企業(yè)受控文件管理精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)受控文件管理范文

關(guān)鍵詞：食品實(shí)驗(yàn)室 質(zhì)量管理體系 文件控制

中圖分類號(hào)：F253.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）10（b）-0181-02

文件控制是為了保證每一個(gè)人擁有最新、有效的版本。作為一個(gè)多部門、多人員、多設(shè)施等組成的有機(jī)體，食品實(shí)驗(yàn)室在樣品受理、樣品檢測、出具報(bào)告書整個(gè)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照管理體系文件從事每一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)。它是實(shí)驗(yàn)室開展檢測業(yè)務(wù)、實(shí)施質(zhì)量活動(dòng)和確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的依據(jù)。如何做好文件控制工作，以保證管理體系文件現(xiàn)行有效，是必須高度重視的問題。為此，食品實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)充分識(shí)別質(zhì)量體系的所有過程，分析每個(gè)過程的輸入、輸出、所需資源及相關(guān)活動(dòng)，以文件化的形式進(jìn)行管理，推動(dòng)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn)。基于上述背景，本文就食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件控制問題做一點(diǎn)初淺的探討。

1 食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件概述

1.1　體系文件的分類與層次

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件的分類：食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中的文件按性質(zhì)可分為：質(zhì)量文件、技術(shù)文件和行政法規(guī)文件。按文件內(nèi)容可分為：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的質(zhì)量手冊(cè)、按標(biāo)準(zhǔn)要求形成的程序文件、為確保檢測工作順利進(jìn)行所需的管理性文件、作業(yè)指導(dǎo)書及外來文件。按受控狀態(tài)可分為：受控文件和非受控文件。受控文件由文件管理部門提出，實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)。受控文件應(yīng)注明文件編號(hào)和分發(fā)號(hào)。而非受控文件只有文件編號(hào)。

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件的層次：食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件可分為質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄四個(gè)層次。其中，質(zhì)量手冊(cè)規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、描述組織機(jī)構(gòu)，體系要素要求和職責(zé)、職能分配的管理體系的綱領(lǐng)性文件。程序文件是質(zhì)量的手冊(cè)的支持性文件，是質(zhì)量手冊(cè)原則性要求的展開與細(xì)化。作業(yè)指導(dǎo)書是某個(gè)具體作業(yè)的指導(dǎo)文件。記錄是闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)證據(jù)的文件。

1.2　體系文件控制的內(nèi)容及要求

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件控制的內(nèi)容包括：文件的起草、審核、批準(zhǔn)和，確保其充分性；文件的發(fā)放控制；文件的使用控制，確保清晰和易于識(shí)別；文件的評(píng)審、修訂、更改、再評(píng)審、更換控制；作廢文件的回收、存檔；外來文件的識(shí)別和分發(fā)。其控制的要求包括：（1）清晰、易于標(biāo)識(shí)和檢索。有效文件的標(biāo)識(shí)應(yīng)且有唯一性，即文件編號(hào)、版次號(hào)、修改碼應(yīng)齊全。同時(shí)，根據(jù)需要還可加“作廢”、“臨時(shí)”、“外來”等印記。（2）文件應(yīng)加蓋受控章和編制受控號(hào)，受控號(hào)是文件的唯一性編號(hào)。為了便于檢索，應(yīng)進(jìn)行文件分類并編制索引，確保外來文件得到識(shí)別和控制，防止誤用過期失效或作廢的標(biāo)準(zhǔn)。（3）文件的識(shí)別確認(rèn)、編審、印制、發(fā)放、使用、變更、回收、作廢、銷毀均應(yīng)嚴(yán)格按文件控制要求進(jìn)行，防止誤用和未經(jīng)授權(quán)的使用的。

2 食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件的要求

2.1　文件的編寫規(guī)則

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中質(zhì)量手冊(cè)應(yīng)由實(shí)驗(yàn)室主管根據(jù)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、準(zhǔn)則和其他法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定組織質(zhì)量手冊(cè)等重要體系文件的編寫，程序文件由相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人編寫，作業(yè)指導(dǎo)書和記錄由熟悉試驗(yàn)項(xiàng)目的工作人員編寫。編寫前必須進(jìn)行充分的培訓(xùn)。同時(shí)，所有質(zhì)量管理體系文件必須有實(shí)驗(yàn)室名稱、文件標(biāo)題、文件編號(hào)、生效日期、起草人、審批人的描述。質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量程序文件及部分支持性文件必須有版本號(hào)或編制年號(hào)。

2.2　文件的審核和批準(zhǔn)

眾所周知，文件正式開始運(yùn)行前，應(yīng)得到食品實(shí)驗(yàn)室主管或有關(guān)授權(quán)人員的批準(zhǔn)。首先，質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)審核和評(píng)審結(jié)果、法律法規(guī)變更，以及實(shí)驗(yàn)室內(nèi)外部環(huán)境改變的需要，適時(shí)提出質(zhì)量手冊(cè)的相關(guān)內(nèi)容修訂，以保證手冊(cè)的適用和現(xiàn)行有效。其次，質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織技術(shù)、業(yè)務(wù)、檢測人員對(duì)質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行審核，報(bào)實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后實(shí)施。最后，根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作的需要組織起草實(shí)驗(yàn)室對(duì)外行文，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任審核批準(zhǔn)，綜合業(yè)務(wù)室按照規(guī)定的范圍和要求發(fā)送并將原件存檔。

