如何加強食品藥品檢驗檔案管理
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摘要：檔案管理的加強，能夠使食品藥品檢驗質(zhì)量得到保證。但是就當(dāng)前情況來講，對檔案管理的實際重視程度并不夠，在管理過程中，運用的手段比較落后，管理人員在素養(yǎng)方面也相對不足，這便使檔案管理在實施過程中價值難以充分發(fā)揮。針對當(dāng)前存在的問題，相關(guān)部門需給予檔案管理充分重視，對相關(guān)機制進行健全，實現(xiàn)與時俱進，進而使檔案管理向著更好方向發(fā)展。
關(guān)鍵詞：食品藥品檢驗；檔案管理；與時俱進
食品藥品屬于生活當(dāng)中的重要組成，和人們的安全健康緊密相關(guān)。而為了使食品和藥品在安全和質(zhì)量上得到充分保證，需注重檢驗工作的實施，并且在檢驗過程中做好相關(guān)檔案記錄，這樣才能了解其實際情況，保證其在配置時的合理性，使檔案管理效能得以充分發(fā)揮［1］。
一、食品藥品檢驗中檔案管理實施的重要意義
在進行食品藥品檢驗過程中，會產(chǎn)生較多的檔案資料，其內(nèi)容比較復(fù)雜，并且專業(yè)性較強，就檢驗檔案來講，其主要內(nèi)容時檢驗管理與檢驗業(yè)務(wù)，規(guī)范化檔案的建立，能夠使人們的健康安全和生命安全得到比較充分的保證［2］。因此檔案管理工作的實施，能夠使人們的用藥安全與用餐安全得到比較充分的保證，同時也能促進人們防范意識的形式。除此之外，食品藥品規(guī)范化檔案的建立，能夠?qū)︶t(yī)藥發(fā)展與中華飲食做出貢獻，醫(yī)藥科研在實施過程中能夠有所依據(jù)。
二、當(dāng)前食品藥品檢驗檔案管理中存在的主要問題
（一）管理體系缺乏完善性。就當(dāng)前食品藥品檢驗檔案管理來講，在機構(gòu)設(shè)置上存在不完善問題，在職能上不夠明確，以致于檔案管理在實施過程中，職能上缺乏規(guī)范性，難以發(fā)揮對食藥監(jiān)的服務(wù)作用。同時管理工作和檢測工作之間難以進行有效結(jié)合，同步性比較差，這主要是由于在進行食品藥品檢驗過程中，關(guān)注的重點主要是放在了質(zhì)量上，對管理有所忽視，進而使管理水平難以得到明顯提升，這在一定程度上影響了檢驗工作的有序?qū)嵤?。（二）管理手段相對落后。在傳統(tǒng)檔案管理中，多數(shù)是運用紙質(zhì)文件或者是音像資料的形式，在長期管理中，檔案文件大量堆積，在整理時比較困難，同時在對其進行檢索查證時效率比較低，總體來講，檔案的實際利用率比較低，效益難以充分發(fā)揮。在信息時代，傳統(tǒng)管理手段已經(jīng)難以滿足社會實際發(fā)展需要，因此在進行檔案管理時，應(yīng)注重信息化的利用［3］。但是由于經(jīng)費的限制以及觀念的影響，相關(guān)部門未能充分認識到信息化建設(shè)的意義，因此在管理手段相對落后，硬件和軟件方面相對不足的情況下，信息化建設(shè)在實施過程中受到了影響與制約。（三）范疇界定不夠清晰。在社會快速發(fā)展背景下，食品藥品檢驗在進行檔案管理時，管理工在內(nèi)涵和外延上都發(fā)生了變化，在范圍上從原本人事檔案、文化檔案以及報告檔案逐漸轉(zhuǎn)變成當(dāng)前的科研檔案、電子文件、數(shù)據(jù)檔案等，但是當(dāng)前并沒有對檔案內(nèi)容進行比較清晰的界定，在此情況下，相關(guān)管理部門在實際工作中便難以實現(xiàn)統(tǒng)一。
三、加強食品藥品檢驗檔案管理
（一）強化相關(guān)管理。管理的強化實施，能夠使整體管理更具規(guī)范化和制度化，在具體實施時，可以從以下幾方面進行：首先，建立相應(yīng)規(guī)章制度，使檔案管理在具體實施過程中做到有所依據(jù)，在制定時可以根據(jù)《檔案法》中對食品藥品做出的要求，并且使檔案管理的實施能夠和實際工作之間結(jié)合在一起，確保制度在制定時的可行性和有效性，進而使檔案管理在實施過程中能充分得到制度上的保證［4］。其次，增強和檔案管理工作相關(guān)的投入，進而使管理工作在實施過程中得以有效開展，在此過程中，需保證物力、人力以及財力上的充足。因此需加強實際投入，對檔案管理中涉及的軟件環(huán)境和硬件環(huán)境進行改善，進而為檔案管理工作的實施創(chuàng)造良好條件。最后，需對檔案管理進行進一步規(guī)范，對相關(guān)工作人員進行職責(zé)明確，并且對相應(yīng)設(shè)備進行定期維護和管理，保持檔案資料的清潔度，并且對電子檔案進行及時更新。