企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的重要性分析

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【摘要】合同管理離不開財務監(jiān)管，有效的財務監(jiān)管可以在企業(yè)合同風險防范中發(fā)揮重要作用。文章首先闡述了企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的重要性，然后指出要防范企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的缺位現(xiàn)象，并深入討論了企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的關(guān)鍵職能，包括合同訂立前的風險防范、合同簽署階段的財務監(jiān)管、合同履行過程中的財務監(jiān)管和合同履行后管理階段的財務監(jiān)管等，最后指出健全涵蓋財務監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系，不僅要完善企業(yè)合同管理的組織架構(gòu)，還要建設一支合同管理的專業(yè)隊伍，為維護企業(yè)的經(jīng)濟利益提出一些有價值參考。

【關(guān)鍵詞】合同企業(yè)；財務監(jiān)管；管理

一、緒論

當前經(jīng)濟社會全面高度發(fā)展的形勢下，企業(yè)經(jīng)濟往來大多通過經(jīng)濟合同來實現(xiàn)，經(jīng)濟合同的種類和數(shù)量也越來越多，企業(yè)必須加強對經(jīng)濟合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟利益，高水平高質(zhì)量的合同管理勢在必行。但在企業(yè)合同管理實際過程中，財務監(jiān)管力度不夠，財務人員主動參與意識不強，財務報表與真實經(jīng)濟業(yè)務脫節(jié)，合同管理效率低下，風險防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，加強財務部門在監(jiān)管合同簽訂到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的職能作用，從而把合同風險降低或進行有效規(guī)避，以便能有效提高合同管理的效率。加強對經(jīng)濟合同中財務監(jiān)管職能，是財務部門必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護企業(yè)經(jīng)濟利益，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟利益。本文主要關(guān)注財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，通過對合同管理過程中存在的主要問題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。

二、從財務監(jiān)管角度強化企業(yè)的合同管理

企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務和往來事項大部分都是通過不同的合同來實現(xiàn)的，可見合同在公司開展的對外經(jīng)營活動中起著重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節(jié)，展開對合同的風險預防和實時控制活動[1]。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序[2]。加強財務部門對合同的監(jiān)管非常重要，不容忽視。一方面，財務部門進行業(yè)務核算和編制財務報表需要以企業(yè)簽訂的經(jīng)濟合同為依據(jù)，屬于企業(yè)會計原始資料之一，加強合同的有效管理，充分發(fā)揮財務部門的監(jiān)管作用，是財務管理工作的一項非常重要的內(nèi)容，可以實現(xiàn)財務部門對合同涉及的經(jīng)濟事項的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過有效手段減少企業(yè)合同風險，提高合同管理過程中的效率，明確合同的管理責任，有效控制合同發(fā)生的費用，降低各項成本，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。可見，合同管理是財務管理的重要組成部分之一，加強對合同的管理也是財務部門要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴格遵守內(nèi)部控制規(guī)范，完成預期的經(jīng)濟效益目標。

三、防范企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的缺位現(xiàn)象

在企業(yè)管理事務中，大部分企業(yè)都會專門設立相應的管理部門進行合同管理，但財務管理部門與合同管理部門之間缺乏有效溝通，無法做到信息資源共享，使得財務部門的合同監(jiān)管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財務部門出具的財務報表與企業(yè)實際發(fā)生的業(yè)務脫節(jié)，導致財務部門提供的各項數(shù)據(jù)難以為企業(yè)管理者和各級投資者提供有價值的參考信息。在整個合同管理過程中，財務部門的管理人員主動合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過程履行，以及合同后期結(jié)算和合同保管等環(huán)節(jié)，財務人員往往沒有主動對合同進行監(jiān)管的意識，只是在合同履行后收到業(yè)務部門隨時傳來的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)財務人員對合同結(jié)算單據(jù)的基本理解進行財務核算，簡單發(fā)揮報銷、結(jié)算、統(tǒng)計的作用，而不進行合同相關(guān)業(yè)務的學習和及時溝通。這種經(jīng)濟信息的傳遞過程是不準確的，也不及時，加上財務人員對有些經(jīng)濟業(yè)務性質(zhì)不了解、對合同的具體執(zhí)行情況不清楚，導致財務核算滯后、財務數(shù)據(jù)也不夠真實，財務報表反應的情況與企業(yè)真實的經(jīng)濟業(yè)務缺乏關(guān)聯(lián)性[3]。這種情況下，財務部分出具的數(shù)據(jù)不能給企業(yè)的經(jīng)營管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價值的參考信息。為了改變上文描述的現(xiàn)狀，財務部門的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來，確保財務管理部門在企業(yè)經(jīng)濟正常運行過程中的知情權(quán)，發(fā)揮財務部門的監(jiān)管職能。財務管理人員要憑借自身對合同風險敏感的專業(yè)判斷力，準確而又及時的發(fā)現(xiàn)和評估潛在的合同風險，還要熟練運用各項會計制度和準則，利用相應的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風險降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財務管理人員對合同進行全過程的跟蹤監(jiān)管，將財務監(jiān)管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節(jié)就開始滲透進去，在合同的起草環(huán)節(jié)做好財務控制，事前防范，事中控制，事后補救，還要求財務人員全面更新經(jīng)營管理觀念，努力改變財務工作環(huán)境，同時提升財務人員的自身綜合素質(zhì)。

