高校人事檔案管理現(xiàn)狀

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摘要：

高校人事檔案管理是整個高校系統(tǒng)中的重要組成部分。為此本文對人事檔案管理工作當前的形勢和面臨的主要問題做了深入的研究分析，并在這樣的基礎上分析了其中存在的原因。并以此為依據(jù)提出了解決這些問題的主要對策。

關鍵詞：高校 人事檔案 管理系統(tǒng)

高校人事檔案是人事管理活動中形成的一種文件材料，它主要是內容記錄個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是人事部門或其他相關部門單位了解個人綜合表現(xiàn)的重要依據(jù)。具體而言，人事、組織、勞資等部門在對人員綜合考察過程中都需要將考核數(shù)據(jù)、結果、相關資料等編輯整理為系統(tǒng)文件。這一系統(tǒng)性文件就是人事檔案的主要載體。人事檔案管理工作歷年來在高校內部人才培養(yǎng)和輸送方面發(fā)揮了非常重要的作用[1]11。

一、高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.內容不全面，評價性材料的客觀性有待加強。

當前高校人事檔案記錄內容存在片面性，一直以來檔案以收錄教職工或學生的政治面貌、社會關系、思想表現(xiàn)、曾經(jīng)任職經(jīng)歷等等。這些狀況只能反映個人表面表現(xiàn)，而不能深入的反映一個人的素質和德才。因此具有一定的片面性。更為重要的是這些人才素質方面的內容更是在這樣的條件下創(chuàng)造了非常重要的完善機制[1]。個人知識結構、能力特點、業(yè)務特長等等都是反映人才綜合素質的重要檔案信息。但是這些內容和信息并沒有在認識檔案中給予明確的收錄記載。以此在這種機制的影響下個人檔案信息篇狹窄的問題始終存在。而且這些因素也成為影響和導致評價性材料反映人才素質的不全面的一個非常重要的方面。

2.檔案材料的完整性和真實性不強。

歸檔材料不全一直是高校人事檔案管理中的一項重要缺陷。檔案信息要求盡量做到細致、客觀、真實，因此在這樣的過程中高校檔案管理部門應當抽調專門人員詳細了解人員具體情況。但是，近年來高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，這表現(xiàn)在組織建設不完備，有的高校甚至將檔案管理部門的職能劃歸為其他相關部門、例如后勤、圖書館等等。這樣沒有一個獨立的職能系統(tǒng)籌劃檔案信息收集工作，最終造成這項工作不能在更加有效的承擔起檔案信息收集方面的細節(jié)性問題。檔案管理人員的數(shù)量和質量也都與工作要求相差甚遠，由此造成了信息收集過程中一些重要信息沒有能力全部收集在內，或者一些信息的準確性沒有得到足夠的重視，甚至出現(xiàn)差錯。

3.檔案管理的分散性導致管理的完整性受損。

高校人事檔案管理沒有形成一個統(tǒng)一完整的職能部門，例如有反映教師業(yè)務教學能力的檔案信息在教務部門被統(tǒng)一整理規(guī)劃，反映思想政治素質的檔案信息又被收錄在思想政治檔案當中，而其他一些社會關系，任職經(jīng)歷等又收錄在行政管理部門[2]。而我們要了解一個人的全面信息就要分別從這些部門中查閱同一個人的檔案信息才能得到。有的甚至因為分散性影響導致檔案管理不能結合學生有效的檔案管理內容來完成。而且這些檔案信息管理過程中也給與他們不同的要求和標準。更為重要的是這些檔案管理部門對整個教學內容和教學要求也具有非常重要的聯(lián)系性。這對整個教學內容的完善和加強也發(fā)揮了非常重要的作用[2]42。

