高校行政管理與辦公自動(dòng)化

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摘要辦公自動(dòng)化當(dāng)下已廣泛的應(yīng)用在多個(gè)領(lǐng)域的管理和實(shí)踐中，為當(dāng)代組織管理提供了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和更為科學(xué)有效的新型管理模式。但在實(shí)踐中，包括高校在內(nèi)的各類組織都仍有可能面臨各類實(shí)施問題。本文主要討論了高校施行辦公自動(dòng)化的原因和在采用辦公自動(dòng)化過程中可能遇到的問題。

關(guān)鍵詞高校辦公自動(dòng)化背景問題

隨著科技的不斷發(fā)展和全球網(wǎng)絡(luò)的普及，智能化、信息化和自動(dòng)化已成為當(dāng)前軍事、經(jīng)濟(jì)、管理、醫(yī)療和教育等各個(gè)領(lǐng)域在技術(shù)和管理發(fā)展上的熱門課題。各大高等學(xué)府也在政策鼓勵(lì)下開始競(jìng)相在管理和教學(xué)方面利用相關(guān)科技提升管理能力、升級(jí)管理模式。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，英文描述為OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)，廣泛的應(yīng)用于現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的日常行政管理中，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)組織管理包括效率、能力、范圍和模式等多維度提升。

一、辦公自動(dòng)化在高校應(yīng)用的背景

1.效率提升的需求

隨著當(dāng)今科技高速發(fā)展的趨勢(shì)，人們不論在工作中還是生活中對(duì)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性提出了越來越高的要求，現(xiàn)代化組織管理更是如此，高校的管理也不例外。而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為信息的精準(zhǔn)快速傳遞提供了保障。此外，傳統(tǒng)行政管理中對(duì)紙和筆（尤其是紙張檔案管理）的依賴不僅耗費(fèi)資源、占用空間，甚至還污染環(huán)境。而OA系統(tǒng)則通過電子傳輸、云存儲(chǔ)和在線溝通等功能在很大程度上節(jié)省了時(shí)間和資源，能夠大幅提高工作效率。與此同時(shí)，先進(jìn)的電子設(shè)備還能夠有效地支持移動(dòng)辦公，使用者不再依賴固定的辦公場(chǎng)所，甚至能夠借助手機(jī)應(yīng)用等設(shè)備隨時(shí)隨地處理公務(wù)或查詢信息，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的高效。而資源共享，也能夠有效的避免因信息不通暢而造成的重復(fù)勞動(dòng)。

2.跨校區(qū)管理的現(xiàn)實(shí)要求

對(duì)于高校而言，辦公自動(dòng)化對(duì)于行政管理效率的提升，還體現(xiàn)在跨校區(qū)管理上。近年來，許多高校在不斷擴(kuò)大校區(qū)時(shí)因城市規(guī)劃和教育資源布局等原因，選擇在距離本校區(qū)較遠(yuǎn)的區(qū)域或其他城市設(shè)立分?；蜓芯繖C(jī)構(gòu)。辦公自動(dòng)化有效的解決了因地域問題造成的管理上可能發(fā)生的監(jiān)管缺失和信息溝通不暢。例如視頻會(huì)議和在線溝通等，更是解決了人員往來奔波的苦惱。3.管理模式升級(jí)和民主化發(fā)展的必然選擇網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不但帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的又一次革命，也觸發(fā)了現(xiàn)代化組織管理模式的必然升級(jí)。更快、更準(zhǔn)、更精益，不但解決了各類組織中常見的決策流程冗長(zhǎng)、責(zé)任劃分不明確、合規(guī)管理不深入等各類問題。借助OA系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確的去掉決策或?qū)徟鞒讨胁槐匾沫h(huán)節(jié)。電子化審批，既提高了審批效率、節(jié)約了傳遞時(shí)間，又減少了紙張的浪費(fèi)和存檔、避免了傳遞中的丟失。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)無缺存儲(chǔ)，也促使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就可以實(shí)現(xiàn)管理流程中全環(huán)節(jié)的監(jiān)控。例如，在對(duì)成本中心的預(yù)算和支出管理中，將申請(qǐng)支出報(bào)銷的電子文檔和上傳至OA系統(tǒng)的消費(fèi)憑據(jù)設(shè)定金額級(jí)別，超過預(yù)定金額級(jí)別的支出需要跟高一級(jí)管理者的審批或合規(guī)部門的雙重審核，系統(tǒng)將在申請(qǐng)?zhí)峤缓笞詣?dòng)將相關(guān)文檔傳輸至相關(guān)人員進(jìn)行審核。而自上而下和自下而上的聲音傳達(dá)也告別了各類“通知”和“意見箱”。高校管理者的指令能夠直接通過OA系統(tǒng)迅速傳達(dá)至實(shí)施人員，甚至全員；而職工和教師們的“心聲”也能夠及時(shí)的反應(yīng)給管理層。組織管理趨于扁平化、透明化、民主化。

