電子檔案精選(九篇)
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第1篇：電子檔案范文
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
二、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
第2篇：電子檔案范文
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標(biāo)。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權(quán)威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進(jìn)行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復(fù)制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進(jìn)行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式?？梢越鉀Q使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，能隨時隨地的進(jìn)行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。
3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上可以直接查詢相關(guān)資料。便于查找，在進(jìn)行電子檔案的查找的時候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個人檔案的關(guān)鍵字就會出來相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關(guān)鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時間。
2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務(wù)，電子檔案的產(chǎn)生，使計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和市場經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3 做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作。
1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性，由于電子化信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進(jìn)行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能進(jìn)行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。
2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設(shè)定電子檔案密級，設(shè)置訪問權(quán)限。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。
3、加強(qiáng)檔案人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。
4 小結(jié)
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
第3篇：電子檔案范文
（一）電子文件的概念及種類
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>
電子文件具有兩個基本特征：一是電子文件是由電子計算機(jī)生成和處理的，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數(shù)字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。
電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。
1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。
2.按文件功能分類，可分為主文件、輔文件、和工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運(yùn)行主文件的軟件；輔、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。
3.按文件生成方式分類，可分為計算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。
（二）電子文件的保護(hù)
電子文件的保護(hù)包括電子文件載體保護(hù)和電子文件信息保護(hù)兩個方面。
1.電子文件載體的保護(hù)
電子文件是由磁性載體和光盤承載的。保護(hù)電子文件載體要求做到以下幾點(diǎn)：一是庫房溫濕度應(yīng)控制在17°到20°之間，相對濕度應(yīng)控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤基在老化、變質(zhì)、損壞、磁粉脫落以及產(chǎn)生色斑等；三是、防止外來磁場破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動，避免載體劃傷、彎折和紀(jì)律信息的損壞。
2.電子文件的保護(hù)
電子文件的保護(hù)一般采取以下幾項技術(shù)措施：
（1）保障計算機(jī)信息系統(tǒng)的安全。（2）信息加密技術(shù)。（3）簽署技術(shù)。（4）身份驗(yàn)證技術(shù)。（5）消息認(rèn)證技術(shù)。（6）防火墻技術(shù)。（7）仿寫技術(shù)。（8）信息備份技術(shù)。（9）防治計算機(jī)病毒。
二、電子檔案的保護(hù)
電子檔案是具有保護(hù)價值的，已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。對電子檔案的保護(hù)應(yīng)依據(jù)其特性進(jìn)行保存與維護(hù)，從以下幾個方面來保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期處于可理解，可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。
（一）保證電子檔案的可用性
1.電子檔案載體的保存環(huán)境要求
一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。
2.電子檔案載體的檢測與維護(hù)
為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應(yīng)每年對電子檔案檢測一次。主要檢測載體表面是否損壞、變形，有無霉斑，并在相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備控制下，對載體上的信息進(jìn)行讀取校驗(yàn)，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留。
3.建立電子檔案維護(hù)管理的信息文檔
對于電子檔案的檢測與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補(bǔ)的損失，為此必須建立電子檔案維護(hù)管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄。
（二）保證電子檔案的可存取性
由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計算機(jī)系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容個事的編排也不盡一致。這種的技術(shù)和形式上的差異，必然會帶來在電子檔案需要進(jìn)行恢復(fù)與還原時，所采用的技術(shù)方法上的不同。因此，為了對電子檔案在利用中得以準(zhǔn)確、完整并以人們理解的方式進(jìn)行顯示，就必須將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義及所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。
（三）保證電子檔案的可理解性
為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：相關(guān)的其他文件系列名稱、存儲位置及相互關(guān)系；對電子檔案內(nèi)容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語言中不常用的詞語解釋；必要的與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息注釋等。
（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求
電子文件的生命周期包括設(shè)計、形成和使用三個階段。為了使具有檔案價值的電子文件真實(shí)可靠，且適合保存，有關(guān)保存和歸檔要求應(yīng)在電子文件的設(shè)計階段作出，隨后的一切相應(yīng)措施也應(yīng)在電子文件的形成和使用階段采取。
1.設(shè)計階段。電子文件的設(shè)計階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計劃。計算應(yīng)明確保存電子文件所依靠的技術(shù)，規(guī)定歸檔的需求及保管期限。以便所設(shè)計的電子文件與系統(tǒng)能被有效地保存。
2.形成階段。為嚴(yán)格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應(yīng)對電子文件形成進(jìn)行監(jiān)督，已落實(shí)設(shè)計階段提出的要求。若檔案部門未參與設(shè)計階段，則必須在形成階段對保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設(shè)計階段沒有預(yù)計到的保管問題時，檔案人員應(yīng)及時采取措施，對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)或變更。
第4篇：電子檔案范文
關(guān)鍵詞：影響電子檔案;安全管理;因素
Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.
Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors
中國分類號：TK-9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章標(biāo)號：2095-2104（2012）03-0001-02
第一章 與安全管理相關(guān)的其他概念
電子檔案安全管理是新時期檔案工作的重要任務(wù)。保管和保護(hù)好電子文件必須從兩個方面著手：一方面，要從電子檔案管理物理載體出發(fā)，著重保護(hù)電子檔案的原始性；另一方面，要在電子檔案管理的手段上狠下功夫，力促電子檔案的真實(shí)性。本論文就是對電子檔案如何能夠安全管理，發(fā)表個人看法。1、背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2、邏輯歸檔，指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3、物理歸檔，指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
第二章 影響電子檔案安全的因素分析
信息技術(shù)就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。影響電子檔案信息安全的因素很多，歸納為四大類：自然因素、環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素。
2.1自然因素
影響電子檔案安全的自然因素主要指各種自然災(zāi)害，如雷電、水災(zāi)、火災(zāi)、臺風(fēng)、地震等，這些自然災(zāi)害的發(fā)生會直接威脅到共享系統(tǒng)中的電子檔案安全。
2.2環(huán)境因素
電子檔案信息的產(chǎn)生、存取、傳播和利用等離不開計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這對電子檔案所依存的系統(tǒng)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求是非常高的，如果電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的環(huán)境不符合要求(電源質(zhì)量差，溫濕度不適應(yīng)，無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施等)就會影響電子檔案信息的安全。
2.3人為因素
人為因素又可以分為三類：第一類是蓄意破壞。蓄意破壞是故意破壞電子檔案的內(nèi)容及其所依賴的載體、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，以獲得某種利益及達(dá)到某種目的。第二類是管理疏忽。管理疏忽包括管理人員的安全意識、保密意識、責(zé)任心不強(qiáng)，沒有建立起相應(yīng)的信息安全法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度等。管理疏忽是造成事故發(fā)生的最大隱患。第三類是不當(dāng)操作。電子檔案載體本身隨著使用次數(shù)的增加，其結(jié)構(gòu)性能會有一定程度的降低。
2.4技術(shù)因素
在影響電子檔案信息安全的非人為因素中，技術(shù)因素不可忽視。信息技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的廣泛應(yīng)用，給電子檔案的安全帶來深刻的影響，一方面上述技術(shù)是電子檔案產(chǎn)生的前提，為電子檔案信息的管理和利用帶來極大的便捷；另一方面，這些技術(shù)本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，這些都為電子檔案信息增加了被竊取、盜用、非法增刪及破壞等方面的安全隱患。
第三章 電子檔案安全管理措施
3.1載體安全保護(hù)
第一保證電子檔案載體的制成材料質(zhì)量過關(guān)。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備、信道信宿、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲、傳輸和提供利用全過程的基礎(chǔ)。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關(guān)設(shè)備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計算機(jī)的軟硬件平臺，完整、準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。
3.2電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施的局限性
電子檔案傳統(tǒng)的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統(tǒng)性、低效率性、被動性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對于電子檔案所處的風(fēng)險沒有進(jìn)行更深刻的探究，沒有從更深層次上發(fā)現(xiàn)風(fēng)險發(fā)生的原因。最終在風(fēng)險來臨之時，不能有效地控制風(fēng)險。
3.2.2非系統(tǒng)性
