產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理淺議

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產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理，是產(chǎn)品作為科技檔案重要組成部分的必然要求。本文主要闡述產(chǎn)品檔案的在線整理、文件掛接、提供利用等流程，并從流程、制度等方面優(yōu)化產(chǎn)品檔案的數(shù)字化管理路徑，為產(chǎn)品檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級奠定了良性基礎(chǔ)。

一、產(chǎn)品檔案管理工作的轉(zhuǎn)換

產(chǎn)品檔案來源于生產(chǎn)，又服務(wù)于生產(chǎn)，是科技檔案的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、云數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)表現(xiàn)形式已經(jīng)無法滿足新時代的要求，產(chǎn)品檔案的數(shù)字化加工已成為必然的發(fā)展趨勢。

二、產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理

利用企業(yè)各種數(shù)字技術(shù)及其衍生技術(shù)，將傳統(tǒng)載體類型的檔案轉(zhuǎn)換成計算機(jī)可識別進(jìn)行處理的數(shù)字信息，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，并按照自己內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指主要通過掃描儀、照相機(jī)等電子設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程?？茖W(xué)開展紙質(zhì)產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作，可根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品檔案的年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、重要程度及利用率、開放級別等來篩選，注重提高安全性、實用性、實效性等特點，加強(qiáng)對紙質(zhì)產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作的全流程安全風(fēng)險管理，從單位的實際情況出發(fā)，進(jìn)行數(shù)字化加工管理。

1.準(zhǔn)備工作：查詢產(chǎn)品檔案的總案卷目錄（賬本），剔除無關(guān)及重復(fù)的信息，以不損壞原件為原則進(jìn)行拆除裝訂，檢查卷內(nèi)頁號，有漏編、錯編的及時補充，有破損嚴(yán)重的組織修復(fù)，有褶皺明顯的進(jìn)行壓平處理。

2.設(shè)備選擇：檔案在進(jìn)行數(shù)字化掃描的過程中，可根據(jù)產(chǎn)品檔案掃描幅面的大小選擇相適應(yīng)的掃描儀，如：紙張質(zhì)量較差，超薄、過厚等可用平板掃描方式；紙張質(zhì)量較好可用高掃掃描方式進(jìn)行；圖紙幅面較大可采用大幅數(shù)碼掃描。

3.整理原則：歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分產(chǎn)品檔案不同的價值，便于保管和利用；符合文檔一體化要求，便于計算機(jī)管理；應(yīng)保證產(chǎn)品紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.質(zhì)量檢查：掃描后對電子文件中出現(xiàn)信息不完整、題名不符、漏掃、多掃等問題進(jìn)行查漏補缺并核對順序，必須與紙質(zhì)檔案原件相一致，利用圖像處理軟件的糾偏、旋轉(zhuǎn)、裁邊、去污等功能進(jìn)行校對，使圖像完整、端正、整齊。

5.數(shù)據(jù)的掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫，利用檔案管理系統(tǒng)軟件（檔案管理系統(tǒng)是依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素在計算機(jī)存儲器上逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲檔案），須在檔案整理模塊中鍵入必錄項，編輯數(shù)據(jù)等，選擇在電子文件模塊中點擊右鍵上傳已經(jīng)掃描過的產(chǎn)品檔案進(jìn)行掛接，可以使用復(fù)制粘貼功能，在檔案系統(tǒng)“我的電腦”中，找到要掛接的電子文件，右鍵復(fù)制，然后再回到“整理”界面，在電子文件區(qū)域中右鍵粘貼就可以了。如果產(chǎn)品檔案涉及保密等敏感字符或相關(guān)信息，暫不進(jìn)行掃描處理，自行檢查后可進(jìn)行移交并入檔案管理模塊，再由接收人員進(jìn)行審核及確定，并入檔案庫。整理中的文件信息在“收集整理”模塊中修改，歸檔后的數(shù)據(jù)若有需要修改的地方在“檔案管理模塊”中進(jìn)行。