二、高校認識檔案管理存在問題的原因分析

1.人才流動日趨頻繁，檔案管理難度較大。

一些檔案信息的完整性和真實性不強，造成這一問題的原因之一就是人才流動性越來越大。高校對于檔案收集整理的成本也越來越大。一些人才檔案信息剛剛建立不久就出現(xiàn)了人才外流現(xiàn)象。而且這些內容也都在整個檔案信息管理過程中出現(xiàn)了常態(tài)化。由此造成了檔案管理過程中在收集相關檔案管理信息的時候，管理人員無法對自己工作的持續(xù)性有一個更加啊清醒的認識。人才流動的頻繁性對檔案管理工作造成的影響還在很大程度上成為導致檔案管理分類方面帶來不便。沒有形成一個合理的機制，使得人員在教學中不能給出給家有效的分離措施。近年來隨著高校發(fā)展速度的不斷加快，一些高校為了評級考慮千方百計引進高級人才，為人才的進入提供各種便利。為了吸引不同地域、不同領域人才來校制定了一些特殊政策。其中就包括可以不要人事檔案而直接進入工作崗位。這就造成了引入地的人才沒有相關檔案，而輸出地的沒有人才卻只有檔案，檔案管理的復雜性越來越強，對整個工作環(huán)境造成了非常重要的不利影響。

2.資金投入不足，管理手段落后。

檔案管理工作沒有受到高校足夠的重視，資金投入不足是造成檔案管理工作不能正常開展的一個重要瓶頸。近年來，高校檔案管理工作是高校發(fā)展過程中最后一個實現(xiàn)信息化的部門。而且檔案管理的場所、設施、人員待遇等都與其他部門存在較大差距。檔案管理人員一般為家屬子女、內退人員等。嚴重缺乏專業(yè)人員開展集中研究和系統(tǒng)整理。因此，整個檔案管理系統(tǒng)的科學性和嚴謹性受到影響。而且在這樣的基礎上還對他們的工作給與了重要的支持力度，從而在這樣的基礎上實現(xiàn)了資金和管理兩個方面的差距。對他們的發(fā)展造成了非常不利的影響。自上世紀90年代以來，我國高校建設經(jīng)歷了飛速發(fā)展，無論是高校規(guī)模還是在校生人數(shù)都發(fā)生了翻天覆地的變化。高校擴張的同時造成了資源的相對緊張，一些高校將大量資金資源用在了基礎設施、人員引進、軟件建設等等相關方面。而對于人才檔案管理內容卻沒有給予足夠的重視。因此整個檔案管理工作的物質保障工作沒有進行更加有效的實施。

3.開發(fā)與利用程度低。

對于檔案信息的開發(fā)利用不僅是人事檔案管理的拓展性業(yè)務，而且在這項業(yè)務實施的過程中也會間接惠及人事檔案管理的其他領域。例如檔案信息收集的全面性、真實性等等[3]。但是這些內容對整個教學工作和教學任務的完成需要一個非常細致的規(guī)劃和細節(jié)整理過程。檔案開發(fā)與利用是整合閑置資源，挖掘人事檔案信息在管理過程中重要任務的一個方面。而且在這樣的過程中我們應當以更加有效的措施對整個檔案管理過程中對信息收集、整理、研究等環(huán)節(jié)的開發(fā)利用為基礎的。而且這些內容對于人力資源管理、人才發(fā)展規(guī)劃等具有非常重要的研究價值。而利用這一價值的過程始終伴隨著檔案信息整理的科學化和精細化。這樣檔案工作與整個高校人才培養(yǎng)規(guī)劃能夠更加有機的統(tǒng)一起來，人事檔案信息工作的重要性也隨之提升，本身價值也得到開發(fā)，從而進入一個良性互動過程。這在高校發(fā)展過程中成為一個非常有效的發(fā)展機制。但是目前，高校檔案信息的開發(fā)利用還沒有得到足夠的重視，由此也造成了他們在整個工作過程中沒有給予足夠的重視。這一問題成為制約當前高校管理工作的一個非常重要的障礙性因素。