電子檔案的風(fēng)險往往并不是單一因素所造成的，除了內(nèi)部因素外，還有外部因素。內(nèi)部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風(fēng)險的強(qiáng)度，而傳統(tǒng)的電子檔案保護(hù)措施，往往采取的是單一的防護(hù)措施，對于電子檔案的保護(hù)會出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風(fēng)險的發(fā)生。
3.2.3低效率性
傳統(tǒng)保護(hù)措施的低效效率性主要體現(xiàn)在對于電子檔案的保護(hù)成本過高，而對于電子檔案風(fēng)險的防范并不能取得相應(yīng)的效果，這之間不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費(fèi)。
3.2.4被動性
對于可能發(fā)生的風(fēng)險，由于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識的欠缺，對信息技術(shù)發(fā)展了解不足，而維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又往往對電子檔案的知識掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風(fēng)險發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預(yù)防，只待風(fēng)險成為現(xiàn)實(shí)之后，才采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。
3.2.5缺乏制度性
電子檔案的傳統(tǒng)保護(hù)措施缺乏制度性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面電子檔案的安全管理在實(shí)施過程中缺乏制度和標(biāo)準(zhǔn)的保障，在實(shí)施過程中沒有具體的操作程序可以執(zhí)行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發(fā)生風(fēng)險的可能性增加，風(fēng)險的疊加，會給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。以往的相關(guān)法規(guī)一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關(guān)注度不足。
第四章結(jié)束語
本文的研究最終目的就在于為檔案工作者提供一種新管理思路，提高檔案管理者的風(fēng)險意識，提高電子檔案的管理水平。在電子檔案管理過程中，管理者和管理部門必須要認(rèn)識到電子文件風(fēng)險的客觀性、不確定性、危害性，做好風(fēng)險防范和應(yīng)對工作，否則，如果對潛在風(fēng)險的忽視，定會導(dǎo)致災(zāi)難性后果，形成可怕的“記憶黑洞”、“歷史空白”。
電子檔案管理是我們現(xiàn)實(shí)工作中的重中之重的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有認(rèn)真做好這項工作，我們的各項工作才有保障，我們要防患于未然，重視細(xì)小的問題，重視防范，哪怕是拔掉插頭，用鐵錘擊碎，文件與數(shù)據(jù)也不會有任何影響。
參考文獻(xiàn)
[1] 王萍、宋雪雁《電子檔案管理基礎(chǔ)》北京：清華大學(xué)出版社，2006年第1版 。
第5篇：電子檔案范文
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質(zhì)及計算機(jī)磁盤來實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實(shí)體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進(jìn)行查詢和使用。
1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對檔案資料的整理、統(tǒng)計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對檔案進(jìn)行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費(fèi)空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲比較穩(wěn)定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲時間長，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補(bǔ)錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費(fèi)時間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對應(yīng)的檔案，然后對其進(jìn)行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識，提高對檔案的利用效率。
2 當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機(jī)在國內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲存方式比較復(fù)雜，一旦儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。
