電子檔案電子化精選(九篇)

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第1篇：電子檔案電子化范文

辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計算機來實現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機進行利用，提高其使用效率。現(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時的科技不發(fā)達，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現(xiàn)檔案電子化

第2篇：電子檔案電子化范文

榮譽檔案在檔案中占據(jù)著獨特而重要的地位，它的價值不容忽視。隨著改革開放和企業(yè)對外宣傳力度的加大，實體榮譽檔案的管理和利用方式已明顯滯后。在榮譽檔案的管理和利用上，如何運用先進的電子技術(shù)，已經(jīng)成為擺在我們面前亟待解決的新課題。這必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。榮譽檔案電子化管理將成為實體榮譽檔案的延伸，這種延伸是利用者的需要決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。

一，榮譽檔案電子化管理的意義

在新的歷史時期，檔案工作要抓住歷史機遇，不斷開發(fā)檔案新資源，努力拓寬檔案新領(lǐng)域，寓創(chuàng)新于開拓之中。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，搞好檔案資源的開發(fā)利用。面對信息化時代的發(fā)展，檔案工作只有跟上時展的步伐，才能實現(xiàn)創(chuàng)新。榮譽檔案電子化管理，就是使榮譽檔案盡早進入“信息高速公路”，實現(xiàn)辦公自動化、檔案管理數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)程序化的第一步，從而增強了檔案事業(yè)的活力，為實現(xiàn)檔案資源的充分利用提供了方便、快捷的服務(wù)手段。

二、榮譽檔案電子化管理勢在必行

(一)實體榮譽檔案保管的弊端

榮譽檔案分為集體榮譽檔案和個人榮譽檔案。我們這里所說的主要是指集體榮譽檔案。

每個企業(yè)和部門經(jīng)過頑強的拼搏和開創(chuàng)性的建設(shè)都收獲了很多榮譽，都有著自己輝煌的歷史，那裝滿密集架的榮譽就是她的見證。這些榮譽主要載體就是獎杯、獎牌、獎狀、錦旗等。隨著時間的遷移，這些榮譽越來越多。長期下去，既不便于長期保管，又給檔案庫房的容量增大了壓力。隨著企業(yè)對外宣傳力度的加大，每個單位、部門到檔案室查閱、借閱榮譽檔案的特別多，現(xiàn)拍照既浪費了大部分的時間，又為檔案工作人員增加了勞動強度。

(二)榮譽檔案電子化管理優(yōu)點

榮譽檔案電子化是指用數(shù)碼照相機或其它設(shè)備將榮譽實體檔案轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。

1、查閱快。榮譽檔案電子化管理是經(jīng)過整理、加工，暫存在計算機中的，檢索起來非常方便，只要輕點鼠標，隨時都可以找到需要的榮譽檔案。

2、傳輸快。從利用這個角度看，只要有通訊網(wǎng)絡(luò)，電子榮譽檔案不但可以直接拷貝，還可以郵件形式迅速傳出。

3、成像快。電子榮譽檔案是以圖片的形式存儲在計算機當(dāng)中，若有需要榮譽照片，可以直接傳送或輸出，充分實現(xiàn)檔案資源共享。

4、保存更加安全方便。傳統(tǒng)的榮譽檔案是以紙、布、鐵、木等材料為載體，對環(huán)境的要求高，耐久性差。無論是獎狀、獎牌，還是獎杯，均會隨著時間的推移出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、生銹、字跡模糊等現(xiàn)象，從而影響榮譽檔案的再次利用。榮譽檔案電子化管理，使得榮譽檔案的載體變成光盤、磁盤等。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，而且保存與復(fù)制不存在變質(zhì)、褪色等問題。

所以說榮譽檔案實體管理方法已經(jīng)嚴重影響了檔案利效率，這種滯后的，嚴重妨礙檔案利用的解決方法就是盡早實現(xiàn)榮譽檔案電子化管理。只有榮譽檔案電子化管理才能迅速提高榮譽檔案的利用效率，從而解決了重復(fù)的查閱、拍照帶來的不必要的無效勞動。

