知識(shí)管理下的科研機(jī)構(gòu)檔案管理

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在這個(gè)充滿挑戰(zhàn)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)與大數(shù)據(jù)時(shí)代，國內(nèi)外很多知名企業(yè)，如微軟、IBM、華為、聯(lián)想、海爾等公司，都認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)于提升企業(yè)效益的重要作用，在利用檔案管理進(jìn)行知識(shí)管理方面進(jìn)行了大量的探索。學(xué)術(shù)界對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理和檔案管理關(guān)系的研究，從理論到案例也都比較豐富。但是，在產(chǎn)出大量科技知識(shí)的科研機(jī)構(gòu)，知識(shí)管理卻沒有得到應(yīng)有的重視，檔案管理服務(wù)知識(shí)管理的作用也沒有充分發(fā)揮。厘清知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系，使二者互相促進(jìn)，有助于提高科研機(jī)構(gòu)的工作效率和核心競(jìng)爭力。本文著重從知識(shí)管理對(duì)檔案管理影響的角度，分析檔案管理在科研機(jī)構(gòu)知識(shí)管理中應(yīng)該發(fā)揮的作用。

一、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

《辭?！分袑?duì)知識(shí)的定義是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中積累起來的經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)分類有多種方法，根據(jù)其表達(dá)方式和傳遞方式，知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩種類型。顯性知識(shí)，是指用正式語言、符號(hào)等清楚表達(dá)和傳播的知識(shí)，主要存在于文獻(xiàn)如圖書、檔案中。隱性知識(shí)，是指沒有用語言、符號(hào)表達(dá)的隱藏在組織層次或個(gè)人頭腦中的知識(shí)，如組織文化、價(jià)值觀、員工技能、解決問題的思路等。檔案是顯性知識(shí)的一部分。被譽(yù)為“知識(shí)管理之父”的野中郁次郎[1]提出知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)螺旋的概念，他認(rèn)為，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)可以相互轉(zhuǎn)化，而日本企業(yè)的成功之道，主要筑基于“組織知識(shí)創(chuàng)造”的能力與技術(shù)。檔案管理與知識(shí)管理在管理目標(biāo)和實(shí)施流程方面有很多相似之處，二者都是為用戶提供有參考價(jià)值和憑證價(jià)值的信息服務(wù)，都是將分散的管理對(duì)象，即文件、檔案、知識(shí)，予以收集、加工、整理，使之有序化，并通過提供服務(wù)利用實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值。檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)容存在交叉關(guān)系，但知識(shí)管理涵蓋的范圍比檔案管理廣泛。檔案管理是知識(shí)管理的一部分。作為人類社會(huì)活動(dòng)和思維活動(dòng)原始信息的承載體，就內(nèi)容而言，檔案管理可以從知識(shí)管理的視角提升檔案的價(jià)值。國內(nèi)外一些學(xué)者從不同角度對(duì)知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系做過闡述。特里•庫克[2]提出，“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者的過渡”。馮惠玲[3]認(rèn)為，現(xiàn)代檔案管理是“一種以來源為中心，以知識(shí)為中心的管理”。張斌[4]認(rèn)為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容”。徐擁軍[5]提出，“檔案管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理是檔案管理的方向”。檔案管理只有以知識(shí)管理為目標(biāo)，為一個(gè)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和正確決策提供準(zhǔn)確的、不可或缺的信息，才更能充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

二、科研機(jī)構(gòu)知識(shí)管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，很多科研機(jī)構(gòu)面臨著重要資源流失問題。具體表現(xiàn)有：（1）課題組某位關(guān)鍵科研人員離職，使課題研究被迫中斷；（2）新入職的科研人員，會(huì)因?yàn)闆]有相關(guān)背景資料、無法充分借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，重復(fù)做一些前人已經(jīng)嘗試且證實(shí)行不通的工作；（3）在科研過程中，科研人員需要向具有某種專長的專家咨詢，卻不知項(xiàng)目組內(nèi)誰有這樣的專長；（4）人事部門對(duì)涉及某個(gè)人歷史待遇問題，經(jīng)常找不到相應(yīng)的政策依據(jù)和相關(guān)過程記載，只能依賴機(jī)構(gòu)核心人員和當(dāng)事人的不完整回憶，或是在粗放管理的檔案中“大海撈針”，大大降低了工作效率和效益。這都是不重視知識(shí)管理所帶來的問題。概括而言，科研機(jī)構(gòu)常見的知識(shí)管理方面的問題包括：不知道機(jī)構(gòu)內(nèi)有哪些知識(shí)；不知道機(jī)構(gòu)內(nèi)有哪些可用的知識(shí)；機(jī)構(gòu)內(nèi)的知識(shí)不能有效分享；核心人才流失導(dǎo)致知識(shí)流失。信息時(shí)代，任何個(gè)人、組織的競(jìng)爭力都越來越依賴于他們的知識(shí)管理能力。因此，現(xiàn)代科研機(jī)構(gòu)需要在加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)上，用知識(shí)管理的方法去記錄科研管理過程和工作成果，積累組織的知識(shí)資源，以知識(shí)管理驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新。檔案管理可以記錄部分科研管理和科學(xué)研究過程。由于目前科研機(jī)構(gòu)還沒有設(shè)立知識(shí)管理部門，可以由檔案部門嘗試探索適合科研機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理模式。