四、加強企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的關(guān)鍵職能

企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容就是合同管理，并且合同管理也是財務管理的一部分內(nèi)容，財務管理的主要目標包括下面三項，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風險、三是提高合同管理的效率。財務部門如何才能夠在企業(yè)經(jīng)濟合同的管理中發(fā)揮監(jiān)管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個階段進行分析探討。

（一）合同訂立前重點做好風險防范

風險預測和風險辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財務部門配合相關(guān)部門來完成。財務管理部門的工作人員要認真分析即將進行的合同活動中可能存在的風險，并保持積極溝通[4]。在風險分析2017年第02期下旬刊（總第652期）時代金融TimesFinanceNO.02，2017（CumulativetyNO.652）過程中財務管理人員要認真嚴謹，仔細調(diào)查合同簽訂關(guān)聯(lián)方的資信情況、財務情況、業(yè)務水平和履約能力，把可能涉及到的風險進行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風險的類型，制定有效的風險防范對策。合同本身就是合同風險一個重要的來源，財務部門需要注重相應細節(jié)，對合同中涉及財務的條款給予適當?shù)囊庖?。財務人員要重點關(guān)注合同標的是否符合企業(yè)業(yè)務范圍；合同中提及的經(jīng)濟事項和相關(guān)數(shù)據(jù)是否符合企業(yè)的預算和利益；合同的格式和合同類型是否規(guī)范；合同內(nèi)容和條款是否合理齊備。如合同價款的確定和支付結(jié)算方式、金額大小寫、產(chǎn)品和服務的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標準、履約期限和地點、違約責任的歸屬、爭議的解決等。

（二）合同簽署階段重點監(jiān)管合同簽署權(quán)限及備案程序

強化財務管理部門對合同簽定階段的監(jiān)管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節(jié)的管控，二是分送合同到相關(guān)部門環(huán)節(jié)的管控。財務人員應重點關(guān)注簽署的合同是否屬于經(jīng)過審核管理程序同意簽訂的合同；是否超越合同簽署權(quán)限，嚴格執(zhí)行企業(yè)的授權(quán)審批制度，做到重大事項審批簽字有效，嚴禁未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂；簽署加蓋的合同印章是否與財務備案表中的印章一致。如存在授權(quán)委托的情況，財務部門還應該審查是否存在委托備案書，合同受托簽字人是否與委托備案書中受托人一致，是否超出委托事項范圍以及委托期限等細節(jié)。完整合同需要專門編號并加蓋公章或合同專用章，合同管理部門應當?shù)谝粫r間將一份完整合同的原件或副本送財務管理部門備案。財務部門應履行同簽收制度，并指定專人負責合同的管理，對合同的管理實行責任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達成解除協(xié)議的時候應該重新走審批流程并及時報送財務部門簽收登記備案。

（三）合同履行過程中及時結(jié)算并設定索賠工作流程

企業(yè)財務部門對合同簽訂部門送存?zhèn)浒傅暮贤瑧P(guān)注履行過程的各種情況，依據(jù)合同中的各項條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務，按照合同內(nèi)容的要求，嚴格清理債權(quán)債務，做好合同款項的催收，對合同的履行情況進行及時評估。凡是沒有按照合同條款履約的，或者驗收未能通過的業(yè)務，財務部門有權(quán)拒絕撥款。這包括兩個方面，一是要密切關(guān)注對合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況，執(zhí)行嚴格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財務部負責和具體實施。對照合同履約的實際情況，把握好資金的使用和費用的結(jié)算等方面。對于合同款項的支付，要做到各項合同支出都必須履行計劃申報程序，并嚴格以批準的付款計劃為依據(jù)。在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過程中，財務管理人員應發(fā)揮監(jiān)督檢查的重要職能。重點的監(jiān)督包括：第一，合同變更必須符合相應的程序，符合有關(guān)法律、法規(guī)和政策；第二，變更應通過協(xié)商達成書面協(xié)議，作為原始合同的補充，做好原始記錄、原始資料的保管；最后，嚴格按照變更后的合同內(nèi)容和條款對相關(guān)費用進行審查，及時進行財務核算。需要強調(diào)的是，財務管理人員要提高合同變更后的索賠意識，明確合同變更和合同索賠職責，把合同監(jiān)管工作貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程。財務監(jiān)管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內(nèi)控要求，履行企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導會簽和各級審批程序，做到有章可循，照章辦事。

