事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐研究
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事業(yè)單位是我國各類人才的主要集聚地。事業(yè)單位的各項(xiàng)職能由事業(yè)單位員工承擔(dān)。隨著中國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也發(fā)生了很大的變化。特別是事業(yè)單位的人事制度，其不再運(yùn)用傳統(tǒng)的人事管理形式，開始運(yùn)用現(xiàn)代化的人事管理方法。人事單位員工的個人信息主要被記錄在人事檔案中，同時事業(yè)單位在對員工進(jìn)行選拔時，會通過人事檔案來了解員工的基本信息。對事業(yè)單位在管理人事檔案的過程中存在的問題進(jìn)行研究，并提出優(yōu)化措施。通常來講，事業(yè)單位屬于公益性的管理機(jī)構(gòu)。它雖然不是政府部門，但是由政府運(yùn)用國有資源建立的，主要包括科技、交通、衛(wèi)生、文化等領(lǐng)域與部門。事業(yè)單位人事檔案中所包含的資料客觀真實(shí)地記錄了工作人員在不同方面的信息，是考查與了解工作人員的重要途徑，是保護(hù)工作人員合法權(quán)益的重要依據(jù)，是探討組織工作規(guī)律的主要材料。行業(yè)發(fā)展是否規(guī)范和人事檔案管理有著密切的聯(lián)系，也在一定程度上展現(xiàn)了事業(yè)單位的綜合管理質(zhì)量。我國事業(yè)單位人事檔案從管理現(xiàn)狀來看，在工作人員、管理方法制度、管理理念以及檔案內(nèi)容等方面還存在不足，應(yīng)對其進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，以滿足行業(yè)發(fā)展的需求。
一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題
1缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員
從目前我國事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多事業(yè)單位只是將檔案管理部門看作管理的一小部分。因而，檔案管理工作的針對性與專業(yè)性不強(qiáng)，這在很大程度上降低了檔案管理工作人員的積極性。同時，事業(yè)單位工作人員的檔案管理效率很難得到提高。基于我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合工作人員的工作情況，不難發(fā)現(xiàn)雖然大部分工作人員學(xué)歷都很高，但是其中有很多工作人員并非事業(yè)檔案管理專業(yè)。由于一部分事業(yè)單位財政工作正處于發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要階段，很多檔案管理工作人員并不愿意長時間從事檔案管理工作。且其對自身的工作內(nèi)容并不了解，也提不起興趣。如果檔案管理工作人員總是發(fā)生變動，就容易導(dǎo)致檔案管理工作人員隊伍青黃不接。檔案管理工作的程序十分復(fù)雜，如果工作人員學(xué)歷、專業(yè)素養(yǎng)等較低，而且調(diào)度頻繁，那么事業(yè)單位人事檔案管理缺乏人才的難題將很難得到解決。
2人事檔案管理方式落后，制度不完善
目前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理還在運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，且管理制度并不完善。很多事業(yè)單位對人事檔案的管理工作并不重視，特別是一些可以創(chuàng)收的事業(yè)單位，其大部分領(lǐng)導(dǎo)都把重心放在了怎樣創(chuàng)收與經(jīng)營方面，完全忽略了人事檔案的管理工作。大部分事業(yè)單位認(rèn)為單位的工作人員相對穩(wěn)定，沒有出現(xiàn)頻繁調(diào)度的現(xiàn)象，加之人事檔案的變動頻率也很低，故并沒有花費(fèi)很多精力在人事檔案的管理方面。與此同時，一些事業(yè)單位在管理檔案的過程中并沒有一個完善的管理制度，有的事業(yè)單位可能制定了有關(guān)管理制度，但卻沒有被執(zhí)行。如果這些存在的問題得不到改善，事業(yè)單位的檔案管理工作將會失去科學(xué)性與規(guī)劃性。由于事業(yè)單位并沒有把重心放在人事檔案的管理方面，因此檔案管理依然還運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，而并非運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段。檔案的大部分材料屬于紙質(zhì)版，不能存放太長時間，且個人信息容易受到磨損，甚至丟失。如部分紙質(zhì)版檔案由于受潮等，會出現(xiàn)字跡模糊的現(xiàn)象，導(dǎo)致人們在查閱的過程中，可能會斷章取義，從而帶來很多麻煩。所以，不論是在查閱還是維護(hù)方面，傳統(tǒng)管理方式的效率都十分低下，可能會影響到事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。
3內(nèi)容的開發(fā)利用有局限性
人事檔案管理工作主要是高效地為工作人員進(jìn)行調(diào)動、升級等提供憑證。但是目前，我國事業(yè)單位人事檔案從管理狀況來看，并沒有達(dá)到這樣的效果，甚至還存在重保密、輕利用的問題，沒有在內(nèi)容的開發(fā)與利用上進(jìn)行深入的挖掘與拓展。人事檔案資料還停留在對人員信息的簡單概括與整理上，其內(nèi)容主要是對個人學(xué)歷以及工作經(jīng)歷、社會關(guān)系和個人思想、政治品德等的記載，而在個人工作能力和興趣愛好等方面幾乎是空白的。如果人事檔案不能全面、完整地體現(xiàn)工作人員的實(shí)際能力與綜合素質(zhì)，事業(yè)單位就很難對人員有一個初步的了解，更不能將其作為選拔人才的依據(jù)。另外，人們使用檔案材料的方式也受到了限制，只有通過單位領(lǐng)導(dǎo)的審閱，檔案管理部門才會為其提供檔案材料。同時，檔案運(yùn)用的范圍也受到了各方面的局限，處于一個被動的狀態(tài)，并沒有把人事檔案的現(xiàn)實(shí)價值充分展現(xiàn)出來。