三、知識(shí)管理對(duì)檔案管理提出更高要求

從大量的檔案材料里挖掘有價(jià)值的信息并轉(zhuǎn)化為知識(shí)，是現(xiàn)代檔案管理者的核心價(jià)值所在。傳統(tǒng)檔案部門按照分類、全宗、案卷的概念，主要關(guān)注檔案的實(shí)體管理，隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，檔案部門可借助人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、信息分析軟件等方法和工具進(jìn)行檔案信息資源的深度開發(fā)，將片面的信息有效集成，構(gòu)建相關(guān)內(nèi)容的知識(shí)圖譜。檔案部門擁有其他部門難以獲取的、豐富全面的檔案資源，進(jìn)行知識(shí)管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。檔案部門進(jìn)行知識(shí)管理，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理職能帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理中，檔案人員只需耐心細(xì)致地收集、保管檔案，提供檔案查閱利用。至于如何從數(shù)量龐大的案卷中迅速檢索所需的知識(shí)，則由檔案利用者自己去解決。進(jìn)行知識(shí)管理，要求檔案人員必須由檔案材料的收集保管者、提供利用者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)的加工者、分享者，通過文檔解析提供咨詢建議，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)推斷事件走向，為機(jī)構(gòu)核心業(yè)務(wù)提供更多支撐和服務(wù)。此外，知識(shí)管理背景下的檔案工作價(jià)值觀要更具開放性，更加注重信息的交流、共享，進(jìn)而引發(fā)知識(shí)內(nèi)容與價(jià)值的提升。

四、科研機(jī)構(gòu)檔案部門如何進(jìn)行知識(shí)管理

在知識(shí)管理和信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，科研機(jī)構(gòu)檔案部門進(jìn)行知識(shí)管理，既要將知識(shí)管理作為檔案管理服務(wù)利用的一個(gè)要求，又要將知識(shí)管理的內(nèi)容作為檔案管理保存范圍的一部分。科研機(jī)構(gòu)檔案部門進(jìn)行知識(shí)管理，可從如下方面做出努力。

1.做好檔案材料收集、整理等檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案部門要通過完善規(guī)章制度、制訂歸檔范圍、明確歸檔責(zé)任、實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制等方式，盡可能完整地收集歸檔材料。對(duì)于歸檔的文件材料，應(yīng)保證分類科學(xué)、目錄清晰、著錄準(zhǔn)確，便于檢索。只有做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才具備知識(shí)管理的條件。檔案部門作為科研機(jī)構(gòu)歷史與現(xiàn)實(shí)活動(dòng)記錄的集中保存中心，擁有大量檔案信息資源。檔案部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行全面盤點(diǎn)，使檔案實(shí)體與檔案目錄信息完全一致，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合知識(shí)管理內(nèi)容要求更新與完善現(xiàn)有檔案信息及主題標(biāo)引，為各部門提供便捷的利用服務(wù)。

2.準(zhǔn)確把握館藏資源，深度開發(fā)檔案信息資源。檔案部門要充分利用各種檢索工具加強(qiáng)檔案內(nèi)容研究，推動(dòng)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。通過知識(shí)管理，使分散、零星的信息有序化、系統(tǒng)化，為核心業(yè)務(wù)工作提供相對(duì)成熟的方案、流程參考。檔案部門進(jìn)行知識(shí)管理，可嘗試的具體工作如下。（1）通過梳理文書檔案，建立公文數(shù)據(jù)庫，收錄常用公文格式、優(yōu)秀公文范例，供相關(guān)工作人員翻看、閱讀、學(xué)習(xí)、借鑒，還可以把公文寫作中常見的用詞錯(cuò)誤、常見語病總結(jié)歸納出來，以提高全員公文寫作水平。（2）通過查閱科研檔案，找出其中寫得比較好、順利通過立項(xiàng)的項(xiàng)目申請(qǐng)書，在征得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后提煉項(xiàng)目申請(qǐng)書的亮點(diǎn)，做成參考模板，共享給有需要的部門和人員；一些獲得國家科技獎(jiǎng)的項(xiàng)目，也可以總結(jié)項(xiàng)目特點(diǎn)、研究過程亮點(diǎn)甚至報(bào)獎(jiǎng)材料的可學(xué)習(xí)之處。（3）通過查閱各類檔案中的相關(guān)內(nèi)容，匯總科研機(jī)構(gòu)每年的大事要事、重要科研數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)，編寫年鑒、年報(bào)，保存機(jī)構(gòu)的完整歷史。還可整合一些故事性線索，對(duì)檔案資源進(jìn)行專題凝練，形成單位的獨(dú)家記憶。（4）通過查閱人事檔案，建立專家?guī)?，將單位?nèi)各學(xué)科、各專業(yè)的專家統(tǒng)計(jì)出來，梳理各位專家的專長、觀點(diǎn)，以備需要時(shí)有針對(duì)性地尋找對(duì)口專家。此外，檔案部門還應(yīng)在提供檔案利用的過程中，注意了解利用者的需求，為檔案信息資源開發(fā)和知識(shí)管理提供借鑒和支撐；并可借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)如檔案網(wǎng)站、公眾號(hào)等方式展示檔案，既保證準(zhǔn)確及時(shí)地提供針對(duì)性、個(gè)性化服務(wù)，又兼具趣味性和知識(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案的資源增值。