三，榮譽檔案電子化管理的方法

(一)榮譽實體檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的方法和步驟

1、方法

可利用數(shù)碼相機、網(wǎng)e拍、掃描儀等設(shè)備將榮譽檔案逐件拍照，按照檔案歸檔要求進行整理，以電子圖片形式保存，這樣實體榮譽檔案就完成了向電子檔案的轉(zhuǎn)換。

2、具體步驟

(1)利用數(shù)碼相機將榮譽檔案逐一拍照。我們在接收榮譽檔案時都有接收登記，拍照時最好按照登記順序進行拍照，這樣既提高了編輯速度，也提高了榮譽檔案的查閱速度。

(2)將拍完的數(shù)碼照片拷貝到計算機里。數(shù)碼相機相當(dāng)于一個移動硬盤，只有把存放在相機里的照片拷貝到計算機里，才能進行編輯。

(3)利用圖像編輯軟件進行編緝。我們所說的編輯就是將照片內(nèi)容以外的部分剪下去?，F(xiàn)在的圖片處理軟件非常多，大家選一種自己比較熟悉的一種就行，其方法和步驟基本是一致的(好一點的掃描儀也可以直接對照片進行編輯)。

以我用的圖像處理軟件為例(photoshop7.0)。

②獲取照片(點菜單中的文件―打開―選―編輯對象)；

③裁剪／調(diào)整大小(點工具欄中的剪刀將編輯對象中多余的部分剪掉)；

④保存。

值得注意的是：無論大家使用什么圖像處理軟件，我個人意見保存圖片格式最好是jpeg格式，不要使用圖像處理軟件的專用格式，因為隨著時代的發(fā)展，任何一種軟件都將升級或被淘汰。

(二)榮譽電子檔案存放的方法

為了提高查找電子榮譽檔案的速度，可以結(jié)合本單位實際情況，按照省、總局檔案歸檔要求，按照組織機構(gòu)或年代進行歸檔。

(1)圖片獨立存在方式

就是把榮譽檔案圖片集中放在一個圖片庫內(nèi)，每個圖片都獨立存在的方式。此種方法必須按照歸檔要求制定查閱目錄，目錄上的序號與圖片的名稱要一一對映。此種方式是最直接，也是最簡單的，但此種方式是比較好的。

(2)超級鏈接方式

此方法就是先根據(jù)榮譽名稱、授予時間、授予部門等實際情況編制查閱目錄，然后再將實物與目錄鏈接起來。(具體方法：在編制好的查閱目錄上，選擇要鏈接的項目―鼠標右鍵―選超級鏈接―瀏覽目標選文件―選自己要鏈接的圖片確定)

值得注意的是查閱目錄與電子檔案文件夾要存放在同一張盤或者同一文件夾里，否則鏈接失敗。

(3)幻燈片方式

此方法易于觀賞，可以理解為一個單位對外宣傳的榮譽展。但是計算機中如沒有幻燈片編輯軟件，既便是編輯好的文件也將無法打開，所以說此方式受到一定的限制。(具體方法：打開幻燈片編輯軟件選空演示文稿確定選取適合制作內(nèi)容的自動版式(選空版)―插入編輯后的榮譽圖片―來自文件―插入的圖片需要調(diào)整大小―一般與底面的白框一般大即可給圖片加說明(我們發(fā)現(xiàn)說明在圖片上很不美觀，需要把它隱藏起來)―點鼠標右鍵疊放層次―置于頂層，這樣說明在圖片上就看不見了，按此方法，以此類推，一個嶄新的榮譽電子檔案就展現(xiàn)在我們眼前了。

四，榮譽檔案電子管理的注意事項

(一)榮譽檔案歸檔應(yīng)該分為獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等部分分塊管理，這樣便于我們?nèi)粘５拇娣藕凸芾?。與之相對應(yīng)的榮譽檔案電子化管理也是一樣的。編制的歸檔目錄，必須做到實體榮譽檔案與電子榮譽檔案一一對映。編制的檢索目錄最好有二套紙質(zhì)目錄。