4檔案管理理念淡薄，軟硬件設(shè)施陳舊
大部分事業(yè)單位的工作人員與人事部門檔案管理理念落后，檔案管理方式滿足不了行業(yè)的發(fā)展需求，檔案材料很難在規(guī)定的時間內(nèi)整理完，而且檔案材料的內(nèi)容并不完整，這就無法確保檔案信息被充分運(yùn)用，從而降低了人事檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。此外，應(yīng)用于檔案管理的軟硬件設(shè)施陳舊，跟不上行業(yè)發(fā)展的步伐。在選拔干部時，如果涉及調(diào)檔，會因?yàn)槭艿綍r間、地區(qū)等不同的影響，導(dǎo)致調(diào)檔的過程相當(dāng)艱難，這樣不僅會浪費(fèi)人力、物力、時間，還不能及時獲得有效的信息。目前，只有少數(shù)地區(qū)創(chuàng)建了檔案數(shù)字化信息平臺，能夠讓使用者在指定的權(quán)限中不受區(qū)域的限制查看檔案材料，減少社會資源的浪費(fèi)的同時，確保了信息的全面性與真實(shí)性，從而更好、更快地服務(wù)于大眾?？墒?，人事檔案部門并未意識到這個問題的重要性，一直堅守傳統(tǒng)陣地，并未尋求改變，導(dǎo)致行業(yè)現(xiàn)狀多年來一成不變。
5檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)
目前，我國大部分事業(yè)單位都有特定的人事檔案管理部門，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也都有專門的工作人員管理。目前，事業(yè)單位檔案管理部門越來越重視對專業(yè)人才的培養(yǎng)。由于事業(yè)單位的工作相對穩(wěn)定，部分專業(yè)人才進(jìn)入單位后，忽視了對專業(yè)技能的發(fā)展與鞏固，出現(xiàn)了部分工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低的情況。特別是一些部門為了降低成本，會讓檔案管理人員兼任其他工作。其受到雙重身份的限制，很難專心地提高專業(yè)素養(yǎng)，這導(dǎo)致其對部分工作的業(yè)務(wù)程序不夠熟悉，工作的積極性也不高。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展與社會的進(jìn)步，我國事業(yè)單位人事檔案管理的效率逐步提高，在管理形式、管理理念、管理制度等方面逐漸完善。但是我國和發(fā)達(dá)國家相比還存在一定的差距，特別是在管理技術(shù)方面，管理技術(shù)的更新速度較慢，所以應(yīng)在技能以及數(shù)字化管理技術(shù)的利用上加以提升。目前，該怎樣在人事檔案管理中逐漸融入數(shù)字化的管理還有待考量，檔案工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)仍有較大提升空間。
二、事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化措施
1加大對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)力度
在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了確保檔案管理工作有序進(jìn)行，人事檔案管理部門要以創(chuàng)建一支具備創(chuàng)新能力、安全意識、信息技術(shù)專業(yè)知識的檔案管理人才隊伍為目的，大力培養(yǎng)專業(yè)人才，并借助交流招聘等形式，吸引更多的專業(yè)人才。結(jié)合當(dāng)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的需要，應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行不定期的職業(yè)素養(yǎng)、理論知識、實(shí)踐技能等各個方面的教育與培訓(xùn)。借助“請進(jìn)來”“走出去”的管理方法，引進(jìn)熟悉專業(yè)檔案理論知識信息和應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新型人才來壯大人才隊伍。還可以邀請檔案管理方面的著名專家對管理部門進(jìn)行授課，同時推行單位考核制度，激發(fā)工作人員的積極性，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感。
2加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案的信息十分豐富。事業(yè)單位人事檔案管理人員要合理地運(yùn)用資源，充分發(fā)揮其作用。如將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，結(jié)合實(shí)際狀況，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)；把傳統(tǒng)檔案和電子檔案的作用都充分發(fā)揮出來，以期提高工作效率的同時，更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)對于檔案管理部門的工作效率提出了一定的要求，檔案管理部門要保證能夠準(zhǔn)確、及時地傳達(dá)人事資料，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案同步。另外，還要充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，更快地在計算機(jī)中記錄檔案資料，融入相關(guān)的技術(shù)，用數(shù)據(jù)資料的方法展現(xiàn)圖片、錄音、影像等各種資料，并對紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行同步保存。這樣做不但能夠結(jié)合行業(yè)的需要，而且通過屏幕查閱有關(guān)資料，可以防止因經(jīng)常查閱檔案而導(dǎo)致其損壞。另外，要不斷地對人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，充分運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以節(jié)約檔案管理和調(diào)閱成本，提高工作效率。
