地市級農業(yè)科研院所檔案管理水平提升
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摘要:地市級農業(yè)科研院所是我國農業(yè)科技創(chuàng)新體系中重要的組織部分，是服務地方經(jīng)濟發(fā)展、助推鄉(xiāng)村振興的中堅力量。由于地市級農業(yè)科學院所的發(fā)展受所在地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展水平、科研投入水平、財政保障水平等因素影響，導致地市級農業(yè)科研院所的整體綜合檔案管理水平不高，不能較好地適應當前時期現(xiàn)代農業(yè)科研院所的發(fā)展需求。文章分析檔案管理存在的問題，提出改進策略。
關鍵詞:農業(yè)科研單位;檔案管理;水平提升
1地市級農業(yè)科研院所綜合檔案管理現(xiàn)狀
當前地市級農業(yè)科研單位檔案室(館)收集的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案和財務檔案等，其中主要以文書檔案［1］和科研檔案為主。在現(xiàn)代農業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展中，地市級農業(yè)科研所主要承擔著為地方現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展提供技術支撐的使命，在單位日常管理、科技創(chuàng)新、成果推廣運用工作實踐中會生產(chǎn)大量文件資料。為了有效管理使用這些檔案資料［2］，各單位成立專門的檔案室(館)，配備專職或兼職檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過規(guī)范化收集、整理與歸類，編寫案卷目錄、卷內目錄為檢索工具。近年來，隨著現(xiàn)代信息化技術快速發(fā)展，部分單位開始將檔案信息檢索、數(shù)字存儲、資源共享等信息技術應用到檔案管理工作中，極大程度地提高了檔案管理水平。但是，受制于地市級農業(yè)科研院所重視程度、經(jīng)費投入、人員保障等因素的限制，檔案綜合管理水平不高，檔案數(shù)字信息化建設受到一定的制約。
2地市級農業(yè)科研院所綜合檔案存在問題
2.1檔案收集整理規(guī)范性不夠
檔案收集整理是檔案管理、開發(fā)運用的前提，目前檔案收集主要還是靠檔案工作人員按照以往傳統(tǒng)的方式進行收集、歸納、整理，但是隨著單位快速發(fā)展和信息化程度不斷提高，檔案資料會變得越來越多、越來越復雜，收集歸檔的難度會逐漸提高，如果還是依靠運用傳統(tǒng)單一的方式進行，那么很難進行科學歸檔和綜合運用。比如，農業(yè)科研檔案作為地市級農業(yè)科研院所檔案管理的重點檔案，主要是指農業(yè)科研人員在農業(yè)科技創(chuàng)新、科技成果轉化、科研項目實施過程中的產(chǎn)生的各種文件資料［3］，包括了科研項目申請立項、過程研發(fā)、數(shù)據(jù)整理、總結驗收過程產(chǎn)生的檔案資料，項目驗收結束后還涉及新產(chǎn)生的涵蓋科技成果后續(xù)應用推廣、獲獎申報以及后續(xù)開發(fā)、轉化、轉讓等檔案資料。在具體的收集過程中，一些在歸檔范圍內的文件資料，有時就會出現(xiàn)應歸未歸現(xiàn)象，因此造成檔案工作難以實現(xiàn)準確、完整、系統(tǒng)的目標。
2.2檔案數(shù)字信息化程度不高
受制于地市級農業(yè)科研院所自身發(fā)展水平不一致，單位投入檔案綜合管理的經(jīng)費捉襟見肘，同時隨著檔案信息化要求越來越高，靠傳統(tǒng)模式收集檔案已不能滿足信息化時展要求。目前在具體管理過程中，檔案室(館)的對硬件(服務器、電腦)、軟件方面(檔案管理軟件系統(tǒng))的設施和條件投入有限，檔案存儲主要還是以紙質材料為主，多種介質的檔案材料存儲條件無法得到充分滿足，光盤、文件數(shù)據(jù)、圖片、底片等其他存儲媒介材料保存的局限性致使檔案完整性不足。條件較好的單位，初步實現(xiàn)了檔案內部網(wǎng)絡建設，但是檔案硬件、軟件的投入還是不足，比如在管理服務器、檔案軟件配備、輸入設備、電腦更新、檔案掃描儀等方面配備滯后，造成檔案分類、檢索不便。
