畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理淺析
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【摘要】畢業(yè)實習(xí)檔案主要記載了畢業(yè)生的實習(xí)信息，只有對畢業(yè)實習(xí)檔案進行合理、科學(xué)的管理，才能夠在最大程度上發(fā)揮出院校選拔人才、培養(yǎng)人才的作用。當(dāng)下，畢業(yè)實習(xí)檔案的管理工作還存在著不少問題。因此進行畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理研究，對于院校檔案管理工作的開展起著重要的作用。
【關(guān)鍵詞】畢業(yè)實習(xí)檔案；信息化；管理
一方面，伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會步入了信息化的時代，信息化技術(shù)的運用使得社會之中的方方面面運轉(zhuǎn)都變得更加便利；另一方面，在我國社會、經(jīng)濟不斷發(fā)展進步的前提下，各項工作對于人才的需求不斷增加，這促使我們國家的教育迎來了跨越式的發(fā)展。對于院校來說，招生的規(guī)模不斷擴大，專業(yè)數(shù)量也在持續(xù)增長，每一年的院校畢業(yè)生也在不斷地增加，需要進行畢業(yè)實習(xí)的人數(shù)就會有一個非常大的增長，因此傳統(tǒng)的畢業(yè)實習(xí)管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)新的情況變化。而在當(dāng)前的時代發(fā)展之中，基于計算機技術(shù)的信息化發(fā)展帶來了更為廣闊的技術(shù)進步空間，那么在院校檔案管理工作方面，畢業(yè)實習(xí)檔案管理作為一項重要的工作，需要將信息化技術(shù)引入畢業(yè)實習(xí)檔案管理中，構(gòu)建一個完善的信息化畢業(yè)實習(xí)檔案管理系統(tǒng)，以此來解決以往畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作中存在的問題。對于院校來說，信息化的普及有著更加重要的意義，院校的各個部分管理因此變得科學(xué)、合理，特別是檔案管理的部分，信息化管理有著明顯的優(yōu)勢。院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理，主要是把畢業(yè)生在實習(xí)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息資料，利用信息系統(tǒng)進行收集、整合，并有效地進行管理，同時把這些資料作為對于畢業(yè)生各方面能力進行評判的一個依據(jù)，這在一定程度上促進了院校檔案管理工作的開展，提升了檔案管理的效率，對于畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理研究有著非常重要的實際意義。
一、關(guān)于畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)概述
信息化管理技術(shù)的特征，主要表現(xiàn)在兩個方面：1.信息的傳播速度非?？?，這主要是因為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)幾乎覆蓋到了生活的每一個方面，而且在互聯(lián)網(wǎng)開放性的影響下，人與人之間數(shù)據(jù)的共享幾乎沒有阻礙，這加速了數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生。在傳統(tǒng)的時代之中，因為地域等原因的影響，信息的傳遞一直都會受到限制，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使得信息傳播速度加快，人們利用網(wǎng)絡(luò)能夠自由獲取需要的信息，在當(dāng)前的時代之中，每一個人既是數(shù)據(jù)信息的制造者，也是數(shù)據(jù)信息的傳播者。2.信息化管理技術(shù)的多樣性，數(shù)據(jù)信息的收集不僅是通過網(wǎng)絡(luò)，還有日常安裝的攝像頭等設(shè)備，這都是數(shù)據(jù)信息的收集渠道，這些數(shù)據(jù)信息都將是信息化管理技術(shù)發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。在信息化時代，人們對于數(shù)據(jù)信息有了新的理解，在不同的領(lǐng)域、不同的行業(yè)，越來越多的人擔(dān)負(fù)起了數(shù)據(jù)信息制造者和傳播者的任務(wù)，這樣就使得數(shù)據(jù)信息不僅僅變得數(shù)量更多，而且還更加豐富多彩。對于現(xiàn)階段的院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理工作來說，雖然具有一定的發(fā)展基礎(chǔ)，但是在具體的管理細(xì)節(jié)方面還是存在著一些問題，比如不同的專業(yè)之間使用著同樣的信息化管理模式，沒有從專業(yè)的差異性部分入手，進行管理模式的詳細(xì)劃分，這就使得相關(guān)管理工作變得表面化。另外，畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理的安全保證也應(yīng)該受到重視，這主要指的是信息數(shù)據(jù)的安全使用和來源安全兩個部分。信息數(shù)據(jù)的安全使用，就是院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理過程中，把相關(guān)的資源科學(xué)地分布運用到不同的專業(yè)之中，利用信息化的方式有針對性地制定管理方案；信息數(shù)據(jù)來源安全是指其數(shù)據(jù)的真實性。在當(dāng)前的院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理發(fā)展環(huán)境下，數(shù)據(jù)資源的安全無法得到有效保障。最后在信息化環(huán)境下，院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保相關(guān)管理工作在不同的環(huán)境下都能夠發(fā)揮出作用，使得信息化高效率、高精確度的特征得以保障，但是當(dāng)前的院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制約，這就使得一些相關(guān)的信息資源內(nèi)容出現(xiàn)偏差。
二、現(xiàn)階段院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理存在的問題