2.3　文件的發(fā)放和使用

食品實(shí)驗(yàn)室要根據(jù)工作需要確定文件的發(fā)放范圍、數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并填寫文件發(fā)放與回收記錄。要確保在相應(yīng)場所，都應(yīng)有現(xiàn)行的、經(jīng)過授權(quán)的文件版本。每份文件的批準(zhǔn)頁面加蓋“受控”印章后發(fā)行。（1）實(shí)驗(yàn)室內(nèi)使用的各受控文件在發(fā)放時(shí)由綜合業(yè)務(wù)室在封面編制分發(fā)號(hào)和加蓋“受控”印章。實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部不得使用非受控文件。（2）需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫《文件發(fā)放/領(lǐng)用審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在文件管理員處辦理領(lǐng)用手續(xù)。

2.4　文件的評(píng)審與修改

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件有效性的評(píng)審：（1）文件應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)審。一般情況在內(nèi)部審核和管理評(píng)審時(shí)進(jìn)行，評(píng)審的內(nèi)容為文件的適宜性和充分性，是否需要更新。（2）特殊情況可隨時(shí)進(jìn)行評(píng)審與修改。在文件實(shí)施過程中，由于內(nèi)、外部環(huán)境發(fā)生變化，如組織結(jié)構(gòu)、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變時(shí)，需對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審。（3）質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織文件的有效性評(píng)審，各部門借閱和平時(shí)使用情況提出意見，必要時(shí)按規(guī)定實(shí)施修改。

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件的修改：（1）文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件的使用或原編制部門提出，并填寫《文件修訂申報(bào)審批表》，說明更改原因和更改內(nèi)容，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后進(jìn)行修改。（2）文件的修改由綜合業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)通知文件的使用部門。使用部門接到修改文件的通知后，應(yīng)將修改前的文件交文件管理員進(jìn)行換頁或手寫修改。（3）文件修改過多或文件不適合體系要求，應(yīng)對(duì)體系文件進(jìn)行更換。如果體系文件，已不適應(yīng)實(shí)驗(yàn)室管理要求，應(yīng)考慮對(duì)文件進(jìn)行換版。對(duì)換版后的新文件必須重新發(fā)放登記。

2.5　文件的作廢與銷毀

食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件的作廢與銷毀：（1）文件破損、模糊影響使用時(shí)，使用人可到資料管理員處辦理更換手續(xù)。新文件的分發(fā)號(hào)沿用原文件分發(fā)號(hào)，原件由資料管理員負(fù)責(zé)銷毀。（2）對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件修訂/復(fù)制/丟失/銷毀申報(bào)審批表》，編制人核準(zhǔn)后報(bào)最高管理者或其授權(quán)人批準(zhǔn)銷毀。（3）實(shí)驗(yàn)室從法律或知識(shí)出發(fā)要保留已作廢的文件，需經(jīng)主管批準(zhǔn)，并加以明確標(biāo)識(shí)，除加注“作廢”標(biāo)識(shí)外，還應(yīng)加蓋“保留參考”或“歷史檔案”標(biāo)識(shí)作為檔案適當(dāng)保管。

3 食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件控制的方法

3.1　文件目錄

在文件目錄控制方面，食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系應(yīng)建立一個(gè)文件控制清，用于標(biāo)識(shí)文件現(xiàn)行版本的狀態(tài)，并可隨時(shí)得到它。文件清單就是指各類文件目錄，這個(gè)目錄應(yīng)標(biāo)明現(xiàn)行有效版本的版次、修改碼。用某個(gè)文件與目錄加以比較，就可鑒別出是否有效版本。如果沒有文件清單，則應(yīng)建立一個(gè)相應(yīng)的文件控制程序。

3.2　文件發(fā)放

在文件發(fā)放控制方面，對(duì)食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所，均應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本。這就要求制定一個(gè)各類文件的發(fā)放規(guī)定，以明確哪些部門應(yīng)該得到此類文件。然后，應(yīng)按規(guī)定發(fā)放，并留下發(fā)放記錄。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意文件不宜濫發(fā)，只發(fā)給“需要使用者”，而不發(fā)給“想要得到者”，這樣做不僅可節(jié)約紙張，而且能使效版本的跟蹤管理工作量最小化。

3.3　文件回收

在文件回收控制方面，食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系應(yīng)從所有發(fā)放和使用文件的場所，及時(shí)撤出作廢文件。最穩(wěn)妥的辦法是將全部作廢文件收回。但這有時(shí)有些困難，工作量很大。因此，允許采用其他方式進(jìn)行控制，只要能確保不發(fā)生識(shí)用即可。同時(shí)，有的食品實(shí)驗(yàn)室分布在國內(nèi)各地，實(shí)難做到全部文件收回，但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達(dá)，在異地按到換版文件或通知單后能及時(shí)加以修訂即可。

3.4　作廢文件標(biāo)識(shí)

在文件作廢控制方面，為了適應(yīng)法律要求和積累知識(shí)所保留的任何已作廢的文件，均應(yīng)加以標(biāo)識(shí)。無論文件是保留在檔案室、職能部門或使用者個(gè)人手中，都應(yīng)標(biāo)識(shí)，加上諸如“作廢”或“參考”等標(biāo)志。所有發(fā)給實(shí)驗(yàn)室人員的質(zhì)量體系文件，在之前均需由授權(quán)人員審核并批準(zhǔn)使用。需建立總目錄或相應(yīng)的文件控制程序，以標(biāo)明現(xiàn)行修改狀態(tài)和質(zhì)量體系內(nèi)的文件情況，并應(yīng)隨時(shí)可得，以避免使用失效或作廢文件。

3.5　外來文件的控制

在外來文件控制方面，食品實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系外來文件包括各種標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的資料由文件管理員收集登記，實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后按發(fā)放程序控制發(fā)放。外來文件由資料管理員適時(shí)向有關(guān)部門查詢版本的有效性，及時(shí)更換有效版本。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室技術(shù)主管負(fù)責(zé)定期檢查實(shí)驗(yàn)室使用的有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件是否為有效版本，版本變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知使用部門并重新發(fā)放，同時(shí)收回失效文件。