除此之外，也需對檔案管理進行指導(dǎo)與督查，及時發(fā)現(xiàn)在管理中存在的問題，做到技術(shù)解決，進而使檔案管理在規(guī)范性上得到充分保證。（二）強化信息化建設(shè)。在強化信息化建設(shè)時，可以從以下幾方面進行：首先，將信息化視為管理中的重要基礎(chǔ)，在管理體系上進行創(chuàng)新，在此過程中，需構(gòu)建比較科學(xué)、完善的管理體系和相關(guān)制度，這樣才能使新時期的實際需求得到更好滿足，因此需在管理中進行不斷創(chuàng)新，并且對食品藥品檢驗中檔案管理的實施制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)管理措施，促進檔案管理和食品藥品檢驗工作的同步實施。其次，在進行信息化建設(shè)過程中，可以運用分階段建立和完善的方式，檔案部門實際上是食品和藥品檢驗機構(gòu)中的數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)使機構(gòu)中的核心內(nèi)容，這主要是由于在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠?qū)Σ煌块T和不同機構(gòu)中的資源進行整合，進而使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)適時更新［5］。同時在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠構(gòu)建相應(yīng)管理系統(tǒng)，并且管理系統(tǒng)的制定能夠和食品藥品機構(gòu)情況符合，覆蓋分類、加工、歸檔、編目等多項內(nèi)容，使數(shù)據(jù)真實性得到充分保證。除此之外，在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)對區(qū)域食品藥品檢驗系統(tǒng)的構(gòu)建，進而使其檢驗效率和質(zhì)量獲得比較明顯的提升。（三）做好檔案劃分。首先，在進行檔案劃分時，需對其內(nèi)容進行明確，總體來講，檔案管理在實施過程中，其內(nèi)容上不應(yīng)僅僅停留在紙質(zhì)材料上，需注重對電子檔案的管理和收集，在此過程中需對檢驗內(nèi)容進行篩選和分類，實現(xiàn)對檔案的有效整理。并且在此過程中注重管理人員專業(yè)水平的提升，并且制定比較統(tǒng)一的管理規(guī)范，在制定時需明確重點，進而使檔案管理在實施時更加規(guī)范。其次，注重對檔案資源的利用與開發(fā)［6］。檔案實際上具有回溯性特點，能夠?qū)v史信息進行記錄，是進行價值追溯的重要載體，其核心內(nèi)容是對信息進行記載，并提供相關(guān)服務(wù)，進而使檔案資源在作用和效益上得到比較充分的發(fā)揮。在具體實施時，可以對借、查和閱進行登記，實施用戶之間的聯(lián)系制度，并且將此作為信息反饋的科學(xué)依據(jù)，可以通過專題報告的形式實現(xiàn)，也可以運用展覽方式，在展覽時，將圖片、實物和影像等多種內(nèi)容展示出來，進而使食品藥品在檢驗中檔案獲取的渠道能夠得到拓展，進而使相關(guān)檢驗檔案的價值得以充分發(fā)揮。（四）提升工作人員綜合素質(zhì)。就食品藥品檢驗檔案管理工作人員來講，除了需掌握檢驗知識、相關(guān)流程之外，也需掌握相應(yīng)信息技術(shù)，如數(shù)字技術(shù)、計算機技術(shù)等，并且能夠使用相關(guān)硬件和軟件，對檔案信息進行比較系統(tǒng)有效的分析，促進資源實際利用率的提升［7］。為了強化工作人員的信息化意識和信息化能力，可以對相關(guān)工作人員展開培訓(xùn)，使其在工作中能夠根據(jù)相關(guān)要求，將信息錄入到信息化平臺當(dāng)中。同時在工作中，管理人員需樹立安全意識，工作中保持警惕，盡量避免在工作中出現(xiàn)失誤問題，并且使檔案隱私性得到充分保證。
四、結(jié)語
綜上所述，食品問題和藥品問題一直是社會關(guān)注的重點，但是在嚴(yán)格監(jiān)管的情況下，也會出現(xiàn)部分人獲得更多利益，出售和生產(chǎn)偽劣食品與藥品。而針對這此種問題，相關(guān)部門需注重對食品和藥品的檢驗，并做好檔案管理工作，進而使市場環(huán)境得以優(yōu)化，市場秩序得以規(guī)范。
參考文獻
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作者:馮惠珍 單位:福建省食品藥品質(zhì)量檢驗研究院