會計電算化實踐教學常見問題及對策

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摘要：用友ERP-U8V10.1版本系統(tǒng)功能全面，各功能模塊既相對獨立又融會貫通，有機地結合為一體，是各類院校教學常用的軟件。但是，由于軟件自身的專業(yè)性，容易給不熟悉軟件某些功能和細節(jié)的初學者帶來一定困難，因此對該系統(tǒng)在應用中存在的常見問題進行分析并提出解決方案，有助于高校學生更好地掌握該軟件。

關鍵詞：用友ERP-U8V10.1；對策分析;會計電算化；教學

一、引言

目前，大部分院校選擇用友ERP-U8V10.1版本開展本校的實踐教學活動，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，細節(jié)設置個性化，包括了系統(tǒng)管理、公用基礎檔案設置、總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、應收款管理系統(tǒng)、應付款管理系統(tǒng)、UFO報表系統(tǒng)和供應鏈管理系統(tǒng)等。另一方面，各個省的會計技能大賽乃至國賽都是以該軟件作為比賽平臺，隨著各個院校對技能大賽的重視，該軟件也得以在各個院校廣泛使用。然而，由于該軟件版本比較復雜及軟件本身存在的問題，初學者在該軟件學習過程中會出現(xiàn)各種問題。因此，筆者主要總結了一部分用友ERP-U8V10.1財務軟件在總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在實踐教學過程中遇到的問題，并進行分析解繼而提出相應的解決方案，希望能給該門課程的初學者及感興趣者提供一些力所能及幫助。

二、總賬系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）往來款項科目的期初余額發(fā)生變動，導致與真實余額不符

原因分析：在以下情況下，科目余額錄入時，不能輸入明細余額，而只能輸入總賬余額：（1）應收、預收科目未進行輔助核算中的“客戶往來”設置；（2）應付、預付科目沒有進行輔助核算中的“供應商往來”設置：（3）其他應收應付科目沒有在輔助核算中進行“個人往來”設置。在上述情況下導致試算不平衡的原因：在總賬余額錄入完成之后，會彈出相應的窗口提示完善上述科目的輔助核算設置，由于之前已經(jīng)錄入總賬余額，輔助核算的操作勢必在另外一種形式上增加了總賬的最終余額，最終導致試算不能平衡。但是如果只進行輔助核算更改，而不進行明細余額輸入，雖然最終的試算平衡，但是在后續(xù)工作中，會導致憑證輸入或者賬簿生成發(fā)生錯誤。解決方法：（1）首先找到需要修改輔助核算設置的會計科目，雙擊，彈出入“修改”對話框，然后單擊“修改”，進入相應的界面取消原本在輔助核算中進行的設置選項；（2）返回會計科目期初余額錄入的界面，將原本錄入的科目余額修改為0；（3）再次雙擊該會計科目進入“修改”對話框，重新設置所需要設定的屬性；（4）按照提示，錄入該科目的明細余額，從而生成正確的總賬余額。

(二)出納人員無法執(zhí)行簽字職能

原因1：在總賬的選項設置中，沒有對“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項進行設置。解決方法：進入總賬模塊，單擊“設置”，選中“選項”進入選項設置窗口，點擊“權限”標簽頁，在權限控制中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”即可。原因二：沒有分清“出納”和“出納簽字”的概念，導致在設置中出現(xiàn)錯誤，并沒有賦予出納“出納簽字”的權限。解決方法：分清兩者區(qū)別，在“系統(tǒng)管理-權限-權限”窗口中選擇“總賬-憑證-出納簽字”選項。原因三：出納找不到需要簽字的憑證。解決方法：（1）確認憑證查詢時所輸入的時間與所需要簽字的憑證日期一致；（2）若現(xiàn)有的憑證中沒有涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證，其他憑證不需要出納進行簽字。原因四：未對現(xiàn)金科目和銀行科目進行指定設置，出納無法執(zhí)行“簽字”職能解決方法：找到“基礎設置”，選擇“財務”選項中的“會計科目”選項，打開“會計科目”選項，單擊菜單欄中的“編輯”，在下拉菜單中選中“指定科目”選項，進入“指定科目”設置窗口，接著選中現(xiàn)金科目，然后在待選科目欄選中“1001庫存現(xiàn)金”，點擊“>”，同樣完成銀行科目的指定，最后單擊“確定”按鈕。

(三)“應收賬款”“應付賬款”等債權債務類科目無法設置受控系統(tǒng)

原因分析：當一個企業(yè)涉及多個客戶或者供應商的時候，就需要對如應收賬款類的債權科目和如應付賬款類的債務科目錄入明細，因而需要對兩者的受控系統(tǒng)進行設置。而如果未對上述會計科目進行相應的輔助核算設置時，就會造成上述會計科目無法設置受控系統(tǒng)的情況。解決方法：首先將如應收賬款類的債權科目和如應付賬款類的債務科目在輔助核算中分別設置為“客戶往來”和“供應商往來”，其次，在設置頁面下方，選擇受控系統(tǒng)。需要注意的是會計科目一旦被使用，原先受控系統(tǒng)設置為“應收系統(tǒng)”、“應付系統(tǒng)”的科目將不能再變更受控系統(tǒng)。當上述會計科目被設置了受控系統(tǒng)后，就只能在相應的模塊中進行使用，如“應收賬款管理系統(tǒng)”或者“應付賬款管理系統(tǒng)”，總賬模塊中無法使用相關科目進行業(yè)務處理，如若系統(tǒng)中沒有啟用相應的模塊或沒有購買相應模塊，則需要重新設置會計科目受控系統(tǒng)為“無受控系統(tǒng)”，才能繼續(xù)在總賬模塊中進行使用。

