醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理

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〔摘要〕醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購過程中，供應(yīng)商信息管理存在數(shù)量多、信息變更快、資質(zhì)管理困難等問題。傳統(tǒng)管理方法煩瑣且效率低，通過麥客表單設(shè)計醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理不僅降低了信息管理的人力、物力、時間和空間成本，且設(shè)計簡單、高效便捷、更新及時，實現(xiàn)了智能化管理。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；麥客表單；供應(yīng)商；信息管理

1供應(yīng)商信息管理現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理存在數(shù)量多、信息變動快、資質(zhì)管理困難等問題。我院并沒有針對醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理的軟件。為廣泛、簡便地掌握供應(yīng)商生產(chǎn)或產(chǎn)品的情況，第一時間得到供應(yīng)商信息的更新，必須注重加強對供應(yīng)商的信息管理，減小采購過程中因信息不對稱對醫(yī)院產(chǎn)生的不利影響，與供應(yīng)商保持健康、良好、長遠的關(guān)系，最終實現(xiàn)共贏[2]。

2傳統(tǒng)供應(yīng)商信息管理中存在的問題

2.1查找供應(yīng)商信息困難

（1）查找供應(yīng)商信息需要先通過原國家食品藥品監(jiān)督管理總局網(wǎng)站查詢數(shù)據(jù)，找到某個產(chǎn)品的情況。由于所得信息中沒有商號碼，需網(wǎng)上搜索商聯(lián)系方式，但網(wǎng)上搜索結(jié)果往往不準(zhǔn)確。如果搜索到是一級，還需聯(lián)系二級公司，二級電話聯(lián)系到的并不是直接負責(zé)該產(chǎn)品的業(yè)務(wù)員，最后需找負責(zé)該區(qū)域的產(chǎn)品業(yè)務(wù)員溝通，介紹產(chǎn)品。

2.2信息不全

信息登記時，手工錄入名片信息，制作成Excel表格，工作量大，容易輸錯?；蛲ㄟ^手機應(yīng)用程序“名片掃描王”掃描名片，建立電子檔案，此方法可快速存儲對方號碼。但絕大部分名片沒有產(chǎn)品的信息或信息不全。

2.3信息更新不及時

由于供應(yīng)商的產(chǎn)品變動、業(yè)務(wù)員崗位的變動、公司的更名等一系列原因?qū)е略镜怯浐玫男畔⑿枰皶r更新，增加了工作量。

2.4收集、更新、保存困難

紙質(zhì)資質(zhì)檔案建立由于需要人工保管的特殊性，因此，收集、更新、保存困難。

3麥客表單簡介

麥客表單是一種進行信息收集、客戶挖掘、市場開拓并進行持續(xù)營銷活動的管理平臺。通過一張簡單輕便的表單，收集各行各業(yè)、任何想要的信息；只要簡單地拖拽組件框，配置出想要的內(nèi)容，自動規(guī)整信息、自動統(tǒng)計報表，可方便有效地進行數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和處理[3]。各種申請表、報名表、履歷表等紙質(zhì)表單，都是常見的用于收集信息的表單[4]。而麥客所提供的在線表單，則是將原本線下的紙質(zhì)表單搬到網(wǎng)上，讓用戶可以通過電腦和手機等設(shè)備進行訪問并填寫，且支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出Excel。

4基于麥客表單系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)設(shè)計

（1）注冊賬號登錄麥客表單官網(wǎng)。（2）登錄賬號后，點擊表單頁面右上角的“創(chuàng)建表單”綠色按鈕，開始創(chuàng)建表單。首先表單命名為醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，然后選擇從零開始創(chuàng)建一個空白表單。（3）進入設(shè)計界面對表單的正文內(nèi)容進行編輯，在聯(lián)系人組件選擇公司拖動至正文內(nèi)容，標(biāo)題輸入“1.公司名稱：”。同樣方法制作“2.聯(lián)系人”“3.手機號”“4.郵箱”，在基礎(chǔ)類組件中選擇“選擇”拖動到正文起名“5.公司屬性”，同樣拖動“文本框”輸入“6.主要設(shè)備情況（重要）：”，在描述中輸入“填寫格式如：飛利浦監(jiān)護儀、五官科設(shè)備等（設(shè)備品牌及名稱盡量填寫）”。第6條比較重要，方便以后的關(guān)鍵字搜索，最后添加附件組件“7.相關(guān)資質(zhì)文件”。調(diào)整好表單設(shè)置，點擊下方的“生成表單”按鈕，完成制作，自動跳轉(zhuǎn)到表單的訪問頁面。此時的表單是在瀏覽器中打開的一個網(wǎng)頁鏈接，根據(jù)提示點擊右上角的折疊菜單按鈕，即可以使用內(nèi)置的分享功能，分享到微信、QQ等其他渠道中，打印生成的二維碼，供應(yīng)商只需掃一掃二維碼，花費2min填寫。