4 結(jié)語

總之，食品實(shí)驗(yàn)室是以質(zhì)量管理、衛(wèi)生的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)為目的，進(jìn)行檢測、鑒定或描述食品安全的實(shí)驗(yàn)室。食品實(shí)驗(yàn)室可以提供其檢查范圍內(nèi)的咨詢性和技術(shù)，包括結(jié)果解釋和為進(jìn)一步適當(dāng)檢查提供建議以及相應(yīng)的措施。隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)工作的法制化、規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程的加速發(fā)展，食品實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理工作也在發(fā)生著巨大的變化，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、體系化的質(zhì)量管理理念，方法正逐漸滲透到食品實(shí)驗(yàn)室管理工作的方方面面。此外，當(dāng)文件較復(fù)雜、涉及部門多以及企業(yè)規(guī)模較大時(shí)，宜將審核和批準(zhǔn)的職責(zé)分離開來，由不同的責(zé)任者完成，這樣做有利于保證文件的正確性和適用性。

參考文獻(xiàn)

[1] 何曉華.實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中的文件控制[J].醫(yī)院管理論壇，2010（8）.

第2篇：企業(yè)受控文件管理范文

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作管理　成效　精細(xì)化管理

公司基礎(chǔ)管理工作最早可以追溯為以崗位責(zé)任制為基礎(chǔ)、配套制度為核心的管理模式，崗位責(zé)任制明確規(guī)定了各種工作崗位的職能及其責(zé)任，它要求明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等，以保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)能有秩序地進(jìn)行。其后融入了“三基”工作的內(nèi)容，就是指加強(qiáng)以黨支部為核心的基層建設(shè)，加強(qiáng)以崗位責(zé)任制為中心的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)以崗位練兵為主要內(nèi)容的基本功訓(xùn)練。前兩種管理都是比較粗放的管理模式，但為企業(yè)精細(xì)化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的引入并不斷完善，企業(yè)不斷發(fā)展壯大，國際上一些通用的精細(xì)化管理方法也引入了企業(yè)，是企業(yè)管理獲得邁上了新的臺(tái)階。

1　基礎(chǔ)工作管理現(xiàn)狀

公司一貫重視基礎(chǔ)工作管理，把它當(dāng)做企業(yè)發(fā)展的基石，2004年前，每年開展以勞動(dòng)競賽為主題的崗位責(zé)任制大檢查活動(dòng)1-2次，這種傳統(tǒng)的、粗放的基礎(chǔ)管理模式不適用現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，管理問題的重要性已日益突出，管理現(xiàn)狀表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是基礎(chǔ)管理工作標(biāo)準(zhǔn)不高，制約基礎(chǔ)工作上臺(tái)階。傳統(tǒng)的制度式管理模式禁錮了人的思想，造成基礎(chǔ)工作管理停滯不前、被動(dòng)，沒有創(chuàng)新，標(biāo)準(zhǔn)不高在一定程度上制約了基礎(chǔ)管理工作的進(jìn)一步深化。

二是崗位責(zé)任制工作落實(shí)不到位。公司通過開展“五定”，工作，對(duì)各崗位的崗位職責(zé)進(jìn)行規(guī)范，并以此作為各崗位履行職責(zé)和行使職權(quán)的依據(jù)，但實(shí)際執(zhí)行中存在部分干部、員工在思想、觀念、言行等方面不夠統(tǒng)一、工作作風(fēng)的飄浮，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，造成工作效率低下，工作落實(shí)不到位，工作的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)度出現(xiàn)降低現(xiàn)象。導(dǎo)致小事故偶有發(fā)生。

三是工作責(zé)任主體不明確造成工作落實(shí)不到位。公司管理層存在著責(zé)任主體不明確的現(xiàn)象，管理空白較多，存在著責(zé)任主體不明確，人浮于事的現(xiàn)象。

四是員工隊(duì)伍的整體素質(zhì)與企業(yè)文化需求上的差距導(dǎo)致工作落實(shí)不到位。公司整體員工隊(duì)伍的素質(zhì)與公司的企業(yè)文化要求還存在著差距，踐行的能力不足、主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)不強(qiáng)、自我提高的主動(dòng)性不夠。

近年來，公可引入現(xiàn)代企業(yè)管理的元素，對(duì)基礎(chǔ)工作檢查的方式、方法進(jìn)行全方位的探討，改革、改進(jìn)，制定了公司基礎(chǔ)工作檢查的管理辦法，該辦法規(guī)定了基礎(chǔ)工作檢查的目標(biāo)、原則、組織機(jī)構(gòu)、方式、方法，檢查內(nèi)容：涵蓋崗位責(zé)任制、勞動(dòng)紀(jì)律、成本運(yùn)行、設(shè)備管理、生產(chǎn)工藝管理、基礎(chǔ)資料、現(xiàn)場管理、對(duì)標(biāo)管理、業(yè)務(wù)流程管理、生產(chǎn)受控、QHSE、ERP等精細(xì)化管理理念，結(jié)合制度建設(shè)等，通過基礎(chǔ)工作檢查，夯實(shí)了企業(yè)的基礎(chǔ)，使公司贏得社會(huì)榮譽(yù)的同時(shí)，業(yè)務(wù)自身也獲得了快速的發(fā)展。

2　精細(xì)化基礎(chǔ)工作管理的主要措施

2.1加強(qiáng)制度建設(shè)，夯實(shí)科學(xué)管理基礎(chǔ)

制度是企業(yè)進(jìn)行有效管理的前提和保證，是企業(yè)管理體制和機(jī)制的載體，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)和保障，沒有管理制度就沒有真正的組織，有效的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制、完善的制度是成熟企業(yè)的必然選擇。