（四）建立合同管理在履行后的保密及評價制度

送存財務部門備案的經(jīng)濟合同要指定專人保管，并定期對合同進行編號、統(tǒng)計、分類和歸檔登記，以實現(xiàn)重要文檔的管理，同時還要注意財務人員職業(yè)道德，嚴禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。此外，財務部門要制定合同執(zhí)行情況的評價制度，按照兼顧全面和突出重點的原則，定期對合同執(zhí)行情況進行分析評價，并實施責任追究制度，做好合同履行后管理階段的財務管控。

五、健全涵蓋財務監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系

經(jīng)濟合同的管理需要有內(nèi)控和政策的支持，才能減少風險，達到合同管理的目的。同時一個健全的合同管理體系也離不開專業(yè)人才隊伍的參與。

（一）完善企業(yè)合同管理的組織架構(gòu)

企業(yè)管理本身就是一個相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，各部門應保證充分溝通，密切配合，單純強調(diào)某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。企業(yè)應建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門統(tǒng)管、業(yè)務部門分管、合同管理人員專管、財務部門監(jiān)管的企業(yè)經(jīng)濟合同管理風險評估和預防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項管理制度等在內(nèi)的全面的完善的合同管理制度，從結(jié)構(gòu)和制度層面進行規(guī)范，每個環(huán)節(jié)相互協(xié)調(diào)，如果企業(yè)簽訂合同的部門、執(zhí)行合同的部門、審批合同的人員，對合同的管理的流程沒有調(diào)整好，那么財務的監(jiān)管就會孤立無援，也就失去了財務監(jiān)管的基礎(chǔ)和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴密的合同管理內(nèi)控體系的支撐下，對經(jīng)濟合同進行動態(tài)化管理，各部門相互協(xié)調(diào)配合，財務部門對合同管理的監(jiān)管作用才能得到充分的發(fā)揮。

（二）建設合同管理的專業(yè)化隊伍

企業(yè)合同管理部門中人員素質(zhì)的高低會直接影響管理效率和質(zhì)量。所以財務部門要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財務人員在內(nèi)的合同管理人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，可以采取的途徑有講座、培訓、技術(shù)交流會等。培訓內(nèi)容涉及很多方面，例如，可以是強化與經(jīng)濟合同有關(guān)的法律知識的培訓，如《合同法》等，通過培訓強化經(jīng)濟合同管理人員的法律觀念和意識；也可以是加強對合同管理人員的業(yè)務水平、知識面的培養(yǎng)，提高其處理經(jīng)濟合同中各種事務的能力，讓其進一步掌握專業(yè)知識，熟悉合同處理手段，以此強化其專業(yè)能力。總之，采取多項舉措加強隊伍建設至關(guān)重要，建立一支專業(yè)化的人才隊伍，切實保障企業(yè)合同管理體系的正常運行和高效執(zhí)行。

六、小結(jié)

合同是企業(yè)日常經(jīng)營活動中必不可少的內(nèi)容，加強合同管理具有重要意義。合同管理離不開財務監(jiān)管，加強財務管理部門對合同的監(jiān)管是財務部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財務部門主動參與到合同管理中來，充分發(fā)揮財務的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風險，維護企業(yè)利益。在合同訂立前，財務部門要做好風險預測、風險辨析工作；在合同簽署階段，財務部門應對簽訂合同權(quán)限、合同印章使用管理、分送合同給相關(guān)部門等方面進行監(jiān)管；在合同履行階段，財務部門應嚴密關(guān)注合同實際履行情況，及時結(jié)算并清理債權(quán)債務，制定合同變更索賠工作流程和相關(guān)注意事項；在合同履行后管理階段，財務應做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強財務在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個階段進行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據(jù)實際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財務人員在內(nèi)的合同管理人員的培訓。相信有了財務部門的監(jiān)管，企業(yè)會更好的實現(xiàn)合同風險管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風險，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好的維護企業(yè)的利益。

參考文獻

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作者：吳麗群 單位：北京美滋樂源食品有限公司