3.2 加強(qiáng)電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實(shí)處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其更好的掌握信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)和，從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。
第6篇：電子檔案范文
1.1 對地方電子檔案立法的定量分析。筆者通過中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)庫、百度搜索等入口檢索，得到地方相關(guān)電子檔案法規(guī)，并按行政區(qū)域劃分對這些法規(guī)進(jìn)行橫向、縱向比較分析。從時間上看，我國地方電子檔案立法多形成于2002年之后，其中2003年數(shù)量最多（共4個），其次是2004年、2007年、2008年和2009年（均為3個），基本都是從公布當(dāng)天起開始實(shí)施。從區(qū)域分布上看，華東和中南地區(qū)法規(guī)較多，分別各占大約全國的四分之一。就通過機(jī)構(gòu)和法規(guī)種類而言，本文調(diào)查到的電子檔案相關(guān)法規(guī)均由省、市檔案局依據(jù)中央檔案法規(guī)制定。從法規(guī)的命名看，基本為辦法或規(guī)定，且大多是處于試行、暫行階段。此外，個別省市并沒有單獨(dú)制定電子檔案法規(guī)，而是將其融合在本省檔案管理條例里。
1.2 對地方電子檔案法規(guī)內(nèi)容的分析。目前在公布的大多數(shù)電子檔案法規(guī)中，主要圍繞以下幾方面工作展開：電子文件移交與接收、電子文件歸檔、電子檔案保管與使用、電子檔案移交與接收。但在地方電子檔案法規(guī)中，大篇幅是涉及電子文件歸檔內(nèi)容的，比如歸檔中需要注意的事項、歸檔范圍、歸檔方式等，還有一部分是對于電子文件的管理事項；而對電子檔案內(nèi)容，大部分是對電子檔案移交和接收辦法的規(guī)定。對于一些標(biāo)題中已明確標(biāo)明“電子檔案管理辦法”的法規(guī)，其內(nèi)容中卻存在大量使用“電子文件”字樣的現(xiàn)象，在表述方法上這一點(diǎn)是值得商榷討論的。
2 電子檔案立法中存在的主要問題
2.1 法規(guī)體系不完善。首先，從立法層次上看，相比各地方制定的檔案工作總條例，其電子檔案法規(guī)數(shù)量較少，且相當(dāng)一部分是屬于地方檔案規(guī)章的。其次，從立法內(nèi)容上看：第一，各地方電子檔案法規(guī)側(cè)重點(diǎn)不同，一些地區(qū)是關(guān)于“電子文件歸檔和管理”，另外一些地區(qū)則圍繞“電子檔案移交與接收”，這樣會造成各地區(qū)法規(guī)內(nèi)容不完整。第二，在目前頒布的檔案法規(guī)中，關(guān)于電子文件歸檔處理的規(guī)范較多，但對于文件歸檔后的電子檔案管理和服務(wù)利用的規(guī)定較少，重點(diǎn)不夠突出。需要注意的事項，只有兩章是在規(guī)范電子檔案保管和利用、移交與接收事項的。第三，部分法規(guī)中的條目過于簡單，而且也沒有具體款項解釋說明，易造成表述上過于籠統(tǒng)等問題。
2.2 法制觀念落后。和國外相比，我國電子檔案的發(fā)展速度較慢，重視程度不夠，電子檔案立法進(jìn)程也相對較緩慢。此外，在部分地區(qū)，就檔案的法律效力而言，紙質(zhì)檔案仍占主導(dǎo)地位，大多數(shù)人并沒有意識到電子檔案的憑證價值，這從一定程度上也抑制了其電子檔案立法工作的進(jìn)程。另外，電子檔案信息極易損毀或丟失，我們在使用各種國外設(shè)計生產(chǎn)的電子設(shè)備同時，是否經(jīng)常忽略了其中的信息安全問題，由此可見我們對電子檔案的法規(guī)意識確實(shí)有待提高。
2.3 后續(xù)及落實(shí)工作不完善。我國地方大部分電子檔案法規(guī)自后一直處于試行或暫行期，并沒有根據(jù)實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，其中試行法規(guī)6個（約占26%），暫行法規(guī)7個（約占30%）。電子檔案法規(guī)只是一個開始，并不遺留在昨日文件，它需要在具體實(shí)踐中去落實(shí)并不斷完善，檔案機(jī)構(gòu)要去注意和踐行。
3 建立健全地方電子檔案法規(guī)的對策
3.1 構(gòu)建完整的電子檔案法規(guī)體系。各地方急需建立起一套完整統(tǒng)一的電子檔案法規(guī)體系，以此來規(guī)范電子檔案工作。針對立法層次的問題，對于還未制定電子檔案法規(guī)的地區(qū)要盡快起草法規(guī)，并且使其公布試行以及時發(fā)現(xiàn)問題并修改；而對于已有相關(guān)法規(guī)的地區(qū)，由于大部分仍處于試行、暫行期，因此要加強(qiáng)內(nèi)容的完善，使部分規(guī)章能真正健全成為地方檔案法規(guī)，為其他地區(qū)立法工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立標(biāo)桿。從立法的內(nèi)容角度說，要增加對各電子檔案管理環(huán)節(jié)的立法，尤其是重要的保管和利用階段，比如建立保密措施保障信息安全，提供利用實(shí)現(xiàn)電子檔案價值等。
3.2 增強(qiáng)電子檔案法律意識。各地在建立和完善電子檔案法規(guī)體系的基礎(chǔ)上，要通過行政和司法手段保證法規(guī)的實(shí)施，使電子檔案真正具有與紙質(zhì)檔案一樣的法律證據(jù)效力，而且這一價值也要在立法中明確體現(xiàn)。也要注重法規(guī)在各自行政管轄區(qū)的宣傳和推廣，使法規(guī)真正走到人民群眾中?？梢酝ㄟ^地方電子政務(wù)平臺公開，也可結(jié)合當(dāng)下的智能移動終端進(jìn)行宣傳。法規(guī)在公開試行期，可以開放公眾交流平臺，廣泛收集群眾關(guān)于立法意見，及時調(diào)整，完善立法工作。