(二)電子榮譽檔案的保管要做到分套異地保管。為了工作方便，計算機中要保存一套，另外要復(fù)制一套存儲在脫離計算機的移動硬盤里，作為短期保存。根據(jù)歸檔時間，可以按照時間段將電子榮譽檔案刻制成光盤，作為長期保存。光盤保存最好放在防磁柜里，以免數(shù)據(jù)丟失。如果沒有防磁柜，電子檔案存儲載體的保管要求要盡量達到以下三點：一是溫濕度要求，環(huán)境溫度選定范圍：17-20℃；相對溫度選定范圍：35％45％。二是歸檔時應(yīng)做防重寫處理，避免擦、觸摸、刻錄、涂抹。三是歸檔時載體應(yīng)直立存放，單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓，存放的裝具應(yīng)防光、防塵、防磁、防有害氣體。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

第3篇：電子檔案電子化范文

人事檔案存儲電子化涉及面廣,資金投入大,技術(shù)要求高,基礎(chǔ)工作量大,但巨大的優(yōu)勢已使其成為不可回避的發(fā)展趨勢?；鶎咏M織人事部門應(yīng)充分認識,做好相關(guān)軟件的開發(fā)和利用工作,積極推進人事檔案管理工作的電子化進程。

一、開展計算機應(yīng)用工作的必要性

1.新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來,信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進,成熟的信息及電子技術(shù)普及各行各業(yè),這也加快了各項工作信息化的進程,而新時期人事工作更應(yīng)走在前面,運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期人事工作,更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),這是新時期人事工作的迫切需要,也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作,才能使檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,這部分信息絕大部分是用手工管理的,不僅耗費時間長,重復(fù)勞動多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞,使信息內(nèi)容不規(guī)范,信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況,就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息,不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。

3.提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深化,人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子,建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式,采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案,更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用,實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

二、當(dāng)前計算機應(yīng)用工作中存在的問題

1.重復(fù)操作,數(shù)據(jù)難以共享。隨著計算機應(yīng)用工作的開展,應(yīng)用軟件的開發(fā)和推廣工作也得到了加強,各部門都逐步建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫,把人事工作中的主要信息管理起來,為人事工作提供了先進的技術(shù)處理手段,但往往由于各條線沒有采用統(tǒng)一規(guī)范化的應(yīng)用軟件,就造成了重復(fù)操作,數(shù)據(jù)卻不能共享。

2.現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發(fā)展,各級人事部門都購進了相當(dāng)數(shù)量的計算機和其他先進的辦公自動化設(shè)備,計算機應(yīng)用和信息應(yīng)用水平卻相對較低,而且大多數(shù)單位的計算機系統(tǒng)基本上是單位狀態(tài)使用,使現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用,信息資源沒有得到充分共享,計算機效能沒有得到充分發(fā)揮。

3.系統(tǒng)提供的信息不能完全滿足人事工作的需要,影響決策。目前,我們的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不完善,可供使用的信息量相對較少,應(yīng)用軟件不能很好地提供出所需的各類統(tǒng)計分析資料,無法滿足實際工作的需要,而且在操作上專業(yè)性增強,使軟件的利用率大大降低。不能及時為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)。

4.工作人員計算機操作水平相對較低,影響了軟件作用的發(fā)揮。由于計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展日新月異,而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員,計算機專業(yè)水平相對較低,如果不進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就難以提高計算機的應(yīng)用水平,難以適應(yīng)工作的需要,也勢必影響計算機作用的發(fā)揮。

三、人事檔案管理與人事信息管理同步化,是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式

人事檔案工作和人事信息工作相輔相成,密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式,人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高,這兩項工作雖然不能等同替代,但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中,無論是各級組織部門還是基層單位,人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的,分工也很明確,有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多,兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息,但側(cè)重點各不相同,信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。

各種人事信息系統(tǒng)應(yīng)用面較廣,利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹,或由本人直接提供有關(guān)內(nèi)容,或使用一些未經(jīng)校對的現(xiàn)成表格資料,隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式,學(xué)歷變化等信息的管理往往相對滯后,以上因素都會造成人事信息失實,影響人事工作的正常開展。另一方面,檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案,而且一般采用隨時維護的形式,在材料歸檔的同時就要更新信息,具有真實性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視,利用率低。要推動人事檔案的計算機管理,有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上,可將檔案管理與人事信息這兩類系統(tǒng)合二為一,開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動,提高工作效率,又可保證信息的準確、完整和新鮮,提高信息資源的利用率。

