數(shù)字化檔案論文精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案論文范文

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢查的內(nèi)容和時間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護能力。檔案信息數(shù)字化安全防護能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

第2篇：數(shù)字化檔案論文范文

（一）房產(chǎn)測繪事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要

隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測繪規(guī)程的出臺，我市房產(chǎn)測繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)測繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的需要，房產(chǎn)測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數(shù)據(jù)時代社會共享的資源。因此，房產(chǎn)測繪檔案管理必須實現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

（二）信息時代的需要

隨著辦公自動化和計算機網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，來自社會各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳遞和交流。房產(chǎn)測繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來，只有實現(xiàn)數(shù)字化管理，才能適應(yīng)社會信息化進程的需要，為經(jīng)濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準(zhǔn)確的房產(chǎn)測繪信息服務(wù)。

（三）實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案社會服務(wù)的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產(chǎn)測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產(chǎn)測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產(chǎn)測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理在實現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測繪信息的同時，還可實現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍?dāng)?shù)據(jù)等向社會和業(yè)主個人開放，不僅有利于加強對房產(chǎn)測繪檔案工作的監(jiān)督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題

房產(chǎn)測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理是社會和經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產(chǎn)測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學(xué)習(xí)、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點的同時，也帶來不利于房產(chǎn)測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產(chǎn)測繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性

國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標(biāo)準(zhǔn)各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享，不能適應(yīng)房產(chǎn)測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于各地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平不同，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的進程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng)，實現(xiàn)了計算機輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習(xí)慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質(zhì)化，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。

（四）房產(chǎn)測繪檔案管理隊伍素質(zhì)偏低

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員是關(guān)鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合性人才嚴重缺乏，影響了房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。

三、實現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的幾點建議

（一）研發(fā)科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息管理系統(tǒng)

嚴格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合房產(chǎn)測繪檔案管理的實際需要和經(jīng)濟社會發(fā)展需求，適當(dāng)增減房產(chǎn)測繪檔案材料收集范圍，調(diào)整檔案目錄，增加房產(chǎn)測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發(fā)適合房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，切實做到“三統(tǒng)一”，即：實用性與科學(xué)性有機統(tǒng)一；信息安全和技術(shù)安全有機統(tǒng)一；通用性和適用性有機統(tǒng)一。只有建立科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理進程，提高房產(chǎn)測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強檔案保密工作，確保房產(chǎn)測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應(yīng)會同房產(chǎn)測繪部門共同制定房產(chǎn)測繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房產(chǎn)測繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測繪檔案信息的分類等級、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等，為房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產(chǎn)測繪檔案信息作出科學(xué)判斷，根據(jù)檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。

（三）努力培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)測繪檔案管理人員隊伍

第3篇：數(shù)字化檔案論文范文

目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質(zhì)和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過程中，由于對紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進程的必然所在。

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵

學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。其次，為了達到教學(xué)檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時，對紙質(zhì)和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質(zhì)、實物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對教學(xué)檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學(xué)檔案原件的保護。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對歷史久遠的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價值。

三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個學(xué)科教研室進行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費。第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時效低下，無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。

四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。

二是推進教學(xué)檔案管理信息化進程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計算機技術(shù)運用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？焖佟?yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計算機設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。

三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機制。推進學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質(zhì)文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)資源共享。

四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進行科學(xué)管理，才能實現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達到資源共享。

五是加強教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學(xué)校要加強教學(xué)電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學(xué)電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問權(quán)限和身份認證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網(wǎng)訪問、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過加強網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學(xué)檔案信息安全。六是提高教學(xué)檔案管理效率。學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊伍，專職檔案管理人員負責(zé)檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作?；A(chǔ)材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導(dǎo)則由專職檔案人員完成。由于教學(xué)檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進行。教學(xué)檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學(xué)期為單位進行收集整理歸檔，提高教學(xué)檔案的信息化程度，提高管理效率。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進一步推進管理的效能。

第4篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率

一、照片檔案數(shù)字化的重要性

照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過傳統(tǒng)的光學(xué)照片來進行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時間一長就會出現(xiàn)褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對其進行數(shù)字化掃描。

