農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)檔案管理研究

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摘要：介紹了農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容，分析了檔案管理工作存在的問題，并提出了檔案管理工作對策，具體包括提升檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理建設(shè)、強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)、明確農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容等方面內(nèi)容，以期為提升農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測數(shù)據(jù)質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)；檔案管理；內(nèi)容；問題；對策

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄[1]。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的檔案就是其在從事檢驗檢測各項活動時記錄保存形成的文件?！稒z驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價檢驗檢測機(jī)構(gòu)通用要求》（以下簡稱《通用要求》）第4.5.11，4.5.27等條款和《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)考核辦法》（以下簡稱《考核辦法》）第29條，均對檔案管理提出了要求[2]。檔案工作是檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的重要組成部分，是反映檢驗檢測機(jī)構(gòu)管理水平的客觀證據(jù)[3-4]。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的檔案工作應(yīng)符合《檔案法》有關(guān)法律法規(guī)要求，并滿足農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)行業(yè)特點。檔案資料包括文字、圖表、音像等不同形式的真實記錄，它是記錄的原始技術(shù)憑證和法律依據(jù)，是檢測機(jī)構(gòu)日常工作的溯源證據(jù)，同時也是質(zhì)量體系運行的真實見證，在檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定工作中發(fā)揮著極其重要的作用。

1農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容

1.1檔案的分類、立卷和管理

依據(jù)《通用要求》和《考核辦法》的規(guī)定，對農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行合理分類、立卷和科學(xué)化管理，是提升農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的整體管理水平、確保檢測機(jī)構(gòu)管理體系有效實施和運行[5]的重要保障。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的檔案管理主要分為八大類：機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員任命檔案、內(nèi)外部受控文件檔案、技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案、質(zhì)量控制運行檔案、檢測報告及原始記錄檔案、內(nèi)審與管理評審檔案、風(fēng)險控制檔案。其中：內(nèi)外部受控文件檔案主要包括現(xiàn)行有效的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄表格以及方案、通知、計劃、圖樣、圖表、軟件等；技術(shù)人員檔案主要有人員教育證明（最高學(xué)歷）、人員資格證明（職稱證明）、人員培訓(xùn)材料、上崗考核材料、上崗批準(zhǔn)授權(quán)文件、“八大員”的授權(quán)文件、人員能力監(jiān)督和監(jiān)控記錄、勞動合同書、個人承諾書等；質(zhì)量控制運行檔案包括方法的選擇驗證和確認(rèn)、質(zhì)量控制、人員能力監(jiān)督及監(jiān)控、內(nèi)部審核、管理評審、不符合工作管理、樣品管理、人員培訓(xùn)、上崗考核、客戶滿意度、合格供應(yīng)商、文件控制記錄；檢測報告及原始記錄檔案主要有檢驗報告副本，包括補(bǔ)充、修改、更正后重發(fā)的檢驗報告副本（可以按照年度和樣品號列出目錄歸檔保管，并且按照樣品順序號將委托檢驗單、抽樣單、任務(wù)通知單及樣品流轉(zhuǎn)單、檢測原始記錄及譜圖和檢驗報告副本合并裝訂）；內(nèi)審檔案主要包括內(nèi)審方案、每次內(nèi)審實施計劃、內(nèi)審簽到表、內(nèi)審?fù)ㄖ獑?、?nèi)審檢查記錄表、內(nèi)審不符合項報告表、內(nèi)審報告等；管理評審檔案包括管理評審方案、管理評審實施計劃、管理評審?fù)ㄖ獑巍⒐芾碓u審簽到表、管理評審會議記錄、管理評審等15個方面的輸入材料、管理評審報告、管理評審輸出的實施跟蹤驗證材料等；風(fēng)險控制檔案包括對檢驗檢測過程中各個環(huán)節(jié)風(fēng)險識別的記錄、定期進(jìn)行風(fēng)險識別核查的記錄、風(fēng)險識別存在的問題啟動不符合控制程序和糾正措施記錄以及每年風(fēng)險控制的總結(jié)等。

1.2檔案的管理、保存與處置

1.2.1規(guī)范檔案管理。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)規(guī)定檔案的收集、存檔、借閱和保密等程序性文件。檔案管理人員對歸檔資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、按照要求分類后，進(jìn)行編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理，并于次年1月底前完成上年度檔案資料的歸檔。參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）[6]、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38—2008）[7]，電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式和符合國家規(guī)定的能長期保存的格式要求。電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存?zhèn)浞?套。同時，具有重要價值的電子文件應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，在保證兩者之間的一致性上建立檢索關(guān)系。一般紙質(zhì)文件歸檔1份，其中重要的、使用率高的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。1.2.2檔案的保存與處置。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，并安排專人管理。密切關(guān)注檔案的存儲環(huán)境，做好防火、防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作；定期檢查檔案保存情況，如若發(fā)現(xiàn)檔案損壞，應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。借閱涉密檔案應(yīng)按照密級要求，履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。各類檔案按照保存期限進(jìn)行保存，到期后按照程序進(jìn)行銷毀。

2檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏對檔案管理工作的重視

檔案是農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)所從事的檢測活動的有效客觀證據(jù)，是復(fù)現(xiàn)檢測過程的重要憑證。目前，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)普遍存在對檔案管理工作不重視的問題，未充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，片面認(rèn)為檔案管理就是對文件材料的簡單整理，缺少歸納和利用。這在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。

2.2缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

目前，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)從事檔案管理的人員多為兼職，并非檔案管理專業(yè)人才，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。這不僅影響機(jī)構(gòu)檔案管理人才科學(xué)素質(zhì)結(jié)構(gòu)的形成，而且有礙于檢測機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清晰，管理規(guī)范不健全

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容和規(guī)劃缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檢測機(jī)構(gòu)一般按照習(xí)慣進(jìn)行檔案管理，沒有明確檔案管理內(nèi)容，難以達(dá)到檔案管理預(yù)期目標(biāo)。缺少制度和規(guī)范的保障，其管理質(zhì)量必然難以保證。例如，如果檔案收集工作制度不健全、不規(guī)范或者執(zhí)行不嚴(yán)格，必將造成收集歸檔工作很被動甚至不及時。

3檔案管理工作對策

3.1提升檔案管理人員素質(zhì)

檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理知識的學(xué)習(xí)，使其具備過硬的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，提高檔案管理水平和綜合素質(zhì)。

3.2加強(qiáng)檔案管理建設(shè)

檢測機(jī)構(gòu)要切實提高對檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識到檔案管理工作也是本職工作，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)、資源配置、人才培養(yǎng)等，做好對檔案管理工作的資金投入和政策等方面的支持，實現(xiàn)檔案管理的新發(fā)展。

3.3強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

新形勢下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實際需要，各種類型的檔案資料不斷涌現(xiàn)，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)只有借助信息化建設(shè)，樹立信息化意識，加大對檔案管理人員的信息化教育培訓(xùn)，才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)、高效管理。

3.4明確農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容

對檔案管理時，不僅要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類管理，也要將信息化管理方式引入到檔案管理中。要求檢測機(jī)構(gòu)增加電子檔案使用效率，按照檔案類型和檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的分類篩選，并制定農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使各檢驗檢測機(jī)構(gòu)明確自身行為規(guī)范，對檔案進(jìn)行規(guī)范化、安全化管理。

4結(jié)語

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識，建立健全檔案管理制度和管理規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，充分發(fā)揮檔案管理的參考價值作用，確保農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系的有效運行。

作者:丁宗博 張興龍 李莉 魏亦山 單位:青島市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心