3.將知識(shí)管理相關(guān)文件材料納入歸檔范圍。科研機(jī)構(gòu)檔案部門要積極引導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門有意識(shí)積累本部門形成的知識(shí)，從歸檔范圍的角度界定知識(shí)的范圍，并將各部門在知識(shí)管理過程中形成的文件材料納入歸檔范圍。如各部門擁有的核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)，積累的工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)報(bào)告，制訂的相關(guān)規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)以及機(jī)構(gòu)人員參加的專業(yè)會(huì)議資料等。此外，還應(yīng)鼓勵(lì)各部門積極挖掘本部門的隱性知識(shí)，將本部門各位成員的工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法等及時(shí)收集、整理。各部門可通過定期召開工作例會(huì)的方式，及時(shí)了解每個(gè)人的工作進(jìn)度、工作方式、工作成果、工作心得，并形成詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔，以此避免在崗位調(diào)整時(shí)因缺乏工作交接帶來的知識(shí)流失。各部門組織的專題活動(dòng)、處理的特定工作，也應(yīng)注意及時(shí)復(fù)盤、總結(jié)，形成文件材料留存。如人事部門處理某些特殊人事問題的整個(gè)過程、依據(jù)材料、處理結(jié)果等，可進(jìn)行針對(duì)性總結(jié)，以備以后類似事件查考。科研部門在完成科研課題的過程中，除了保存科研檔案歸檔范圍內(nèi)的文件材料外，還應(yīng)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積累工作中遇到的問題以及處理過程文件，除了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，還要記錄失敗的教訓(xùn)。知識(shí)管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)融為一體，會(huì)促進(jìn)部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)水平的提升。為了完整收集這些文件材料，檔案部門要熟悉科研機(jī)構(gòu)的核心業(yè)務(wù)，與各部門建立良好的合作關(guān)系，擴(kuò)大知識(shí)收集的渠道，將隱含在組織內(nèi)部的知識(shí)按需聚合、多維挖掘，經(jīng)過加工、整合、創(chuàng)新，以知識(shí)產(chǎn)品的形式提供利用。

4.提高檔案人員素質(zhì)，使檔案管理者成長為知識(shí)管理者?？蒲腥藛T作為科研機(jī)構(gòu)檔案的利用主體，受教育程度高，工作內(nèi)容復(fù)雜，不僅需要查閱檔案原始記錄，也需要深度加工的檔案信息。這就要求檔案人員提供高質(zhì)量的信息咨詢服務(wù)。知識(shí)管理視角下的檔案人員要在具備熟練業(yè)務(wù)水平的同時(shí)擁有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新能力，既要了解科研機(jī)構(gòu)的歷史、現(xiàn)狀、核心業(yè)務(wù)和工作流程，通過多種途徑收集各類有歸檔價(jià)值的文件資料，又要具備豐富的知識(shí)背景，深入掌握知識(shí)管理的概念與原則，熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并善于從檔案里找到有價(jià)值的內(nèi)容，支撐單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展。需要說明的是，一個(gè)單位的檔案管理水平體現(xiàn)了單位的整體管理水平，同時(shí)也受制于單位的管理水平。單位管理水平高，知識(shí)管理和檔案管理必然能做好；單位各方面管理不規(guī)范，知識(shí)管理和檔案管理必然無法做得好。和其他所有工作一樣，檔案管理和知識(shí)管理水平要明顯提升、取得實(shí)效，需要引起科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，提升全體人員的知識(shí)管理和檔案管理意識(shí)，建立人人參與的管理網(wǎng)絡(luò)。

參考文獻(xiàn)

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作者：孫琛輝 單位：中國科學(xué)院微電子研究所