公司從整體上加大了制度建設(shè)創(chuàng)新力度，進(jìn)一步完善和優(yōu)化公司制度管理體系，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)職能與公司戰(zhàn)略目標(biāo)有效銜接。通過整章建制，齊心協(xié)力，建立了一套權(quán)責(zé)明晰、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、比較系統(tǒng)的制度管理體系。組織制訂、編撰了《管理制度匯編》、新項(xiàng)目建設(shè)管理制度。內(nèi)容包涵綜合管理、計(jì)劃管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)運(yùn)行管理、設(shè)備管理、健康質(zhì)量安全環(huán)保管理、內(nèi)控法律事務(wù)管理、銷售管理、技術(shù)工程管理、物資采購管理、黨群工作、紀(jì)檢審計(jì)等十三個(gè)方面，共收入相關(guān)的規(guī)章制度465個(gè)400萬字，為公司管理進(jìn)一步向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化邁進(jìn)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2抓體系建設(shè)，構(gòu)筑精細(xì)化管理平臺(tái)

公司先后建立了QHSE體系、內(nèi)控體系、生產(chǎn)受控體系，控制了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、削減了安全風(fēng)險(xiǎn)、控制了生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，有力的保障促進(jìn)了企業(yè)精細(xì)化管理水平的提高。

2.2.1公司建立QHSE體系。運(yùn)行質(zhì)量、安全、環(huán)境和職業(yè)健康一體化的QHSE管理體系，建立了管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件三個(gè)層次的文件管理體系，通過體系建立進(jìn)一步規(guī)范的工作流程，理順了管理界面，實(shí)現(xiàn)了QHSE體系規(guī)范化和流程化管理。通過推行“兩卡一單”、“兩書一表”、“四有工作法”“直線責(zé)任”、“屬地管理”HSE信息系統(tǒng)等有效載體不斷完善體系運(yùn)行績效，確保了公司連續(xù)五年無上報(bào)事故。

2.2.2公司建立生產(chǎn)受控體系。編制生產(chǎn)受控文件460份，堅(jiān)持“以人為本，預(yù)防為主”的思想，狠抓現(xiàn)場，強(qiáng)化應(yīng)急管理工作，使所有生產(chǎn)作業(yè)都處于受控狀態(tài)，確保了生產(chǎn)裝置安全、平穩(wěn)長周期運(yùn)行，經(jīng)濟(jì)指標(biāo)大幅提升。

2.2.3公司建立內(nèi)控體系。以國內(nèi)及上市地法律法規(guī)《薩班斯，奧克斯利法案》為準(zhǔn)繩，結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行內(nèi)控體系設(shè)計(jì)。遵循合法性原則、完整性原則、繼承性原則、有效性原則；按照COSO內(nèi)部控制框架五要素全面開展內(nèi)控體系建設(shè)，并覆蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和部門。至2010年，公司建立起了以COSO作為內(nèi)部控制體系框架，以風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)流程管理為核心的內(nèi)部控制體系，有效規(guī)避了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

第3篇：企業(yè)受控文件管理范文

一、建立企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的意義

1.確保文件的質(zhì)量特性。保證企業(yè)文件在形成、流轉(zhuǎn)、利用、歸檔流程中的質(zhì)量不受到破壞。企業(yè)文件在企業(yè)活動(dòng)處于動(dòng)態(tài)性的運(yùn)動(dòng)之中，多方面因素都對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生了或大或小、或間接或直接的影響，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的根本目的，就是將這些影響因素置于受控狀態(tài)，讓這些因素變成企業(yè)文件質(zhì)量管理的有益保障，從而最大限度地發(fā)揮企業(yè)文件的價(jià)值，為企業(yè)活動(dòng)服務(wù)。

2.實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的建立以滿足文件質(zhì)量管理目標(biāo)的需要為準(zhǔn)，需要制定和依據(jù)一系列質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)，所以，建立企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的過程，也就是推行文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化的過程。

3.達(dá)到宏觀控制的目的。企業(yè)文件質(zhì)量管理是一項(xiàng)復(fù)雜的全面性的工作，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系把企業(yè)文件質(zhì)量管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，確定文件管理的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)和職能，并在體系中通過文件質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)等活動(dòng)使這些方針、目標(biāo)和職能得到有效貫徹和實(shí)施，從而達(dá)到宏觀控制的目的。

4.為企業(yè)文件質(zhì)量管理提供法制化工具。沒有規(guī)矩不成方圓。在許多企業(yè)現(xiàn)有的管理制度中制定了企業(yè)文件管理制度，但是企業(yè)人員“事后處理”的工作方式使得企業(yè)文件管理制度并未真正發(fā)揮應(yīng)有的功效，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系重視過程控制，重視全面控制，將文件管理策略和控制制度融入業(yè)務(wù)處理流程中，在文件形成之初就對(duì)企業(yè)文件的質(zhì)量給予嚴(yán)格的監(jiān)督和控制，在企業(yè)的業(yè)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)采取糾正措施和預(yù)防措施，確保企業(yè)文件的質(zhì)量。

5.促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部溝通，提高企業(yè)整體凝聚力。企業(yè)文件管理涉及到企業(yè)工作的方方面面，上到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)下至企業(yè)基層人員，都是企業(yè)文件管理所涉獵接觸的對(duì)象，在這樣一個(gè)龐大繁雜的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)文件管理人員如何做好與各部門人員的協(xié)調(diào)溝通是文件工作能否順利開展的關(guān)鍵。企業(yè)文件質(zhì)量管理體系強(qiáng)調(diào)全員參與，強(qiáng)調(diào)文件管理與所有職能部門有關(guān)，通過全體員工、所有職能部門的主動(dòng)參與、齊心協(xié)力，保證企業(yè)文件在流轉(zhuǎn)過程中的高質(zhì)優(yōu)量，保證企業(yè)各部門文件信息溝通的真實(shí)性和可靠性，使企業(yè)員工在一種和諧向上的企業(yè)氛圍中不斷獲得進(jìn)步，提高了企業(yè)的凝聚力。

