新政府會計制度下集中核算報賬流程

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摘要：現(xiàn)有財務(wù)報賬流程模式啟用時間不長，在實際操作過程中，需要不斷深入分析摸索，使得它越來越完善，本文以本財務(wù)核算中心(稱中心)為例對該報賬模式進行分析，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢進行探討提出相關(guān)建議，使之逐步實現(xiàn)報賬流程化、信息化、自動化。

關(guān)鍵詞：報賬模式；集中核算；探索

一、現(xiàn)有報賬流程模式

2018年底，為了學(xué)校了解各項經(jīng)費日常開支情況，便于學(xué)校實時掌握經(jīng)費運行動態(tài)，切實為學(xué)校所需，為學(xué)校所用，彌補中心與學(xué)校之間的支付動態(tài)信息斷層，初步建立如下示意圖財務(wù)報賬流程，其中聯(lián)絡(luò)員是在整個報賬過程扮演著重要的角色，是學(xué)校與中心的溝通橋梁和紐帶。對于聯(lián)絡(luò)員不是簡單地把手工填寫支付單改為支付管理系統(tǒng)錄入報銷單的變化，而是對票據(jù)進行初步審核，更是信息錄入過程的再次核對。對于本中心會計來說，對原始票據(jù)流轉(zhuǎn)循序暢通并沒有回流，降低總體工作量，縮短了報銷時間，加快了出票速度。

二、現(xiàn)有報賬模式存在的問題

現(xiàn)有報賬流程模式實行已有多個月了，在實際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)幾點問題：

(一)存在報銷排隊等待現(xiàn)象

核算中心承擔(dān)各學(xué)校的財務(wù)會計核算報賬大部分工作。首先每個會計完成十所以上的學(xué)校，會計核算工作量可想而知，且時間上也沒有加以限制，聯(lián)絡(luò)員隨時可以拿來報銷，造成排隊等待現(xiàn)象。其次，在現(xiàn)有的模式下，為了滿足經(jīng)費支出進度、執(zhí)行率等財政要求，便出現(xiàn)老報賬模式“年關(guān)現(xiàn)象”，之后報賬工作壓力就歸結(jié)到了會計人員，我們只能超限業(yè)務(wù)量加班完成。既影響了聯(lián)絡(luò)員的情緒，又影響了我們的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

(二)聯(lián)絡(luò)員專業(yè)性不足，容易反復(fù)性勞動

梳理后的流程，學(xué)校聯(lián)絡(luò)員角色完全轉(zhuǎn)變了。由原先前臺會計先審核后錄入支付管理系統(tǒng)，變成先由聯(lián)絡(luò)員在支付管理系統(tǒng)入錄信息后再由前臺會計審核，他們畢竟非專業(yè)會計出生，財務(wù)業(yè)務(wù)專業(yè)水平參差不齊，經(jīng)常把簽字手續(xù)不規(guī)范或不符合制度發(fā)票等票據(jù)錄入到支付管理系統(tǒng)中，更是不清楚某項業(yè)務(wù)發(fā)票從哪個項目經(jīng)費列支。比如，教師培訓(xùn)差旅費報銷各項超標(biāo)或沒有選擇專項培訓(xùn)經(jīng)費來源等等，到前臺會計審核出來，只能刪除該筆記錄并被退回原始票據(jù)，導(dǎo)致他們多次往返重新錄入，增加了不必要工作，對財務(wù)報銷產(chǎn)生誤解。

(三)會計難以核實經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實性

本中心報銷審核時要求會計人員不僅審核其合規(guī)性，而且還對報銷憑證的真實性和合理性做出判斷。在實際操作中，我們因不了解學(xué)校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生整個過程，沒有辦法事前和事中對業(yè)務(wù)進行實時監(jiān)控，只在事后對其進行會計核算。其次現(xiàn)有信息化手段的不足也使財務(wù)人員疲于應(yīng)付會計核算工作，無法將精力投入到經(jīng)濟業(yè)務(wù)調(diào)查核實上，即便進行核實，成本高，工作量大。再者，各學(xué)校大部分信息狀態(tài)仍停留在碎片化、分散化未形成系統(tǒng)，現(xiàn)有信息系統(tǒng)也相對孤立，不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)未能做到良好互通共享、數(shù)據(jù)交換困難，導(dǎo)致會計人員難以獲取業(yè)務(wù)信息，造成業(yè)務(wù)和財務(wù)相分離。

