人事檔案管理信息化建設(shè)淺談

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【摘要】人事檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中最重要的載體，無(wú)論是對(duì)人才的開(kāi)發(fā)還是利用均有著無(wú)可替代的重要作用，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，人們除了需在時(shí)間、空間等概念方面發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變外，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)知。當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式儼然已無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)展的要求，必須進(jìn)行變革及更新。本文從新時(shí)期人事檔案管理實(shí)踐出發(fā)，就其信息化建設(shè)開(kāi)展研究與探討。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；人力資源管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過(guò)于管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時(shí)代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。

一、加強(qiáng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達(dá)的今天，人們對(duì)信息化建設(shè)也越來(lái)越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運(yùn)用，基于信息化本身所具備的動(dòng)態(tài)性、及時(shí)性以及快捷性等特征，故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，要想切實(shí)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識(shí)外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當(dāng)引起相關(guān)管理者的足夠重視。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè)，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對(duì)此，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過(guò)程中，需務(wù)必做到以下幾點(diǎn)：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習(xí)態(tài)度，如此方能積極投入到對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)過(guò)程中，繼而確保對(duì)先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識(shí)，并在實(shí)際的管理過(guò)程中，堅(jiān)持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過(guò)程中應(yīng)務(wù)必意識(shí)到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實(shí)際，并積極聯(lián)系信息化、自動(dòng)化的管理思想，切實(shí)促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時(shí)確保理想的管理質(zhì)量與成效。

二、加大對(duì)人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個(gè)信息化的操作平臺(tái)，否則任何事項(xiàng)都無(wú)異于一紙空談。對(duì)此，無(wú)論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員，其在實(shí)際的工作中，都應(yīng)務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開(kāi)發(fā)，并基于當(dāng)前所使用的各類(lèi)操作系統(tǒng)予以更新和升級(jí)，建立出一套相對(duì)更為科學(xué)且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿(mǎn)足當(dāng)代社會(huì)對(duì)政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，其除了需具備管理、維護(hù)、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實(shí)現(xiàn)與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會(huì)提供服務(wù)為重心，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實(shí)可靠的人事信息。

三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段我國(guó)的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立，既要以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，也應(yīng)囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢(xún)與傳遞、檔案的分類(lèi)建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，從人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)由初級(jí)到高級(jí)的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫(kù)和分級(jí)化人事檔案管理資料庫(kù)，以此來(lái)共同形成信息化人事檔案管理平臺(tái)，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時(shí)，在統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，從而更為完善地建立起一個(gè)現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，方便資源的傳遞與共享。堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”，建立一個(gè)現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢(xún)等實(shí)現(xiàn)一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化建設(shè)，在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入力度。人事管理者需對(duì)相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)開(kāi)支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時(shí)，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平，備份相關(guān)的人事檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息、設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限，從而多方位確保人事信息檔案的安全。總之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設(shè)已然成為社會(huì)發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)務(wù)必聯(lián)系現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷強(qiáng)化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要。

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作者：李艷 單位：宜昌市城建項(xiàng)目管理中心