信息化下醫(yī)院檔案管理改革路徑淺析

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信息化時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理改革目標(biāo)被設(shè)立為檔案信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案信息利用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案信息價(jià)值挖掘效益化和檔案管理功能不斷完善。為了實(shí)現(xiàn)改革目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)該將大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、智能化等信息技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理工作之中，樹立起檔案管理“大信息”觀，構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系，組建檔案信息“再開發(fā)”團(tuán)隊(duì)，將信息管理工作貫穿于檔案的“全生命”周期。信息化時(shí)代是信息技術(shù)日新月異的時(shí)代，是信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代，是信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、分析、利用手段創(chuàng)新運(yùn)用的時(shí)代。信息化時(shí)代的來臨極大地改變了人們的生活、學(xué)習(xí)與工作方式。信息化時(shí)代中，醫(yī)院的檔案管理要做出信息化方向的重要轉(zhuǎn)變。眾所周知，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一。在信息化技術(shù)匱乏時(shí)，檔案管理工作耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力，并且檔案管理僅限于檔案資料的存放、查閱等相對(duì)簡(jiǎn)單的操作。信息化時(shí)代下，大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、智能化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理水平的提升。將大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、智能化等先進(jìn)、高效的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，必須以信息化技術(shù)的運(yùn)用與效能發(fā)揮為立足點(diǎn)，以服務(wù)于醫(yī)院，服務(wù)于患者，服務(wù)于國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)為出發(fā)點(diǎn)，確定醫(yī)院檔案管理的改革目標(biāo)，客觀、準(zhǔn)確地分析醫(yī)院檔案管理的難點(diǎn)所在，綜合借鑒其他機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在檔案管理方面取得的成功經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，提出具有可行性的檔案管理改革策略。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革目標(biāo)

1檔案信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

醫(yī)院檔案類型復(fù)雜，包含患者的醫(yī)療病歷檔案、醫(yī)院人事檔案、藥品檔案、設(shè)備采購(gòu)與使用檔案等[1]。僅患者的醫(yī)療病歷檔案就包括檢測(cè)數(shù)據(jù)、圖像檔案等多種類型。信息化時(shí)代下，應(yīng)該將上述提及到的數(shù)據(jù)信息、圖像信息，以及音頻、視頻類的信息等檔案內(nèi)容全部都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息數(shù)據(jù)，將其保存在硬盤、光盤以及云盤等存儲(chǔ)設(shè)備之中，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化。檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化管理將擴(kuò)大信息存儲(chǔ)的容量，縮小信息存儲(chǔ)的空間，減少信息存儲(chǔ)工作所需人力，并使信息存儲(chǔ)更安全可靠，保存的時(shí)限也會(huì)更長(zhǎng)。

2檔案信息利用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

醫(yī)院檔案信息利用較為頻繁，尤其是患者的病歷檔案，醫(yī)生經(jīng)常會(huì)根據(jù)工作的需要，不定時(shí)地調(diào)閱檔案信息。除此之外，醫(yī)生為病人開藥、辦理住院手續(xù)、申請(qǐng)相關(guān)檢查時(shí)，如果沒有信息技術(shù)與平臺(tái)的協(xié)助，會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間，效率較低。信息化時(shí)代下，上述提及的各項(xiàng)工作都需要存儲(chǔ)于檔案之中，都應(yīng)該借助信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，可以大大節(jié)省檔案信息的調(diào)閱時(shí)間，可以不受檔案?jìng)浞輸?shù)量的限制，也可以使檔案的調(diào)閱不受地點(diǎn)的限制，檔案信息也可以在各類設(shè)備之間自動(dòng)傳送與使用，促進(jìn)了無紙化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3檔案信息價(jià)值挖掘效益化

醫(yī)院檔案信息中患者醫(yī)療病歷檔案數(shù)量多，在醫(yī)院就醫(yī)、住院接受治療的患者患病及治病情況的信息都會(huì)被涵蓋其中，形成了大數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被應(yīng)用于檔案信息管理之中。那么，就應(yīng)該充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，挖掘出檔案信息中的潛在價(jià)值，通過海量信息數(shù)據(jù)分析，提取出醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展與改革的重要依據(jù)，從而使檔案信息的潛在價(jià)值產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，必須要將檔案信息價(jià)值挖掘效益化作為檔案管理的改革目標(biāo)之一。