四、強化制度化建設(shè)使人事信息管理更加規(guī)范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限,如不及時進行數(shù)據(jù)備份,一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù),損失很大。同時,計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔,更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作,在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù),建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序,對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度,使檔案工作人員有據(jù)可依,最大限度地減少管理上的漏洞。

五、提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機制,各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫,并在日常工作中及時信息維護,檔案管理人員的工作量明顯加大,在遠程查檔剛剛起步的今天,計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。

六、計算機技術(shù)在檔案管理工作中的推廣程度應(yīng)視實際情況而定

第4篇：電子檔案電子化范文

一、醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的必要性

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使醫(yī)療機構(gòu)檔案的生成方式發(fā)生很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程，以及化驗結(jié)果、病理報告、手術(shù)安排、療程控制等過程均可以在計算機和通訊線路中進行。這樣一來，檔案的前身就以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案自然也以機讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案具有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

（一）電子化管理節(jié)省存儲空間

紙質(zhì)檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據(jù)極小的存儲空間。例如，一張光盤的容量可達600MB―4000MB，它可以存儲35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當(dāng)于把一個文件柜里的檔案內(nèi)容壓縮到一張光盤上，對于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節(jié)省大量的空間。

（二）電子檔案復(fù)制的精確度較高

紙質(zhì)檔案復(fù)制或縮微品拷貝時經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制是通過數(shù)字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實現(xiàn)復(fù)制件內(nèi)容與原件內(nèi)容完全相同，有效避免信息丟失。

（三）電子化管理的操作簡捷，工作效率高

電子檔案的形成和歸檔都可以借助計算機及相關(guān)的軟件系統(tǒng)，減少了人工操作步驟，簡化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時，還可以借助計算機對電子檔案進行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結(jié)果。即使在檔案存儲量很大、查詢條件模糊的情況下，計算機也可以較快地顯示查詢結(jié)果，使得檔案查詢工作方便快捷。

（四）電子化管理的傳遞更加快捷

電子檔案是在一定的計算機和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，其傳遞既可以使用移動存儲設(shè)備來進行，也可以通過網(wǎng)絡(luò)來進行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以同時傳遞給多個利用者，不受存儲載體的限制，簡化了檔案的逐個傳遞過程，節(jié)省了傳遞時間，提高了工作效率。

（五）電子化管理可以促進檔案的新分類

實行檔案電子化管理后，醫(yī)療機構(gòu)檔案傳統(tǒng)的分類方法將被打破，取而代之的是醫(yī)療信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分布在幾個管理模塊中，計算機按照規(guī)定指令，根據(jù)工作目標隨時設(shè)立和調(diào)整類目，檔案的分類更能貼近醫(yī)療工作各方面的實際情況，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。

二、醫(yī)療機構(gòu)檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對檔案管理工作缺乏足夠重視

檔案是醫(yī)療機構(gòu)的重要資源，但不少醫(yī)療機構(gòu)都存在“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，認為檔案工作不能給單位帶來經(jīng)濟效益，對檔案工作的重要性認識不足，致使醫(yī)療機構(gòu)檔案信息資源開發(fā)不足，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）設(shè)施不完善，電子設(shè)施的投入力度不夠

重視不夠?qū)е铝藢n案工作的投入不足，管理設(shè)施不完善。當(dāng)前許多醫(yī)療機構(gòu)都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設(shè)施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計算機、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機構(gòu)的日常工作之中，但檔案工作未能完全實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的及時轉(zhuǎn)變，有些單位對實現(xiàn)檔案電子化管理所必需的計算機、掃描儀、管理軟件等相關(guān)電子設(shè)施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現(xiàn)代化水平偏低。

（三）標準化和規(guī)范化工作有待加強

檔案電子化管理的前提是基礎(chǔ)工作的標準化和規(guī)范化，但目前許多醫(yī)療機構(gòu)的庫藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)相對薄弱，案卷質(zhì)量不高導(dǎo)致電子化轉(zhuǎn)換工作任務(wù)繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現(xiàn)行的檔案整理、分類方法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng);各單位檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是、層次不一，其規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性較低，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標準化和規(guī)范化水平，成為亟待解決的問題。