（一）個別畢業(yè)實習(xí)檔案的具體內(nèi)容存在失真。對于畢業(yè)實習(xí)檔案來說，怎樣確保其中相關(guān)內(nèi)容的真實性，是非常關(guān)鍵的一個步驟，從整體來看，學(xué)生在畢業(yè)實習(xí)時期形成的檔案材料，可以在一定程度上，反映出其在學(xué)習(xí)階段的相關(guān)專業(yè)技能掌握狀況、工作適應(yīng)能力等實際的情況。但是目前在院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理中，個別畢業(yè)實習(xí)檔案材料的具體內(nèi)容和實際的情況存在差別，檔案的內(nèi)容對于學(xué)生考核的材料通常只是記錄學(xué)生的優(yōu)點，關(guān)于學(xué)生存在的缺點或者是在實習(xí)中表現(xiàn)出的一些問題都沒有詳細(xì)記錄，這樣就使得畢業(yè)實習(xí)檔案很難真實反映出學(xué)生畢業(yè)實習(xí)的情況，這同樣給后續(xù)的畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作帶來困難，使得畢業(yè)實習(xí)檔案材料內(nèi)容的真實性受到質(zhì)疑。
（二）畢業(yè)實習(xí)檔案材料不完善、管理混亂。在實際進行院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理的過程中，常常會出現(xiàn)畢業(yè)實習(xí)檔案材料的不完善，負(fù)責(zé)相關(guān)工作的部門很難及時將檔案材料進行收集、整理以及分類歸檔管理，而且工作人員沒有對畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作進行全面認(rèn)識、了解。導(dǎo)致在進行管理工作的時候，由于多方面的原因，畢業(yè)實習(xí)檔案管理存在混亂的問題。同時畢業(yè)實習(xí)檔案的保密性質(zhì)，也使得畢業(yè)實習(xí)檔案存在著使用范圍較窄、使用頻率較低、檔案利用不充分等問題非常突出。
（三）院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理意識薄弱，相關(guān)工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前個別院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理的意識非常薄弱，有很多不合理現(xiàn)象存在，比如學(xué)生的畢業(yè)實習(xí)檔案隨意放置在學(xué)校，一段時間后就進行清除，或者是學(xué)生自己持有檔案等等，混亂的畢業(yè)實習(xí)檔案管理情況反映了院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理意識的薄弱。而且從事院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理的工作人員沒有專業(yè)的工作技能，缺乏職業(yè)素養(yǎng)，使得院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作開展非常困難，缺乏規(guī)范性和科學(xué)性。
（四）院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化程度偏低。在當(dāng)前的社會發(fā)展過程中，信息化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了社會生活的方方面面，而且信息化技術(shù)能夠很好地提升畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的效率，但是在一些院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理中，運用信息化技術(shù)非常有限，對于信息化技術(shù)的普及程度非常低，甚至一些院校的畢業(yè)實習(xí)檔案查閱和信息錄入仍然是使用人工的方式進行，這樣就使得院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作效率非常低。而對于院校來說，畢業(yè)實習(xí)檔案管理所包含的信息數(shù)據(jù)異常地龐大和復(fù)雜，沒有使用信息化的管理手段，會使得畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作進行變得非常困難，并且缺乏效率。
三、關(guān)于院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理存在問題的原因分析
（一）管理制度有待完善。在院校的發(fā)展過程中，因為各個方面的原因，其實際的院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理制度不明確、不完善，畢業(yè)實習(xí)檔案的具體功能被削弱，而且院校對于畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的重視程度不夠，在進行實際的檔案管理過程中，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，使得畢業(yè)實習(xí)檔案損壞或丟失的情況屢屢出現(xiàn)，這些問題的發(fā)生最為主要的原因是，因為院校畢業(yè)實習(xí)檔案采集、整理、歸檔、借閱與統(tǒng)計等等工作步驟中的相關(guān)管理制度存在漏洞所導(dǎo)致的。
（二）管理手段較為落后。當(dāng)前院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理部門從事的工作，主要是對于畢業(yè)實習(xí)檔案進行收集、整理、存檔以及保管等等，這些工作的過程步驟基本與傳統(tǒng)的檔案管理方式?jīng)]有什么區(qū)別，畢業(yè)實習(xí)檔案管理的手段也多是沿用傳統(tǒng)方法，整體來說較為落后。而且院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作也沒有使用新的方法，現(xiàn)代化的管理手段沒有在畢業(yè)實習(xí)檔案管理中獲得普遍性的運用。
（三）畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性?，F(xiàn)階段進行院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理的工作人員，大多數(shù)屬于“兼職”，也就是由教師或者是其他工作人員進行兼任，根本沒有專業(yè)的院校畢業(yè)的檔案管理人員進行相關(guān)的工作，在這種情況下，院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作勢必會受到影響，檔案管理工作人員的數(shù)量與人員的專業(yè)素養(yǎng)方面亟須提升。而且人力資源管理技術(shù)水準(zhǔn)較低、相對應(yīng)管理制度缺失等問題，都制約著院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的進行。
