國際貿(mào)易單證審計監(jiān)督

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一、加強(qiáng)外貿(mào)單證內(nèi)控管理意義和作用

目前，我國機(jī)電產(chǎn)品不斷出口在國際市場，成為物美價廉的商品，引起國內(nèi)企業(yè)紛紛進(jìn)軍國際市場等多種利益的驅(qū)使。一些外貿(mào)企業(yè)為了業(yè)務(wù)擴(kuò)大而提速、減化程序，放松了風(fēng)險防范意識，忽視了對外貿(mào)單證業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制程序，難免忽視防范風(fēng)險措施。要求企業(yè)應(yīng)該在創(chuàng)造寬松交易環(huán)境的同時，積極發(fā)揮內(nèi)審職能，開展內(nèi)控對外貿(mào)單證經(jīng)?；谋O(jiān)督。目前國際貿(mào)易支付方式有多種，主要有信用證方式、匯付和托收方式等。尤其是企業(yè)初次訂立合同時，使用跟單信用證的支付方式較為常見。因?yàn)檫@一方式對單據(jù)的填制及交單的時間等都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此信用證是一種對初次交易的雙方最有安全保障的支付方式。所謂跟單信用證是指銀行應(yīng)買方的要求和指示向賣方開立的有條件的保證付款的文件。這種支付方式是以銀行信用為付款保證，這就使初次交易的雙方即使互未謀面，也能夠解決支付貨款和發(fā)運(yùn)貨物的信用問題。同時，銀行高度的信用安全保障相應(yīng)的要求提交高質(zhì)量的單據(jù)作為依托。在信用證項(xiàng)下所隨附的單據(jù)從繕制到審核都必須非常嚴(yán)格，并要遵守國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是，無論哪一種商務(wù)單證都會有發(fā)生失誤與弊端的風(fēng)險概率。因此，加強(qiáng)內(nèi)控管理，開展對外貿(mào)單證的審計監(jiān)督是外貿(mào)企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。開展好外貿(mào)單證的內(nèi)審監(jiān)督工作，其作用有事半功倍之效。之所以如此，是因?yàn)橥赓Q(mào)單證是外貿(mào)交易的重要一環(huán)，在交易中發(fā)揮著重要的作用?？刂坪脝巫C工作質(zhì)量和風(fēng)險就是掌握了外貿(mào)業(yè)務(wù)的成敗與盈虧。從本質(zhì)上分析，單證的特殊作用和屬性，決定了它是審計監(jiān)督工作的關(guān)鍵點(diǎn)。簡單講單證有以下屬性：

（一）商務(wù)單證是國際貿(mào)易合同履行的基礎(chǔ)

國際貿(mào)易合同是依靠商務(wù)單證來完成的。實(shí)際上各種商務(wù)單證的制作及流轉(zhuǎn)過程，就是一個合同履行的過程。商務(wù)單證工作是外貿(mào)企業(yè)工作的一個重要部分，它也是國際貿(mào)易買賣的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它直接影響和決定著合同的執(zhí)行結(jié)果。

（二）外貿(mào)單證是國際結(jié)算的基本工具

在象征性交貨的貿(mào)易術(shù)語下，賣方憑單交貨，買方憑單付款。尤其是在信用證結(jié)算方式下，各貿(mào)易關(guān)系主體處理的是單據(jù)，而不是有關(guān)的貨物；銀行審核單據(jù)表面的真實(shí)性，以決定其付款責(zé)任。因此，外貿(mào)單證是國際貿(mào)易貨款結(jié)算的基礎(chǔ)和依據(jù)。

（三）外貿(mào)單證是重要的涉外法律文件

外貿(mào)單證體現(xiàn)貨物交接過程中所涉及和證明了有關(guān)當(dāng)事人之間的權(quán)責(zé)利益關(guān)系。當(dāng)發(fā)生爭議時，外貿(mào)單證就是處理國際貿(mào)易索賠和理賠的法律依據(jù)，它具有最高法律效力的證據(jù)。

（四）外貿(mào)單證是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的重要保障

外貿(mào)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)是依靠外貿(mào)單證來完成貨物交割和貨款結(jié)算的。在單證繕制工作中如出現(xiàn)問題，而監(jiān)督又不到位，使帶病單證進(jìn)入結(jié)算程序，必定會造成諸如不能及時發(fā)貨交單，客戶延付拒付貨款，影響收匯等等棘手問題。因此，要通過加強(qiáng)審計監(jiān)督，提高工作質(zhì)量防止隱患，這是保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的有效方法。

