企業(yè)安全問(wèn)題檔案管理論文

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一、檔案安全管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

對(duì)于檔案安全管理，還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)完整的定義或者描述。借助危機(jī)管理的定義，筆者認(rèn)為理解檔案安全管理是企業(yè)或者企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)為避免或者減輕安全威脅給企業(yè)檔案帶來(lái)?yè)p害、損壞甚至毀滅，而有計(jì)劃、有組織地學(xué)習(xí)、制定和實(shí)施一系列安全管理措施和策略。認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案安全管理在企業(yè)檔案管理工作中的重要性是進(jìn)一步開(kāi)展企業(yè)檔案安全管理工作的先決條件，作為企業(yè)檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，其他管理人員對(duì)此也必須要有相當(dāng)?shù)睦斫夂驼J(rèn)識(shí)。

二、企業(yè)如何開(kāi)展檔案安全管理工作

（一）樹(shù)立檔案安全管理意識(shí)

檔案安全意識(shí)是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工，都必須具有檔案安全意識(shí)，才能確保檔案安全。檔案安全意識(shí)淡泊是個(gè)普遍存在的問(wèn)題。為保證企業(yè)利益和企業(yè)檔案安全，企業(yè)需要樹(shù)立檔案安全管理理念和安全管理意識(shí)。當(dāng)前樹(shù)立檔案管理安全意識(shí)顯得非常緊迫和重要，通過(guò)安全管理教育和培訓(xùn)可以提高檔案管理工作人員和相關(guān)人員的檔案安全管理意識(shí)。企業(yè)可以充分利用企業(yè)電視、內(nèi)部報(bào)刊、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、企業(yè)通告通知、企業(yè)會(huì)議等多種途徑，開(kāi)展檔案安全管理敦育，樹(shù)立和增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。在開(kāi)展安全管理意識(shí)教育和培訓(xùn)的同時(shí)，還可以通過(guò)積極開(kāi)展規(guī)范化、制度化的實(shí)戰(zhàn)演練，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加強(qiáng)檔案安全日常管理

首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責(zé)任制、庫(kù)房保管制度、庫(kù)房溫濕度管理制度、檔案出入庫(kù)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺(tái)帳，包括保管情況檢查記錄、環(huán)境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫(kù)內(nèi)外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫(kù)登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺(tái)帳，并對(duì)各種原始臺(tái)帳進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)規(guī)律，再用于指導(dǎo)檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進(jìn)行檔案安全的全過(guò)程管理，將檔案安全管理從保管環(huán)節(jié)，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)，將檔案安全管理落實(shí)到檔案管理工作的全過(guò)程。第四，加強(qiáng)檔案庫(kù)房日常管理，定時(shí)開(kāi)關(guān)設(shè)備、電源、門(mén)窗，定期檢查電源線(xiàn)路、設(shè)備、消防器材、防蟲(chóng)藥品，做好各項(xiàng)檢查記錄，保持庫(kù)內(nèi)外環(huán)境清潔，及時(shí)消除檔案安全隱患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企業(yè)檔案安全管理的制度保證。為保證企業(yè)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，制定相應(yīng)的企業(yè)檔案安全管理制定非常必要。企業(yè)工作人員尤其是檔案管理工作人員應(yīng)該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導(dǎo)下有序開(kāi)展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理預(yù)案

建立和完善企業(yè)檔案安全管理制度后，還應(yīng)該建立企業(yè)安全管理預(yù)案。安全管理預(yù)案是安全管理制度的延伸、細(xì)化和具體化。企業(yè)檔案工作應(yīng)該根據(jù)可能出現(xiàn)的不同類(lèi)型的安全威脅制訂相應(yīng)的安全管理計(jì)劃和應(yīng)對(duì)預(yù)案，從而形成檔案工作安全管理計(jì)劃和應(yīng)對(duì)預(yù)案，并和企業(yè)其他的安全管理預(yù)案共同形成企業(yè)安全管理預(yù)案。檔案安全管理預(yù)案首先應(yīng)該明確怎樣防止安全威脅爆發(fā)；其次應(yīng)該明確安全威脅爆發(fā)后，如何立即做出針對(duì)性的反應(yīng)等等。在安全管理計(jì)劃和安全應(yīng)對(duì)預(yù)案中需要重點(diǎn)體現(xiàn)安全信息的傳播途徑并確保它正常運(yùn)行，同時(shí)要重點(diǎn)體現(xiàn)安全的解決辦法。

（五）安全管理應(yīng)對(duì)機(jī)制

企業(yè)和企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該掌握宣傳報(bào)道的主動(dòng)權(quán)，統(tǒng)一信息公布源和公布部門(mén)，通過(guò)召開(kāi)新聞會(huì)等方式，向公眾告知安全威脅發(fā)生的具體情況、企業(yè)解決問(wèn)題的措施等內(nèi)容，的信息應(yīng)該具體、準(zhǔn)確。避免給政府、企業(yè)、公眾錯(cuò)誤的信息，導(dǎo)致無(wú)端猜疑。第一，對(duì)安全威脅處理進(jìn)行總結(jié)。對(duì)安全威脅發(fā)生的原因、事件處理的組織、安全處理計(jì)劃、安全管理決策等方面的工作進(jìn)行回顧和總結(jié)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)．“吃一塹，長(zhǎng)一智”，不斷積累安全威脅處理的技能、提高處理安全威脅的能力、完善安全管理計(jì)劃。第二，要對(duì)存在的安全問(wèn)題進(jìn)行整頓。多數(shù)安全威脅的出現(xiàn)都與管理不善有關(guān)，通過(guò)安全檢查和安全評(píng)估等方法。針對(duì)存在的安全問(wèn)題提出整改措施，責(zé)成有關(guān)部門(mén)限時(shí)逐項(xiàng)落實(shí)，完善安全管理工作。