（四）管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術(shù)層次、完善的知識結(jié)構(gòu)和熟練的操作技能。目前，很多醫(yī)療機構(gòu)都缺乏具備現(xiàn)代高技術(shù)水平的高層次、復(fù)合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化程度偏低，缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢。

三、醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的實施途徑

（一）提高對檔案工作及其電子化管理重要性的認識

檔案管理是醫(yī)療機構(gòu)日常管理工作的重要內(nèi)容，是一項基礎(chǔ)性管理工作。醫(yī)療機構(gòu)檔案是各級各類醫(yī)療機構(gòu)建設(shè)和發(fā)展過程的原始記錄和真實寫照，能為其當(dāng)前的經(jīng)營和管理提供研究依據(jù)和決策參考，所以應(yīng)該提高對檔案工作重要性的認識。醫(yī)療機構(gòu)實施檔案電子化管理，既符合新時期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢，又是提升醫(yī)療機構(gòu)整體管理水平的要求，各級衛(wèi)生行政主管部門及其管轄單位對此項工作都應(yīng)高度重視，加快推進。

（二）加強電子化管理設(shè)施建設(shè)

一整套現(xiàn)代化的軟件、硬件設(shè)施，是實現(xiàn)檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。在硬件方面，應(yīng)購置計算機、掃描儀、刻錄機、服務(wù)器等;在軟件方面，應(yīng)購置和開發(fā)檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，并使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他各項工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩(wěn)、有序進行。

（三）建立健全電子化管理的標準化和規(guī)范化體系

為避免在檔案管理中出現(xiàn)無法可依、無章可循的混亂情況，醫(yī)療機構(gòu)必須建立健全檔案管理的規(guī)范化和標準化體系。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作具有統(tǒng)一科學(xué)的準則和依據(jù)，將檔案各項工作有機聯(lián)系起來，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范、高效運行，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的優(yōu)化。各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標準和規(guī)范，從而形成檔案管理標準化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)之中。

（四）加強電子化管理人才隊伍建設(shè)

1.加強檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

為使檔案管理者具備扎實的檔案（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第76頁）學(xué)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識，應(yīng)有計劃地組織檔案管理人員認真學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標準和理論知識，并在實際工作中考察他們的應(yīng)用能力和實踐能力，不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能。

2.加強檔案電子信息技術(shù)培訓(xùn)

建立檔案電子化管理系統(tǒng)，要求檔案工作者必須熟悉計算機操作知識和電子信息管理系統(tǒng)的各種功能，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序運行。對于計算機基礎(chǔ)薄弱的人員，應(yīng)從基礎(chǔ)知識和基本操作入手，結(jié)合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進行培訓(xùn);對于具有一定計算機應(yīng)用基礎(chǔ)的人員，培訓(xùn)的重點可以放在信息的規(guī)范采集、系統(tǒng)的全程運用和網(wǎng)絡(luò)知識的應(yīng)用方面。為鞏固培訓(xùn)成果，還應(yīng)將檔案電子信息技術(shù)的理論水平和操作能力作為重要指標，納入對檔案管理人員的考核范疇中去。

3.留住現(xiàn)有人才，積極引進人才

第5篇：電子檔案電子化范文

一、食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理的意義

食品稽查檔案是食品生產(chǎn)、銷售、轉(zhuǎn)運、儲存等環(huán)節(jié)監(jiān)管的客觀記錄，是食品稽查行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、制定監(jiān)管措施、市場反應(yīng)、問題處理等過程的歷史記載。也是食品稽查工作的一個重要組成部分。食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理是實現(xiàn)食品稽查工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)檔案信息資源、提高檔案利用效率、監(jiān)控雙方行為、考核稽查質(zhì)量的重要手段。

食品稽查電子檔案是指在食品監(jiān)督稽查過程中形成的各種信息資料，經(jīng)掃描儀、采集卡等電子設(shè)備，通過數(shù)字化處理，存儲于計算機數(shù)據(jù)庫中的電子檔案信息。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡(luò)以及相應(yīng)的管理軟件，對食品稽查電子檔案進行分類、編目、歸檔，實現(xiàn)稽查檔案資料電子數(shù)據(jù)的高密度存儲、快速傳輸和無地域、無時限資源共享以及查詢利用。食品稽查電子檔案內(nèi)容包括基礎(chǔ)管理類、統(tǒng)計報表類、稽查文書類、風(fēng)險級別類、其它類等，基本涵蓋了稽查工作的全過程。