5利用表單信息管理的應(yīng)用實踐

5.1快速查詢篩選

在醫(yī)療設(shè)備采購工作中經(jīng)常要與供應(yīng)商打交道，必然要尋找供應(yīng)商的聯(lián)系方式，傳統(tǒng)方法是找供應(yīng)商名片或者將幾十、幾百個供應(yīng)商信息匯總到一張Excel表格中查找。利用表單聯(lián)系人組件，當(dāng)填表人提交表單反饋時，默認(rèn)會自動將填表人創(chuàng)建為一個聯(lián)系人。而該聯(lián)系人的各項基本信息，如姓名、手機、郵箱等，則自動與填表人在聯(lián)系人組件中所填寫的內(nèi)容相對應(yīng)。當(dāng)需要查找某一人時，選擇篩選聯(lián)系人，如找“吳某”。移動端也可操作點擊麥客公眾號底欄菜單“我的聯(lián)系人-聯(lián)系人列表”搜索。同樣也可以查找設(shè)備情況，如“監(jiān)護儀”的供應(yīng)商。

5.2智能合并重復(fù)項

有些供應(yīng)商換公司了而填寫了兩遍，表格會智能提示并建議合并，按照最新時間提示保留。如查到“陳某”前一個公司是“上海某商貿(mào)有限公司”，現(xiàn)在是“蘇州某醫(yī)療器械有限公司”，建議保留“蘇州某醫(yī)療器械有限公司”。

5.3信息傳達及時

當(dāng)有人填寫該表單時，就會在微信上實時收到一條提醒消息，提醒該表單已有新反饋到達。收到提醒后，只需點擊該條消息，即可查看詳細內(nèi)容，并且對反饋設(shè)置星標(biāo)處理狀態(tài)，還能添加備注信息[5]。也可以通過電腦查看信息內(nèi)容，收集信息一段時間后一鍵導(dǎo)出成Excel表格。

5.4電子化資質(zhì)管理

表單中通過添加附件組件，允許用戶在提交信息時同時提交附件，提交的附件也可以打包下載，明顯簡化了工作量[6]。如將營業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)委托書、法人和被授權(quán)人身份證復(fù)印件、商資格證明文件、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械注冊證、公司的信用查詢記錄等供應(yīng)商資質(zhì)掃描件上傳至該表單，并且記錄過期時間，可實現(xiàn)供應(yīng)商資質(zhì)的電子化管理。

6基于麥客表單的醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商管理系統(tǒng)的優(yōu)勢及意義

6.1設(shè)計簡單

表單無須在電腦上安裝軟件，人人可以免費制作，制作只需十幾分鐘，供應(yīng)商填寫信息只需2min，免去錄入環(huán)節(jié)，減輕了工作量[7]。

6.2高效便捷

表單制作者可以一鍵導(dǎo)出數(shù)據(jù)在Excel表格中，篩選、查找方便，支持餅狀圖查看數(shù)據(jù)的各個細節(jié)。如搜索“監(jiān)護儀”可查到對應(yīng)的供應(yīng)商、姓名、聯(lián)系方式等信息[8]。

6.3更新及時

需要修改供應(yīng)商信息時，只需保存二維碼或填寫時鏈接網(wǎng)址，可隨時隨地手機或電腦填寫，覆蓋之前的信息。如業(yè)務(wù)員換號碼、公司更名或品牌改變。

7小結(jié)

麥克表單系統(tǒng)實現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商的在線管理，降低了信息管理的人力、物力、時間和空間成本。在此基礎(chǔ)上，今后還可以實現(xiàn)在線報名、數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計報表、問卷調(diào)查等功能，靈活性高。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)采集很關(guān)鍵，合理利用工具能夠使工作輕量化、智能化[9]。

［參考文獻］

［1］于強，廖曉斌，林建斌.基于Web的現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)的研制[J].中國醫(yī)療器械雜志，2017，41（1）：70-72.

［2］李濤，嚴(yán)勇，高繼河，等.大型綜合性醫(yī)院招標(biāo)采購難點分析及管理系統(tǒng)建立[J].現(xiàn)代儀器與醫(yī)療，2017，23（2）：4-6.

［3］聶樹平，簡靜川，樊威，等.輔導(dǎo)員日常工作與麥客表單的嵌合機制略談[J].大觀，2017（4）：254-255.

作者：沈良 單位：蘇州大學(xué)附屬兒童醫(yī)院采供中心