企業(yè)信息化檔案管理論文

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1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1實(shí)體文件的收集與歸檔沒有完整的信息系統(tǒng)支持

全部人為主觀的因素在里面。就檔案收集為例，檔案管理人員多數(shù)情況下只是接收，而并不是去每個(gè)部門調(diào)查催要。如果部門負(fù)責(zé)人因?yàn)闄n案意識(shí)不強(qiáng)或者檔案知識(shí)欠缺沒有向檔案室遞送資料而造成后面需要檔案資料卻提取不成功。檔案歸檔方面，歸檔的條件是否滿足也是人為決定，這樣的話難免造成疏漏。

1.2實(shí)體化檔案特別是紙質(zhì)檔案的查閱也存在很多問題

例如，并發(fā)查閱（多人同時(shí)查閱同一文件）的問題，查閱過程中文件的毀壞，缺失，毀壞等等問題。同時(shí)，實(shí)體檔案的查閱對(duì)文件的保密性造成嚴(yán)重威脅，一旦保密且重要文件內(nèi)容泄露，會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。

1.3隨著企業(yè)大發(fā)展

檔案的數(shù)量和類別也與日俱增，檔案借閱給檔案管理人員造成很大的工作量與出錯(cuò)概率。

2企業(yè)檔案管理信息化的理論指導(dǎo)

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中，提出全國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。而且，在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，肯定了前面的成績，繼續(xù)把檔案管理信息化建設(shè)作為主要任務(wù)并不斷加強(qiáng)。2002年下發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，提出把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要的指導(dǎo)作用。

3企業(yè)檔案管理信息化的意義

3.1對(duì)管理人員的意義

①檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)時(shí)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

②檢索查詢更為方便?？梢蕴峁┒喾N查詢手段，檔案管理員可以選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。公司其他人員也可以根據(jù)檔案管理權(quán)限自行查閱檔案信息，提高了保密性。

③檔案的查閱工作更加可控。對(duì)國企不換的借閱者進(jìn)行有效的催促。

3.2對(duì)部門的意義

①有效地進(jìn)行檔案的收集工作。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng)，檔案的分類，整理需要付出辛苦的勞動(dòng)，沒有一個(gè)好的信息化系統(tǒng)，檔案的收集和整編是零星和不完整的。

②有效地為決策服務(wù)。文書檔案包括發(fā)文和收文，都是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)，所以檔案的信息化建設(shè)可更好地為檔案的再利用和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

③讓檔案室變?yōu)楣緝?nèi)部的信息中心，也讓員工更好地查閱一般檔案。

3.3對(duì)于公司的意義

①更好地收集和管理檔案。企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)在企業(yè)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件和材料，是企業(yè)歷史活動(dòng)的原始記錄，特別對(duì)于收文和發(fā)文文件來說，實(shí)行檔案信息化管理后，必將更好地收集和管理這種信息資源。

②發(fā)提高利用率。一般單位形成的檔案要經(jīng)過一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，在這個(gè)過程中不可避免地會(huì)造成文件的損壞，檔案管理信息化可以解決這一問題而且解決檔案的并發(fā)查閱。

③解決檔案損壞、丟失的問題?？咳斯し绞絹硎占瘷n案、借閱實(shí)體檔案不可避免地會(huì)造成檔案的損壞和丟失。

④形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。紙質(zhì)檔案不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)，查閱，借閱都造成很大不便，大大降低了工作效率。檔案管理信息化可以使得這一切形成一個(gè)完整的信息化網(wǎng)絡(luò)。檔案管理信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的人才，需要檔案管理專業(yè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)的雙人才，只有這樣，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中才能越走越遠(yuǎn)，越走越好。在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得企業(yè)檔案管理必須走信息化這條路，這是一種必然。

作者：張靜 單位：陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司