基層檔案管理信息化建設(shè)途徑

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摘要:信息化建設(shè)，是基層檔案管理工作的主要方向和發(fā)展趨勢(shì)，可以有效提升基層檔案管理工作的效率。文章分析了基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，針對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出了提升對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞:基層檔案檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的興起和快速發(fā)展，在對(duì)大量信息進(jìn)行處理過(guò)程中產(chǎn)生了大量電子文件，信息化已經(jīng)成為基層檔案建設(shè)的必然趨勢(shì)。但是，當(dāng)前基層檔案管理信息化建設(shè)仍差強(qiáng)人意，存在著制約基層檔案管理信息化建設(shè)的諸多因素和問(wèn)題，唯有有效解決這些問(wèn)題，才能更好地促進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)，才能使基層檔案管理信息化建設(shè)取得成效。

一、基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性分析

1.基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析?；鶎訖n案管理設(shè)施和設(shè)備條件都比較簡(jiǎn)陋，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，容易出現(xiàn)檔案保管不善而損壞的問(wèn)題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到外部環(huán)境的影響，如果溫度或濕度沒(méi)有控制好，就可能造成紙質(zhì)檔案被損壞，而且紙質(zhì)檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多問(wèn)題。但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲(chǔ)，在很小的空間里就可以存儲(chǔ)海量的檔案信息和數(shù)據(jù)，確保檔案信息資料的完整性和查閱的便捷性。因此，在基層檔案管理中，推進(jìn)信息化建設(shè)，十分有必要。2.基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性。在基層單位日常管理中，檔案管理是重要內(nèi)容和組成部分，檔案記錄了基層單位工作的過(guò)程，對(duì)于提升基層單位工作的效率和質(zhì)量都十分重要。但是，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)基層單位大量人力、物力、財(cái)力，檔案查閱和維護(hù)都十分不便，從而對(duì)檔案管理和檔案利用的效率產(chǎn)生了很大影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)開(kāi)始興起和發(fā)展。檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，以電子檔案的形式提供檔案服務(wù)。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化處理，對(duì)這些檔案信息資源再分類和再整理，從而提高檔案的使用效率。而且檔案信息化處理以后，其存儲(chǔ)也更為高效和安全，直接降低了基層檔案管理的成本，是基層檔案管理水平快速提升、規(guī)范管理、高效利用的重要途徑。

