基礎(chǔ)工作下檔案管理論文
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（一）有利于保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率
通常對檔案信息進(jìn)行檢索時，都是在計算機技術(shù)支持的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。而為了保證檢索的查全率與查準(zhǔn)率就需要做好檔案管理基礎(chǔ)工作。也就是說，檔案基礎(chǔ)工作的高質(zhì)量開展，是可以保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率的。在計算機進(jìn)行檢索的過程中，為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現(xiàn)錯誤，就需要對檔案進(jìn)行分類，并提升校審力度。另外，在按照規(guī)定進(jìn)行分類時，還能夠在明晰的分類號下，通過有效的關(guān)鍵詞，實現(xiàn)檔案檢索速度，能有利于檔案檢索的查全率與查準(zhǔn)率的提升。
（二）有利于促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
檔案管理的現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在檔案管理工作融入了先進(jìn)了的信息技術(shù)、計算機技術(shù)，在檔案信息處理上提升了信息利用的價值、增強了信息檢索的準(zhǔn)確性。另外，在做好檔案管理基礎(chǔ)工作時，就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急，加工整理檔案信息。當(dāng)檔案內(nèi)容中利用價值較高的、價值較大的時，還需要在充分利用原檔案信息的基礎(chǔ)上，提升檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，并在信息技術(shù)的支持下，在科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式下，促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。
二、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作存在問題
檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作，也是檔案管理的重要內(nèi)容之一。所以，檔案管理基礎(chǔ)工作的有序進(jìn)行直接關(guān)系著檔案管理工作的正常開展。然而，雖然檔案管理基礎(chǔ)工作對檔案管理工作十分重要，但在其具體的工作之中，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)工作依舊存在著不少問題。
（一）檔案案卷厚薄不一
檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題，且該問題表現(xiàn)的也十分明顯。其主要表現(xiàn)在在檔案管理的工作之中，在對檔案進(jìn)行整理時，由于不同時期的檔案管理收藏量的不一，就會使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而，這種信息的程度不同，就會使得檔案案卷整理不規(guī)范，案卷厚薄不一的情況發(fā)生。
（二）諸多案卷未標(biāo)頁碼
檔案案卷不標(biāo)頁碼主要表現(xiàn)在諸多的案卷沒有標(biāo)上頁碼，而一旦方案案卷上不標(biāo)上頁碼，就會使得檔案案卷出現(xiàn)漏損、掉頁之后，難以發(fā)現(xiàn)案卷上的相關(guān)內(nèi)容，破壞案卷的連貫性，并使得檔案案卷的價值降低，檔案信息的利用價值也會受到影響。
（三）檔案組卷存有混亂現(xiàn)象
一般來講，檔案的編制、組卷都是在特定時間、特定部門所管轄的權(quán)限以及部門的職能，按照相關(guān)的文種進(jìn)行組卷編制的。然而，檔案的組件一旦出現(xiàn)了檔案組卷混亂的現(xiàn)象之后，就會使得檔案案卷查閱較為困難，也影響著檔案編制的質(zhì)量。
（四）案卷不規(guī)范問題常見
常見的檔案案卷不規(guī)范問題主要表現(xiàn)在案卷標(biāo)題的不規(guī)范與案卷目錄的缺少。案卷標(biāo)題的不規(guī)范主要表現(xiàn)在在進(jìn)行案卷標(biāo)題擬定時，沒有按照規(guī)定進(jìn)行或者標(biāo)題的擬定缺少一些必要的因素。另外，除了這兩個常見問題以外，還會出現(xiàn)檔案案卷目錄的缺少，而這種情況也必定會降低檔案的檢索效率，降低檔案的準(zhǔn)確性，進(jìn)而檔案的信息利用率也就降低了。
（五）檔案編號編制不規(guī)范
一般來講，檔案編號編制的不規(guī)范問題也容易在檔案管理基礎(chǔ)工作中容易出錯。而這種問題則主要表現(xiàn)在一些歷史宗卷或者保存時間較長的檔案卷冊中。所以在這些檔案卷冊中就容易出現(xiàn)沒有目錄，檔案編號既不科學(xué)，也不規(guī)范的現(xiàn)象。
三、加強檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的措施研究
檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性是不言而喻的，其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質(zhì)量，也直接關(guān)系著檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。所以，為了能實現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量、現(xiàn)代化開展的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，切實落實好檔案管理基礎(chǔ)工作。
（一）加強觀念教育，注重檔案管理基礎(chǔ)工作
為了實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作有序開展，首先就需要在觀念上能意識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎(chǔ)工作的落實。加強觀念教育，就需要對檔案管理工作有關(guān)的工作人員進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識，明白檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性與基礎(chǔ)性意義。另外，在工作人員明確檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性之后，還需要將這種意識落實到具體的工作中，使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學(xué)化、合理化，從而在實現(xiàn)檔案管理工作效率提升的基礎(chǔ)上，保證檔案管理基礎(chǔ)工作高質(zhì)量開展。
（二）提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)基礎(chǔ)工作規(guī)范開展
提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范開展是為了保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范、高效進(jìn)行的重要手段。而隨著時展，檔案管理工作也越來越需要朝著現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。所以，提升檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，為保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范開展，首先就需要融入現(xiàn)代化的管理手段，建立一套行之有效的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范。另外，在良好的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之下，還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準(zhǔn)率，從而實現(xiàn)檔案管理信息檢索準(zhǔn)確、便捷的目的。
（三）強化數(shù)據(jù)信息管理，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化
強化數(shù)據(jù)信息管理關(guān)鍵要提升檔案信息的利用率，保證檔案信息處理的高效、高質(zhì)。所以在對檔案信息進(jìn)行加工時，就需要在對價值較高的信息處理的基礎(chǔ)上，提升信息利用率，以實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。另外，為推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化，還應(yīng)該不斷融入現(xiàn)代化管理信息技術(shù)，不斷優(yōu)化信息技術(shù)的改進(jìn)措施，從而在現(xiàn)代技術(shù)支持下，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化。檔案管理工作是如今知識經(jīng)濟時代中不可缺少的信息處理工作，更是提供決策、經(jīng)營的重要依據(jù)。所以，為保證檔案管理工作高效、高質(zhì)開展，就需要在檔案管理的具體工作中重視檔案管理基礎(chǔ)工作，不斷優(yōu)化基礎(chǔ)工作的開展方式，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。
作者：劉淑苗 單位：吉林省延吉市糧食局