二、辦公自動(dòng)化應(yīng)用和實(shí)施中應(yīng)注意的問題

高校實(shí)施辦公自動(dòng)化的案例不勝枚舉。關(guān)于如何選擇系統(tǒng)供應(yīng)商以及如何開發(fā)系統(tǒng)，不同的高校有不同的管理機(jī)制和組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，需要因地制宜，本文不做贅述。但針對(duì)開發(fā)系統(tǒng)和后期應(yīng)用中存在的普遍問題，筆者做了以下歸納：

1.需求與可行性的考量

在設(shè)計(jì)和開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之初，高校管理者就需要考量的三個(gè)核心問題就是：是否需要、需要什么以及能否實(shí)現(xiàn)。是否需要，是指有沒有必要電子化。盡管處在電子化的時(shí)代，但組織管理中也并非事事都必須電子化。為了電子化而電子化，不僅浪費(fèi)預(yù)算，還無法有效提高效率。需要什么，是指在開發(fā)OA系統(tǒng)時(shí)，針對(duì)不同業(yè)務(wù)類型和實(shí)際需求，應(yīng)設(shè)計(jì)不同的電子化程度。而能否實(shí)現(xiàn)，則是強(qiáng)調(diào)需求的可行性。不可否認(rèn)的是，個(gè)別組織中仍存在為了追趕時(shí)代潮流或滿足業(yè)績(jī)需要決定開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)象。例如，將原來一次性審批的支出業(yè)務(wù)在實(shí)施OA后反而需要多次重復(fù)審批；或者原有的人工業(yè)務(wù)由于無法完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化而變成“半自動(dòng)化”業(yè)務(wù)，不僅沒有節(jié)省工時(shí)，反而造成人員線上線下的重復(fù)工作，等等。因此，是否采用這項(xiàng)技術(shù)來輔助和提升管理、選擇何種系統(tǒng)才是“對(duì)癥下藥”，就需要結(jié)合實(shí)際工作中的真實(shí)需求。

2.管理觀念的轉(zhuǎn)變

盡管辦公自動(dòng)化借助的是OA系統(tǒng)，但自動(dòng)化管理并不僅僅意味著“用機(jī)器取代人”，而是管理觀念的整體轉(zhuǎn)換。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)因數(shù)據(jù)處理和傳輸速度快以及存儲(chǔ)量大、無遺漏等優(yōu)勢(shì)，在一定程度上的確取代了人工操作，但最終還是服務(wù)于人、為人所用的。批量信息處理將人從海量的信息分析中解放出來，可以將更多的時(shí)間用于思考和決策解決方案、應(yīng)對(duì)措施。

3.安全性的考量

“安全”是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展中不可繞過的一環(huán)，組織管理也不例外。在借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理的同時(shí)，如何維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行安全、保障組織信息安全，是自系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)階段就必須慎重思考的問題。高校在應(yīng)用OA系統(tǒng)的過程中，尤其需要注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息、人員信息（包括教職工及學(xué)生信息）和管理發(fā)展戰(zhàn)略信息等多個(gè)方面的信息安全保護(hù)。

三、結(jié)束語

一言以蔽之，辦公自動(dòng)化已是高校內(nèi)部行政管理的大勢(shì)所趨，是時(shí)代和技術(shù)發(fā)展的必然。OA系統(tǒng)不僅是高效的管理工具和手段，更是管理模式變革的驅(qū)動(dòng)力。在開發(fā)和應(yīng)用此類系統(tǒng)的過程中，管理者和使用者既不應(yīng)因循守舊，也不應(yīng)“目的不純”，而是需要從實(shí)際工作內(nèi)容的需求出發(fā)，真正的解決管理上和工作中的痛點(diǎn)，切實(shí)提高效率，并同時(shí)注重信息安全管理。

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作者：殷炳艷 單位：長(zhǎng)春師范大學(xué)