二、掃描分辨率選擇的注意事項

1.要選擇最合適的分辨率

所謂的分辨率指的是單位長度內(nèi)圖像所包含的點數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點數(shù)來表示，也就是dpi。如果一個圖像包含點數(shù)越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細膩，同時也需要耗用更大的空間來進行儲存。如果點數(shù)少的話，存儲面積會減少，但是相應(yīng)的圖像也會變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時候要進行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進行掃描。

2.要選擇符合規(guī)定的分辨率

由于國家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進行了一系列的規(guī)定，所以在進行掃描的時候就要參考國家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來進行掃描。

3.注意掃描設(shè)備等的選擇

由于照片檔案的掃描最重要的一點就是要保持真實地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進去，因為有的時候這些設(shè)備會影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯誤色彩來進行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實性反而會越來越遠。所以說在選擇顯示器和顯卡的時候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實地顯示出來。

三、掃描分辨率選擇的方法

1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?/p>

掃描人員在進行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時候有一定的分辨率計算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機的情況來決定，如果打印機是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來進行以外，有的時候還可以根據(jù)實際工作需要得到的效果來進行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進行統(tǒng)一管理。

2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件

在使用掃描設(shè)備的時候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時候能夠得到更好的掃描效果。對照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進行分辨率選擇的同時慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運用，因為如果選擇了這些自動功能的話，往往反而使得效果達不到預(yù)期的要求。尤其是對于色彩翻新、去除雜點、背光補償?shù)裙δ?，由于檔案照片要保持原始照片的真實性，所以掃描者在選擇這些項目的時候要特別注意，不能因為胡亂的選擇而破壞了原始照片的真實面貌。

3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果

在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實際情況來進行最終的調(diào)節(jié)，在進行這一步的時候尤其要注意細心謹慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細節(jié)都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細部存留參數(shù)這兩個方面要進行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實面貌被保留下來。對照片檔案來說，保持照片的真實面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實面貌得到保留。掃描者要注意切不可對存檔用的檔案照片進行改變顏色、移位遮擋等處理。

四、結(jié)論

照片檔案數(shù)字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻。

作者:潘小寨 單位:深圳市文檔服務(wù)中心

參考文獻

[1]卞咸杰.照片檔案數(shù)字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.

第5篇：數(shù)字化檔案論文范文

檔案信息是社會發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)前高速發(fā)展的社會形勢。在這種新形勢下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢在于操作方便、速度快、準(zhǔn)確性高、儲存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學(xué)、便捷，這就導(dǎo)致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導(dǎo)致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術(shù)和各項管理資源，促進計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計算機技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理

計算機技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的充分反映，計算機技術(shù)的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計算機技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學(xué)地開展。

2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術(shù)，可以運用計算機技術(shù)對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進行實時地查閱，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國計算機技術(shù)有了很大的提升，而且計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關(guān)檔案信息進行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計算機技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進行調(diào)整和調(diào)配，確保計算機技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進行有效預(yù)防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并對相關(guān)計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴把數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當(dāng)今社會，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數(shù)字化管理工作中運用到的計算機技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對計算機技術(shù)和設(shè)備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進行及時的處理，不斷更新計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對計算機技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學(xué)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設(shè)工作

隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復(fù)雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學(xué)管理技術(shù)手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應(yīng)對不斷復(fù)雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓(xùn)工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關(guān)計算機技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計算機技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術(shù)的同時，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

第6篇：數(shù)字化檔案論文范文

為了使各部門/現(xiàn)場自主地控制文件編號，項目組制定了各部門代號、工作地點代號和文件類型代號，而來往文件編號組成規(guī)則見表1：發(fā)文為“項目名稱－文件類型－地點代號－對方單位代號－年號－流水號（4位）”。收文編號從對方來文中提取。針對各個承包商提交的工程文件，項目組也為其制定了一整套統(tǒng)一的編碼規(guī)則。工程項目各個工程階段的相關(guān)編碼規(guī)則主要包括地理信息碼、設(shè)計圖紙編碼、設(shè)備編碼、材料編碼、建造完工資料編碼、模型編碼、供應(yīng)商設(shè)備完工資料編碼等，見表2。

