淺析優(yōu)化物業(yè)檔案管理問題
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摘要：物業(yè)檔案管理是物業(yè)服務(wù)工作中十分重要的一部分，其管理質(zhì)量的好壞直接體現(xiàn)出物業(yè)企業(yè)的服務(wù)規(guī)范和質(zhì)量，因此應(yīng)當(dāng)重視對(duì)物業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化。本文首先對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案管理工作中存在的問題展開探討，然后在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化物業(yè)檔案管理的策略。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；問題；策略
1引言
在當(dāng)前的社會(huì)中，人們對(duì)各方面的服務(wù)質(zhì)量提出更高的要求，在物業(yè)服務(wù)之中也同樣如此。而物業(yè)檔案管理與物業(yè)服務(wù)質(zhì)量有著直接性的影響，優(yōu)化物業(yè)檔案管理工作對(duì)提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量有著非常大的幫助，下面對(duì)優(yōu)化物業(yè)檔案管理問題的相關(guān)策略展開具體研究。
2物業(yè)檔案管理存在的問題分析
在當(dāng)前的物業(yè)檔案管理工作中存在著較多的問題，這些存在的問題嚴(yán)重影響到當(dāng)前物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，對(duì)物業(yè)企業(yè)的發(fā)展帶來較大的不良影響。其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1管理層對(duì)物業(yè)檔案管理不夠重視
在當(dāng)前物業(yè)企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)者中對(duì)于物業(yè)檔案管理的意識(shí)較為薄弱，沒有充分認(rèn)識(shí)到物業(yè)檔案管理與物業(yè)服務(wù)質(zhì)量之間的關(guān)系，從而在對(duì)物業(yè)企業(yè)中遠(yuǎn)期規(guī)劃建設(shè)之中，在物業(yè)檔案管理的投入上較少，在人才的引進(jìn)上沒有引起重視，在相關(guān)信息設(shè)備的采購上沒有進(jìn)行合理的規(guī)劃。這就造成物業(yè)檔案管理工作效率十分低下，影響到最終物業(yè)企業(yè)的整體服務(wù)質(zhì)量，實(shí)質(zhì)上造成這一點(diǎn)的根本原因在于領(lǐng)導(dǎo)者沒有看到物業(yè)檔案管理工作帶來的長期效益，進(jìn)而影響到其在這上面的重視度。
2.2管理制度上存在較多漏洞
在當(dāng)前的物業(yè)檔案管理制度中存在著較多不完善的地方，其中主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，在基礎(chǔ)管理工作上缺乏統(tǒng)一有效的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行物業(yè)檔案管理的過程中沒有對(duì)如何進(jìn)行分類、信息保管時(shí)間的長短等做出統(tǒng)一，在操作上表現(xiàn)出較大的隨意性，影響到物業(yè)檔案管理的質(zhì)量。第二，在檔案信息的管理上過于分散。對(duì)于許多的物業(yè)企業(yè)來講，在檔案管理工作中都是將信息管理分散到各個(gè)部門之中，并沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行集中統(tǒng)一，不僅容易造成檔案信息的遺失，而且對(duì)檔案信息的利用效率也較為低下。第三，物業(yè)檔案管理缺乏前期檔案介入。
2.3物業(yè)企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)較低
當(dāng)前，物業(yè)檔案管理存在缺乏專業(yè)人才的問題，該管理工作屬于一種基層的管理工作，很難吸引一些具有高素質(zhì)的人才，這就造成在當(dāng)前物業(yè)企業(yè)檔案管理中許多管理人員在專業(yè)性上較弱，在理論知識(shí)上較為缺乏。甚至一些物業(yè)企業(yè)采用兼職的方式來進(jìn)行物業(yè)檔案管理，沒有專門的物業(yè)檔案管理人員，由其他的一些工作人員代為進(jìn)行管理，在這種情況之下嚴(yán)重影響到物業(yè)檔案管理的水平和質(zhì)量。
3優(yōu)化物業(yè)檔案管理問題的策略研究
針對(duì)當(dāng)前物業(yè)企業(yè)檔案管理中表現(xiàn)出來的一系列問題，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)針對(duì)這些問題展開優(yōu)化，采取有效的物業(yè)檔案管理策略，從而有效提升物業(yè)企業(yè)服務(wù)的整體質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)企業(yè)健康發(fā)展。
3.1提升管理層物業(yè)檔案管理意識(shí)
物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)物業(yè)檔案管理的重視程度直接影響到物業(yè)檔案管理的效果，因此在對(duì)物業(yè)檔案管理問題進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，首先需要提升物業(yè)企業(yè)管理層物業(yè)檔案管理的意識(shí)，讓他們充分意識(shí)到加強(qiáng)物業(yè)檔案管理對(duì)提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的重要性。為此需要加強(qiáng)對(duì)物業(yè)企業(yè)管理人員檔案服務(wù)工作的宣傳教育，通過宣傳教育來改進(jìn)和提升他們的管理意識(shí)。
3.2不斷完善物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理工作的開展必須具有完善的檔案管理制度，才能夠更好地對(duì)管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范，從而提升物業(yè)檔案管理的質(zhì)量，其主要可以從以下幾方面加以完善：第一，建立統(tǒng)一完善的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物業(yè)檔案信息的分類、保存時(shí)間做出明確的規(guī)定，對(duì)于重要檔案信息需要做好保密工作等，實(shí)現(xiàn)對(duì)物業(yè)檔案的規(guī)范化管理。第二，根據(jù)物業(yè)企業(yè)的實(shí)際情況，選取科學(xué)合理的物業(yè)檔案管理方式。明確物業(yè)檔案管理的崗位職責(zé)，實(shí)施全方位管理，保證檔案的質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提高。
3.3提升物業(yè)企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)
提升物業(yè)企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)優(yōu)化物業(yè)檔案管理問題起到關(guān)鍵性的作用。首先，物業(yè)企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在招聘時(shí)選取更加專業(yè)，具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，能夠獨(dú)力高效地處理各種物業(yè)檔案管理問題的人才；其次，物業(yè)檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，能夠熟練應(yīng)用相關(guān)的管理軟件，這也是現(xiàn)代物業(yè)管理工作必備的技能之一；最后，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期對(duì)物業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。
4結(jié)語
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代物業(yè)服務(wù)中有著非常高的重要性，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)此引起足夠高的重視，對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案管理工作中存在的問題引起關(guān)注，并針對(duì)這些問題采取科學(xué)有效的優(yōu)化策略，以此來不斷提升物業(yè)檔案管理的質(zhì)量，讓物業(yè)服務(wù)的整體質(zhì)量得到提升，從而有效提升當(dāng)前物業(yè)企業(yè)的綜合競爭力，促進(jìn)物業(yè)企業(yè)的健康發(fā)展。
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作者:李明陽 單位:吉林省四平市物業(yè)管理中心