二、企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的結(jié)構(gòu)

全面質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)全員參與，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量與所有職能部門有關(guān)，強(qiáng)調(diào)資源的高效利用，對(duì)于企業(yè)文件質(zhì)量管理活動(dòng)，其實(shí)質(zhì)就是在企業(yè)文件從形成、發(fā)揮現(xiàn)行作用直至文件歸檔保存的整個(gè)生命階段，根據(jù)企業(yè)人員、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和資源投入等情況，采取質(zhì)量管理手段和方法來實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件質(zhì)量管理目標(biāo)，它實(shí)際上是將三個(gè)不同方面的內(nèi)容有機(jī)地整合在企業(yè)文件質(zhì)量管理這個(gè)大的系統(tǒng)之中。為了更加形象和便于理解，可以用一個(gè)企業(yè)文件質(zhì)量管理體系三維空間結(jié)構(gòu)圖來闡釋，如下圖。

如圖中所示，企業(yè)文件質(zhì)量管理活動(dòng)的各種參與要素依次置于三個(gè)維度中。

過程維，指企業(yè)文件的整個(gè)生命流程即文件設(shè)計(jì)、制作、形成、處理、接收、保管、歸檔等環(huán)節(jié)。

內(nèi)容維指組織結(jié)構(gòu)、人員和資源等組成要素。

方法維指為提高文件質(zhì)量所采用的工作方法，又稱工作步驟，由質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)等組成，即PDCA 循環(huán)法。

企業(yè)文件質(zhì)量管理體系是組成內(nèi)容、文件過程和方法三個(gè)方面要素共同運(yùn)動(dòng)、共同作用的產(chǎn)物。離開了其中的任何一個(gè)方面，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系都將是不完整的，都將會(huì)影響體系運(yùn)行的效果。

(一)內(nèi)容維

1.組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)分配

企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置、布局、人員結(jié)構(gòu)和職責(zé)分工是文件質(zhì)量管理體系構(gòu)建不可缺少的組織保證。具體而言，組織結(jié)構(gòu)包括兩大方面:對(duì)整個(gè)企業(yè)而言，包括文件管理部門、文件生成部門和文件使用部門(多是企業(yè)各業(yè)務(wù)部門);對(duì)人員而言，主要是指與文件工作有關(guān)的管理人員、業(yè)務(wù)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)，包括文件的形成者、管理者、維護(hù)者和使用者等等，這些觸及文件工作的部門和人員在文件質(zhì)量管理體系的構(gòu)建及以后的運(yùn)行中各自肩負(fù)著不同的職責(zé)，承擔(dān)著不同的崗位責(zé)任。具體來說，

(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的職責(zé):一是制定文件質(zhì)量管理體系的管理目標(biāo)和管理方針，二是構(gòu)建文件質(zhì)量管理體系，并使之有效運(yùn)行，三是負(fù)責(zé)對(duì)文件質(zhì)量管理體系進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督，四是對(duì)各文件質(zhì)量管理相關(guān)部門和人員進(jìn)行配置和協(xié)調(diào)。

(2)管理層的職責(zé):一是負(fù)責(zé)文件質(zhì)量管理體系的管理和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)體系中存在的問題。二是就文件質(zhì)量管理的有效性和效率對(duì)文件的制定、使用和流轉(zhuǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括文件的功能性如何，是否具有較高的處理速度，是否便于需求部門的利用，文件質(zhì)量體系運(yùn)行所需要的各種資源是否齊備等等。三是對(duì)文件工作流程進(jìn)行質(zhì)量控制。四是按照組織溝通的原則，確保企業(yè)內(nèi)部人員和其他有關(guān)人員能夠及時(shí)得到相應(yīng)的文件。

(3)各業(yè)務(wù)部門的職責(zé):一是保證本部門所形成文件的完整性、真實(shí)性和可靠性，二是保證本部門所使用文件的安全性和有效性。

(4)對(duì)于具體工作人員，其職責(zé)為:一是理解和執(zhí)行文件質(zhì)量管理目標(biāo)，二是熟悉并掌握文件質(zhì)量管理流程，三是了解本職崗位的文件質(zhì)量管理要求，四是積極參與文件質(zhì)量管理的改進(jìn)。

(5)對(duì)于維護(hù)人員，主要是指對(duì)文件管理技術(shù)和設(shè)備的維護(hù)，主要負(fù)責(zé)文件質(zhì)量管理設(shè)備的選購、配置、運(yùn)行維護(hù)和更新?lián)Q代工作。

在企業(yè)文件質(zhì)量管理體系中，要充分明確各個(gè)部門和各個(gè)工作人員的職責(zé)分工，使每一位工作人員都清楚各自在文件質(zhì)量管理體系出現(xiàn)問題時(shí)所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的具體責(zé)任，避免在文件質(zhì)量管理體系中出現(xiàn)相互推諉，貽誤工作的現(xiàn)象，同時(shí)也盡可能防止文件質(zhì)量管理過程中的重復(fù)勞動(dòng)以及資源的浪費(fèi)，提高人力、物力資源使用的經(jīng)濟(jì)性，提高文件質(zhì)量管理體系效率。

2.資源和人員

資源是企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段，是質(zhì)量管理體系賴以存在的根本，也是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的前提和保障?？梢哉f，沒有資源作保障，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系就只是一個(gè)空殼，沒有任何的實(shí)際意義。資源可包括人員、設(shè)施、設(shè)備、資金和技術(shù)等。在資源中，要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是人的資源。