三、薪資管理系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）人員檔案不能增加

原因一：增加人員檔案時，沒有選中二級部門，只選擇了一級部門，從而造成無法添加人員檔案。解決方法：添加人員檔案時，選中最低一級的部門類別，再進行添加。原因二：當薪資系統(tǒng)模塊中進行業(yè)務處理需要添加人員檔案時，本模塊是無法添加的，需要進入基礎設置中進行添加。解決方法：退出薪資系統(tǒng)模塊，進入“基礎設置”中的“基礎檔案”，選擇“人員檔案”選項，進入到添加人員檔案的窗口，選擇部門類別，點擊增加即可。

（二）無法進行工資項目設置中的公式設置

原因分析：沒有添加相應的人員檔案。解決方法：系統(tǒng)操作有著嚴格的順序要求，在設置好部門類別的基礎上，添加人員檔案，之后才能進行工資項目設置中的公式設置。順序如有錯誤，將無法進行相關設置。

（三）工資分攤錯誤

原因一：工資變動頁面上數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯誤解決方法：確認工資變動頁面上的數(shù)額是否正確，若不正確，會導致工資分攤錯誤。原因二：在工資分攤設置中，工資項目、借貸方科目設置錯誤。解決方法：確保工資分攤設置里，相關設置是正確的。原因三：部門的類別和人員類別不相符，使得工資分攤出現(xiàn)錯誤。解決方法：修改相關的人員檔案或者部門檔案，使得兩者相匹配。原因四：進行工資分攤時，沒有選擇“明細到工資項目”解決方法：重新進入“工資分攤”，選中“明細到工資項目”，重新計算。

四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）初始設置出現(xiàn)錯誤

原因分析：在進行固定資產(chǎn)初始設置時，信息設置錯誤。部分信息在初始設置過后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解決方法：1、若是后期可修改的信息，進入“固定資產(chǎn)-設置-選項”，點擊“編輯”，對初始設置進行修改；2、若是后期不可修改的信息，可進入“固定資產(chǎn)-維護”選擇“重新初始化賬套”，則重新進入初次啟用固定資產(chǎn)管理模塊的狀態(tài)，但是需要注意的是選擇“重新初始化賬套”，會使得原先在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入的信息丟失。

（二）錄入完原始卡片，對賬不平衡

原因分析：由于錄入固定資產(chǎn)原始卡片時，金額輸入錯誤。解決方法：點擊“固定資產(chǎn)”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產(chǎn)原始卡片的原值與實驗資料核對，查找原始卡片錄錯的原值，并改正即可。如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡，同理。

（三）進行日常業(yè)務處理后，對賬不平衡

原因一：在固定資產(chǎn)系統(tǒng)未完成制單工作解決方法：確保制單工作已經(jīng)順利完成。在固定資產(chǎn)模塊中找到“處理”選項，單擊，選擇“批量制單”，先完成沒有制單為業(yè)務。然后在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。原因二：在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完成所有制單工作后，未在總賬模塊中進行審核記賬解決方法：制單工作已經(jīng)完成，但是還沒有在總賬模塊中審核記賬，則在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。原因三：在固定資產(chǎn)系統(tǒng)已完成所有需制單的業(yè)務的制單，在總賬系統(tǒng)記賬完畢，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬仍然不平衡，這種情況一般是固定資產(chǎn)中業(yè)務減少所導致的，通常制單中的“累計折舊”科目的金額是系統(tǒng)自動生成的，但是這個金額是本期計提折舊前的累計金額，而非本期實際累計的金額。而正確的金額是計提折舊后該固定資產(chǎn)的卡片中“累計折舊”金額（此時該固定資產(chǎn)的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額，最終導致固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡。解決方法：改正步驟：①賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；②制單員登錄企業(yè)門戶，點擊“業(yè)務工作”→“財務會計”→“固定資產(chǎn)”→“處理”→“憑證查詢”，找到存在錯誤的憑證，進行修改，將“累計折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額改正，并調(diào)平固定資產(chǎn)清理的金額，保存憑證；③賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

五、結論

會計電算化這門課是一門側重于動手能力的實踐操作比較強的課程，是對前期所學會計基礎、財務會計等會計理論知識的應用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，在軟件操作中的各個模塊、各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是相互關聯(lián)、相互傳遞的，在此僅僅探討了用友ERP-U8V10.1財務軟件中的總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中常見的幾個問題，還有其他的問題如供應鏈管理等內(nèi)容還有待于進一步深入探究。

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作者：袁禮 陳菁 龔曉晨 單位：安徽中澳科技職業(yè)學院