事業(yè)單位人事檔案管理水平提升建議
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【摘要】提升事業(yè)單位人事檔案管理水平是目前人事單位管理部門很重要的工作,目前人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題:人事檔案管理資料不齊全;人事檔案管理資料不及時更新;人事檔案管理人員不專業(yè)等等。面對這些問題，本文會提出一些提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議。
【關鍵詞】人事檔案管理；提升工作水平；建議
事業(yè)單位相關部門繁多，人員資料復雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細記述相關人員的基本信息、社會經(jīng)歷、品德表現(xiàn)等資料。很多相關部門會根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人員的依據(jù)。
一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也在進步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。
1、基礎設施不完善
現(xiàn)在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料，另一種是隨著多媒體出現(xiàn)的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；?、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應的電子錄用檔案的基本配備設施也是不齊全的，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡等硬件設備等，基礎儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
2、管理標準忽視對教師的管理
沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標準是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進行管理，跟其它部門都是互不干涉，每一個部門的管理標準都是不一樣的，因此，就無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，也就不可能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
3、人事檔案利用水平較低
人事檔案的管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關的材料，這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。在之前的檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關資料的重要來源，但是現(xiàn)在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設，人事檔案服務使用意識差，認識不到其重要性。
4、管理的方式相對落后
現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進入到一個信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發(fā)展而發(fā)展。目前很多的事業(yè)單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機將紙質(zhì)版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統(tǒng)的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能很好適應事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。
二、事業(yè)單位人事檔案管理改進的對策
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也需要進行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。
1、建立健全人事檔案信息化的管理機制
1.1完善基礎設備設施
基礎設備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據(jù)工作的實際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠?qū)崿F(xiàn)共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；⑼ㄓ没墓芾碥浖鸩坏胶芎玫淖饔?。因此，為了解決這個問題，應當完善相應的電子錄用檔案的基本配備設施，使基本設施配備齊全，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡等硬件設備等，基礎儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
1.2標準化、規(guī)范化的管理機制
規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標準是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進行管理，跟其它部門都是也要進行適當?shù)臏贤ê徒涣?，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
2、重視人事檔案利用
在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務的工具，人事檔案服務使用意識要提高，認識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發(fā)揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發(fā)揮人事檔案的最大價值。
3、加強人事檔案信息化管理的安全性
檔案管理的一個重要關鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，規(guī)范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲，數(shù)字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。
4、建立人事檔案管理信息化的人才機制
任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認識人事檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員設備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現(xiàn)狀，力求實用，找準開展工作的切入點，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。
5、完善管理機制，靈活處理人事檔案
處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設，要利用好人事檔案，發(fā)揮人事檔案在識人用人中的基礎作用，善于利用檔案材料推進事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內(nèi)容也可以靈活的進行開放和查閱。
三、結(jié)論
人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應時代潮流，堅持科學發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業(yè)單位的快速發(fā)展做出貢獻。
參考文獻
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作者：郭婷婷