4檔案管理功能不斷完善

檔案管理功能主要包括采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)、借閱、使用以及編研等。檔案管理工作借助于信息化手段來實(shí)現(xiàn)，需要依賴于檔案平臺(tái)的功能，也依賴于醫(yī)院整個(gè)檔案工作的規(guī)范化管理。醫(yī)院要想通過信息技術(shù)與平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化，就必須將傳統(tǒng)檔案管理功能都涵蓋于信息檔案管理平臺(tái)之中，并且隨著社會(huì)與醫(yī)院自身對(duì)檔案管理工作要求的不斷提升，檔案管理功能也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善。完善的檔案管理功能應(yīng)該貫穿于檔案的全部生命周期，既要保證醫(yī)院內(nèi)部對(duì)檔案的使用，也要借助互聯(lián)網(wǎng)為患者提供必要的查閱與使用服務(wù)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理始終處于持續(xù)完善階段，始終致力于更全面、高效、實(shí)用功能的實(shí)現(xiàn)。

二、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革路徑探析

1樹立檔案管理“大信息”觀念

信息化時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理工作必須要樹立“大信息”觀。所謂“大信息”觀是指管理人員要充分意識(shí)到信息化時(shí)代的來臨不僅意味著檔案信息管理手段、方法要實(shí)現(xiàn)信息化，還要將先進(jìn)的管理理念與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，再造檔案信息管理流程，轉(zhuǎn)變檔案信息收集與輸送通道，升級(jí)檔案管理信息機(jī)制，整合醫(yī)院內(nèi)部檔案信息資源，在提升醫(yī)院工作效率、效益的同時(shí)，提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促使檔案管理為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供服務(wù)與助力。樹立檔案管理“大信息”觀，具體可以從以下兩個(gè)方面入手：第一，檔案管理信息化助力醫(yī)院發(fā)展。檔案信息化管理是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的重要工作之一，它借助信息技術(shù)手段與平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院人力、物力與財(cái)力的有效運(yùn)用，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院在適合的成本投入下獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。因此，醫(yī)院在檔案管理信息化改革方面，不應(yīng)該將思路與路徑簡(jiǎn)單地局限于檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的改變和檔案信息利用方式的轉(zhuǎn)變，而是基于信息化時(shí)代里信息技術(shù)深刻變革工作方式的視角，從信息發(fā)展、信息利用、信息價(jià)值的角度來分析檔案管理的目標(biāo)與方向。檔案的信息化管理工作必須使檔案管理工作產(chǎn)生新的生產(chǎn)力，以適應(yīng)醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)的信息化改革步伐。符合信息化社會(huì)對(duì)檔案管理工作的預(yù)期，能夠?qū)ζ髽I(yè)信息資源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低產(chǎn)生積極的作用。第二，檔案管理與信息技術(shù)融合創(chuàng)新。檔案管理信息化并非是簡(jiǎn)單地使用信息技術(shù)與平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的相關(guān)功能。在“大信息”觀的引導(dǎo)下，醫(yī)院應(yīng)該秉承創(chuàng)新發(fā)展的理念，融合檔案管理與信息技術(shù)，將信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行碰撞，使信息技術(shù)理念與醫(yī)院經(jīng)營(yíng)思維產(chǎn)生交織，使管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)發(fā)展引領(lǐng)管理理念發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系的升級(jí)，對(duì)醫(yī)院原有的治理結(jié)構(gòu)變革產(chǎn)生積極的影響，使檔案信息化管理成為醫(yī)院管理創(chuàng)新的窗口，促使醫(yī)院的管理部門重新審視醫(yī)院管理文化、理念、制度以及組織結(jié)構(gòu)的設(shè)定。因此，檔案管理與信息技術(shù)的融合創(chuàng)新的重要價(jià)值不僅體現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀的改變，還體現(xiàn)在對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展的整體帶動(dòng)。

