企業(yè)合同管理模式探析

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合同是企業(yè)對外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈，更是法律風險的風口所在。能否實施有效的合同管理，對于現代企業(yè)經營管理具有舉足輕重的作用。通過加強合同管理可以最大限度地防范和降低企業(yè)的法律風險，避免和減少合同風險給企業(yè)帶來的損失。同時，還可以優(yōu)化企業(yè)成本，穩(wěn)健企業(yè)的運營環(huán)境，為企業(yè)經營管理保駕護航，有效提升企業(yè)市場競爭優(yōu)勢。隨著經濟全球化的不斷加劇，企業(yè)經營的法律環(huán)境變得日益復雜，契約經濟與法治經濟的理念也逐步的融入企業(yè)的各項管理中。企業(yè)必須加強對合同的規(guī)范管理，以適應企業(yè)內、外部不斷變化的環(huán)境，充分發(fā)揮合同管理的法律風險防控的作用，避免因合同管理而給企業(yè)造成損失。合同管理，是指合同當事人為實現合同目的，根據自身具體情況，依照合同法等有關法律法規(guī)，在合同準備、談判、簽署、生效、執(zhí)行、變更、解除直至糾紛解決、權利救濟的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為及管理行為。

1合同風險識別

根據合同涉及的業(yè)務流程，依次在合同招投標、合同訂立和合同履行三個主要的環(huán)節(jié)識別了16個風險點。

2合同管理存在的問題

2.1合同管理往往僅限于合同審查，缺乏全過程管理

合同審查只是合同管理工作中的一部分，雖然在實際工作中占據著合同管理工作的大部分時間，但合同管理并不等于合同審查。但在大部分企業(yè)里合同管理往往只局限于合同審查，缺乏對合同的全過程管理。如，對所簽訂合同涉及的相對方的信用評估，缺乏有效事前管控；對已簽訂合同的履行情況，缺乏有效地過程監(jiān)控。在激烈的市場競爭中，為了搶得訂單存在著大量的先干后簽的現象，對于此類合同，合同審查就形同虛設，無法起到合同審查的事前監(jiān)督作用，無法有效地防控其存在的法律風險，無法使企業(yè)的經營行為納入到有效的風險管體系中來，加大了企業(yè)的法律風險系數。合同管理中存在的法律風險不僅存在于書面的合同中，也存在于合同之外，如合同相對方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內容的變更及合同欺詐行為都會給企業(yè)的經營管理帶來法律風險。

2.2對合同管理缺乏深刻認識，部門、人員配備不合理

當前，有些企業(yè)還不能從戰(zhàn)略的高度分析和認識合同管理對企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義，缺乏對合同管理職能的重視，沒有建立完善的合同管理機構，甚至有些企業(yè)對于有關合同管理工作往往會放到企業(yè)中的綜合辦公室或企管計劃部中由一個人來負責；沒有建立嚴格的合同管理制度和規(guī)范工作程序，沒有認識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。許多企業(yè)的法務部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地，其主要表現有：首先，無法介入日常業(yè)務和管理活動，找不到從“救火”到預防的有效途徑；其次，在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業(yè)務部門視為迅速完成業(yè)務的絆腳石；最后，內部法務工作的深層次價值受到質疑，法務部門不斷地被事務化、被動化。由于對合同管理部門的設置和人員配備的不合理，合同管理最終就僅僅成為了合同審查，被動地成為流于形式審查。

2.3合同管理的信息化程度不高

在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網絡資源，相互協(xié)調、配合機制也不完善，對于合同履行中的進度控制、問題解決等都產生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐，已嚴重制約合同管理工作的精細化，其主要表現為：

（1）由于每年簽署的合同類型多、數量大，對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度較大。

（2）由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐，對合同相關的統(tǒng)計分析效率低下，無法對各類合同建立風險評估機制，難以提前采取應對措施，防范法律風險的發(fā)生。

3合同管理實踐

A公司是一家國際化大型國有控股上市公司，涉足軌道交通、風電、工程塑料、絕緣材料、環(huán)保水處理、汽車等行業(yè)，預計“十二五”末銷售過百億，該公司采用事業(yè)部制管理方式，其中主營軌道交通減振和風電減振行業(yè)的甲事業(yè)部歷年來在營業(yè)收入、回款、利潤等方面都是公司的排頭兵，在經營管理方面業(yè)績顯著。該事業(yè)部約有300家客戶和320家供應商，客戶、供應商規(guī)模參差不齊，屬性各異，即有大型國有企業(yè)，有小型商企業(yè)，也有個體戶，但歷年來合同糾紛甚少。甲事業(yè)部的合同管理模式如下。