3.3 加強(qiáng)立法的自主性和特色。在遵循國家統(tǒng)一立法的同時，地方電子檔案立法也要有所補(bǔ)充和發(fā)展。相比西方國家，我國地方立法的自主特色較弱，要加強(qiáng)主動創(chuàng)新能力，從小處入手，切忌求全求大。此外，地方電子檔案立法有很好的試行意義，要充分考慮可操作性，可從本地最為突出的實(shí)際問題出發(fā)，圍繞檔案工作中具有獨(dú)特性、創(chuàng)造性、開放性的內(nèi)容進(jìn)行立法。例如，我國西南地區(qū)少數(shù)民族眾多，對此類電子檔案的立法工作尤為重要，關(guān)乎文化的傳承與保護(hù)。
第7篇：電子檔案范文
一、特征
電子檔案屬于特種檔案的范疇，它除了具有檔案的一般屬性外，還具有以下不同于其他檔案載體的特性：1.依賴性。電子檔案的信息是數(shù)字化形態(tài)，它對計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。電子檔案從制作、傳輸、存儲以及歸檔后的全部管理活動，都必須要通過計算機(jī)系統(tǒng)來完成，如果離開計算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件、硬件等技術(shù)條件，電子檔案就沒有生命力和無法發(fā)揮作用。2.高密性。電子檔案的存儲介質(zhì)主要包括：光盤、硬盤、軟盤。這些載體存儲量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于過去的各種信息介質(zhì)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案的存儲密度還在不斷加大。3.分離性。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復(fù)制到另一個載體，可以從這臺計算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_計算機(jī)。它的內(nèi)容是以數(shù)字信號的方式存在于不同的存儲介質(zhì)，不再具有物理邊界的原件。4.集合性。電子檔案的信息內(nèi)容通過計算機(jī)可以表現(xiàn)為文字、圖形、影像、動畫、聲音、視頻等多種媒體信息形式，他們可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成，使電子檔案的內(nèi)容聲像并茂，更能真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合利用者在信息時代查閱檔案的方式。5.共享性。電子檔案通過計算機(jī)系統(tǒng)可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，多個利用者不必親自到檔案管理部門去查閱檔案，只要借助自己的計算機(jī)就能夠在同一時間、不同地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使異地利用成為可能，消除了檔案利用的空間限制，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，從而大大提高了檔案的利用價值。6.不穩(wěn)定性。由于電子檔案內(nèi)容與載體的可分離性，使它具有比紙質(zhì)檔案更不安全穩(wěn)定的因素。電子檔案的原始性不容易判斷和確認(rèn)，它的制作形式是由實(shí)變虛，其制作時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并不完全一致，它既是原始的，又是復(fù)制的。電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤就會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。它可以被原樣復(fù)制，甚至被修改后不會留下任何痕跡。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別
電子檔案作為一種新型檔案，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別：
（一）信息載體不同。電子檔案的信息內(nèi)容必須記錄在高密的磁性介質(zhì)或光學(xué)材料上，如光盤、硬盤等，其信息內(nèi)容可以從一種存儲載體移動到另一種存儲載體，內(nèi)容卻不會發(fā)生任何改變。而紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容必須依附在紙張上才能形成文字或圖形表現(xiàn)出來，其內(nèi)容和載體絕對不能分離，具有較高的可靠性和原始憑證性。
（二）技術(shù)條件不同。電子檔案的形成和各種處理必須依靠先進(jìn)的計算機(jī)等相關(guān)設(shè)備和軟件、硬件環(huán)境的共同支持下才能完成的，離開這些條件，電子檔案看不見也摸不著，電子檔案對技術(shù)設(shè)備條件的依賴性很強(qiáng)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過收集、鑒定、整理、歸檔后，一般只要達(dá)到檔案庫房的“八防”要求———防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，便可以永久或長期保存，紙質(zhì)檔案的保存對技術(shù)設(shè)備條件的要求沒有電子檔案高。
