企業(yè)檔案全文(5篇)

【摘要】本文通過對新《檔案法》中檔案信息化相關(guān)法規(guī)進(jìn)行梳理，并與實際情況進(jìn)行比較，總結(jié)得出軍工企業(yè)檔案信息化工作可從統(tǒng)籌考慮企業(yè)系統(tǒng)建設(shè)、加快信息技術(shù)落地應(yīng)用、促進(jìn)企業(yè)安全機(jī)制升級、引導(dǎo)企業(yè)人員革新觀念四方面進(jìn)行改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】新《檔案法》；軍工企業(yè)；檔案信息化

2021年1月1日起，新版《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱“新《檔案法》”）正式施行，標(biāo)志著檔案工作進(jìn)入一個新的階段。與以往相比，檔案信息化建設(shè)工作被提到一個重要的位置。作為傳統(tǒng)大型企業(yè)，軍工企業(yè)承擔(dān)了十分重要的國防裝備建設(shè)任務(wù)，其發(fā)展與國家命運緊密相連。在某種程度上，檔案信息化建設(shè)水平是軍工企業(yè)發(fā)展情況的體現(xiàn)。新形勢下，軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該做出哪些改變才能適應(yīng)新的形勢并謀求更好的發(fā)展，是需要討論的內(nèi)容。

一、新《檔案法》對于信息化建設(shè)的要求及現(xiàn)狀

信息技術(shù)的進(jìn)步帶來了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，與此相伴隨的是檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在這樣的背景下，新《檔案法》提出進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的要求。此次新《檔案法》專門新增了第五章一整章闡述檔案信息化建設(shè)的法規(guī)要求，以保障檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。新《檔案法》關(guān)于檔案信息化建設(shè)的要求主要體現(xiàn)在以下四點。

（一）檔案信息化納入企業(yè)規(guī)劃。新《檔案法》第三十五條規(guī)定“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”第三十六條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！毙隆稒n案法》的此項要求給檔案部門提供了一個更好融入業(yè)務(wù)流程的機(jī)會，也強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性。在軍工企業(yè)整個型號科研過程中，多類型、大數(shù)量級的檔案文件不斷產(chǎn)生。檔案工作與前端業(yè)務(wù)的集成化程度的不斷提升是優(yōu)化整個業(yè)務(wù)流程的必經(jīng)之路，為便捷提供檔案利用奠定了基礎(chǔ)，軍工企業(yè)的檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的良好銜接是企業(yè)整體工作提升效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)。目前來看，主要的問題在于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接問題和歸檔范圍問題。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的良好銜接可以使前端的科研數(shù)據(jù)產(chǎn)生之后，檔案系統(tǒng)有效對其進(jìn)行收集、管理和保存，以便于后續(xù)的利用。接口的開放給檔案工作人員提供了一個了解當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件狀態(tài)的權(quán)限，并參與到整個流程中，具備一定的話語權(quán)。當(dāng)前，軍工企業(yè)在新業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中仍然較少地考慮檔案部門的作用，甚至直接略過檔案部門就完成了系統(tǒng)的需求設(shè)計。歸檔范圍的問題直接影響檔案資源的全面性。當(dāng)前，不屬于歸檔范圍的文件基本不會經(jīng)過檔案部門之手，流程上也不會有檔案管理人員的參與，需要歸檔的資料常需要檔案人員逐個提醒設(shè)計人員進(jìn)行歸檔，這樣的現(xiàn)狀進(jìn)一步導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)忽視檔案信息化建設(shè)的問題，長期循環(huán)下去，檔案與業(yè)務(wù)的脫鉤越來越嚴(yán)重。