6.產(chǎn)品檔案整理過程的登記及數(shù)字化加工后的裝訂：制作登記表，登記數(shù)字化加工過程的主要負(fù)責(zé)人、加工過程注意事項及備注過程信息，記錄檔案整理前后的順序，注明頁號。數(shù)字化加工過程完成后，產(chǎn)品紙質(zhì)檔案應(yīng)該按照檔案的保管要求還原裝訂，排列順序保持不變，做到還原檔案無遺漏，案卷封面或者內(nèi)容有破損嚴(yán)重的需要及時更換，裝訂方式應(yīng)該符合檔案裝訂規(guī)范，確保檔案的前后一致性。數(shù)字化加工完成后，紙質(zhì)檔案與掃描后檔案及目錄錄入信息按照工作量的比例應(yīng)進(jìn)行抽檢，并將糾錯內(nèi)容及時反饋給相關(guān)人員。

7.產(chǎn)品檔案數(shù)字化過程中注意事項：數(shù)字化加工流程是產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的具體要素，具有一定系統(tǒng)性與整體性，若某一環(huán)節(jié)出錯，必然會降低管理質(zhì)量，因此產(chǎn)品檔案數(shù)字化加工過程應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)流程。首先，應(yīng)將每卷待掃描的產(chǎn)品檔案進(jìn)行的每一步驟在清單中填寫完整，如該檔案有破損、污染等情況，應(yīng)在流程清單處注明“原件字跡模糊”等字樣；其次，為降低企業(yè)數(shù)字化技術(shù)成本和提高資源利用率，待掃描產(chǎn)品檔案應(yīng)注意區(qū)分掃描件與非掃描件，重要與非重要，涉密與公開等文件信息；再者，雖然分辨率越大越清晰，但是文件存儲體積也會越大，一般要求文件<300dpi,圖片<600dpi；最后，建立目錄時要核對EXCLE表格中的信息與檔案庫的信息是否一致，要進(jìn)行成果四性檢測，保證數(shù)字化加工后的產(chǎn)品檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。拆裝時保持原貌，加工完成后應(yīng)及時歸檔案庫，注意涉密檔案不得進(jìn)行數(shù)字化加工等工作。

三、產(chǎn)品檔案利用的創(chuàng)新

1.紙質(zhì)檔案的查詢利用是指通過檔案的借查閱、摘錄、復(fù)制等方式，將檔案信息提供給利用者的過程。對比紙質(zhì)檔案利用方式，電子查詢利用更便利地服務(wù)于借閱人員。在進(jìn)行電子產(chǎn)品檔案的查詢時，可通過登錄電子檔案管理系統(tǒng)賬號，進(jìn)入產(chǎn)品檔案庫模塊，可在模塊中通過輸入產(chǎn)品質(zhì)證書號、合同號、錠號、產(chǎn)品年度等數(shù)據(jù)，所要查詢的檔案號、產(chǎn)品類別、歸檔單位等信息即可呈現(xiàn)出來。檔案管理者下發(fā)權(quán)限控制，借閱者可以在系統(tǒng)中通過在線申請，直接下載打印，減少了對紙質(zhì)檔案的借查閱次數(shù)及復(fù)印次數(shù)，從某種意義上對紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效地保護(hù)。

2.電子檔案系統(tǒng)管理平臺還有一特點，可以按照產(chǎn)品檔案的編號、種類、年度等進(jìn)行分類排序，檔案管理者可利用統(tǒng)計功能進(jìn)行總結(jié)性業(yè)務(wù)工作。

3.創(chuàng)新電子的利用模式對比以前單一的走程序模式，很大意義上為借閱者及管理者提供便捷，做到足不出戶，既查所需，實現(xiàn)雙贏。既提高了管理者的工作效率，又降低了紙質(zhì)產(chǎn)品檔案的利用率，確保紙質(zhì)產(chǎn)品檔案的安全性。

四、產(chǎn)品檔案超出保管期限在系統(tǒng)中新的處置方法

產(chǎn)品檔案一般保管期限為定期三十年，有特殊要求的產(chǎn)品檔案保管期限為物項再役時間。利用電子管理系統(tǒng)平臺，對于超出保管期限需要銷毀的檔案，審核人員可對提交上來的待銷毀文件進(jìn)行審核，是否可以進(jìn)行銷毀處理，提交后的數(shù)據(jù)會在“檔案處置”里顯示，審核人員進(jìn)入系統(tǒng)此功能后，首先可以查看要處理的檔案類型-產(chǎn)品檔案，再者可以查看待審核的產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)。查看文件目錄的信息、電子文件信息是否繼續(xù)保留并對要銷毀的文件作出銷毀標(biāo)記，再通過“處置結(jié)果”功能提交有銷毀標(biāo)記的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確無誤后再行銷毀。在系統(tǒng)中進(jìn)行操作，省去跑各部門的復(fù)雜過程。由此可見，產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理模式其優(yōu)勢大于單純紙質(zhì)檔案的庫房管理模式。

