學(xué)校低值易耗品管理模式淺議

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摘要：低值易耗品管理是中等職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理中的一個(gè)不可忽略的部分，直接影響國有資產(chǎn)管理的安全和效益。本文以廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校為例，研析如何通過制度做先導(dǎo)，從信息化管理入手，以達(dá)到智能化、規(guī)范化管理低值易耗品的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：低值易耗品、中職學(xué)校、信息化、智能化

一、中職學(xué)校低值易耗品管理現(xiàn)狀及問題

1.低值易耗品管理內(nèi)涵

根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定，對(duì)不符合固定資產(chǎn)入賬標(biāo)準(zhǔn)的低額實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)：價(jià)值少于1000元，使用期限少于2年的實(shí)物類資產(chǎn)；或者高損耗類的實(shí)物資產(chǎn)，均作為低值易耗品來管理。中職學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和教學(xué)目標(biāo)主要是以職業(yè)教育為導(dǎo)向，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色來設(shè)置專業(yè)、系，依據(jù)各專業(yè)、系教學(xué)的不同需要，配置相關(guān)的教學(xué)器具和耗材。這些教學(xué)材料的特點(diǎn)是單位價(jià)值低，但是數(shù)量大、種類多、使用年限短、損耗快、增添頻繁。例如旅游管理系酒店管理專業(yè)，教學(xué)用的低值易耗品就有幾十種、數(shù)量上百萬件，2017年廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校(以下簡(jiǎn)稱旅商學(xué)校)全校的低值易耗品采購數(shù)額約500多萬元。

2.低值易耗品管理存在的問題

低值易耗品雖然單位價(jià)值小，但集腋成裘，管理不能因小而不為，以旅商學(xué)校為例，以往對(duì)低值易耗品的管理主要存在的問題有以下幾個(gè)方面。（1）管理簡(jiǎn)單化。旅商學(xué)校的低值易耗品主要指的是專用教學(xué)用具（如廚具、模具、餐具、客房用品等）、辦公設(shè)備（如文印、電腦）的維修耗材、日常辦公用品等。使用人、維修人或管理人員根據(jù)需要采購物品，憑供貨方提供發(fā)票，由經(jīng)辦人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（金額達(dá)到一定額度則需要主管校長簽字）簽字確認(rèn)，倉庫管理人員進(jìn)行書面登記后，交財(cái)務(wù)人員報(bào)銷付款。再無后續(xù)管理，特別是專業(yè)系購置的實(shí)操耗材，未能在領(lǐng)用時(shí)登記臺(tái)賬，也不能在報(bào)廢或損壞時(shí)記錄備查。（2）采購管理不規(guī)范。誰使用誰采購，憑發(fā)票報(bào)銷即可。沒有驗(yàn)收入庫的過程，也沒有采購過程的監(jiān)管。（3）缺少制度化的規(guī)定，管理無法可依。以往的學(xué)校管理制度中沒有針對(duì)低值易耗品建立專項(xiàng)的制度和規(guī)章進(jìn)行指導(dǎo)管理。（4）無法方便快捷統(tǒng)計(jì)和查詢。對(duì)于所購置的教學(xué)材料和實(shí)操用具的用量、損耗和使用情況沒有途徑可以快速查詢和統(tǒng)計(jì)。財(cái)務(wù)人員僅僅是將采購的項(xiàng)目及費(fèi)用確認(rèn)入賬，無法將采購物品清單及使用情況列明，更加無法在后續(xù)使用中查看使用的具體情況。資產(chǎn)變動(dòng)時(shí)未及時(shí)登記或記錄，如報(bào)廢的資產(chǎn)很多，但都未及時(shí)在資產(chǎn)管理人員處進(jìn)行集中處置，便隨意丟棄。（5）管理人員專業(yè)性不夠。資產(chǎn)管理人員大多為兼職，即使是專職，其主要的工作則集中在固定資產(chǎn)的管理上，對(duì)低值易耗品的管理相對(duì)寬松。（6）上級(jí)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)低值易耗品的關(guān)注度不夠，也是導(dǎo)致管理不嚴(yán)格的重要原因。

二、低值易耗品管理方法初探

低值易耗品作為國有資產(chǎn)的一部分，仍然需要規(guī)范化、智能化的管理，也需要跟蹤管理。比如目前普通打印機(jī)價(jià)值在500~900元，按照規(guī)定不符合記入固定資產(chǎn)，但是如果管理不善很容易造成鋪張浪費(fèi)，對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)管理工作造成不良影響，針對(duì)低值易耗品管理中存在的不同問題，應(yīng)該建立起一套科學(xué)、有序、有效的管理方法。鑒于上述管理要求，與學(xué)校本身的教學(xué)管理相結(jié)合，利用學(xué)校原有的OA辦公系統(tǒng)，建立信息化、智能化的低值易耗品管理體系。