（二）確定電子檔案效力。為適應(yīng)社會的飛速發(fā)展和信息化水平的不斷提高，各類組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理方式開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，電子性憑證越來越多地產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保存。為應(yīng)對這種現(xiàn)狀，部分行業(yè)進(jìn)行了電子文件單軌制管理的探索，部分法律法規(guī)也對電子文件、電子數(shù)據(jù)的法律效力予以一定程度的認(rèn)可。新《檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以把電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定”。新《檔案法》中與電子檔案相關(guān)的法規(guī)釋放出以下幾個信號： 第一，當(dāng)前環(huán)境下，各單位的檔案部門應(yīng)該已經(jīng)具備實行“單套制”“單軌制”管理的條件，電子檔案應(yīng)該已經(jīng)具備可靠的來源，規(guī)范的程序和合規(guī)的要素。第二，法規(guī)認(rèn)同電子檔案的效力，為各個行業(yè)領(lǐng)域的電子文件“單套制”“單軌制”管理和全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了頂層的法律支持。與互聯(lián)網(wǎng)隔絕的特性使得軍工企業(yè)對于其產(chǎn)生的檔案的有效性的認(rèn)定是接受其具備等效性的前提，這里產(chǎn)生了一個保證電子檔案的“四性”（即完整性、真實性、可用性和安全性）的問題。第三，國家應(yīng)當(dāng)出臺關(guān)于電子檔案的管理辦法。事實上，此前國家檔案局辦公室所發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對企業(yè)電子檔案的管理機(jī)制、歸檔范圍、保存期限進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)范，對相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、運維及接口規(guī)范，電子檔案采集、存儲、保管、利用與處置等全生命周期合規(guī)要點等進(jìn)行了規(guī)定。結(jié)合自身業(yè)務(wù)特征，各軍工企業(yè)應(yīng)制定符合單位實際情況的實施細(xì)則。目前，軍工企業(yè)檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)模式下的電子形式歸檔的思路，初步具備了檔案以電子形式歸檔的意識。所占比例較大的，存量紙質(zhì)文件掃描件本質(zhì)上不是電子檔案，而是紙質(zhì)檔案的電子拷貝，在具體的管理問題上，大多數(shù)軍工企業(yè)檔案實體的管理仍然是實行“雙套制”管理。電子檔案的效力認(rèn)定是一個逐漸接受的過程，它分為意識上的認(rèn)同和管理上的允許兩個方面。從本質(zhì)上來說，電子檔案“單套制”的實行是一個輸出管控的問題，核心要求是確保電子檔案承載的信息在出口時能與最開始產(chǎn)生時的狀態(tài)一致，杜絕篡改、替換等問題。

企業(yè)檔案文化是反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的精神文明和物質(zhì)文明的總和。企業(yè)檔案文化蘊(yùn)含著企業(yè)的歷史文化，體現(xiàn)著企業(yè)的經(jīng)營成果，也啟迪著企業(yè)未來的發(fā)展方向，是企業(yè)文化的重要組成部分，也是企業(yè)文化的重要展示形式。在建立健全現(xiàn)代企業(yè)制度的新形勢下，如何開展企業(yè)檔案文化建設(shè)，是企業(yè)經(jīng)營者、管理者和檔案工作者需要認(rèn)真思考的問題。

一、建設(shè)的必要性

1.企業(yè)文化的重要組成部分

企業(yè)檔案記錄企業(yè)發(fā)展、承載企業(yè)歷史，真實記錄著企業(yè)的經(jīng)營管理過程與獨特文化底蘊(yùn)，是企業(yè)文化的重要載體，是企業(yè)的有形文化資產(chǎn)，對企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。企業(yè)檔案收集、整理、保管、利用的過程，也是企業(yè)文化創(chuàng)造、積累和豐富的過程?？梢哉f，企業(yè)檔案文化是企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化之間的橋梁和紐帶，也是企業(yè)文化的重要組成部分。

2.豐富企業(yè)文化的內(nèi)涵

企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)立與發(fā)展的寶貴財富與文化積淀，企業(yè)檔案中記錄和反映的企業(yè)精神文化，與其他形式的企業(yè)文化經(jīng)過融合，進(jìn)一步豐富了企業(yè)文化的內(nèi)涵，形成了獨特、多元的企業(yè)文化，為樹立企業(yè)品牌、提升企業(yè)核心競爭力注入了檔案的元素。

3.對企業(yè)發(fā)展提供有益啟示

一、企業(yè)檔案信息安全現(xiàn)狀分析

1.人才緊缺

由于企業(yè)檔案信息安全保障技術(shù)是近年來才被廣泛應(yīng)用的，對于企業(yè)檔案館來說，檔案人員的信息安全意識和技術(shù)水平有限，加之各個檔案分室的人員年紀(jì)偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業(yè)目前亟需解決的問題。人才是檔案信息安全保障建設(shè)的重要因素，檔案管理人員信息安全意識的強(qiáng)弱，現(xiàn)代化設(shè)備操作水平的高低，責(zé)任感的強(qiáng)弱等都會對檔案信息安全產(chǎn)生影響?？梢韵胂?，一個專業(yè)技能匱乏、責(zé)任感缺失、安全意識淡薄的檔案管理人員，無疑會使檔案信息安全如同置于一個無人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。