3.1建立合同管理的組織保障

設置專門的部門和人員牽頭對合同進行全過程、綜合管理，使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸，把合同管理與企業(yè)的綜合計劃、績效考核、各部門間職責協(xié)調結合起來，該部門需履行以下職能：

（1）制定合同管理制度，對合同管理工作進行評估獎懲。

（2）參與合同的談判、起草、審查和審批，規(guī)范合同文本，制定示范合同文本庫。

（3）定期對合同履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，處理合同糾紛。

（4）開展合同簽訂、履行、協(xié)商、聯絡等環(huán)節(jié)證據的留存與收集工作。

（5）定期分析和提煉合同法律風險點，撰寫合同管理年度報告。

（6）進行合同風險管理策略和危機預案的制定工作。

3.2建立合同管理的信息化系統(tǒng)

信息技術是加強合同管理工作的重要手段，其快速的數據傳送、準確的分析統(tǒng)計和全面的跟蹤功能可以在日常的合同管理工作中發(fā)揮極其重要的作用。因此，借助網絡信息技術，加強對合同的動態(tài)控制管理、提高履約率是合同管理工作的當務之急。公司按照“集權決策、分權管理”的原則，建立了一整套合同管理部門統(tǒng)管、各職能部門分管、具體承辦人專管、上下成線、縱橫成網、相互協(xié)調配合的公司內部合同管理體系，使合同管理工作各司其職、各盡其責，落到實處。合同管理系統(tǒng)的主要功能包括：

（1）簽約相對方管理。在對方當事人信息中，把對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、資質情況，許可證、履約能力等背景資料一并納入程序管理，為談判、合同簽訂等提供依據，以防止詐騙合同，合同主體不規(guī)范等情況發(fā)生。

（2）合同流轉功能。合同流轉功能自動地將合同處理事務傳遞給有關職能部門實施工作流管理，使審查人員能隨時簽批合同文件，獲得有關合同信息和背景資料。合同審查審批簽轉表詳細記錄項目編號、合同編號、名稱、基本情況、類別、價款、談判成員等合同基本信息以及審查審批各個環(huán)節(jié)對合同文件提出的修改意見，由合同經辦人實施修改，便于日后查詢，理清責任。

（3）合同履行過程展現功能?？蓪⒑贤瑢陌l(fā)貨信息、開具發(fā)票、收回款項、對方簽收、合同變更、相對方評價等以合同編號為維度進行展現，提供了全流程監(jiān)督功能。

（4）合同統(tǒng)計、分析功能?？砂春贤修k部門、合同性質、合同編號進行合同數量和合同金額的分類統(tǒng)計，并可按月、季、年來統(tǒng)計。每個合同都有唯一編號，查詢方便，為做好合同管理工作提供了有效工具。

（5）合同標準文本庫功能。為方便管理人員快速編寫合同而設置的常用合同范本，包括公司常用合同標準化文本和國家、行業(yè)的合同示范文本。范本門類齊全，規(guī)范有效，即最大程度地減輕了經辦人員錄入的工作量，又降低了法律風險。

（6）轉授權功能。人員職位、授權權限變化和人員調動、出差等情況，都可以通過轉授權功能予以解決。

（7）合同歸檔、查詢功能。有關人員可在權限范圍內查閱合同相關資料。

4結語

合同管理已成為企業(yè)運作法治化的標志，加強企業(yè)的合同管理對于防范企業(yè)經營風險、減少經濟糾紛，加強企業(yè)內部控制、依法訂立并履行合同、提高合同履約率、促進企業(yè)加強和改善經營管理、監(jiān)控企業(yè)的經營風險、提高企業(yè)經營管理工作水平、提高企業(yè)經濟效益，具有十分重要的意義。合同管理必然貫穿于合同簽訂前的事前防范、合同履行過程中的事中控制及事后補救的整個過程。通過加強企業(yè)合同管理、采取有效措施、強化法律風險的事前防范與事中控制，可以從根本上減少法律糾紛、防范經營風險，提高企業(yè)的經濟效益，保障企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

作者：師旭麗 傅高峰 王龍 單位：株洲時代新材料科技股份有限公司