù)雜的工作當(dāng)中。此外，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動(dòng)，為醫(yī)院的文書(shū)檔案管理也加大了難度。
（三）文書(shū)檔案管理制度存在缺陷
由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案建立完善的管理制度，使得相關(guān)的資料收集、整理、儲(chǔ)存不當(dāng)；各部門(mén)對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案適應(yīng)分散管理，對(duì)其文書(shū)檔案的界定范圍不明確，也沒(méi)有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，除了紙質(zhì)版的文書(shū)檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書(shū)檔案的重復(fù)保存或缺失；此外還存在部分文書(shū)工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。
（四）文書(shū)檔案管理硬件設(shè)備投入不夠
醫(yī)院對(duì)于先進(jìn)的治療設(shè)備投入加大，但在文書(shū)檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備上投入較少，一些醫(yī)院對(duì)于單獨(dú)文書(shū)檔案室的設(shè)立，管理管理設(shè)備及消防設(shè)備達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；此外一些醫(yī)院并沒(méi)有將計(jì)算機(jī)設(shè)備及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)引進(jìn)文書(shū)檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動(dòng)化管理程度?。磺以谧詣?dòng)化檔案管理中，工作人員無(wú)法很好的應(yīng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理、信息安全以及防御計(jì)算機(jī)病毒、修復(fù)技術(shù)等，知識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的開(kāi)發(fā)和利用與其他管理領(lǐng)域存在很大差距[2]。
三、提高醫(yī)院文書(shū)管理檔案的對(duì)策
（一）加強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度
通過(guò)對(duì)醫(yī)院各層人員培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，尤其要增強(qiáng)管理人員的重視意R。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視意識(shí)提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對(duì)檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。文書(shū)檔案管理工作不是分散的，而應(yīng)作為統(tǒng)一管理的，因此要加強(qiáng)各部門(mén)的交流與溝通，推進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書(shū)管理檔案高端管理人才的引進(jìn)投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗(yàn)的工作人員；定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其接受更專(zhuān)業(yè)、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的知識(shí)體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用能力；此外減少檔案管理崗位的流動(dòng)性也有助于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。
（三）完善檔案管理的各項(xiàng)相關(guān)制度
建立健全文書(shū)檔案管理制度，對(duì)文書(shū)檔案的范圍準(zhǔn)確定義，并明確檔案管理人員職責(zé)，對(duì)整個(gè)醫(yī)院不同部門(mén)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理；建立關(guān)于文書(shū)檔案管理的考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，確保其業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于業(yè)務(wù)能力較差的檔案管理人員，對(duì)其進(jìn)行二次培訓(xùn)，實(shí)行考核上崗等。此外還應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷(xiāo)毀等制度予以完善，使每份文書(shū)檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。
（四）推進(jìn)文書(shū)檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)
隨著我國(guó)人口的不斷增加，文書(shū)檔案資料也呈明顯的上升趨勢(shì)，單純通過(guò)手工完成對(duì)其記錄、分類(lèi)及儲(chǔ)存以不能滿足人們的需求，因此必須引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)、云技術(shù)等運(yùn)用在檔案管理過(guò)程中。首先增加信息管理硬件設(shè)備的投入，完善資料室的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對(duì)檔案中重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行整理，缺失的內(nèi)容予以標(biāo)記，并對(duì)已有文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)，便于之后的檔案統(tǒng)計(jì)，有利于提高工作的自動(dòng)化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，將各類(lèi)檔案信息納入其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門(mén)提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作復(fù)雜，需要長(zhǎng)期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。因此醫(yī)院各層必須對(duì)該工作予以重視，加大投資人才和設(shè)備，解決好目前存在的問(wèn)題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學(xué)科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn)：
[1]紅.醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.
[2]黃建華.探討醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].北方藥學(xué)，2013，10（07）：151.
第9篇：檔案管理的分類(lèi)范文
1信息挖掘技術(shù)
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過(guò)程，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法
二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類(lèi)分析。聚類(lèi)分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類(lèi)分析。分類(lèi)分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。
1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過(guò)程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類(lèi)形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。
2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來(lái)并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來(lái)，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測(cè)試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測(cè)試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類(lèi)。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類(lèi)，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過(guò)程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來(lái)客戶的成本。在客戶保留的過(guò)程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類(lèi)法通過(guò)計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來(lái)，提高了檢索的效率和分類(lèi)的專(zhuān)業(yè)性。
3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質(zhì)量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過(guò)挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。
作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國(guó)白城兵器試驗(yàn)中心
參考文獻(xiàn)