二、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠。在當(dāng)今信息社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)，成為行業(yè)快速發(fā)展的助推器，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，同樣如此。對(duì)于基層檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)是提升管理水平的重要手段和方式，也是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和方向，理應(yīng)給基層檔案管理信息化建設(shè)以高度重視[1]。但是，受傳統(tǒng)檔案管理思想和意識(shí)的影響，基層檔案管理信息化建設(shè)重視程度明顯不夠，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，基層單位領(lǐng)導(dǎo)和基層單位檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，在具體檔案管理工作中，仍然還在延續(xù)著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和利用的思維與思想，重視檔案資料的搜集、整理和保管，但是忽視了對(duì)檔案的利用[2]。在一些領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)里，檔案資料的查詢和利用只能是那些有管理權(quán)限的人員，其他人員都是“無(wú)關(guān)人員”，不得接觸檔案資料。其次，檔案管理意識(shí)較為淡薄，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作和檔案管理信息化建設(shè)的重要性。眾所周知，基層單位面臨的工作和任務(wù)較多，在人員缺少或者其他經(jīng)濟(jì)建設(shè)等主要工作任務(wù)較重的情況下，認(rèn)為檔案管理工作可以先放一放；在基層單位資金不足的情況下，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)可以先放一放、先緩一緩、先等一等，導(dǎo)致基層單位檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力得不到有效保障，從而使基層單位檔案管理信息化建設(shè)步伐受到了影響。再次，由于基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，從而使基層檔案管理人員的思想受到很大限制，基層檔案管理信息化建設(shè)止步不前，一直延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式和方法。2.基層檔案管理信息化建設(shè)水平較低?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)水平，不僅受制于檔案管理方式方法，同時(shí)也受制于基層檔案管理人員素質(zhì)和能力。第一，在基層檔案管理信息化建設(shè)的方式和方法方面，由于基層單位可以用于檔案管理信息化建設(shè)的資源較為有限，甚至還存在資金擠占、挪用等問(wèn)題，從而導(dǎo)致基層單位檔案管理的設(shè)備老化、條件簡(jiǎn)陋，不具備基層單位檔案管理信息化建設(shè)的條件和要求。即使配備了計(jì)算機(jī)和掃描儀等一些現(xiàn)代信息化機(jī)器設(shè)備，也可能由于多種因素的影響，導(dǎo)致其實(shí)際操作利用率較低的問(wèn)題。在基層檔案管理人員素質(zhì)和能力較低的情況下，甚至還存在檔案管理設(shè)備儀器擱置不用而自然損壞，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的現(xiàn)象。雖然通過(guò)信息化處理手段把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，但是對(duì)其缺乏相應(yīng)的整理、歸類和保管，從而在管理手段上缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，在檔案資源信息利用過(guò)程中，還是依靠傳統(tǒng)檔案管理方式和手段，檔案利用效率較低，很難適應(yīng)基層檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)要求。第二，基層單位檔案管理人員的素質(zhì)和能力有待提升。在基層單位開(kāi)展的任何一項(xiàng)工作，都直接受制于人員的素質(zhì)和能力。由于基層單位檔案管理人員大部分都是非專業(yè)人員，在上崗之前和日常工作中都很難接受檔案管理的系統(tǒng)性和專業(yè)性培訓(xùn)，從而使其專業(yè)技能難以得到有效提升；基層檔案管理人員一般年齡較大，在日常工作中接受新思想、新事物的能力有限，很難有效滿足現(xiàn)代檔案管理的思想和能力要求；“上面千條線，下面一根針”，基層單位面臨的各種任務(wù)繁雜，但是人員編制受限，許多單位檔案管理人員基本上都是兼職而非專職，在其他任務(wù)和工作緊急情況下，人員被借調(diào)和調(diào)離情況極為普遍，從而導(dǎo)致基層單位檔案管理人員極為匱乏，對(duì)基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作產(chǎn)生很大的影響。3.基層單位檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足?；鶎訂挝粰n案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，這不是個(gè)例，而是普遍現(xiàn)象，特別是在硬件投入方面，更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的需要，對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生直接的制約作用。前文已提及，基層單位面對(duì)的工作經(jīng)費(fèi)較為有限，每年用于檔案管理的總經(jīng)費(fèi)基本上也只有數(shù)萬(wàn)元，真正用于檔案管理信息化建設(shè)的費(fèi)用更是少之又少。而且在這為數(shù)不多的檔案管理經(jīng)費(fèi)中，還存在經(jīng)常被擠占和挪用的現(xiàn)象。一些基層單位認(rèn)為，檔案管理沒(méi)有必要設(shè)立專門的檔案管理部門、人員編制和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，只需要有個(gè)人員在其他工作不忙的情況下，收拾一下檔案材料就行了，檔案資料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系統(tǒng)性和穩(wěn)定性，甚至一些基層單位更是缺乏基本的檔案資料保管設(shè)備，檔案管理信息化建設(shè)工作更是無(wú)從談起，直接影響到基層檔案管理工作的開(kāi)展。