2EDIS_PIP技術(shù)設(shè)計

有了標(biāo)準(zhǔn)化的檔案編碼規(guī)則，工程項目檔案管理平臺的應(yīng)用便可以標(biāo)準(zhǔn)的文檔編碼為基礎(chǔ)進行開發(fā)，其功能模塊主要包括：收文管理、發(fā)文管理、版本跟蹤、文檔管理等。發(fā)文管理指項目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、發(fā)送全過程管理，流程示意圖如圖1。收文管理指項目組對外單位來文的登記、審批、處理、跟蹤等全生命周期管理，流程示意圖如圖2，圖2中虛線部分表示為可選分支，實線部分為主流程。版本跟蹤通過對設(shè)計文件的傳遞和審批過程進行管理，對設(shè)計文件的版本升級過程進行跟蹤，并形成跟蹤報表。文件傳送單的生成可自動進行，從而大大簡化人員的操作，降低了人為出錯的可能，設(shè)計圖紙審批流程示意圖見圖3。文檔管理模塊提供了文檔的統(tǒng)一查詢界面。通過全文檢索或高級檢索，可以在全部文檔范圍內(nèi)或特定目錄范圍內(nèi)查詢和管理文檔。文檔管理模塊下主要有文檔權(quán)限管理、文檔目錄管理、文檔歸檔、新增文檔等功能。

3數(shù)字化管理項目實施及應(yīng)用效果

信息技術(shù)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅改變了傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)的方式，而且觸發(fā)了企業(yè)的管理模式、生產(chǎn)方式、交易方式、作業(yè)流程的全面變革，實現(xiàn)信息化管理與企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)一致，EDIS數(shù)字化工程的實施及推廣取得了良好的效果。相對于以前線下辦公，EDIS_PIP具有以下優(yōu)勢:改變了傳統(tǒng)的管理模式。EDIS_PIP平臺工作流很好地取代了原有的線下辦公流程,把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，避免不必要的重復(fù)勞動，能極大地節(jié)約資源和成本，并提高了工作效率。實現(xiàn)了檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。從文件的形成開始，一直到立卷歸檔，都必須認真執(zhí)行檔案案卷質(zhì)量方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有效保證文件質(zhì)量。實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理兩套系統(tǒng)合并為一套系統(tǒng)，刪除了不必要的環(huán)節(jié)，為計算機管理提供了方便。特別是，計算機聯(lián)網(wǎng)或者向檔案館上報軟盤制度可以加快檔案館檔案管理的現(xiàn)代化進程。基于網(wǎng)絡(luò)的管理方式使得企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)不再受到地理位置的限制。讓項目組與各現(xiàn)場之間保持更暢通、高效的聯(lián)系，更好地實現(xiàn)信息共享，各類材料的傳輸更為快捷，最大程度地發(fā)揮這些信息的實效性。工作安排部署和貫徹落實情況實現(xiàn)了即時歸集。

4未來發(fā)展與展望

第7篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

第8篇：數(shù)字化檔案論文范文

（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率

將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息

學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。

（三）實現(xiàn)資源共享，方便管理

學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學(xué)籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個社會服務(wù)。

二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)字化程度不足

高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠遠不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。

（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求

有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。

（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高

現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務(wù)知識很熟悉，卻對各種計算機技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。

三、高校加強學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施

（一）引進功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能

高校應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求。或者學(xué)校去引進符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗推進學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進程

（二）加強學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通

為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來對學(xué)籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進行認真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時在開發(fā)的過程中要隨時與學(xué)籍檔案管理工作人員進行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

第9篇：數(shù)字化檔案論文范文

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，歸檔文件需要嚴格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關(guān)工作，實行辦公自動化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實現(xiàn)隨時辦結(jié)隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現(xiàn)。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統(tǒng)文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》中也對檔案館的庫房建設(shè)提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類新載體的優(yōu)點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。