3人事檔案原始資料的收集要科學(xué)、完整
收集完整的資料是人事檔案管理最重要的工作。檔案管理部門一定要加強(qiáng)對人事檔案材料的審核，如有缺漏，一定要及時補(bǔ)充完整。檔案不僅要包含人員的工作狀況、學(xué)籍資料、政審材料等，還要包含單位給予人員的認(rèn)定材料、工作調(diào)度材料等。要尤其重視部分容易遺漏的資料。例如人員的違規(guī)違紀(jì)表或是表彰獎勵表等?？偠灾耸聶n案中包含的最初材料一定要完整，要能夠?yàn)槿藛T進(jìn)行全面的描述提供憑證。同時，也要保證檔案的科學(xué)性與規(guī)范性，保證人事檔案管理工作能夠有序開展。
4更新領(lǐng)導(dǎo)人員的管理理念與人事檔案管理的軟硬件設(shè)施
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要清楚地意識到事業(yè)單位人事檔案管理工作對該行業(yè)的發(fā)展意義，要用長遠(yuǎn)的眼光看待事業(yè)單位檔案管理工作，為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。站在事業(yè)單位發(fā)展的角度來看，應(yīng)有效加強(qiáng)人事檔案管理，發(fā)揮出事業(yè)單位在吸引人才、培養(yǎng)人才等方面所具有的作用。適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理理念，更好地避免事業(yè)單位在平時的運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。在日常工作中，人事檔案管理部門要和檔案管理工作人員相互協(xié)調(diào)、共同合作，著手于事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，解決檔案管理過程中出現(xiàn)的難題。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要從根本上了解管理工作人員所面臨的工作難題，并在不違背國家有關(guān)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上協(xié)助工作人員解決問題。另外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要對單位內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)行不定期的抽查，在單位內(nèi)部構(gòu)建健全的檔案管理體系。事業(yè)單位還要遵守規(guī)定，在硬件方面結(jié)合檔案的數(shù)量和今后的發(fā)展趨勢，設(shè)置合理的庫房規(guī)模，庫房最好選在一樓，而且要做好防火、防盜、防塵等“八防”措施，設(shè)備要齊全。在資金充足的前提下，可以安裝漏水報警系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)系統(tǒng)、檢測系統(tǒng)等。還要配備好高拍儀、電腦等，創(chuàng)建一個信息系統(tǒng)平臺，包括查閱檔案、檔案轉(zhuǎn)出、借閱檔案、保險業(yè)務(wù)等方面。借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，讓其成為電子檔案，為更多的單位與個人帶來無紙化閱讀的便利，同時也能提高人事檔案工作的效率，減少對紙質(zhì)檔案的運(yùn)用，讓檔案的原件得到更好的保護(hù)。在檔案數(shù)字化信息訪問平臺中構(gòu)建安全防護(hù)層，以防黑客侵襲。電子檔案信息的保存可以借助光盤刻錄等方法進(jìn)行備份，這樣不僅能夠確保檔案的可靠性，防止造假情況發(fā)生，還能為檔案運(yùn)用者提供更好的檔案服務(wù)。
5注重人事檔案管理人員的能力提升
“學(xué)如逆水行舟，不進(jìn)則退。”檔案管理工作人員在檔案管理工作中具有重要作用，若不加以學(xué)習(xí)，就會讓整個單位的人事檔案管理水平處于落后狀態(tài)。從目前檔案管理的狀況來看，我國有很多事業(yè)單位中檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，這不利于提高人事檔案管理的工作效率。針對這種現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人必須在單位內(nèi)部組織專業(yè)管理培訓(xùn)。在培訓(xùn)的過程中，要采納檔案管理工作人員所提出的建議，對傳統(tǒng)的檔案管理體系做出科學(xué)、合理的調(diào)整，加強(qiáng)對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。如此能夠推動檔案管理工作順利展開。事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人要發(fā)揮帶頭作用，勇?lián)?zé)任，調(diào)動單位每一位檔案管理工作人員的積極性。比如開展各種各樣的文體活動，為檔案管理工作人員營造一個輕松的工作環(huán)境，助力事業(yè)單位的長久發(fā)展。目前我國社會發(fā)展得十分迅速，事業(yè)單位對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，要想將事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)勢充分地體現(xiàn)出來，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和所有管理檔案的人員就要十分重視檔案管理工作，而且要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，完善檔案管理體系，積極配合檔案管理工作，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
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作者:張黎一 單位:河南省生殖健康科學(xué)技術(shù)研究院