綜上所述，由于貿(mào)易單證在國際貿(mào)易中所具有的特殊性質(zhì)和重要作用，這決定了它被內(nèi)控監(jiān)督系統(tǒng)高度關(guān)注的地位。在實(shí)際工作中，企業(yè)要以此為重點(diǎn)圍繞外貿(mào)單證，完善相關(guān)制度并建立審計監(jiān)控體系。通過企業(yè)內(nèi)審機(jī)制對整套管理體系實(shí)施經(jīng)常性監(jiān)督，為外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

二、單證實(shí)務(wù)存在風(fēng)險，必須加強(qiáng)內(nèi)審監(jiān)督，促使企業(yè)提高經(jīng)營管理質(zhì)量。

在現(xiàn)代國際貿(mào)易中，有相當(dāng)大比重的商品是以FOB、CFR、CIF這三種象征性交貨的貿(mào)易術(shù)語方式成交的，在象征性交貨的情況下，（尤其是在跟單信用證方式下）銀行處理的是單據(jù)而不是單據(jù)所表示的貨物，賣方所提交的單證在單據(jù)上做到單單一致、單證相符就完成了交貨義務(wù)，買方也是以“憑單付款”為原則進(jìn)行買賣的，只要發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤，就可以拒絕付款。因此，外貿(mào)單證是買方提貨和付款的重要依據(jù)，任何單據(jù)的瑕疵或不符點(diǎn)都可能成為買方拒付的理由和爭議的焦點(diǎn)，影響買賣雙方交易的順利進(jìn)行。甚至阻礙正常交易，影響我們的企業(yè)及時收貨收匯。為避免風(fēng)險，一方面要加強(qiáng)單證的繕制和審核工作，更重要的是要通過企業(yè)內(nèi)審機(jī)制，進(jìn)行不間斷的監(jiān)控，從而提升單證工作質(zhì)量，減少實(shí)務(wù)工作風(fēng)險。正是由于單證自身的特點(diǎn)，使得單證成為交易雙方謹(jǐn)慎關(guān)注的焦點(diǎn)。在外貿(mào)操作中由于審單不嚴(yán)、內(nèi)控監(jiān)督不到位而發(fā)生失誤，導(dǎo)致?lián)p失的案例很多，如下例所述：我國某出口公司A與非洲某國家中間商成交貨物一批，貿(mào)易條件為CFR5%，貨值為1000000元人民幣。國外開來信用證總金額為950000元，并注明：“議付時扣5%傭金給某商號”，原文為“Whennegotiatingdocuments5%commissiontobedeductedfromamountnegotiatedandreturnedto**”。但A公司在制單中忽略核對信用證金額，在繕打發(fā)票和匯票時均按照合同金額1000000美元，議付時銀行扣除5%，按950000美元元借記開證行北京賬戶。開證行接單后拒付，是發(fā)票金額超過來證金額。經(jīng)多次與開證行及中間商交涉均無效，只好在信用證有效期內(nèi)另趕制新發(fā)票和匯票，即金額改為950000美元，再扣去5%傭金，白白損失了47500美元。以致中了國外商人設(shè)下的圈套，造成了損失。在案例中，由于A公司業(yè)務(wù)員缺乏經(jīng)驗(yàn)，并且繕制單據(jù)審核把關(guān)不到位，更為主要的是該企業(yè)內(nèi)部審核、內(nèi)控監(jiān)督程序不嚴(yán)格，使風(fēng)險沒有得到控制所致。內(nèi)部審計部門要定期對控制系統(tǒng)進(jìn)行有效性測試和測評，使監(jiān)督和控制體系得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并發(fā)揮作用。審證是一項(xiàng)既細(xì)致又專業(yè)性強(qiáng)的工作，工作人員稍有疏忽就會帶來不可彌補(bǔ)的損失。作為外貿(mào)單證工作人員，不僅要具備良好的專業(yè)知識，熟悉合同的條款及操作方法，而且要有風(fēng)險防范意識和豐富的經(jīng)驗(yàn)。否則就會把機(jī)會交給對方，將損失留給了自己。出現(xiàn)這些問題的原因是多方面的，一是由于目前交易量的激增，貿(mào)易單證的往來頻繁，使單據(jù)的編制、復(fù)核和審查工作繁復(fù)，增加了主觀舞弊與客觀失誤的概率。二是由于外貿(mào)業(yè)務(wù)電子信息化操作手段不斷更新，老的業(yè)務(wù)人員知識結(jié)構(gòu)滯后，年輕的業(yè)務(wù)員工作經(jīng)驗(yàn)不足，這種人力資源交替，使單證工作增加了失誤和漏洞的機(jī)率。三是我們必須承認(rèn)國際貿(mào)易中必然存在著商業(yè)欺詐和信用缺失的個別現(xiàn)象。有些外商利用商業(yè)單證的某些技術(shù)手段進(jìn)行商業(yè)利益的較量也會時有發(fā)生。凡此種種，都提醒我們在國際貿(mào)易單證環(huán)節(jié)中要嚴(yán)密設(shè)防，堵住來自各方的陷阱和漏洞。另外，由于國際貿(mào)易系統(tǒng)風(fēng)險概率和單證結(jié)算風(fēng)險概率的疊加，更加大了外貿(mào)業(yè)務(wù)風(fēng)險度。這些復(fù)雜因素給企業(yè)內(nèi)控管理、內(nèi)部審計提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。使企業(yè)內(nèi)部審計在外貿(mào)單證環(huán)節(jié)顯得更為重要。