2構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系

醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化就必須要保證檔案信息收集、調(diào)閱、使用的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案信息暢通傳送與無縫對(duì)接。因此，醫(yī)院必須要構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系。檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系以信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)為載體、平臺(tái)、工具，實(shí)現(xiàn)“只要有網(wǎng)絡(luò)的地方就能實(shí)現(xiàn)檔案管理功能”?！叭W(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建需要打通檔案管理環(huán)路中的“痛點(diǎn)”，保證所有檔案信息都以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，使管理流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，各項(xiàng)功能得到不斷完善。具體工作主要從以下兩個(gè)方面切入：第一，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組。檔案管理的信息化發(fā)展方向決定醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建全面的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，需要將原本處于相對(duì)分裂狀態(tài)下的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地整合起來，構(gòu)建起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系。醫(yī)院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫(yī)療信息的存儲(chǔ)，從門診就醫(yī)到檢查取藥，從住院治療到手術(shù)等環(huán)節(jié)，都必須充分體現(xiàn)“以病人為中心”的管理理念，使檔案管理模式變得更加人性化，使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫(yī)療服務(wù)，也可以使醫(yī)院花費(fèi)極小的資源成本，獲得較大的收益。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，不僅可以使信息網(wǎng)絡(luò)遍及醫(yī)院的各個(gè)科室與部門，還要滿足各個(gè)單位對(duì)檔案信息的需求，促使醫(yī)院的門診、住院、藥房、檢查、住院、病區(qū)護(hù)理等業(yè)務(wù)得到優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建[2]。第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)外應(yīng)用。檔案信息的重要價(jià)值不僅體現(xiàn)在醫(yī)院可以隨時(shí)隨地使用與開發(fā)，還體現(xiàn)在能夠滿足病人的信息獲取需求。就病人醫(yī)療檔案信息而言，醫(yī)院內(nèi)部的高效利用是最基本的目標(biāo)，還應(yīng)該以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的外部調(diào)閱。例如，病人就醫(yī)以后，希望可以查到就醫(yī)時(shí)間、醫(yī)院為其開的藥品名稱、每次檢查的結(jié)果等，病人可以在醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)利用內(nèi)部的信息平臺(tái)管理查看調(diào)閱這些信息，病人也可以通過醫(yī)院管理App或者是微信小程序等查看，以便在離院后就醫(yī)問藥，了解自身的病情。檔案信息的內(nèi)外應(yīng)用需要對(duì)信息進(jìn)行分類處理，要以信息安全為前提，注意對(duì)重要信息進(jìn)行保密。

3組建檔案信息“再開發(fā)”團(tuán)隊(duì)

信息化時(shí)代里，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該充分挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，通過“再開發(fā)”使檔案信息產(chǎn)生更大的效益[3]。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息產(chǎn)生更大價(jià)值已經(jīng)成為信息管理改革的重要方向。醫(yī)院的信息數(shù)量龐雜，看似無序無關(guān)的信息之中，隱藏著區(qū)域內(nèi)人們衛(wèi)生健康的重要指標(biāo)與相關(guān)內(nèi)容。如果能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行深入的開發(fā)與利用，必然會(huì)使醫(yī)院檔案信息管理工作的價(jià)值更加突顯，也會(huì)促進(jìn)區(qū)域內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。因此，組建檔案信息“再開發(fā)”團(tuán)隊(duì)，具體可以從以下兩個(gè)方面入手：第一，組建檔案信息分析專業(yè)團(tuán)隊(duì)。檔案信息分析團(tuán)隊(duì)需要檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與預(yù)警功能。例如，春、冬季節(jié)是流行性感冒的高發(fā)季節(jié)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)流感集中爆發(fā)。在此階段，相同或相似病癥的病人數(shù)量會(huì)猛增。管理系統(tǒng)通過就診人員藥品領(lǐng)取以及住院情況的相關(guān)信息數(shù)據(jù)分析了解到這一情況，發(fā)出流感大爆發(fā)預(yù)警信息。醫(yī)院的信息分析團(tuán)隊(duì)在預(yù)警信息的提示下，進(jìn)一步調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)，整理出流感的類型、周期、特點(diǎn)以及治療方案，為臨床醫(yī)護(hù)人員提供參考，也可以形成科普推廣文章在醫(yī)院的公眾號(hào)上發(fā)布，為人們保護(hù)自身的身體健康提供有效的借鑒。第二，組建檔案信息利用專業(yè)團(tuán)隊(duì)。信息利用是指從信息中提取出有價(jià)值的內(nèi)容后，從科學(xué)研究的角度進(jìn)行使用。大量的臨床信息是進(jìn)行科學(xué)研究的寶貴數(shù)據(jù)。在科研引領(lǐng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院工作人員應(yīng)該秉承更主動(dòng)、更積極的態(tài)度去開發(fā)利用檔案信息，以檔案信息數(shù)據(jù)分析、開發(fā)與利用為基石，形成具有較強(qiáng)研究水平的學(xué)術(shù)成果，將檔案信息的被動(dòng)應(yīng)用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開發(fā)，使海量數(shù)據(jù)不僅存儲(chǔ)于硬盤、云盤之中，還能創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

