全面質(zhì)量管理干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)
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2018年中辦印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），明確干部人事檔案工作要聚焦功能發(fā)揮。做好內(nèi)容建設(shè)，保證檔案材料質(zhì)量，是干部人事檔案發(fā)揮功能的基礎(chǔ)。檔案材料是在組織人事工作中由不同人員和部門共同參與下完成，相關(guān)人員的工作直接影響檔案材料的質(zhì)量。全面質(zhì)量管理以產(chǎn)品或服務(wù)的功能提升為目標，立足產(chǎn)生過程，強調(diào)全員參與，在企業(yè)和公共管理部門廣泛應(yīng)用。在內(nèi)容建設(shè)中實施全面質(zhì)量管理，是做好新時代干部人事檔案工作的客觀要求。
工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的必然要求做好干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，是科學(xué)選任干部的必然要求。黨的提出，建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍。建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍，必須歷史、全面、辯證地考察干部，才能實現(xiàn)科學(xué)選人用人目標。干部人事檔案記錄了干部的成長經(jīng)歷、政治覺悟、忠誠干凈擔(dān)當表現(xiàn)和專業(yè)技能等信息，能為考察和了解干部提供客觀依據(jù)。做好內(nèi)容建設(shè)能杜絕檔案內(nèi)容呆板空洞的痼疾，為隊伍建設(shè)提供全面準確鮮活及時的信息。干部人事檔案也是黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作的記錄；運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)開發(fā)檔案資源，能為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準高效服務(wù)。做好干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)是落實干部管理相關(guān)規(guī)定，實現(xiàn)干部工作制度化、規(guī)范化的必然要求和結(jié)果。為全面提升干部工作制度化水平，中央圍繞干部選拔任用、考核評價等方面出臺了一系列制度?！饵h政領(lǐng)導(dǎo)干部考核工作條例》規(guī)定，干部考核以報告、評語、鑒定等形式確定結(jié)果的，應(yīng)當明確具體肯定成績和優(yōu)點，指出問題和不足；考核結(jié)論存入干部人事檔案?！饵h政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》對擔(dān)任黨政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)進行了規(guī)定，要求嚴格審核干部人事檔案，并將審核情況記入考察材料。此外，《公務(wù)員平時考核辦法（試行）》規(guī)定公務(wù)員平時考核結(jié)果記入年度考核登記表，《事業(yè)單位人事管理條例》明確事業(yè)單位實行崗位管理和合同管理，依據(jù)聘用合同規(guī)定開展考核；上述規(guī)定的執(zhí)行情況能在干部人事檔案中得到反映，可以督促干部管理工作制度化、規(guī)范化。
二、實施全面質(zhì)量管理是聚焦功能發(fā)揮、做好檔案內(nèi)容建設(shè)的必由之路
《條例》的頒布標志著新時代干部人事檔案工作焦點在于功能發(fā)揮。內(nèi)容建設(shè)是干部人事檔案功能發(fā)揮的基礎(chǔ)。聚焦功能發(fā)揮開展內(nèi)容建設(shè)，要求組織人事部門和相關(guān)工作人員在意識上由被動接受向主動管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)模式下的內(nèi)容建設(shè)不重視功能發(fā)揮，工作焦點放在材料的被動接收上。全面質(zhì)量管理模式下，內(nèi)容建設(shè)要主動識別、細化檔案應(yīng)發(fā)揮功能，明確檔案材料需要達到的質(zhì)量標準，圍繞質(zhì)量目標實現(xiàn)開展工作。聚焦功能發(fā)揮開展內(nèi)容建設(shè)，要求對檔案材料產(chǎn)生的全過程進行質(zhì)量管理?！稐l例》要求干部人事檔案內(nèi)容應(yīng)保證真實準確、全面規(guī)范、鮮活及時；檔案材料的質(zhì)量受產(chǎn)生過程的各個環(huán)節(jié)影響，因此必須立足全過程進行管理。傳統(tǒng)模式下，檔案管理聚焦于材料的接收、保存，對材料制作、填寫、審核等環(huán)節(jié)關(guān)注較少。