四、對于院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理運用的策略研究
（一）構(gòu)建院校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺。在信息化大數(shù)據(jù)環(huán)境下，院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化要把網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，這是因為信息化的優(yōu)勢發(fā)揮需要網(wǎng)絡(luò)并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，包括院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作中的信息數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)進行收集、整理、分析，以大數(shù)據(jù)、信息化的技術(shù)應(yīng)用，再將這些數(shù)據(jù)中的規(guī)律進行科學(xué)分析，院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理的相關(guān)工作人員就能夠以此作為依據(jù)，制定出更加符合院校實際狀況的畢業(yè)實習(xí)檔案管理策略，起到促進院校檔案管理工作發(fā)展的作用。而且在信息化的思維下，畢業(yè)實習(xí)檔案管理可以從教學(xué)經(jīng)驗、管理方法以及學(xué)生的反饋三個方面來進行信息數(shù)據(jù)的收集、分析，經(jīng)過系統(tǒng)性的研究、比對，就可以對畢業(yè)生實習(xí)狀況進行全方位的評價、了解。
（二）進一步完善院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化內(nèi)容。以往的院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作，常常會有一些問題出現(xiàn)，這主要是由于院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化還不完善，收集、整合的信息數(shù)據(jù)不全面，具有特殊性，在這種情況下，就會出現(xiàn)畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作上的失誤，因此要進一步完善院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化。以信息化相關(guān)內(nèi)容為技術(shù)依托，來進行對應(yīng)的院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化建設(shè)。首先需要進行院校之間的信息資源共享，這樣能夠拓寬信息數(shù)據(jù)的獲得渠道，經(jīng)過大數(shù)據(jù)的比對，院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理可以有更加精確的參照依據(jù)；其次，對于院校不同的專業(yè)，進行有針對性的畢業(yè)實習(xí)信息數(shù)據(jù)收集，同時不同的專業(yè)應(yīng)該規(guī)劃出不同的畢業(yè)實習(xí)檔案管理內(nèi)容方案；最后，要進行大數(shù)據(jù)信息應(yīng)用平臺的構(gòu)建，院校建設(shè)獨立的大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺，可以解決其畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息數(shù)據(jù)資源不足的問題。
（三）為畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化創(chuàng)建穩(wěn)定安全的環(huán)境。院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理信息化的普及，使得相關(guān)的信息數(shù)據(jù)都會在網(wǎng)絡(luò)中進行上傳，這樣就有著對于網(wǎng)絡(luò)安全的需要，院校應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)安全的全方位建設(shè)，防止出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的泄漏，造成不必要的損失。要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行實時監(jiān)控，及時對于系統(tǒng)之中存在的漏洞進行修復(fù)，對于院校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該設(shè)有嚴(yán)格的管理權(quán)限和訪問權(quán)限，而且要強化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全，同時可以招聘一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，進行專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，這樣才能夠在最大的程度上確保畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的有序、穩(wěn)定進行。
五、結(jié)語
總的來說，對于畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理研究，具有非常重要的現(xiàn)實意義，相關(guān)研究有效地促進了院校畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的進步，提升了院校檔案管理工作整體水平，使得院校檔案管理系統(tǒng)更加完善，工作更有效率。有效進行畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作，促進畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理發(fā)展，有著極其重要的現(xiàn)實意義。
作者:姜楊 單位:湖南廣播電視大學(xué)
