人事檔案管理問題及對(duì)策
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人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對(duì)于基層企事業(yè)單位來講，人事檔案集中反映了一個(gè)人在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷，政治狀況、業(yè)務(wù)狀況，具有集合性、認(rèn)可性、真實(shí)性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性、權(quán)威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。
1、人事檔案材料內(nèi)容失真
真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復(fù)、不真實(shí)等問題。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對(duì)人員的調(diào)資、定職、離退休等工作均造成了極大的負(fù)面影響。
2、人事檔案案卷質(zhì)量低下
不少單位的人事檔案沒有達(dá)到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時(shí)，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象；許多干部的檔案除個(gè)別，因調(diào)動(dòng)而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應(yīng)近期表現(xiàn)的材料。
3、人事檔案交接不規(guī)范
首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責(zé)任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對(duì)檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
4、人事檔案管理技術(shù)落后
目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費(fèi)了大量的時(shí)間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，在全國123000多個(gè)管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調(diào)等設(shè)備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。
二、加強(qiáng)人事檔案管理的措施
1、注重人事檔案材料收集
隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴(yán)格的要求。對(duì)此，檔案管理者應(yīng)及時(shí)收集、認(rèn)真整理有關(guān)的檔案資料，并認(rèn)真細(xì)致的進(jìn)行鑒別，及時(shí)處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對(duì)個(gè)別手續(xù)不全的材料要退回補(bǔ)辦，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性。只有及時(shí)的對(duì)材料進(jìn)行補(bǔ)充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應(yīng)干部德、能、勤、績的全貌。
2、完善人事檔案管理制度
要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
3、運(yùn)用信息化管理手段
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率,就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享,向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
作者：孫曉燕 單位：河北省三河市燕郊高新區(qū)管委會(huì)