全面質(zhì)量管理模式下的內(nèi)容建設(shè)關(guān)注檔案材料從產(chǎn)生到歸檔的全過程；在工作規(guī)劃階段應(yīng)確定哪些材料歸入檔案，制定材料的印制規(guī)范和填寫標準；在制作過程中要求按標準填寫、審核和反饋；在保存階段要求及時收集、移交、鑒定和歸檔；在組織人事監(jiān)督指導(dǎo)過程中將檔案材料是否規(guī)范作為監(jiān)督項目，及時檢查反饋；在利用過程中要對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋、整改。聚焦功能發(fā)揮開展內(nèi)容建設(shè)，要求涉及檔案材料產(chǎn)生的人員全部參與質(zhì)量控制。檔案材料產(chǎn)生過程中相關(guān)人員工作是否達標，直接關(guān)系檔案材料是否符合要求。傳統(tǒng)管理模式下，參與檔案材料產(chǎn)生相關(guān)人員責(zé)任劃分不明確，工作標準不具體。全面質(zhì)量管理模式下的內(nèi)容建設(shè)，立足工作流程設(shè)定質(zhì)量標準，明確崗位職責(zé)，制定問題反饋和責(zé)任追究機制，確保質(zhì)量隱患及時排除。
三、實施內(nèi)容建設(shè)、全面質(zhì)量管理的基本流程
實施全面質(zhì)量管理必須制定清晰的流程，明確全員參與、理清職責(zé)分工和質(zhì)量標準，才能有效地開展。根據(jù)干部檔案材料產(chǎn)生和利用實際，實施全面質(zhì)量管理可依下列流程開展。1.成立工作組。工作組負責(zé)分析檔案內(nèi)容建設(shè)現(xiàn)狀、確立檔案材料質(zhì)量標準，根據(jù)檔案材料產(chǎn)生、歸檔、使用等流程明確崗位職責(zé)和責(zé)任追究制度，制訂實施方案并組織實施。在全面質(zhì)量管理實施過程中，要求所有相關(guān)人員和單位均加入工作組既無必要也不現(xiàn)實，可由組織人事部門內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。工作組在各個工作環(huán)節(jié)，可以采取調(diào)研、座談等形式聽取干部代表和各單位意見。2.確定內(nèi)容建設(shè)目標。目標是指通過內(nèi)容建設(shè)使檔案材料應(yīng)當具有的功能，是實施全面質(zhì)量管理的目的和指引。根據(jù)《條例》精神，干部檔案內(nèi)容建設(shè)全面質(zhì)量管理目標可分為三個層次：第一個層次是記錄的信息應(yīng)當真實準確、全面規(guī)范、鮮活及時，第二個層次是充分體現(xiàn)干部在忠誠干凈擔(dān)當?shù)确矫娴谋憩F(xiàn)，第三個層次是在干部隊伍建設(shè)中發(fā)揮重要作用。3.制定檔案材料質(zhì)量標準。質(zhì)量標準是指檔案材料的形式和內(nèi)容應(yīng)當達到的要求，是評價檔案材料從產(chǎn)生到歸檔各環(huán)節(jié)是否規(guī)范的依據(jù)，也是實施全面質(zhì)量管理的著眼點。在制定標準時，既要著眼干部檔案材料中普遍存在的問題，還應(yīng)對照新時代內(nèi)容建設(shè)目標，查找檔案材料在功能發(fā)揮中存在的其他質(zhì)量問題；相關(guān)人員在產(chǎn)生和利用干部檔案材料時，發(fā)現(xiàn)影響材料質(zhì)量的因素也要一并匯總。工作組要針對上述問題，找出影響檔案材料質(zhì)量的關(guān)鍵點，制定標準。4.開展質(zhì)量檢查和反饋。經(jīng)常開展檢查和反饋制度，是提升檔案材料質(zhì)量的保證。要設(shè)置檔案質(zhì)量審查標準，積極開展定期或不定期的抽查，全面分析問題，明確改進方向，制定整改措施，督促整改。
四、影響全面質(zhì)量管理實施效果的關(guān)鍵因素
全面質(zhì)量管理是適應(yīng)新時代干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)新要求開展的，各部門人員必須提高認識、加強配合，持續(xù)不斷進行監(jiān)督檢查，才能保證取得實效。1.對干部人事檔案工作認識與重視程度。干部人事檔案工作核心在于利用。做好新時代干部人事檔案工作，要聚焦功能發(fā)揮，破除傳統(tǒng)觀念束縛。在內(nèi)容建設(shè)工作中轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動接收模式，主動加強檔案材料質(zhì)量管理。2.加強協(xié)同配合。檔案材料質(zhì)量受到填報人員、審核人員和保管部門共同影響。為確保檔案材料質(zhì)量，《條例》對干部本人、材料形成部門和組織人事業(yè)務(wù)工作人員的責(zé)任進行了明確規(guī)定。相關(guān)人員和部門要突破傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作—檔案工作相互割裂的思維束縛，共同做好檔案內(nèi)容建設(shè)。3.持續(xù)開展指導(dǎo)、監(jiān)督。經(jīng)常開展監(jiān)督指導(dǎo)，是檔案材料質(zhì)量持續(xù)提升的保證。在全面質(zhì)量管理實施過程中，要結(jié)合檔案材料從形成到歸檔全過程進行指導(dǎo)檢查。根據(jù)監(jiān)督檢查掌握的情況建立質(zhì)量監(jiān)控重點清單，分析制定預(yù)防和整改措施。
作者：喬才元 單位：鄂爾多斯市人社局檔案中心