食品稽查電子檔案的優(yōu)勢首先是檢索利用方便。電子化的食品稽查檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的任何一臺計算機經(jīng)過合理授權(quán)，只需輸入密碼即可對食品生產(chǎn)銷售企業(yè)的日常監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量、進貨渠道、庫存下架、使用、繳銷等情況進行查詢和統(tǒng)計。其次，檔案信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，食品稽查電子檔案使用高科技材料制成的光P、磁盤等介質(zhì)作為儲存載體，節(jié)能環(huán)保、使用壽命長，而且可以重復(fù)使用，解決了傳統(tǒng)實體檔案管理中容易損毀的問題。食品稽查電子檔案存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上，占用的空間小，操作簡單，節(jié)省資源。第三，可以實現(xiàn)檔案資源的共享。傳統(tǒng)的食品稽查檔案管理模式中，食品稽查單位和部門之間的信息無法做到及時交流和共享，造成資源浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息資源，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，這就為食品稽查電子檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享成為現(xiàn)實。食品稽查單位之間可以通過網(wǎng)絡(luò)進行有關(guān)稽查業(yè)務(wù)檔案的查找、利用，食品稽查單位內(nèi)部各部門之間也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)部門之間、上下級之間的稽查業(yè)務(wù)信息溝通、交流與共享。第四，食品稽查電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸。避免了傳統(tǒng)食品稽查檔案靠人力傳送，省時省力，而且也提高了檔案傳送過程中的安全性。

二.食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化存在的問題

首先，食品稽查檔案的電子化管理標準不統(tǒng)一。隨著食品稽查部門檔案管理信息化的廣泛開展，許多食品稽查單位都在添加檔案信息化設(shè)備和相應(yīng)管理軟件。由于沒有一個統(tǒng)一的食品稽查檔案電子化標準，所以各個食品稽查單位在電子檔案的收集、整理、歸檔標準方面，處于各自為政、各行其是的狀態(tài)。因此，建立一套科學(xué)、嚴謹?shù)氖称坊闄n案電子化管理體系標準是十分緊迫的問題。

第二，食品稽查檔案管理電子化過程中的安全問題。首先，由于電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，不能像紙質(zhì)檔案那樣可以通過文件的一些表面特征來判斷檔案的原始性，這樣，食品稽查電子檔案真實性就難以得到保障。其次，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展過程中，電子檔案的安全性問題日益突出。網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的入侵造成電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯他人的合法權(quán)益。這些問題都對食品稽查電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴重的威脅。

第三，食品稽查電子檔案管理對檔案管理人員素質(zhì)提出了更高要求。檔案管理人員既要懂得紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法，還要能夠熟練使用計算機等信息化設(shè)備和一些檔案管理軟件。

第四，食品稽查單位各自使用的稽查業(yè)務(wù)電子文件不兼容問題。由于各食品稽查單位使用不同系統(tǒng)、不同格式的稽查電子檔案，這就導(dǎo)致電子文件難以轉(zhuǎn)換、不兼容的問題產(chǎn)生，使食品稽查檔案信息資源共享受到影響

三、食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理對策

第6篇：電子檔案電子化范文

隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

1.1 沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標準，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標準、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實現(xiàn)標準、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調(diào)整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。

2.3 加強對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護、更新工作

由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

第7篇：電子檔案電子化范文

醫(yī)院科研檔案特點主要表現(xiàn)為以下幾個方面：①形成周期長且強連續(xù)性?？蒲谢顒咏?jīng)歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復(fù)雜，從立項一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學(xué)科突出且專業(yè)性強。醫(yī)院所開展的科研課題均是根據(jù)專業(yè)來實施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等。醫(yī)學(xué)研究中針對不同的專業(yè)所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應(yīng)凸顯出其專業(yè)性特點；③項目協(xié)作較多且學(xué)科綜合性也比較強。隨著社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進步，各種邊緣學(xué)科以及交叉學(xué)科的出現(xiàn)，在醫(yī)學(xué)研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學(xué)科研課題并非某個獨立的專業(yè)或者學(xué)科就可完成，而是多個學(xué)科和專業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學(xué)科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實施醫(yī)院科研檔案管理的重要性

