企業(yè)合同管理問題思考

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1企業(yè)合同管理類型

企業(yè)的合同管理分為內(nèi)部合同管理和外部合同管理。所謂的企業(yè)內(nèi)部合同管理，主要是涉及企業(yè)人員內(nèi)部關(guān)系的調(diào)整問題。比如，勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議、培訓(xùn)合同等等。企業(yè)內(nèi)部合同管理的歸口機構(gòu)一般為企業(yè)的人力資源部門，也可以劃歸法務(wù)部門管理。這要看企業(yè)的規(guī)模及機構(gòu)設(shè)置情況。企業(yè)外部合同管理，指的是對涉及企業(yè)與其他單位之間簽訂的各種合同的管理。比如供貨合同、運輸合同、租賃合同、服務(wù)合同等。該類合同是企業(yè)合同管理的重頭戲。管理機構(gòu)應(yīng)為企業(yè)的法務(wù)部門。規(guī)模較小企業(yè)，可設(shè)置專職或兼職法務(wù)人員進行合同管理。

2企業(yè)內(nèi)部合同管理

企業(yè)內(nèi)部合同管理主要是勞動合同的管理。勞動合同制度的建立，為形成新的企業(yè)用人機制，促進勞動力合理流動，依法保護勞動者與用人單位雙方的合法權(quán)益，促進勞動關(guān)系的和諧穩(wěn)定發(fā)展，發(fā)揮了積極作用。加強勞動合同管理，能有效發(fā)揮勞動合同制度激勵機制作用，從而調(diào)動職工積極性，促進企業(yè)提高經(jīng)濟效益。企業(yè)應(yīng)當(dāng)強化勞動合同制度運行的日常管理工作。企業(yè)要加強對勞動合同簽訂、續(xù)訂、變更、終止和解除各個環(huán)節(jié)的管理。對勞動者履行勞動合同情況主要是其個人工資、休假、保險福利、加班及獎懲等有關(guān)資料要有記錄。勞動合同期滿前應(yīng)當(dāng)提前一個月向職工提出終止或續(xù)訂勞動合同的書面意向，并及時辦理有關(guān)手續(xù)。企業(yè)內(nèi)部合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，只有確保企業(yè)內(nèi)部合同管理的良好績效，才能提高企業(yè)在市場經(jīng)濟條件下的競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。因此，做好企業(yè)內(nèi)部合同管理是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的根本[1]。

3企業(yè)外部合同管理

3.1合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容

合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容主要包括，審查當(dāng)事人的合法資格及合同的主要條款；審查合同的真實性、合法性及履約能力；監(jiān)督當(dāng)事人對不能即時清結(jié)的經(jīng)濟往來，必須簽訂書面合同；督促、檢查當(dāng)事人全面履行合同；檢查變更或解除合同是否履行了法定手續(xù)；檢查無效合同和利用合同違法的行為。

3.2合同的訂立的審查

企業(yè)訂立合同應(yīng)注意審查以下內(nèi)容。第一，訂立合同應(yīng)審查對方主體資格，是否為法定代表人或負責(zé)人本人或其授權(quán)人經(jīng)手，是否具有履約能力，合同內(nèi)容是否存在重大疏漏、欺詐。第二，合同文本盡量由本方提供，如對方提供，則應(yīng)更加嚴(yán)格審查，尤其是要注意其中可能存在陷阱。合同落款應(yīng)標(biāo)注簽訂日期，并加蓋騎縫章。第三，合同履行是否全面，是否會導(dǎo)致企業(yè)訴訟風(fēng)險、利益受損；慎重對待合同糾紛，妥善處理。

3.3定金合同的審查

定金合同是企業(yè)經(jīng)營中常見的合同類型之一，使用頻率高，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的高度重視。在經(jīng)濟往來中，使用定金擔(dān)保合同的履行是重要手段。定金法則具有特殊性。買方向賣方交付定金時，在當(dāng)事人一方著手履行合同前，買方可以將其定金拋棄，賣方可以將其定金加倍返還而解除合同[2]。對于定金用語上，一定要注意，不能把“定金”寫成“訂金”“。定金”是法律專用術(shù)語，發(fā)生特定的法律效力。而“訂金”則是一般日常用語，不發(fā)生“定金”法則。有的合同當(dāng)事人，為日后毀約留后手，特意將“定金”寫成“訂金”。對于沒有法律知識和相關(guān)經(jīng)驗的當(dāng)事人而言，容易埋下隱患，終將吃虧上當(dāng)。此外，定金兼具擔(dān)保方式與違約責(zé)任兩種屬性，當(dāng)事人可以約定定金的性質(zhì)，若無特別約定，定金性質(zhì)為違約定金。由此可見，定金與違約金都是針對違約行為的，若二者并用，一則有悖于違約金的補償性，使違約金具有了懲罰性；二則會造成非違約方的不當(dāng)?shù)美?。所以，違約金和定金不能并用[3]。

