工傷保險業(yè)務(wù)的檔案管理信息化推進(jìn)

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摘要：對于工傷保險業(yè)務(wù)檔案來講，主要是經(jīng)辦機構(gòu)在對工傷保險業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理時，形成的一種具備利用價值的文字材料以及電子文檔等相關(guān)歷史記錄。而業(yè)務(wù)檔案主要是利用信息技術(shù)，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行與信息化環(huán)境相符合的轉(zhuǎn)化，最終達(dá)到工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息的信息接收以及傳遞為一體的網(wǎng)絡(luò)化過程，其是一種復(fù)雜性工程，涉及業(yè)務(wù)檔案信息資源的全面整理。另外，還包括信息資源的全面開發(fā)利用以及人才培養(yǎng)等。本文將針對工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化推進(jìn)進(jìn)行針對性研究。

關(guān)鍵詞：工傷保險;檔案管理;信息化;具體分析

一、工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要作用

1.業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)能夠滿足工傷保險實際需求

對于工傷保險來講，是國家推行的一種社會保險，受到了廣泛的重視。在當(dāng)前形勢下在湘潭市單位中，大約有20萬人已經(jīng)參保。在實際征繳以及支付中，主要是以紙張為基準(zhǔn)的一種文字材料檔案。當(dāng)前工傷保險工作的日益深入，在日常工作管理中，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理成為重要性內(nèi)容，需要利用信息化管理方式進(jìn)行滿足管理實際需求。

2.業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)對檔案管理需要具有改善性作用

在當(dāng)前管理形勢下，在業(yè)務(wù)檔案資料中，參保檔案以及事故快報檔案等占據(jù)了大部分。對于征繳形成的檔案原件，應(yīng)利用手工進(jìn)行歸集，同時進(jìn)行分類整理，這樣的方式耗費一定的人力以及物力，同時還占用較多的存放空間。一些原始憑證在檔案庫中被存放，要想將資料檔案中，對參保人員資料進(jìn)行查詢，具有一定的困難性，同時進(jìn)行檢索以及查閱也十分的不便。

3.業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提升

對于參保人員享受的待遇，應(yīng)以業(yè)務(wù)檔案提供資料為基準(zhǔn)。在一定程度上講，參保單位信譽狀況，也是業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行提供的。因此，對服務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面性建設(shè)，能夠促進(jìn)信息價值的提高，同時還能促進(jìn)服務(wù)效率的提升，具有一定的現(xiàn)實意義。

二、工傷保險業(yè)務(wù)檔案信息化的實現(xiàn)策略

1.檔案信息應(yīng)數(shù)字化

對于檔案信息數(shù)字化涉及較多內(nèi)容，其中聲像檔案以及實物檔案等都是其中內(nèi)容。進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，主要是對圖片文件進(jìn)行掃描，同時將圖片中的文字轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n文件，最終確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化。另外，在聲像檔案中，主要是將轉(zhuǎn)錄設(shè)備以及計算機進(jìn)行連接，進(jìn)而形成視頻文件。在實物檔案中，主要是利用照相以及攝影等相關(guān)手段，最終形成影像，最終依照照片進(jìn)行全面化處理。在當(dāng)前，針對工傷保險業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)對其進(jìn)行開發(fā)系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)信息以及工傷保險業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)進(jìn)行連接。這樣的方式，能夠?qū)?shù)據(jù)資源進(jìn)行充分性利用，防止檔案系統(tǒng)建立過程中，出現(xiàn)二次錄入這樣的情況發(fā)生，最終促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

2.檔案信息編目

一般而言，檔案信息編目主要是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，但其并不是最好的選擇。雖然檔案實體并沒有全面數(shù)字化，但為了能夠?qū)τ嬎銠C進(jìn)行充分性利用，進(jìn)而促進(jìn)管理效率的提升?？梢詫n案目錄進(jìn)行數(shù)字化，即以傳統(tǒng)編目為基礎(chǔ)，利用計算機進(jìn)行編目管理。這樣的方式，不僅工作量較小，同時還具有較強的操作性，最終取得良好的效果。

3.檔案信息檢索

在檔案信息化中，信息檢索是十分重要的，同時也是檔案信息化水平的重要因素。對于檢索應(yīng)在檢準(zhǔn)率以及檢全率中體現(xiàn)出來。相對而言，檔案分類存在一定的局限性，一些具有關(guān)聯(lián)檔案在分布在不相關(guān)信息門類中促進(jìn)檢全率的提升，應(yīng)進(jìn)行跨門類，還應(yīng)進(jìn)行跨全宗進(jìn)行查詢。另外，在技術(shù)上，其主要是跨表以及跨庫等分布式查詢。要想將檢準(zhǔn)率要求落到實處，應(yīng)考慮兩方面內(nèi)容，一種是怎樣將檔案信息構(gòu)成系統(tǒng)性的檔案知識體系。另一種是怎樣提供檢索詞以及詞序，進(jìn)而滿足檢索目標(biāo)實際需求。

4.檔案信息傳輸

對于檔案信息傳輸來講，具有多種途徑。在一定程度上講，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式是以計算機發(fā)展以及檔案編研進(jìn)行結(jié)合的一種途徑，同時也是社會研究中的熱點。具體而言，應(yīng)將檔案信息編研成品并利用網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而以電子文獻(xiàn)形式，最終給決策者提供一定的便利性，同時為決策者提供報務(wù)。

5.檔案管理人員應(yīng)具備一定的素質(zhì)

工傷保險檔案信息化，在檔案管理人員中提出了相關(guān)性要求，其中包括業(yè)務(wù)素質(zhì)以及道德修養(yǎng)等。對于檔案部門，業(yè)務(wù)素質(zhì)要求其應(yīng)提供數(shù)據(jù)信息這樣的服務(wù)。另外，參保單位以及個人檔案數(shù)量的增多，要求檔案管理人員應(yīng)促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提升，還應(yīng)學(xué)習(xí)法律法規(guī)，這樣才能促進(jìn)檔案利用效率的提升。總而言之，工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)促使信息化的實現(xiàn)，還應(yīng)對管理意識進(jìn)行積極強化，這樣才能促進(jìn)管理質(zhì)量的提升，同時還能促進(jìn)管理水平的提高。另外，應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法，這樣才能確保檔案管理與時展相順應(yīng)，才能與信息化發(fā)展相同步.

參考文獻(xiàn)

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作者:董惠 單位:秦皇島市醫(yī)療保險基金管理中心