(四)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱及安全穩(wěn)定性風(fēng)險

本中心要負(fù)責(zé)107所學(xué)校的財務(wù)支付管理結(jié)算報賬業(yè)務(wù)，存在大量財務(wù)核心數(shù)據(jù)，學(xué)校、中心、銀行等之間接收結(jié)算都是通過財政支付管理體系進行網(wǎng)上傳遞開展業(yè)務(wù)，如此龐大的財務(wù)數(shù)據(jù)對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性能的安全提出了更高的要求。在學(xué)期期末及催經(jīng)費支出進度執(zhí)行率階段，報銷業(yè)務(wù)量會集中增加，容易出現(xiàn)支付管理系統(tǒng)運行不流暢，嚴(yán)重可能會癱瘓，造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，威脅資金安全。平時對財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理操作關(guān)鍵時刻，也時不時存在系統(tǒng)斷網(wǎng)卡機停頓不穩(wěn)定現(xiàn)象，進行刷新也不見效果，必須進行重新登入。特別是我們通過這次對不同類型學(xué)校抽樣采用問卷及座談方式進行信息化調(diào)研，了解到學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)軟件基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，特別是鄉(xiāng)下學(xué)校，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備一直都沒有得到設(shè)備更新。因此，需增強系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性。

三、報賬模式的初探

本著優(yōu)化報賬流程，精確化管理，優(yōu)質(zhì)財務(wù)服務(wù)的創(chuàng)新財務(wù)理念思維建立綜合化信息財務(wù)管理體系，采取分流報銷的方式，引入網(wǎng)絡(luò)報銷預(yù)審預(yù)約相關(guān)制度，創(chuàng)建“財務(wù)知識庫”信息，將各數(shù)據(jù)信息資源共享，完成系統(tǒng)整合，實現(xiàn)各校財務(wù)管理日趨規(guī)范、科學(xué)、信息化，促進教育事業(yè)健康有序發(fā)展，這需要分三階段：

(一)新增網(wǎng)上預(yù)約報賬模塊，緩解排隊現(xiàn)象，弱化“年關(guān)現(xiàn)象”

在現(xiàn)有報賬模式下，新增網(wǎng)上預(yù)約報賬模塊，也就是說依托信息化技術(shù)，對現(xiàn)有支付管理體系嵌入該模塊，應(yīng)當(dāng)充分考慮不同類別報銷業(yè)務(wù)的特點，結(jié)合其復(fù)雜程度、審核時長、溝通難度等實際情況，提供差旅費報銷、培訓(xùn)費報銷等多種經(jīng)濟業(yè)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報賬功能，便于聯(lián)絡(luò)員合理安排、有機選擇。具體設(shè)想如下：聯(lián)絡(luò)員將手續(xù)齊全的報銷單據(jù)按報銷業(yè)務(wù)分類整理，依分配的唯一賬戶，登錄支付管理預(yù)約報賬界面，對照相應(yīng)的單據(jù)選擇報銷類型、項目經(jīng)費來源、用途、金額、結(jié)算方式等相關(guān)信息，逐項預(yù)審并錄入報銷界面，輸入完畢檢查無誤上傳相關(guān)票據(jù)資料，同時根據(jù)自己具體情況選擇預(yù)約報銷時間，保存并生成支付號，打印報銷確認(rèn)單(涵蓋業(yè)務(wù)的主要信息點)。隨后同原始票據(jù)一同在預(yù)約好時間內(nèi)送交本中心，前臺會計收到后，調(diào)出系統(tǒng)內(nèi)錄好票據(jù)信息，逐一逐項進行核對審核，準(zhǔn)確無誤后進行賬務(wù)處理，上傳數(shù)據(jù)生成電子支付憑證，之后將原始票據(jù)依據(jù)金額大小、重要程度分別交總會計師、財務(wù)科長或主任進行監(jiān)督復(fù)核把關(guān)。對其聯(lián)絡(luò)員提交不清晰的票據(jù)，進行面對面溝通了解，并及時反饋報銷補充材料。最后票據(jù)網(wǎng)上銀行支付，將報銷金額轉(zhuǎn)到經(jīng)辦人約定的銀行卡或賬戶。在某種程度上，簡化了報銷程序上的繁瑣，緩解報賬工作壓力，同時提高了工作效率。其次，減少了聯(lián)絡(luò)員等待的浪費，緩解排隊現(xiàn)象，逐漸弱化“年關(guān)現(xiàn)象”甚至消失。