3.4合同附隨義務(wù)條款的審查

隨附義務(wù)是合同履行中的重要內(nèi)容。以買賣合同為例，存在以下兩種情形。一是，出賣人應(yīng)將關(guān)于買賣標(biāo)的物的法律上的種種關(guān)系告知于買受人。這也就是出賣人的告知義務(wù)。如果出賣人占有某項書據(jù)，應(yīng)將該書據(jù)交與買受人。二是，標(biāo)的物的危險，在交付前，已應(yīng)由買受人負擔(dān)的，出賣人于危險轉(zhuǎn)移后，標(biāo)的物交付前，如為標(biāo)的物支出費用而屬必要的，則應(yīng)根據(jù)委任的規(guī)定，屬于非必要的，應(yīng)依據(jù)無因管理的規(guī)定，向買受人請求償還。這也就是買受人之費用償還義務(wù)[4]。

3.5合同爭議條款的選擇策略

爭議解決方法是合同的重要條款，如何設(shè)置爭議條款至關(guān)重要。一般來說，合同爭議解決方法分為協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟等方式。對于爭議不大的糾紛，合同當(dāng)事人自行協(xié)商一般即可解決。對于當(dāng)事人無法自行解決的合同糾紛，可以通過第三方進行調(diào)解。比如，提交行業(yè)性、專業(yè)性人民調(diào)解委員會進行調(diào)解。調(diào)解的弊端在于，達成的調(diào)解協(xié)議不具有法定的強制執(zhí)行力，也就是不能申請法院強制執(zhí)行，只能靠合同糾紛當(dāng)事人自覺履行。第三種爭議解決方式——仲裁，從廣義上講，可以分為民商事仲裁、勞動爭議仲裁、農(nóng)村土地承包經(jīng)營糾紛仲裁、體育仲裁等類型。其中，勞動爭議仲裁是解決勞動爭議的法定前置程序。后兩種仲裁形式屬于行業(yè)性仲裁。企業(yè)之間的經(jīng)濟糾紛一般適用民商事仲裁方式。民商事仲裁是平等主體的公民、法人和其他組織之間發(fā)生的合同糾紛和其他財產(chǎn)權(quán)益糾紛而采取的爭議解決方式。當(dāng)事人采用仲裁方式解決糾紛，應(yīng)當(dāng)雙方自愿，達成仲裁協(xié)議。沒有仲裁協(xié)議，一方申請仲裁的，仲裁委員會不予受理。當(dāng)事人達成仲裁協(xié)議，一方向人民法院起訴的，人民法院不予受理，但仲裁協(xié)議無效的除外。選擇商事仲裁解決合同糾紛的優(yōu)勢在于，商事仲裁一裁終決，快捷高效。并且，商事仲裁不公開審理，媒體也不能公開報道，這樣就有利于保護合同爭議當(dāng)事人的商業(yè)秘密。

3.6建立合同備案制度

企業(yè)在經(jīng)營過程中，必然會涉及簽訂各種合同事宜。合同的簽訂、審批和備案都是必不可少的環(huán)節(jié)。對于規(guī)模較小的企業(yè)，企業(yè)負責(zé)人是合同管理的經(jīng)辦人或管理人。對于規(guī)模較大的企業(yè)，一般應(yīng)當(dāng)設(shè)置法務(wù)部，配備專門的法務(wù)人員進行合同的日常管理。重大合同則需要上報企業(yè)高管審批。企業(yè)的全部合同都應(yīng)該在法務(wù)部門進行備案，歸口管理。

3.7建立重大合同公證制度

公證制度是一項預(yù)防性司法證明制度，具有服務(wù)、溝通、證明、監(jiān)督等功能，在維護人民群眾合法權(quán)益、保障民商事交易安全、維護市場經(jīng)濟秩序、創(chuàng)新社會治理等方面具有獨特的職能優(yōu)勢和重要作用。公證以自愿公證為原則，以法定公證為例外。法定公證事項又稱為強制公證、必須公證，即法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)公證的事項，有關(guān)自然人、法人或其他組織應(yīng)向公證機構(gòu)申請辦理公證。經(jīng)過法定程序公證證明的民事法律行為、有法律意義的事實和文書，應(yīng)當(dāng)作為法院、仲裁機構(gòu)、行政機關(guān)認(rèn)定事實的根據(jù)。但有相反證據(jù)，足以推翻公證證明的除外。企業(yè)發(fā)生不動產(chǎn)的買賣、分割、轉(zhuǎn)讓、抵押、拍賣和出租等重大利益變動行為時，最好以公證的方式簽訂合同，以減少合同糾紛和欺詐。

3.8建立健全合同管理部門，充實合同管理人員，逐步完善管理制度

企業(yè)單位應(yīng)設(shè)置專管或兼管機構(gòu)，配備專職或兼職人員。合同管理人員應(yīng)當(dāng)從具有法律等專業(yè)的本科學(xué)歷畢業(yè)生中招聘。通過國家司法考試的優(yōu)先錄用。上崗前應(yīng)當(dāng)經(jīng)過嚴(yán)格的法務(wù)培訓(xùn)。大型企業(yè)的法務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)納入高管序列。無論是內(nèi)部合同管理還是外部合同管理，企業(yè)都要加強合同文檔的歸檔管理。

作者：行星 單位：天津社科院法學(xué)所