2.法制不健全

對于本企業(yè)來說，檔案信息安全建設(shè)剛剛起步，企業(yè)檔案信息安全方面的管理制度相對比較少，還需要在工作中不斷加強(qiáng)管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實施檔案信息安全管理。

二、企業(yè)檔案信息安全保障體系建設(shè)的措施

檔案信息安全簡單地說就是檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實物信息安全和檔案信息管理系統(tǒng)安全兩個方面。

市場環(huán)境瞬息萬變，競爭日常激烈，競爭范圍也從單純的產(chǎn)品競爭轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)品牌與文化之間的競爭，優(yōu)秀的企業(yè)文化有利于塑造良好的企業(yè)品牌，好的企業(yè)品牌又可以帶動企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增長，所以說，企業(yè)文化的建設(shè)對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)各種數(shù)據(jù)和材料的具體表現(xiàn)形式，企業(yè)文化建設(shè)離不開企業(yè)檔案的有效管理。

一、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案記載著一個企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)各項活動的基礎(chǔ)依據(jù)和展現(xiàn)，是企業(yè)管理中基礎(chǔ)且重要的一環(huán)，同時也是企業(yè)文化建設(shè)的基石和積淀、企業(yè)文化的記載者和傳遞者。因此，有效的企業(yè)檔案管理有利于塑造良好的企業(yè)文化。企業(yè)檔案是以實物的形式存在的，而企業(yè)文化則是以精神形式存在的，兩者相輔相成，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中缺一不可。通過有效的檔案管理，企業(yè)可以了解自身的形式和特點，進(jìn)而形成符合自身形象的企業(yè)文化，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化塑造的意義

（一）提供決策參考。

每個企業(yè)都有自身的優(yōu)勢和特點，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在確立了企業(yè)的發(fā)展方向和政策后，會組織和倡導(dǎo)企業(yè)文化的建設(shè)，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)的各項投資經(jīng)營數(shù)據(jù)，企業(yè)制度以及員工思想動態(tài)等都有一個直觀的了解，而企業(yè)的檔案管理就承擔(dān)著這一任務(wù)——為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的來源。通過這些數(shù)據(jù)、依據(jù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以引導(dǎo)形成富有企業(yè)特色的文化，得到企業(yè)員工的認(rèn)同。

（二）使企業(yè)文化更具針對性。

摘要：本文論述了利用電子計算機(jī)的信息化、科學(xué)化的檔案管理能夠獲取進(jìn)一步提升，經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)和企業(yè)檔案管理探討，提升檔案管理效率，旨在通過檔案數(shù)字化建設(shè)和企業(yè)檔案管理研究，讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化

在社會長期發(fā)展中，信息資源漸漸變成了社會和經(jīng)濟(jì)活動的重要資源。經(jīng)過信息技術(shù)的發(fā)展和推廣使用，讓信息產(chǎn)業(yè)的地位獲得了提升，并漸漸變成經(jīng)濟(jì)中的重要產(chǎn)業(yè)。在此過程中，信息技術(shù)的作用，也對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了不小的影響。此時作為一種信息資源，檔案的重要性便會凸顯出來。因而，在新時代背景下，要求管理檔案工作者及時更新信息，加大檔案數(shù)字化作業(yè)，完成對企業(yè)檔案信息的數(shù)字化管理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化發(fā)展概述

（一）檔案數(shù)字化概念

檔案教學(xué)化就是在各類高新技術(shù)支撐中，將各種載體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息，使用數(shù)字化加以存儲，并且用網(wǎng)絡(luò)的形式加以連接，在計算機(jī)管理中構(gòu)成一個有序的檔案信息庫存，從而實現(xiàn)信息的共享。長久以來我國的檔案管理均以紙質(zhì)、膠片和底片載體組合的，在當(dāng)前檔案管理保存的檔案信息依舊如此，而基于信息化時代社會下，有一定適應(yīng)性，讓檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值不能充分體現(xiàn)，檔案數(shù)字化建設(shè)有必要性，是完成檔案現(xiàn)代化管理和利用的保障。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展的作用