在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內(nèi)容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學(xué)資料、記錄、實驗數(shù)據(jù)以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個科研項目自申報、課題立項、執(zhí)行、成果鑒定、評獎以及到應(yīng)用推廣均離不開管理。不管是在醫(yī)院社會服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對科研檔案實施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎(chǔ)上所實施的醫(yī)院科研檔案管理

3．1信息管理系統(tǒng)的開發(fā)以及應(yīng)用

隨著科研項目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項目有關(guān)信息的功能，不僅能進行科研項目有關(guān)信息的錄入，同時還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經(jīng)費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項目編號、項目負責(zé)人、科研經(jīng)費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關(guān)于科研項目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內(nèi)容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢功能。只要輸入相應(yīng)的時間就可進行有關(guān)信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導(dǎo)出來，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報表；②學(xué)科科研項目。醫(yī)院學(xué)科評估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報，一般需提供某學(xué)科科研項目實施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時間段某學(xué)科科研項目有關(guān)信息資料的查詢功能?；谝樵兊膶W(xué)科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學(xué)科項目查詢就可得到該學(xué)科有關(guān)報表。此外，其還具備電子報表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫(yī)院職務(wù)評聘或者職稱評審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時，利用該系統(tǒng)能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應(yīng)的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應(yīng)的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應(yīng)的計算機操作技能。

（2）規(guī)范科研檔案電子化。

結(jié)合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準則和標準，若有必要可附上相應(yīng)的說明。在管理中要求科研項目的實驗數(shù)據(jù)、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結(jié)、實驗圖片以及驗收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責(zé)的科研立項相關(guān)文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責(zé)掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

4總結(jié)

第8篇：電子檔案電子化范文

檔案作為發(fā)展記憶的基石和歷史的原始記錄，提供服務(wù)是其永恒的主題。文書檔案的檔案資料，經(jīng)過收集、整理、有序地保管起來，再由使用者把貯存的信息散發(fā)而出，科研和管理工作。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?！敖袷蕾囍灾牛笫蕾囍灾瘛?。由此，檔案不只是一種歷史但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務(wù)聯(lián)系。檔案信息化配套機制初步完善制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。

形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機制?；鶎釉簷n案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計算機專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補的態(tài)勢是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術(shù)保障。部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。第三，收集、整理，是檔案管理工作的重要組成部分。因此，檔案部門要改變“坐等待收、守攤待用”的傳統(tǒng)作風(fēng)，主動服務(wù)上門跟蹤收集，輔以文字說明的記錄，然后歸檔、保存，以今后的發(fā)展留下寶貴的資料。

現(xiàn)在的社會活動越來越多，發(fā)展規(guī)劃、教育改革、干部選配，小到節(jié)假日舉辦書展、讀書會等等，都應(yīng)該派出專門人員收集文字資料和圖像資料，從中找出規(guī)律的資料和數(shù)據(jù)，整理好后，立卷、歸檔，以備他日為教學(xué)科研、黨政管理和編史修志服務(wù)。子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，網(wǎng)絡(luò)化時代已經(jīng)到來，為檔案價值的實現(xiàn)提供了良好的客觀條件。目前，單位的機關(guān)科室，但許多都是掛靠黨群、紀委部門之下，只有執(zhí)行的職能而無決策的權(quán)力，這種上世紀的管理模式早已不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代高校管理工作的需要。因此，深化高校教育管理體制改革，要堅持模式創(chuàng)新、思路創(chuàng)新、手段創(chuàng)新和實踐創(chuàng)新，讓高檔的檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出生機與活力。

