事業(yè)單位檔案管理論文

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一、我國(guó)事業(yè)單位目前電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子檔案的安全性得不到保障

檔案的安全性對(duì)事業(yè)單位有著至關(guān)重要的影響作用，因此，檔案的安全性問(wèn)題也成為我國(guó)事業(yè)單位目前電子檔案管理中最嚴(yán)重的問(wèn)題之一。究其原因，主要由以下兩點(diǎn)原因造成的：其一，電子檔案管理人員對(duì)電子檔案的安全意識(shí)淡薄，未能認(rèn)識(shí)到檔案信息保密工作的重要性，且電子檔案管理工作沒(méi)有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起不做工作分區(qū)。其二，相關(guān)硬件、軟件質(zhì)量相對(duì)落后，且未能及時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。使得電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過(guò)程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽(tīng)、泄密、篡改，嚴(yán)重威脅到檔案的安全性。

（二）電子檔案管理不夠規(guī)范

當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位的部分檔案管理人員仍未能及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，只知道紙質(zhì)檔案保存的重要性，而未能認(rèn)識(shí)到電子檔案保存的重要性。在日常的檔案管理工作中，將一些重要的檔案的物質(zhì)載體，如光盤、U盤和移動(dòng)硬盤隨意放置，未能進(jìn)行妥善的保管。另外，在信息的備份工作上也欠缺規(guī)范性。在一些系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔的備份管理上，檔案管理人員往往不能明確哪些數(shù)據(jù)文檔需要備份，需要以何種介質(zhì)備份，這很大程度上影響了事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

首先，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在不足或偏差。提到檔案管理，不少單位單純的認(rèn)為只是將檔案資料輸入到電腦中就完成了事業(yè)單位的電子信息化管理。甚至有些人知識(shí)水平及思想觀念具有局限性，未能積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案電子信息管理的新技術(shù)與新理念。有的單位職員甚至是產(chǎn)生抵觸情緒，排斥對(duì)新技術(shù)、理念的學(xué)習(xí)與吸收。這種不充分的認(rèn)識(shí)與滯后的思想觀念很大程度上阻礙了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)程。其次，較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的電子檔案管理對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。它不僅需要其掌握一般的計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)還要求其具備較高的知識(shí)層次和全面的技術(shù)素質(zhì)。然而從目前情況來(lái)看，我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理部門都或多或少存在人才不足的問(wèn)題，尤其是對(duì)于檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為奇缺，這很大程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的發(fā)展。

二、電子檔案管理的建議

（一）保證電子檔案在利用中的安全

確保檔案信息的安全性是事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)的重中之重。要做好檔案的安全保護(hù)工作主要可以從以下兩個(gè)方面入手：其一，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。由于電腦中的電子信息受硬件、斷電、病毒侵害等影響，具有一定的不穩(wěn)定性，而這將會(huì)給電子檔案的有效存檔及共享工作帶來(lái)嚴(yán)重威脅。因此，相關(guān)檔案管理人員，尤其是立卷人員，在檔案的存檔過(guò)程中，必須要具備足夠的安全意識(shí)，對(duì)相關(guān)辦公軟件進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)與修護(hù)，對(duì)電腦的硬件也進(jìn)行定期的檢修，并養(yǎng)成及時(shí)保存信息的良好工作習(xí)慣，以最大限度的保障電子檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

（二）完善相關(guān)法律法規(guī)

完善的法律法規(guī)與健全的制度是任何管理事物有效運(yùn)行的重要依據(jù)與保障。建立健全電子檔案管理制度，并對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，能夠給電子檔案管理工作帶來(lái)有效指導(dǎo)，提高電子檔案管理工作的效率，從而使電子檔案管理走出無(wú)序管理狀態(tài)。具體而言，電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，同時(shí)，根據(jù)單位檔案和單位職能的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。只有不斷完善電子檔案管理制度，才能使得在電子檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，有法可依。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。因此，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是有效促進(jìn)檔案電子化建設(shè)的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個(gè)方面入手。首先，加大相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，及時(shí)更新其管理理念，使其從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。另外，督促其加大對(duì)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)力度，對(duì)復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和有效整合，以使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，進(jìn)而提高電子檔案工作的質(zhì)量和效果。

三、結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理使用現(xiàn)代化的電子化管理手段是我國(guó)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的必然需求，同時(shí)也是符合當(dāng)前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)的，對(duì)我國(guó)的社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，只有做到保證電子檔案在利用中的安全、完善相關(guān)法律法規(guī)并努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理電子化建設(shè)更符合我國(guó)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

作者：楊卉 劉敏 單位：國(guó)家新聞出版廣電總局五八二臺(tái)