五、產(chǎn)品檔案管理數(shù)字化進(jìn)行中存在的問題及措施

1.問題：檔案工作者對環(huán)境變化缺乏認(rèn)識，仍然局限于以往的產(chǎn)品檔案管理思維中，不愿改變或是行動力遲緩；檔案服務(wù)上被動等待，檔案利用形式單一，流程復(fù)雜，需要蓋章、簽字、審核等過程進(jìn)行時間過長，缺乏完整性和系統(tǒng)性；掃描數(shù)字化的檔案如何進(jìn)行檢索查詢及對新的檔案資源如何接收等問題在產(chǎn)品檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過程中都會出現(xiàn)。

2.措施：提升管理人員意識，完善并重構(gòu)其意識觀念；圍繞人才隊伍建設(shè)，提升產(chǎn)品檔案數(shù)字化支撐；以制度環(huán)境為抓手，強(qiáng)化產(chǎn)品檔案數(shù)字化支撐。首先，制度環(huán)境是產(chǎn)品檔案數(shù)字化深化應(yīng)用的核心要素，其不僅能讓管理過程更加標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還能將責(zé)任落實到個人，形成良好的管理環(huán)境；其次，在研究原有關(guān)制度上，制定符合產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的新制度新措施，建立、健全檔案信息化管理制度，檔案數(shù)字化加工注意的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案負(fù)責(zé)人需明確檔案管理體系運行中的各崗位職責(zé)，檢查檔案管理工作，履行檔案工作監(jiān)督責(zé)任；其三，要搭建動態(tài)反饋系統(tǒng)，及時修正制度體系的不足，即要動態(tài)收集產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)化管理過程中制度的運行情況，在匯總分析其中缺陷基礎(chǔ)上，完善制度體系的不足，提升制度措施的適應(yīng)性，以更好保障產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的深化發(fā)展。國有企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理原則是保障國有企業(yè)產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的基本要素。要對其予以重視：一是遵循數(shù)字化原則。對于數(shù)字化的對象應(yīng)設(shè)定一套管理標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)才能將其進(jìn)行數(shù)字化錄入管理；二是便利性原則。當(dāng)信息技術(shù)與產(chǎn)品檔案管理為契合點時，應(yīng)以便利為核心，如錄入便利、查詢便利及利用便利等，保證掃描的數(shù)字化產(chǎn)品檔案通過檔案管理系統(tǒng)平臺，能夠運用檢索等功能，給借閱者提供快捷服務(wù)；三是安全性原則。數(shù)字化管理模式可能會出現(xiàn)信息泄露或系統(tǒng)崩潰等風(fēng)險，為降低風(fēng)險，應(yīng)制定各種安全保障措施；四是保密性原則。檔案管理系統(tǒng)采取管理人員身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等錄入保密措施，還可根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求，在檔案管理系統(tǒng)為借閱者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，做好保密無遺漏；制定嚴(yán)格的追責(zé)制度，保障企業(yè)檔案不外泄；五是完整性原則。掃描的檔案要有效、實用。在對重點檔案無電子版的數(shù)字化加工，以及對檔案目錄、電子文件檔案在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接等工作，逐步完善和充實“檔案信息化系統(tǒng)內(nèi)容”。完善強(qiáng)大的檔案系統(tǒng)服務(wù)功能，推進(jìn)產(chǎn)品檔案信息化管理工作更標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。做好二級單位檔案的歸檔及接收工作，相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，加大對信息化知識的學(xué)習(xí)范圍。全面提高檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，提高工作效率，掌握計算機(jī)技術(shù)，熟練掌握檔案管理軟件的各項功能，建立專業(yè)化的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊，提升檔案管理人員數(shù)字化建設(shè)水平。此外，還公布相關(guān)檔案管理人員的一般信息，便于聯(lián)系與服務(wù)。綜上所述，國有企業(yè)產(chǎn)品檔案管理發(fā)展過程中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能提升檔案管理的質(zhì)量效果。國有企業(yè)檔案管理人員，應(yīng)對其予以重視，要針對自身對產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗不足等問題，提出具有適應(yīng)性的建設(shè)措施，為國有企業(yè)產(chǎn)品檔案發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

作者:王曉芬 單位:寶鈦集團(tuán)有限公司檔案室