2.3檔案管理人員綜合素質不高
當前地市級農業(yè)科研院所檔案管理工作，受制于人員經(jīng)費、編制等因素影響，很多從事文書檔案管理工作的人員并非檔案專業(yè)出身，沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案培訓，對檔案專業(yè)技能掌握不夠熟練，業(yè)務能力與專業(yè)化、標準化要求差距較大。同時，有些農業(yè)科研院所的檔案工作人員由文秘人員兼任，兼職人員投入到檔案工作的時間和精力有限，致使檔案收集不齊全、歸檔不及時、立卷不規(guī)范等問題時有發(fā)生［4］。另外，一些檔案管理人員也缺乏農業(yè)科研背景，既能夠系統(tǒng)全面掌握農業(yè)科研基本規(guī)律和關鍵環(huán)節(jié)，又能夠了解科技前沿動態(tài)、利用現(xiàn)代信息技術等方面的復合型人才更是少之又少。另外，檔案管理工作人員作為單位科研創(chuàng)新的幕后工作者，自身晉升渠道、上升空間有限，導致具體從事檔案管理的工作人員工作積極性不高，檔案工作缺乏吸引力，造成人才隊伍不穩(wěn)定，綜合素質參差不齊，無法滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。
2.4檔案管理體系不夠健全
檔案管理體系的建立有助于提高地市級農業(yè)科研院所檔案管理水平［5］，但是目前建立完備充實的農業(yè)科研文書、科研、財務、基建檔案管理體系的單位少之又少，絕大部分單位都是按照以往傳統(tǒng)的經(jīng)驗、做法按部就班，造成了檔案收集不及時、不規(guī)范、不安全、不系統(tǒng)等現(xiàn)象。而農業(yè)科研院所檔案的主要價值在于收集、歸檔材料的完整性和系統(tǒng)化，但是由于在檔案歸檔過程中檔案管理人員與檔案收集人員、科研人員信息不對稱、溝通不及時，造成了應歸檔完整的重要核心內容不能及時歸檔，整體影響了檔案的開發(fā)利用，加之配套的管理獎懲機制不健全，對檔案管理、收集工作人員不能更好地進行約束。在實際操作過程中，很多單位對檔案管理主要側重于對歸檔數(shù)量的要求較高，而對檔案質量的審核不嚴。如在文書檔案管理中對保管期限的界定、文件的排序、歸檔文件編號、歸檔文件編目還存在界定不清的情況;在基建過程中項目規(guī)劃、招投標、設計、施工、驗收等環(huán)節(jié)部分檔案缺失;在科研創(chuàng)新過程中原始數(shù)據(jù)記載不規(guī)范或缺少原始記錄，科研項目驗收后成果申報獎項、推廣應用等文件資料不完備等問題。這些問題的產(chǎn)生，主要是單位自身對于檔案管理的不重視，沒有形成科學完備的制度管理體系，為后期歸檔檢索增加了難度，也極大地影響檔案在科技創(chuàng)新、技術鑒定等方面的傳承和開發(fā)利用的價值。
3地市農業(yè)科研院所檔案管理提升策略
3.1加強對檔案管理的收集整理制度體系建立
構建農業(yè)科研院所檔案收集管理體系規(guī)范，針對文書、科研、基建、財務分門別類制定相對統(tǒng)一的收集管理制度體系。按照檔案歸檔收集范圍內容進行劃分，比如將文書檔案中國家、省、市以及本單位出臺的關于支持農業(yè)科技創(chuàng)新的政策法規(guī)、申報依據(jù)等資料;科研檔案中按照政策法規(guī)下項目(課題)申報、項目實施、項目驗收、成果申報、成果轉化等資料;基建檔案中在實施科研項目(課題)中，修建的配套建筑、田間設施等資料;財務檔案中項目(課題)產(chǎn)生了各類財務報表、審計報告、預決算財務數(shù)據(jù)等資料。按照歸檔標準制定一套相對統(tǒng)一的收集整理制度體系，使各種檔案按照標準化零為整，同步實施歸檔資料信息化，實現(xiàn)關鍵字信息檢索，方便后續(xù)的開發(fā)運用。
3.2加強對檔案管理的現(xiàn)代信息化建設