（三）信息穩(wěn)定性不同。電子檔案如果遭遇計算機(jī)系統(tǒng)故障、病毒入侵、黑客攻擊等其它一些非正常情況時，信息內(nèi)容都有可能立刻消失或遭遇破壞，并且其內(nèi)容很容易被更改且留不下任何痕跡，這些都給電子檔案保存的安全帶來了極大的隱患。此外，電子檔案信息內(nèi)容依賴的載體對環(huán)境的溫度與濕度、抗機(jī)械性損傷、防磁性、抗病毒等條件要求很高，并且極不穩(wěn)定，使用壽命一般最多只有二十年。紙質(zhì)檔案的制成材料包括：紙張、字跡材料和字跡。紙質(zhì)資料一旦形成，三者便會永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，改動之后一般會留下痕跡。并且，其整理歸檔存入庫房后，只要達(dá)到檔案庫房保存條件的“八防”要求，就可以長時間保存，這些都說明紙質(zhì)檔案的安全穩(wěn)定性比電子檔案高。
（四）表現(xiàn)形式不同。電子檔案數(shù)字化的信息內(nèi)容通過計算機(jī)可以表現(xiàn)為：電子文件、電子圖形、動畫、聲音、影像及視頻等多種形式，從而使檔案信息生動形象，更加便于利用者接受與快捷方便地使用。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容只能通過紙張來記錄文字、數(shù)字、字母、圖形，表現(xiàn)的形式單一枯燥。
（五）可操作性不同。電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行加工，具有可操作性。利用者可以要求檔案工作者通過計算機(jī)對電子檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印和復(fù)制等，將這些信息轉(zhuǎn)換成利用者自己需要的形式。紙制檔案的信息內(nèi)容一般只能進(jìn)行復(fù)印和直接掃描圖像，沒有可操作性，但原始證據(jù)性高。
（六）利用方法不同。電子檔案的數(shù)字化形態(tài)，能夠迅速在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，利用者可以足不出戶，只要借助計算機(jī)對檔案網(wǎng)站中的利用系統(tǒng)進(jìn)行注冊登錄，便可以快速方便地查閱到所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，從而極大地提高了電子檔案的利用價值。紙質(zhì)檔案的利用者必須親自來到檔案管理部門，通過工作人員進(jìn)行檔案現(xiàn)場查詢，不但耗費(fèi)時間精力，而且查閱比較繁瑣緩慢。
三、電子檔案的利用方法
（一）提供拷貝。檔案管理部門以電子檔案及其信息加工的各種載體形式的拷貝件向利用者提供利用的一種方式。向利用者提供載體拷貝件時，應(yīng)將電子檔案轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，供利用者使用?？截惣问桨ǎ红o電復(fù)印材料、縮微膠卷、膠片、曬印藍(lán)圖、光盤、軟盤等。
（二）網(wǎng)絡(luò)傳輸。這一方法比較適合檔案管理部門之間的信息資源互相交流以及向相對固定的查詢單位提供電子檔案資料，這是通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
（三）直接提供。通過檔案管理部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的計算機(jī)，在檔案管理部門的網(wǎng)站上直接查詢檔案信息資源的一種方法。這種方法簡化了大量的管理工作，大大提高了查詢速度，使更多的利用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)在異地利用自己的計算機(jī)，同時在不同的地方快速查閱同一份或不同的電子檔案，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，極大地提高了電子檔案的利用效能。
（四）咨詢服務(wù)。檔案管理人員以電子檔案內(nèi)容信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為利用者解答有關(guān)電子檔案及其管理情況的服務(wù)方式。利用者查閱的內(nèi)容包括：電子檔案組織與檢索的常識，具體形成和利用的情況、形成背景等方面。按照利用者的要求，咨詢服務(wù)的方式為書面報告的形式或口頭解答的形式，其中書面形式的咨詢答案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。
（五）進(jìn)行編研。根據(jù)客觀需要，對電子檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)信息加工、編研成各種形式的電子檔案編研成品的業(yè)務(wù)工作。電子檔案的編研成品按信息加工方式可分為：匯編型、摘要型、編譯型、著述型；按照信息的類型可分為：文字型、數(shù)字型、圖像型、聲音型、混合型。編研者也可以根據(jù)需要打印或出版紙制材料。
（六）網(wǎng)站服務(wù)。檔案管理部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立專門的檔案網(wǎng)站，提供多種檔案信息資源服務(wù)，包括：檔案資料的網(wǎng)絡(luò)檢索、最新的有關(guān)檔案法律法規(guī)公布、專題討論、知識解答、其他檔案網(wǎng)站資源、館藏編研成品出版信息等。網(wǎng)站是一個綜合性的檔案信息服務(wù)平臺，具有開放性、服務(wù)范圍廣、信息量大的特點(diǎn)。