人是企業(yè)文件的形成者和使用者，人對(duì)企業(yè)文件的質(zhì)量發(fā)揮著決定性的作用，企業(yè)文件質(zhì)量管理體系是一個(gè)全員參與的龐大系統(tǒng)，人在其中發(fā)揮著最為核心、最為關(guān)鍵的作用，企業(yè)員工的素質(zhì)、意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度都是關(guān)系企業(yè)文件質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)的最根本因素。在企業(yè)文件質(zhì)量管理體系中，必須堅(jiān)持“以人為本，全員重視”的原則。

(二)過程維

過程維是文件在企業(yè)活動(dòng)中的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)周期。在過程維中，將企業(yè)文件的整個(gè)生命過程全部納入控制之中，確保企業(yè)文件的質(zhì)量每時(shí)每刻都不被忽視。對(duì)過程維各環(huán)節(jié)的控制應(yīng)主要考慮以下幾個(gè)方面:

1.在企業(yè)文件形成階段，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中都形成了哪些文件，其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照規(guī)定格式和內(nèi)容要求進(jìn)行編制，除了文件本身的信息內(nèi)容外，文件的結(jié)構(gòu)是否保持完整，如各種標(biāo)識(shí)是否齊備，文件是否真實(shí)地記錄了業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)于電子文件，主要是指電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息是否完整。

2.在企業(yè)文件運(yùn)轉(zhuǎn)使用階段，文件的利用者是否得到利用許可，文件是否被安全利用，文件內(nèi)容和各種標(biāo)識(shí)是否保存完好，文件是否被更改過，文件的更改是否在職權(quán)的范圍之內(nèi)，在企業(yè)文件的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中哪些人曾經(jīng)使用和保留過文件，企業(yè)文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的業(yè)務(wù)背景信息是否給予了明確的反映。對(duì)于電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程的控制，主要應(yīng)借助于利用者權(quán)限和系統(tǒng)的監(jiān)控記錄。

3.在文件移交歸檔階段，哪些文件需要進(jìn)入非現(xiàn)行階段，在文件流轉(zhuǎn)使用中是否存在要?dú)w檔而卻未歸檔的文件。

在企業(yè)文件整個(gè)生命階段的過程控制中，內(nèi)容維和方法維中的一切因素和環(huán)節(jié)都在過程維中發(fā)揮著作用。在企業(yè)文件的每一個(gè)運(yùn)動(dòng)階段，都應(yīng)有與其質(zhì)量管理責(zé)任相適應(yīng)的企業(yè)人員對(duì)其負(fù)責(zé)，并為其質(zhì)量上的實(shí)現(xiàn)提供相應(yīng)的資源保障，在每一個(gè)階段發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，都會(huì)被記錄下來并及時(shí)找到解決的方法，以避免在下面的質(zhì)量管理中重復(fù)出現(xiàn)。

(三)方法維

即PDCA循環(huán)法在企業(yè)文件質(zhì)量管理體系中的具體運(yùn)用，從質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量執(zhí)行、質(zhì)量檢查和質(zhì)量處理四個(gè)階段來分別論述其在文件質(zhì)量管理體系中的運(yùn)用。

1.質(zhì)量計(jì)劃階段

質(zhì)量計(jì)劃階段是四個(gè)階段中最關(guān)鍵、最重要的階段，沒有一個(gè)好的質(zhì)量計(jì)劃作指導(dǎo)，質(zhì)量執(zhí)行、檢查和處理三個(gè)階段就難以有效地進(jìn)行，從而影響到整個(gè)企業(yè)文件質(zhì)量管理體系的效果。

第一步，開展調(diào)查研究。調(diào)查研究的目的是明確影響企業(yè)文件質(zhì)量的主要影響因素，調(diào)查研究的對(duì)象和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)囊括企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境，其內(nèi)容包括企業(yè)所有權(quán)性質(zhì)、企業(yè)經(jīng)營類型、企業(yè)宗旨、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)業(yè)務(wù)流程和職責(zé)權(quán)限、企業(yè)的規(guī)章制度、國家的政治經(jīng)濟(jì)政策以及企業(yè)文件流程中的關(guān)鍵因素。

第二步，分析企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，確定企業(yè)文件的質(zhì)量要求。將企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的職能活動(dòng)按重要程度進(jìn)行分類排序，分析其業(yè)務(wù)流程和相關(guān)的組成事項(xiàng)，然后逐項(xiàng)分析并確定各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)企業(yè)文件證據(jù)性和信息性等方面的要求，這些要求可以通過職能活動(dòng)的有關(guān)人員獲知，也可以通過分析企業(yè)的有關(guān)規(guī)章制度，從不形成文件和不維護(hù)文件可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)和后果得出。

第三步，分析現(xiàn)有的企業(yè)文件質(zhì)量管理狀況，發(fā)現(xiàn)企業(yè)文件質(zhì)量中存在的重大問題。

第四步，制定滿足文件質(zhì)量要求的方針戰(zhàn)略。應(yīng)主要考慮這些方針戰(zhàn)略在企業(yè)各職能部門和職能活動(dòng)中的適用性，以確保各個(gè)部門能夠形成并保留業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要文件。企業(yè)文件質(zhì)量的方針戰(zhàn)略可以考慮由文件管理部門帶頭來制定。在方針戰(zhàn)略中應(yīng)當(dāng)明確界定企業(yè)員工的職責(zé)分工，文件流程以及可能需要的設(shè)備和技術(shù)。

2.質(zhì)量執(zhí)行階段

將企業(yè)文件質(zhì)量管理體系納入企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，按照質(zhì)量計(jì)劃中的方針戰(zhàn)略來實(shí)施執(zhí)行。