第9篇：電子檔案電子化范文

近年來，隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的調(diào)整和科技的發(fā)展，信息化建設(shè)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”很快成了人們熱議的話題，很多行業(yè)、很多能人都在琢磨那個“+”號后面的內(nèi)容。所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”是指“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”。大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”，是滿足工作需求的一種方式，也是新常態(tài)下企業(yè)經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級的一個重要方向。各行各業(yè)，各個崗位紛紛試水，檔案工作者在信息化建設(shè)中同樣看中了互聯(lián)網(wǎng)這個大平臺。因為企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案信息資源，真實記錄了企業(yè)Q生、發(fā)展的歷史過程。這些檔案資料對于企業(yè)發(fā)展具有十分重要意義。那么，能不能把傳統(tǒng)的屬于文書工作的檔案管理納入信息時代“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，破解這個難題，我認為需要從以下三方面思考。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須樹立檔案信息電子化理念

1、什么是檔案信息電子化。

所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)或機讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

2、檔案信息電子化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展催生的產(chǎn)物

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化、無紙化的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，才能為企業(yè)提供更為完善便捷的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須充分認識檔案信息電子化必要性

1、檔案信息電子化可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前大多數(shù)企業(yè)檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、檔案信息電子化可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息查詢工作模式是：選題―選材―查詢―記錄，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜尋利用有效信息。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息給檔案工作者造成大量重復(fù)勞動，浪費了企業(yè)大量人力物力。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。在企業(yè)發(fā)展中，檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化可以發(fā)揮超前決策參謀的作用。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須在檔案信息電子化的進程中有新作為

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢為人先，敢于嘗試，有點開拓精神，富于進取創(chuàng)新。要勇于克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習(xí)慣，尤其要摒棄“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案無關(guān)的觀念，事實上，互聯(lián)網(wǎng)時代一切都與網(wǎng)絡(luò)息息相關(guān)。我們要積極接受新事物，努力適應(yīng)新情況，切實形成新思維，把“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”當(dāng)作檔案工作“新常態(tài)”的重要內(nèi)容，要有當(dāng)回“創(chuàng)客”過把癮的思想，圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，去思考、去籌劃、去實踐。如果我們“搭”不上“互聯(lián)網(wǎng)”這個平臺，那就要錯過一次信息時代自身發(fā)展的絕佳機遇。

2、要“能”?！澳堋本褪悄茏?、能成，有能力，有東西?！澳堋睆娬{(diào)更多的是“資質(zhì)”。這個“資質(zhì)”，一是能搭上?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”決不是一點門檻沒有、誰想搭就能搭的，就拿檔案來說，沒有數(shù)字化的檔案是不可能搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”這個平臺的，何況檔案還需要鑒定、解密。單就檔案信息化建設(shè)來說，距離“互聯(lián)網(wǎng)+”的差距就相當(dāng)大。二是得存“貨”多?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”其實就是信息大平臺，如果沒有海量的信息，怎么讓網(wǎng)民去搜索瀏覽呢？所以，要想實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的目標，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”。可見，加強檔案資源建設(shè)多么重要。三是要根據(jù)企業(yè)特點，搞好指導(dǎo)、咨詢和培訓(xùn)，并為企業(yè)制定檔案信息電子化相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標準，循序漸進，引向規(guī)范。

3、要“會”?！皶本褪怯惺侄?、講方法，“會”的中心是搞好服務(wù)。別以為“互聯(lián)網(wǎng)+”是神龍見首不見尾，大家誰也看不見誰就可以不講究服務(wù)質(zhì)量，甚至搞點歪門邪道。事實上，在這里更講究服務(wù)至上?；ヂ?lián)網(wǎng)的“用戶思維”必須到位，這與市場法則是非常契合的，仍然遵從“用戶至上”與“顧客就是上帝”的法則，只是在互聯(lián)網(wǎng)這個平臺上，市場法則更加透明、更加有序、用戶眼更尖而已，不遵從市場必然被淘汰。具體到我們檔案服務(wù)，面對“互聯(lián)網(wǎng)+”這個“風(fēng)口”，紙質(zhì)檔案下的服務(wù)模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)，怎么開發(fā)諸如微博、微信、QQ等多種網(wǎng)絡(luò)背景下的服務(wù)形式傳遞檔案信息，最大限度、最快速、便捷地服務(wù)企業(yè)，做到科學(xué)便捷，這才是我們努力的方向。

從“互聯(lián)網(wǎng)+”看檔案，我們看到的是機遇，更看到的是差距，是新常態(tài)“風(fēng)口”下需要更多付出的一條艱辛之路！