(二)創(chuàng)建“財務(wù)知識庫”，形成尊重信任的財務(wù)報銷規(guī)范

“財務(wù)知識庫”創(chuàng)建的思路，以知識庫構(gòu)建為基礎(chǔ)，逐步完善的“財務(wù)知識庫”。首先將依會計財務(wù)政策、辦法、通知等編印出的《財務(wù)管理資料匯編》中總結(jié)出不同報銷類型需要的附件材料、開支標(biāo)準(zhǔn)、實務(wù)操作和審核要點等信息嵌入財政支付管理系統(tǒng)。其次，根據(jù)如差旅培訓(xùn)費、設(shè)備購置、政府購買服務(wù)、出國費等不同報銷類型嵌入相應(yīng)報賬審核功能，將大多數(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、常規(guī)性的審核工作交由支付管理系統(tǒng)智能審核，少數(shù)的非常規(guī)、非標(biāo)準(zhǔn)化的報銷由本中心前臺會計人工審核，構(gòu)建一種以系統(tǒng)智能審核為主，財務(wù)人工審核為輔報賬審核模式，從而提高財報賬的自動化、智能化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。最后，可以將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限、電子發(fā)票查詢等也可以嵌入之中，實現(xiàn)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的智能審核、在線審批、自動支付和精細管理。它具有以下的特點，首先應(yīng)符合教育系統(tǒng)的實際，操作簡潔明了，便于各學(xué)校教職工易于上手操作，并保證在最短時間內(nèi)調(diào)出學(xué)習(xí)或查詢所需最新的知識信息，實現(xiàn)提醒業(yè)務(wù)。如在報銷某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時候，自動跳出該項標(biāo)準(zhǔn)、要點、財政指標(biāo)下掛以及完成項目進度等。其次，對“知識庫”內(nèi)進行更專業(yè)的信息數(shù)據(jù)細分，比如差旅費報銷按地區(qū)細分省內(nèi)差旅費、省外差旅費、市內(nèi)交通費等，就可在系統(tǒng)平臺上進行不同數(shù)據(jù)分析，以便局領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)在某項決策中提供有利參考建議。最后，還具有有效可維護的反饋平臺，知識庫的使用者通過反饋平臺將自己的想法“告訴”本中心管理員，管理員也可以通過這個反饋平臺及時地了解使用者的想法并給予他們更加便利、優(yōu)質(zhì)的報賬服務(wù)，達到理想的報賬狀態(tài)。除外，根據(jù)“財務(wù)知識庫”推出APP報賬軟件，不受時間或者地點限制完成報賬操作，這樣在某種程度上能夠有效減緩學(xué)校與我們財務(wù)人員發(fā)生矛盾，給財務(wù)相關(guān)報銷工作提供便利。還能提升聯(lián)絡(luò)員業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓其具備更加專業(yè)財務(wù)知識來服務(wù)各校財務(wù)管理工作。