三、外貿(mào)企業(yè)要建立完整的內(nèi)審監(jiān)督程序，按照國際貿(mào)易交易單證的繕制、審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控。

（一）審計人員要熟練掌握和運(yùn)用國際貿(mào)易單證的基本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

企業(yè)內(nèi)部審計人員在實(shí)施經(jīng)常性監(jiān)督時，要嚴(yán)格地依據(jù)國際貿(mào)易單證的繕制標(biāo)準(zhǔn)，對單證進(jìn)行有的放矢的跟蹤審計。業(yè)務(wù)人員應(yīng)該掌握的規(guī)范有1929年國際商會在阿姆斯特丹會議正式通過的《商業(yè)跟單信用證統(tǒng)一規(guī)則》，后經(jīng)數(shù)次修訂更名為《跟單信用證統(tǒng)一慣例》國際商會第600號出版物（UCP600）。審計人員應(yīng)當(dāng)熟悉、掌握外貿(mào)單證實(shí)務(wù)中的相關(guān)規(guī)定和國際慣例，以便在加強(qiáng)內(nèi)審監(jiān)督中有規(guī)可依，據(jù)實(shí)可查，增強(qiáng)審計力度。審計人員要按照掌握的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，采用審計測評手段，考量和審查單證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的失控點(diǎn)，并針對漏洞建立健全相應(yīng)制度，加強(qiáng)內(nèi)控管理，發(fā)揮好內(nèi)審監(jiān)督職能。在經(jīng)常性的審計監(jiān)督中，要把握審查貿(mào)易單證的三個要點(diǎn)：一是正確性。這是繕制單證的前提要求。其含義主要包括兩方面：一方面要與國際貿(mào)易合同相符，另一方面要符合國際貿(mào)易法規(guī)或慣例的規(guī)定。單證不能有任何與協(xié)議合同、法規(guī)、慣例相悖之處。這一點(diǎn)對于所有結(jié)算方式的單據(jù)都是首要的。其正確性要求做到“三相符”，即單證相符、單單相符、單貨相符。尤其是在跟單信用證結(jié)匯方式下要求單據(jù)與信用證不能有一字之差。在實(shí)務(wù)中，審計人員要按照標(biāo)準(zhǔn)，采用審計測評手段，審查單證工作環(huán)節(jié)是否存在失控點(diǎn)，以便撲捉漏洞，建立完善相關(guān)制度和控制程序，規(guī)范管理提高工作質(zhì)量。二是完整性。這主要指做進(jìn)出口業(yè)務(wù)時向銀行和對方提交的交易單證一定要齊全、完整。單證的完整性是指包括單據(jù)的種類、份數(shù)、內(nèi)容項(xiàng)目等要素都要齊全完整。對于各種結(jié)算方式下單證的完整性都是同等重要的。尤其是在交易雙方有特殊約定時，結(jié)算單證的跟單附件一定要齊全，內(nèi)容完備。外貿(mào)實(shí)務(wù)單據(jù)的種類比較多，一般包括有商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、保險單等主要單據(jù)，還有其他證明文件如：檢驗(yàn)證書、重量單、產(chǎn)地證、船齡證明書、航程證明書、郵政收據(jù)等等。在信用證結(jié)算方式下對單證要求更為嚴(yán)格，進(jìn)口商要求附帶的單據(jù)，通常都在信用證上明確約定。這些關(guān)鍵點(diǎn)就是審計監(jiān)督和審計測試的要點(diǎn)，所以應(yīng)特別加以注意。三是及時性。這項(xiàng)主要指的是單證出單和交單兩個環(huán)節(jié)的及時性。首先是對出口方的單證時間性要求很強(qiáng)，而且每一種單據(jù)都有一個適當(dāng)?shù)某鰡螘r間范圍。按照國際慣例，單據(jù)出單有一定的順序關(guān)系。例如，裝箱單期限不能早于提單；保險單據(jù)不能在裝運(yùn)日期后簽發(fā)等時間程序，要求每一個環(huán)節(jié)都要緊密相扣，把握好出單交單的時間要求，在UCP600對信用證的交單時間性問題也做了相應(yīng)的規(guī)定。因此我們要注重單證實(shí)務(wù)操作的及時性，及時繕制出單，盡早向銀行交單，達(dá)到早日收匯和順利完成整個交易的目的。在加強(qiáng)對基礎(chǔ)管理工作審計監(jiān)督時，要熟練掌握上述環(huán)節(jié)和要求，采用審計跟蹤的方法，加強(qiáng)對外貿(mào)單證的監(jiān)督控制，發(fā)揮內(nèi)審職能，促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益，防范風(fēng)險。