三、基層檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)和提升對(duì)策

對(duì)于任何一項(xiàng)工作的推進(jìn)和提升來(lái)說(shuō)，都離不開(kāi)思想的重視，人力、物力、財(cái)力的投入，基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作同樣如此。針對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)中存在的不足，主要可以從以下三個(gè)方面加以推進(jìn)和提升。1.提升基層檔案管理信息化建設(shè)的思想重視程度。第一，要提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作并非是可有可無(wú)、可大可小的一項(xiàng)工作，而是在基層單位工作和業(yè)務(wù)發(fā)展中具有重要支持和支撐作用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。首先，要通過(guò)各種途徑宣傳基層檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基層檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)是基層檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，是提高基層檔案管理水平的主要渠道和途徑，必須要把基層檔案管理信息化建設(shè)作為日常一項(xiàng)重要工作[3]。第二，要提升基層檔案管理工作人員的思想重視程度?；鶎訖n案管理人員要在日常檔案管理工作中，重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理信息化水平，特別是要在全面搜集、深度挖掘檔案信息的同時(shí)，做好檔案信息的再整理和再分類工作，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段提高基層檔案的利用效率。2.提升基層檔案管理信息化建設(shè)人員素質(zhì)和能力。首先，思想決定行為。因此，基層檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變自身的檔案管理思想理念，對(duì)傳統(tǒng)基層檔案管理的優(yōu)良和成熟經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行繼承和發(fā)揚(yáng)的同時(shí)，還要摒棄基層檔案管理的傳統(tǒng)模式，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，以此不斷提升基層檔案管理的信息化水平。其次，要不斷提升基層檔案管理的人員素質(zhì)和能力。在基層檔案管理中，特別是在推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案管理人員的素質(zhì)和能力始終是主要制約或推動(dòng)因素，產(chǎn)生著極為重要的作用，必須重視基層檔案管理人員素質(zhì)和能力的提高。為基層單位配備專業(yè)性強(qiáng)和檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，對(duì)基層檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過(guò)一對(duì)一的手把手傳幫帶等方式，督促基層單位檔案管理突破傳統(tǒng)檔案管理思維和模式；加強(qiáng)對(duì)基層檔案現(xiàn)有人員的在職培訓(xùn)，不斷提升基層單位現(xiàn)有檔案管理人員和工作人員的能力素質(zhì)，使其更好地掌握現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)，更為熟練地操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，為基層單位檔案管理信息化建設(shè)奠定素質(zhì)和能力基礎(chǔ)[4]。3.基層檔案管理信息化建設(shè)的財(cái)力投入。首先，要加大對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展，都離不開(kāi)充足的資金保障。因此，基層檔案管理信息化建設(shè)必須要有相應(yīng)的資金投入?；鶎訂挝辉谕七M(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的時(shí)候，必須嚴(yán)格按照現(xiàn)代信息技術(shù)的要求，配置專門的檔案管理信息化設(shè)施和設(shè)備，如掃描儀和計(jì)算機(jī)，而且還要定期對(duì)這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，從而更好地滿足現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)在硬件方面的需求；基層單位還要為檔案管理信息化建設(shè)工作設(shè)立專門的工作預(yù)算和專項(xiàng)資金，這是基層檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)的前提和保障，而且在日常工作中，不得對(duì)此經(jīng)費(fèi)進(jìn)行擠占或挪用，確保資金?？顚Ｓ?，專門用于檔案管理的信息化建設(shè)工作；要專門購(gòu)置相應(yīng)的檔案管理信息化軟件，根據(jù)本單位實(shí)際情況和工作需要，引進(jìn)特有的符合單位實(shí)際、滿足檔案管理信息化建設(shè)需要的檔案管理系統(tǒng)，便于檔案資料的搜集、整理、存儲(chǔ)和利用。其次，要積極推進(jìn)基層檔案資源的數(shù)字化建設(shè)?；鶎訂挝粰n案管理信息化建設(shè)，其本質(zhì)就是要充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)，對(duì)本單位的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)搜集和利用，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，逐步建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；重視電子檔案的搜集整理和歸檔工作，而且還要居安思危，做好電子檔案的存儲(chǔ)和備份工作，不斷提升基層檔案信息化管理水平；通過(guò)權(quán)限設(shè)置，限定對(duì)本單位電子檔案信息資源的查詢和利用，同時(shí)也要做好電子檔案的保密工作，在計(jì)算機(jī)內(nèi)設(shè)置防火墻安全技術(shù)，防止檔案信息資源被破壞和丟失等問(wèn)題。

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作者：趙銳 單位：阜新蒙古族自治縣農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心