(三)建立綜合化信息管理體系，信息資源共享與整合，實現(xiàn)實時對接，改善財務(wù)報銷管理模式

為了使得每個財務(wù)數(shù)據(jù)都能真實反映學(xué)校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)將支付財務(wù)管理系統(tǒng)與學(xué)校各部門相關(guān)信息系統(tǒng)(資產(chǎn)管理，教務(wù)管理、人事管理、預(yù)算管理等)進行有效數(shù)據(jù)對接整合，建立起一個覆蓋學(xué)校、中心、教育局三方綜合化信息管理系統(tǒng)共享平臺。可以科學(xué)、準(zhǔn)確、快速地為各學(xué)校各項數(shù)據(jù)管理活動提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的全面收集、有效儲存以及快速輸出，在此基礎(chǔ)上，由各學(xué)校根據(jù)自身的定位及發(fā)展需求，有針對性地運行數(shù)據(jù)共享平臺，為不同主體間信息交流、業(yè)務(wù)合作、管理活動提供決策支持。在報銷差旅費，出差人先登陸支付管理財務(wù)報銷系統(tǒng)輸入個人信息，進入差旅費報銷模塊，選擇經(jīng)費項目，填寫出差事由等相關(guān)信息，根據(jù)提示掃描車票和住宿費發(fā)票等材料，智能審核功能自動提取出差時間、地點及交通、住宿金額等信息，從公務(wù)卡銀行系統(tǒng)及時準(zhǔn)確匹配出持卡人該筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)消費信息包括消費的時間、地點及交易方名稱等進行消費痕跡核實。于此同時，根據(jù)從人事管理系統(tǒng)中調(diào)取該出差人出差審批信息，智能自動核算出允許報銷的城市間交通費、公雜費、住宿費及伙食補助等補助金額。系統(tǒng)自動通知校長等相關(guān)審批責(zé)任人在線簽字審批，自動審核完成后生成報銷確認(rèn)單。出差報銷人將整理黏貼好紙質(zhì)交通、住宿發(fā)票等報銷材料和確認(rèn)單交給學(xué)校財務(wù)聯(lián)絡(luò)員，送交財務(wù)中心前臺會計復(fù)核后，票據(jù)交由后臺會計進行會計賬務(wù)記賬。最后，將票據(jù)還給聯(lián)絡(luò)員自動支付，生成財務(wù)報表數(shù)據(jù)，并裝訂。通過該管理系統(tǒng)對痕跡核實管理，這樣對每一筆業(yè)務(wù)都有源可溯、有跡可循。對于學(xué)校來說，有利于更深入了解日常開支，隨時隨地查看項目經(jīng)費使用明細、以及可用額度，可全程追蹤報銷的進程，實時控制經(jīng)費的支出，體現(xiàn)學(xué)校經(jīng)濟主體性，更能夠把控經(jīng)費項目真實性。也有利于通過合理規(guī)劃，有序使用剩余經(jīng)費，提高了學(xué)校資金使用效率。對于中心財務(wù)人員來說，提高了報銷相關(guān)業(yè)務(wù)信息時效性、正確性，促進業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合，優(yōu)化財務(wù)報銷流程，降低了財務(wù)管理風(fēng)險，提升本中心財務(wù)管理精細化水平。進而在審核報銷時，我們重心放在報銷金額和會計科目復(fù)審上，最大限度節(jié)省審核復(fù)核時間，提高業(yè)務(wù)處理效率、報銷過程的透明，更一步提升財務(wù)中心服務(wù)水平與滿意度。在推行綜合化財務(wù)信息管理系統(tǒng)，可以由部分試運行到全部實行的分階段逐步推進，有效保證了學(xué)校財務(wù)報銷平穩(wěn)過渡，幫助教職工逐步適應(yīng)財務(wù)報銷審批方式轉(zhuǎn)變過程。系統(tǒng)運行執(zhí)行過程中，肯定會存在這樣那樣的問題，本中心應(yīng)積極聽取各方意見，不斷修改完善。

(四)加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)安全穩(wěn)定性

對于學(xué)校、本中心來說，要推行綜合化財務(wù)信息管理系統(tǒng)的報賬模式，不能因網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的關(guān)系使得信息數(shù)據(jù)丟失、泄露甚至被惡意篡，造成巨大的經(jīng)濟損失。所以首要加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、線路、電腦等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，并全面有效進行維護。還要對支付結(jié)算管理體系間情況監(jiān)測，不斷完善各系統(tǒng)對接接口，勢必細致謹(jǐn)慎采取必要的技術(shù)手段來保護管理財務(wù)信息，增強系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。其次，設(shè)立專門主管網(wǎng)絡(luò)部門負(fù)責(zé)全單位計算機網(wǎng)絡(luò)、軟件系統(tǒng)安全等工作，并由專門技術(shù)管理人員來監(jiān)督執(zhí)行，定期檢查網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)安全性，合理設(shè)置系統(tǒng)安全級別，設(shè)置或限制聯(lián)絡(luò)員和會計的使用賬號和權(quán)限，防止非法操作。最后，規(guī)范學(xué)校聯(lián)絡(luò)員和中心財務(wù)人員上網(wǎng)行為，確保支付網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、穩(wěn)定下進行登入，并妥善保管賬號、電子U盾及密碼。對財務(wù)數(shù)據(jù)加密保存，嚴(yán)格身份認(rèn)證和權(quán)限管理，避免認(rèn)證入口被非法入侵。此外，還必須加強相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，提高他們的網(wǎng)絡(luò)安全意識，保證資金使用安全。

四、結(jié)語

新政府會計制度核算下，制定規(guī)范的、科學(xué)的、數(shù)字信息化報賬流程模式，是時展的需要，是教育改革的需要，是提高財務(wù)管理工作效率必然選擇。通過本文對財務(wù)報賬探索，希望能為提高本中心財務(wù)報賬的工作效率和質(zhì)量起到一定的促進作用，為推進事業(yè)單位會計核算工作向合理、科學(xué)的發(fā)展方向提供有價值的參考。

作者：丁茹娟 單位：義烏市教育事業(yè)管理服務(wù)中心