四、電子檔案的利用管理
（一）審核使用權(quán)限。審核應(yīng)由利用的決策者執(zhí)行，要根據(jù)各類人員級別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并向利用系統(tǒng)注冊登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動判定當(dāng)前使用者身份的合法性和使用功能的范圍，同時由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)拒絕響應(yīng)并給予警告提示。在電子檔案存儲載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級性和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中要依據(jù)利用者的背景情況和利用目的來決定授權(quán)。
（二）嚴(yán)把拷貝關(guān)。檔案管理部門必須制定嚴(yán)格有效的管理制度。對電子檔案進(jìn)行拷貝之前，檔案管理人員應(yīng)該依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)其使用權(quán)限之后，再進(jìn)行拷貝件的制作。在查閱電子檔案時，應(yīng)該根據(jù)利用者所需要的信息進(jìn)行拷貝，必須避免把載體上存儲的電子檔案信息內(nèi)容全部拷貝，并且要通過計算機(jī)技術(shù)手段阻止拷貝件的再復(fù)制。對那些提供利用的拷貝件必須及時進(jìn)行回收，對回收的拷貝件，要及時進(jìn)行銷毀。檔案管理人員和利用者雙方要對提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對使用載體的類型、數(shù)量、使用時間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行備案登記。
第8篇：電子檔案范文
【關(guān)鍵詞】電子會計；檔案管理；措施；研究
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務(wù)人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲、依賴計算機(jī)硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。
二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒嫏n案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認(rèn)識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化沒有足夠的認(rèn)識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進(jìn)行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進(jìn)行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會計檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會計檔案進(jìn)行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨(dú)立保存，對電子會計檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進(jìn)行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對電子會計檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時對其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會計電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計軟件、通用和定點(diǎn)開發(fā)軟件相結(jié)合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會計檔案風(fēng)險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機(jī)取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會計檔案風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時的備份，在進(jìn)行備份時需要對光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進(jìn)行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
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第9篇：電子檔案范文
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。
1、軟磁盤的保護(hù)
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護(hù)
A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