3.質(zhì)量檢查階段

即對(duì)質(zhì)量執(zhí)行階段的結(jié)果進(jìn)行檢查，檢查的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:一是企業(yè)文件是否按照企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要形成并得到有效的組織，二是企業(yè)文件的質(zhì)量是否得到可靠的保障，三是在質(zhì)量執(zhí)行中各項(xiàng)資源是否得到高效的利用，是否存在資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。四是企業(yè)文件的形成和利用是否達(dá)到或超出業(yè)務(wù)部門的期望和要求。五是檢查并評(píng)估質(zhì)量體系的運(yùn)行情況。

4.質(zhì)量處理階段

也就是質(zhì)量改進(jìn)階段，這一階段在于對(duì)前三個(gè)階段的運(yùn)作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于所獲取的有益經(jīng)驗(yàn)及出現(xiàn)的問題進(jìn)行全面分析考察，將質(zhì)量檢查階段的各種發(fā)現(xiàn)和建議進(jìn)行分析研究，以便在下一個(gè)循環(huán)中能夠有效地解決。

企業(yè)文件質(zhì)量管理體系三維空間結(jié)構(gòu)將企業(yè)文件質(zhì)量管理活動(dòng)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程來管理、控制，在過程中將影響文件質(zhì)量的所有因素納入有序的控制狀態(tài)，并將諸多影響因素有機(jī)聯(lián)系起來。企業(yè)文件質(zhì)量管理是文件管理和檔案管理研究的一個(gè)重要課題，通過研究，希望能夠改變我國企業(yè)長期以來在文件質(zhì)量問題上存在的不足，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件的真實(shí)、可靠、完整和可用，使企業(yè)文件更加有效地服務(wù)于企業(yè)各方面的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

參考文獻(xiàn)

1.何嘉蓀，傅榮校.文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究.中國檔案出版社.1999年9月.

2.劉瑩.質(zhì)量體系文件的控制.石油工業(yè)技術(shù)監(jiān)督，2000(10):P32.

第4篇：企業(yè)受控文件管理范文

項(xiàng)目泄密的可能性無處不在，在管理上稍有閃失，就可能給企業(yè)帶來巨大的損失。本文選取了幾個(gè)有代表性的項(xiàng)目泄密場景，并詳細(xì)分析了這些場景下的防泄密策略。

W公司啟動(dòng)了ERP項(xiàng)目，并從各業(yè)務(wù)部門抽調(diào)人員成立了項(xiàng)目組，其中包括來自財(cái)務(wù)部的小張。ERP項(xiàng)目組全體外出進(jìn)行封閉式討論，項(xiàng)目組成員吃住都在一起，小張的筆記本電腦在此期間經(jīng)常被人借用。開始小張考慮到自己的筆記本電腦中有重要的工資表等信息，又沒有采取任何數(shù)據(jù)保密措施，不愿意共用電腦，但是后來一想，借用電腦的都是一個(gè)項(xiàng)目組的兄弟，不好拒絕。

沒多久，領(lǐng)導(dǎo)就找小張談話，說最近很多人議論工資待遇不公平，問是不是他泄漏了工資信息。小張后悔莫及。

對(duì)策：設(shè)置安全區(qū)域

在日益開放的辦公環(huán)境里，共用電腦、借用電腦等情況時(shí)有發(fā)生。如何防止電腦里保存的機(jī)密文檔被其他人看到，是非常讓人犯愁的事情。

過去在企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室里往往保存了很多機(jī)密文件。他們?cè)谵k公室里接待客人，卻不用擔(dān)心機(jī)密文件被客人看到。原因在于，機(jī)密文件保存在保險(xiǎn)柜里或鎖在抽屜里，進(jìn)了辦公室是看不到這些機(jī)密信息的。

與此原理類似，用戶可以用加密產(chǎn)品在電腦里建一個(gè)安全區(qū)域，把自己重要的信息和資料放進(jìn)這個(gè)安全區(qū)域內(nèi)，自己掌握開啟或關(guān)閉這個(gè)安全區(qū)域的密碼、口令。這樣，除了用戶本人，他人是無法讀取這些重要文件的，用戶的信息就能萬無一失。

這種劃出安全區(qū)域的方法是運(yùn)用控制臺(tái)管理程序（管理加密軟件創(chuàng)建的分區(qū)，如增加、刪除分區(qū)，口令管理，鏡像文件管理）、磁盤格式化模塊（實(shí)現(xiàn)對(duì)虛擬磁盤的格式化功能）、虛擬磁盤模塊（實(shí)現(xiàn)虛擬磁盤的功能）、磁盤鏡像文件的保護(hù)和隱藏（保護(hù)和隱藏保險(xiǎn)箱的數(shù)據(jù)文件，防止誤刪除或者非法篡改）等程序和模塊來實(shí)現(xiàn)加密的。

電腦可以存儲(chǔ)多種類型的文件，有些文件類型占用空間很大，比如照片、視頻等。用戶要想對(duì)這種大文件進(jìn)行加密，就要求用戶在電腦上創(chuàng)建的安全區(qū)域必須足夠大。目前加密產(chǎn)品的安全區(qū)域空間的上限通常只有4GB，已經(jīng)不能滿足用戶需求，加密產(chǎn)品必然要向著創(chuàng)建更大安全區(qū)域空間發(fā)展。

目前，一些加密產(chǎn)品除硬件本身具有加密功能外，還允許用戶在使用過程中設(shè)置自己的口令。這相當(dāng)于對(duì)信息進(jìn)行了雙重防護(hù)。如果他人想偷看你電腦中的文件，就必須同時(shí)掌握電腦密碼、加密硬件產(chǎn)品的密碼。而要想同時(shí)獲取這幾個(gè)密碼，對(duì)非合法用戶來說基本上是不可能的。