1.建立健全低值易耗品的規(guī)章制度

改革需要制度的支撐，對(duì)未來低值易耗品的管理重點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)通過制度的形式強(qiáng)制固化。低值易耗品的制度應(yīng)比照固定資產(chǎn)的制度設(shè)計(jì)，需包含采購、入庫驗(yàn)收、登記、使用、領(lǐng)用等各個(gè)節(jié)點(diǎn)的管理要求。特別是涉及倉庫、實(shí)操室、實(shí)驗(yàn)室等低值易耗品集中存放和使用的地點(diǎn)，需要建立管理規(guī)章制度，以便相關(guān)管理人員有章可循。

2.通過信息化的手段優(yōu)化低值易耗品的管理

信息化手段是最有效的一勞永逸的管理模式，但是如何最大限度地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。目前，中職學(xué)校的辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）已經(jīng)普及，OA系統(tǒng)中集合了學(xué)校的機(jī)構(gòu)、人員、學(xué)期設(shè)置、課程設(shè)置等基礎(chǔ)信息，而且有審批流的優(yōu)勢(shì)，在OA系統(tǒng)中建立低值易耗品模塊，通過該模塊將低值易耗品的管理智能化。首先，需要將與低值易耗品相關(guān)的已經(jīng)制度化的流程在OA系統(tǒng)中生成。旅商學(xué)校分別新建了采購流程、物品領(lǐng)用流程、物品借用流程、物品報(bào)廢流程。以下舉例說明。（1）采購流程（見圖1）。將采購流程按照規(guī)章制度的要求及管理的要求（如采購額度超過規(guī)定限額則需要上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批），設(shè)置審批流程。使用人發(fā)起申請(qǐng)，提出要求，由采購員負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購，采購?fù)瓿珊?，倉庫管理員需要確認(rèn)并入庫（見圖2）。根據(jù)采購信息登記入庫，并登記發(fā)票信息、供應(yīng)商名稱以備查詢。采購確認(rèn)完成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)增加物品存量，見圖3。（2）領(lǐng)用物品。物品領(lǐng)用流程辦結(jié)后，由倉庫管理員確認(rèn)領(lǐng)用數(shù)量，核減庫存。借用物品流程也類似領(lǐng)用流程，只是在歸還確認(rèn)時(shí)，物品存量不變，見圖4。（3）盤點(diǎn)。低值易耗品按照管理需要進(jìn)行定期盤點(diǎn)，對(duì)于盤盈、盤虧的情況也可以在系統(tǒng)中修改和說明。（4）報(bào)廢。對(duì)于使用過程中不會(huì)破壞實(shí)物形態(tài)的低值易耗品，在報(bào)廢處置前需要在OA系統(tǒng)中申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)人員確認(rèn)核定后，再進(jìn)行處置核銷賬務(wù)。通過將低值易耗品管理模塊和OA相連接實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、透明化、規(guī)范化、程序化，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理從采購前到報(bào)廢處置均有證可考、有據(jù)可依，保障了國有資產(chǎn)的安全有效使用。

三、進(jìn)一步改進(jìn)建議和設(shè)想

1.資產(chǎn)管理與校園卡相連接

教師可以通過校園卡刷卡實(shí)現(xiàn)物品的領(lǐng)用、借用和歸還等操作。這里的物品包含固定資產(chǎn)，通過校園卡作為教師唯一識(shí)別信息，實(shí)現(xiàn)更加智能化的操作。

2.資產(chǎn)變動(dòng)的管理

目前在系統(tǒng)模塊中還未實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的調(diào)撥和變動(dòng)管理。資產(chǎn)在使用過程中，特別是有的學(xué)校不止有一個(gè)校區(qū)的教學(xué)工作，資產(chǎn)的調(diào)撥很難避免，如果沒有做好相應(yīng)的記錄，后期資產(chǎn)的維護(hù)、盤點(diǎn)均會(huì)面臨

3.辦公用品集中管理

對(duì)于每學(xué)期教學(xué)必需品，可以通過集中采購、集中領(lǐng)用的方式使管理層心中有數(shù)。在財(cái)政預(yù)算趨緊和精細(xì)化預(yù)算的形勢(shì)下更加需要我們管好每一筆開支。

4.低值易耗品使用的過程管理和跟進(jìn)

對(duì)于隨著物品使用而實(shí)物消亡的低值易耗品，需要關(guān)注它的使用過程，如咖啡和茶文化課程中的咖啡豆、茶飲品等，對(duì)于使用過程需要實(shí)時(shí)記錄，如果通過人工采集信息則工作量很大，如果通過二維碼標(biāo)識(shí)資產(chǎn)，物品使用時(shí)智能化記錄則可以較好地對(duì)課程和耗材進(jìn)行很好的匹配和管理。

參考文獻(xiàn)

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作者:何巍 單位:廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校