4推行檔案管理“全生命”周期

檔案管理工作主要由收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯與研究、利用八個(gè)環(huán)節(jié)組成[4]。檔案管理工作的八個(gè)環(huán)節(jié)形成了檔案的全生命管理周期。在信息化時(shí)代里，檔案管理“全生命”周期的各個(gè)環(huán)節(jié)被賦予了不同的內(nèi)涵，意味著檔案管理工作的“源頭”可靠全面，檔案整理過程規(guī)范有序，檔案鑒定高效準(zhǔn)確，檔案保管安全嚴(yán)謹(jǐn)，檔案編目與檢索快捷高效，檔案統(tǒng)計(jì)、檔案的編研以及利用服務(wù)能夠產(chǎn)生綜合效益。因此，“全生命”周期需要各個(gè)環(huán)節(jié)都被納入信息管理系統(tǒng)之中，使功能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，并可以不斷進(jìn)行調(diào)整升級(jí)。第一，優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)主要由業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和后臺(tái)配置系統(tǒng)兩部分組成。其中業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋檔案接收、檔案管理、檔案利用以及檔案處置四項(xiàng)功能。信息化改革目標(biāo)要求管理系統(tǒng)在檔案接收功能模式下，實(shí)現(xiàn)檔案編目、入庫(kù)歸檔等多項(xiàng)工作的自動(dòng)化。檔案管理功能模塊需要實(shí)現(xiàn)檔案交接、在線閱讀、檔案盤點(diǎn)等工作的高效化目標(biāo)。檔案利用模塊要保證檢索利用、借閱等相關(guān)信息的留存?zhèn)溆谩n案處置模塊則要保證檔案鑒定、審批、銷毀等工作的規(guī)范化。后臺(tái)配置系統(tǒng)，需要提供檔案審批、借閱、鑒定等多個(gè)模板，提供檔案的自動(dòng)性保護(hù)，還應(yīng)該保證檔案分類、編號(hào)以及維護(hù)等功能可以得到實(shí)現(xiàn)。只有實(shí)現(xiàn)了上述提及的各項(xiàng)功能，醫(yī)院檔案管理才能實(shí)現(xiàn)信息化改革目標(biāo)。第二，創(chuàng)建檔案管理動(dòng)態(tài)升級(jí)機(jī)制。檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)要基于信息技術(shù)來完成，就必然會(huì)伴隨著信息技術(shù)而不斷升級(jí)調(diào)整。因此，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)需要留下可以動(dòng)態(tài)升級(jí)的配置。信息管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)升級(jí)是圍繞醫(yī)院的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展以及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化開展的，整個(gè)過程是設(shè)計(jì)、選型、構(gòu)建、檢驗(yàn)與應(yīng)用的循環(huán)動(dòng)態(tài)過程，是管理者在前瞻性管理思想的指導(dǎo)下建立起來的數(shù)字化、動(dòng)態(tài)化管理體系。信息化時(shí)代里，醫(yī)院檔案信息管理順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行改革，對(duì)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用。國(guó)家不斷出臺(tái)的數(shù)字化信息改革方面的相關(guān)文件也證明了檔案信息化管理已經(jīng)成了數(shù)字中國(guó)建設(shè)的重要組成部分。因此，醫(yī)院應(yīng)該以國(guó)家信息化高度發(fā)展與大力推動(dòng)為契機(jī)，不斷推動(dòng)信息資源進(jìn)行整合、共享，保證信息安全，發(fā)揮信息技術(shù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)持續(xù)、健康、高速發(fā)展。

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作者:葉衎 單位:浙江省立同德醫(yī)院