三、對高校人事檔案管理工作現(xiàn)存問題的解決對策

1.健全管理機制，促進高校人事檔秉管理工作規(guī)范化運作。

高校人事檔案管理工作應當加強管理機制的規(guī)劃化。當前，高校發(fā)展過程中存在顧此失彼現(xiàn)行，檔案管理工作沒有給予足夠的重視，而且這一過程中對高校發(fā)展也造成了非常不利的影響。因此這一過程對整個高校發(fā)展也造成了非常不利的影響，致使檔案管理已經(jīng)不能很好的發(fā)揮其中一個非常重要的過程。為此，健全管理機制對于規(guī)范這一工作顯得尤為重要。做到健全管理機制首先要成立專門的領導小組，對于檔案管理的工作特殊性進行深入研究。結合檔案管理的特點對整個檔案管理工作能夠有更加有效的管控與調節(jié)。其中檔案收集過程的規(guī)范性和檔案信息收集內容的真實性應當有更加有效的規(guī)范性。這在這種過程中已經(jīng)成為影響和收集這些過程重要性的基礎所在。而且這在我們的發(fā)展過程中已經(jīng)造成了非常重要的影響。其次，高校人事檔案工作規(guī)范化運作過程的增強也需要一個更加啊有效的積累過程。高校還應當將自身檔案工作實際與《檔案法》要求結合起來，而且在這樣的過程中我們還應當以更加有效的機制對整個過程給予法制化梳理。確保每一環(huán)節(jié)的工作都能與整個高校檔案信息建立結合起來，從而增強人事檔案的科學性和權威性[3]69。

2.健全檔案管理體系，將檔案管理工作融入到整個檔案管理過程當中。

高校人事檔案管理是高校系統(tǒng)中的一個組成部分，他的發(fā)展無法孤立與高校之外，而且這對整個高校發(fā)展具有非常重要的影響。為此在高校促進人事檔案管理工作發(fā)展的過程中還應當不斷加強統(tǒng)籌能力，將這一工作置于高校發(fā)展的大環(huán)境之下，從而在這樣工作的完善與發(fā)展過程中對整個工作能夠進行更加全面和系統(tǒng)的考慮。從而使得這項工作在發(fā)展過程中能夠實現(xiàn)協(xié)調性、科學性。具體而言，人事檔案管理工作應當與教師管理（考核、激勵等），人力資源開發(fā)與管理工作結合起來。對于教師個人發(fā)展和綜合考評過程中具有突出表現(xiàn)，取得明顯成績，對學科發(fā)展或者科研貢獻等重要信息應當及時、詳細的收錄到檔案之中。在教師綜合素質評定過程中這些信息將起到非常重要的作用。是高校制定教師發(fā)展規(guī)劃，完成教學任務的重要參考。完成這項工作的一個重點就在于他們能夠在不同的方面實現(xiàn)教學任務的計劃和發(fā)展，從而造成這些方面工作的一個非常不利的因素。這也對高校發(fā)展起到了很大的影響。

3.加強人事檔案管理工作的物質保障。

高校人事檔案管理工作應當有一個堅強的物質保障，當前，高校檔案管理工作開展不力，規(guī)范性、科學化難以保證的一個重要原因就是經(jīng)費不足，物質條件和基礎薄弱。因此在這樣的發(fā)展過程中勢必給整個物質環(huán)境的營造帶來重大不利影響。為此，高校首先應當在觀念上給予物質保障足夠的重視，而且在發(fā)展過程中應當將檔案管理工作的規(guī)范化作為提升高校綜合實力和相關工作的重要領域。認真研究檔案校內檔案管理的工作實際，每年的財務預算中應當成立專項經(jīng)費用于改善和提升檔案管理的設備設施、工作環(huán)境、人員引進和培養(yǎng)等工作。確保檔案管理能夠在短時間內有一個較大幅度的提升。而且在這項管理工作過程中我們還要以更加有效的成分為整個高校管理檔案的成立和基礎提供一個更為有效的工作環(huán)境和工作條件。使之在人員、設備等方面免去后顧之憂，進而為檔案信息的開發(fā)利用打下基礎。檔案開發(fā)利用環(huán)境的瓶頸很大程度上也在于經(jīng)費不足，沒有堅強的物質基礎，開發(fā)資金不到位，人員待遇無法解決等問題都成為影響和導致環(huán)境維護不利的重要因素。

參考文獻

[1]李澤鋒.關于我國檔案信息化標準的分析[J].中國檔案,2013(10).

[2]王靜軒.析人事檔案的“終身”制改革[J].山西檔案,2012(2).

[3]王云慶.關于創(chuàng)新人事檔案管理的探索[J].中國人力資源開發(fā),2014(4).

作者：張勇 張莉 單位：中國民用航空飛行學院