隨著現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能AI等信息技術的廣泛普及，傳統(tǒng)的檔案收集、管理方式已不能滿足新時代檔案發(fā)展的需求，加快推進農業(yè)科研院所檔案管理信息化建設已是大勢所趨。農業(yè)科研院所文書檔案信息化既有利于檔案的保存、查詢及借閱，節(jié)省檔案存放空間及管理人員和借閱人員的時間和精力，提高檔案管理和利用效率，既有利于保持檔案完整性，又能減少紙質檔案的損耗、排放混亂及丟失現(xiàn)象的發(fā)生，對檔案起到更好的保護作用。因此，農業(yè)科研院所要進一步轉變觀念，解放思想，與時俱進，將檔案數(shù)字化建設作為檔案工作的重要內容加快推進，一方面要進一步加大檔案信息化人才的培養(yǎng)和引進力度，為檔案信息化建設提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大經(jīng)費投入，采購一批計算機、掃描儀、信息化系統(tǒng)等辦公設備，為檔案數(shù)字化工作開展提供必要的硬件軟件保障。
3.3加強對檔案管理人員的綜合素質提升
在農業(yè)科研院所檔案管理中，人才隊伍的培養(yǎng)是關鍵所在，所以引進一批、培養(yǎng)一批具有較高綜合素質的檔案管理人員勢在必行。一是進一步健全優(yōu)化檔案管理工作人員管理制度，建立健全檔案激勵機制與考核機制，從而吸引具有專業(yè)知識的檔案管理人才加入隊伍中，為檔案管理建設儲備人才;二是要建立健全檔案工作人員教育培訓長效機制，通過繼續(xù)教育、輪崗交流、學習研討等多途徑多形式，全面提高檔案工作人員的業(yè)務能力和綜合素質，為農業(yè)科研院所建設一支高素質的檔案人才隊伍;三是檔案管理人員自身也要加強對農業(yè)科技、行政管理、計算機、網(wǎng)絡系統(tǒng)操作等相關領域業(yè)務知識的學習，做好檔案的保管、檢索、利用工作。
3.4加強對檔案管理的綜合開發(fā)運用
地市級農業(yè)科研院所檔案是在農業(yè)管理、科技創(chuàng)新、技術推廣成果運用工作中形成的具有較高的保存、查考和利用價值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理、科學保管的相關文件和材料。檔案保存最終目的在于對農業(yè)科技檔案的綜合開發(fā)利用，把檔案中蘊藏的巨大科研價值充分挖掘出來。完整規(guī)范的檔案資料對今后的農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展具有重要科研參考價值，同時并可為科研項目選題、科研成果研發(fā)、農業(yè)技術推廣及科研成果轉化提供完整可靠的原始依據(jù)。同時要積極拓展檔案開發(fā)利用的渠道和途徑，有效開發(fā)利用好檔案資料，更好地為現(xiàn)代農業(yè)科技發(fā)展服務。積極推進檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案收集規(guī)范化、檔案檢索網(wǎng)絡化、檔案開發(fā)運用信息化，為農業(yè)科技創(chuàng)新、鄉(xiāng)村振興提供有力支撐。
4結語
地市級農業(yè)科研院所檔案管理離不開檔案管理體系制度的建立、管理人員綜合素質的提升、檔案管理信息化的普及、檔案綜合開發(fā)的共享，這是未來檔案管理發(fā)展的必由之路。一定要深刻認識到檔案管理水平提升的重要意義，將檔案管理建設提升到單位長遠全局規(guī)劃的高度，明確檔案管理建設的整體目標、理清工作思路，加強檔案管理創(chuàng)新，積極探索檔案管理現(xiàn)代化路徑，從理念創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、方法創(chuàng)新等方面著手，采用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代化信息管理手段，提高檔案資源管理開發(fā)利用水平，促進現(xiàn)代農業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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［2］張成舜，吳鵬，舒忠旭．論地市級農業(yè)科研檔案特點與作用．四川農業(yè)與農機，2017(6):46．
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作者：陳富平 孫玲玲 單位：江蘇徐淮地區(qū)淮陰農業(yè)科學研究所