（二）內(nèi)部審計對單證進(jìn)行審計抽查、審計測評應(yīng)注意的重點(diǎn)問題

內(nèi)部審計人員對此要根據(jù)內(nèi)部制度和工作流程進(jìn)行定期的抽樣審查和審計測評，以便發(fā)現(xiàn)漏洞，及時彌補(bǔ)。審計監(jiān)督工作主要包括以下幾點(diǎn)：一是對單證具體項(xiàng)目進(jìn)行綜合審查。在實(shí)施測試中，內(nèi)審員應(yīng)對一段時期內(nèi)的單證進(jìn)行跟蹤，可按照比重抽樣，進(jìn)行綜合審查、分析，檢查單與證齊全的程度，包括所需單證的份數(shù)；檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求；有些單證是否按規(guī)定進(jìn)行了認(rèn)證。單證之間的貨物描述,數(shù)量,金額,重量,體積,運(yùn)輸標(biāo)志等是否一致，單證出具或提交的日期是否符合要求，這些都是需要內(nèi)審人員重點(diǎn)核查的對象。對查出的問題，做好記錄和評估，并評價出現(xiàn)問題的性質(zhì)和比率，做出審計判斷。二是內(nèi)部審計人員對企業(yè)相關(guān)人員執(zhí)行單證制度（繕制和審核制度執(zhí)行）情況進(jìn)行審查和評價。審查工作流程是否符合制度要求，各個環(huán)節(jié)、崗位的職能是否有效，是否盡職發(fā)揮作用。以便查出問題的根源，提高制度的執(zhí)行力度，防止出現(xiàn)崗位職能不到位，管理控制環(huán)節(jié)缺失的狀態(tài)。因此企業(yè)內(nèi)審要定期進(jìn)行審查及審計測評，以便發(fā)現(xiàn)漏洞及時彌補(bǔ)。三是對企業(yè)制度、職能設(shè)置的有效性和完善程度要做出審計判斷和評價，并提出改進(jìn)建議。審查中要十分注意制度和職能的有效性，隨著實(shí)際工作變化，制度和職能的有效性會滯后，新的業(yè)務(wù)需要建立新的制度和控制職能，原有的制度很可能不適應(yīng)新的變化，也會帶來新的控制盲點(diǎn)。制度和職能建設(shè)決定著企業(yè)內(nèi)控管理的質(zhì)量和水平，所以，審計工作要重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)外貿(mào)單證內(nèi)控制度的有效性和完善程度。對于審計中發(fā)現(xiàn)的漏洞，一定要通過完善制度和職能建設(shè)，從根本上加強(qiáng)對外貿(mào)業(yè)務(wù)的監(jiān)督。

綜上所述，在國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中外貿(mào)單證發(fā)揮著極為重要的作用，但是由于單證引發(fā)的外貿(mào)風(fēng)險和產(chǎn)生的損失也時刻存在。因此，外貿(mào)企業(yè)建立獨(dú)立內(nèi)審制度，采取系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法，經(jīng)常進(jìn)行審計監(jiān)督、風(fēng)險管理，治理和幫助外貿(mào)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。這正是當(dāng)今有些外貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極完善和加強(qiáng)的，只有發(fā)揮企業(yè)內(nèi)審職能作用，才能建立長效監(jiān)督機(jī)制，提高外貿(mào)單據(jù)質(zhì)量。在經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化中，企業(yè)若要持續(xù)發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)，從基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)抓起，開展內(nèi)部審計，積極開展經(jīng)濟(jì)活動監(jiān)督、強(qiáng)化自我約束機(jī)制和完善內(nèi)部審計職能，加強(qiáng)管理防范風(fēng)險，增強(qiáng)企業(yè)國際競爭力，實(shí)現(xiàn)順利收匯，提高外貿(mào)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。