在現(xiàn)實(shí)生活中，很少有人會(huì)在外人在場的情況下打開保險(xiǎn)箱。用戶在讀取安全區(qū)域里的文件時(shí)，相當(dāng)于打開了保險(xiǎn)箱，極有可能被人通過網(wǎng)絡(luò)竊取資料和信息，或者被黑客攻擊，導(dǎo)致文件感染病毒。因此，用戶在讀取電腦里重要信息資料時(shí)，應(yīng)該運(yùn)行保護(hù)程序。用戶在對(duì)自己設(shè)置的保密空間進(jìn)行更改、增加或存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等操作時(shí)，應(yīng)該暫時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)連接，以避免其他計(jì)算機(jī)訪問此機(jī)的任何資源，從而增加受保護(hù)區(qū)域的安全性。

互聯(lián)網(wǎng)上有很多免費(fèi)加密的軟件，用戶可以隨便下載安裝。但是，這類軟件的加密功能很弱，非常容易被破解――因?yàn)閹缀跛羞@些軟件都存在漏洞。如果用戶確實(shí)想保護(hù)好自己電腦上的機(jī)密信息，就必須選擇一款安全可靠的加密產(chǎn)品。

項(xiàng)目泄密場景二：U盤隨意使用

2007年8月，中央電視臺(tái)播放了法制節(jié)目《絕密圖紙》，講述了某單位耗費(fèi)巨資開發(fā)的一項(xiàng)專利技術(shù)被人非法用U盤將專利技術(shù)圖紙文件拷貝帶走，帶來直接經(jīng)濟(jì)損失500多萬元。嘉賓指出，企業(yè)及單位應(yīng)當(dāng)采取技術(shù)與管理并重的方法來預(yù)防泄密。

有了U盤，人們就可以方便地從電腦中拷貝文件。這卻給保密工作帶來難題。如果信息一旦因此泄密，就會(huì)使企業(yè)陷于被動(dòng)。

對(duì)策：外設(shè)限制 U盤管理

U盤方便了電子文件的拷貝和攜帶，卻讓人不省心。外設(shè)限制是安全管理上較易疏忽的地方，非法用戶往往在外設(shè)接口上使用小型數(shù)碼攝像機(jī)、MP3播放器、Flash 存儲(chǔ)棒，并隨意上載或下載文件。當(dāng)然，設(shè)備限制不能只是對(duì)USB接口的限制。當(dāng)前的終端I/O接口主要有軟驅(qū)、光驅(qū)、刻錄機(jī)、藍(lán)牙、1394口、串并口、紅外口等。

豐富多樣的計(jì)算機(jī)I/O接口給用戶帶來了很大方便，同時(shí)也很大程度上增加了管理者的管理難度：如果從終端上封鎖接口，就會(huì)影響員工的正常工作需求；如不封鎖，這些接口又是信息泄密的重要途徑。I/O接口的管理容易激化管理者與被管理者之間的矛盾，讓管理者處于兩難境地。

其實(shí)，盡管計(jì)算機(jī)能夠提供豐富的I/O接口，但是只有少量接口是工作需要的。及時(shí)封閉與工作無關(guān)的接口可以降低泄密的風(fēng)險(xiǎn)。通過設(shè)備出口訪問控制系統(tǒng)，管理員可以集中設(shè)定策略、遠(yuǎn)程開放或關(guān)閉接口，同時(shí)詳細(xì)記錄相關(guān)信息。

U盤管理是I/O接口管理中最重要的部分，其核心是要有效地控制U盤的使用方式及使用范圍，可以將U盤分成非法U盤和合法U盤兩種來管理。合法U盤又分為非受控U盤和受控U盤兩種。這兩種U盤都需要進(jìn)行使用權(quán)限的設(shè)置，可以根據(jù)使用者的權(quán)限不同來設(shè)置U盤的權(quán)限。通過授權(quán)，U盤可以訪問相應(yīng)級(jí)別的終端。非受控U盤不僅可以在區(qū)域中使用，也可以在非區(qū)域中使用。受控U盤只能在絕密機(jī)器上使用。當(dāng)然，非受控U盤或受控U盤并不能在所有終端上任意使用，也需要根據(jù)使用情況進(jìn)行分配。最后，還要把U盤和目標(biāo)終端綁定，使用者才可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限正常使用。

為了方便不同級(jí)別的保密需要，可以創(chuàng)建個(gè)人保密U 盤、組內(nèi)保密U 盤、單位保密U 盤：個(gè)人保密U 盤只能讓U盤所有人自己打開；組內(nèi)保密U盤是組內(nèi)所有人都能打開，但其他組的人無法打開；單位保密U 盤是單位內(nèi)所有人都能打開，但外單位的人無法打開。

如此部署的U盤管理系統(tǒng)，可以防止公司內(nèi)沒有授權(quán)的人或者公司外部人員帶來的U盤隨意接入到公司網(wǎng)絡(luò)中的任何終端，從而保證了公司內(nèi)部文件不會(huì)通過U盤泄漏。

項(xiàng)目泄密場景三：郵件交流

2005年6月10日，廣州市番禺區(qū)某網(wǎng)吧，柳青展悄悄地進(jìn)入了四川迪佳通電子有限公司深圳辦事處業(yè)務(wù)員夏某的電子郵箱。

在此過程中，柳青展得知夏某正在和也門的一個(gè)客戶通過電子郵件洽談生意并約定付款方式，于是滋生了邪念。他截留了也門客戶發(fā)給夏某的電子郵件，并自建了一個(gè)與這個(gè)也門客戶同名的郵箱給夏某發(fā)送郵件，從而盜取了夏某回給也門客戶的郵件，繼而將其收款銀行賬號(hào)更改為柳青展本人所開設(shè)的銀行賬號(hào)，導(dǎo)致也門客戶將4萬美元的貨款匯入了柳青展所持有的賬戶。

對(duì)策：數(shù)字證書 簽名

這個(gè)案例并不是發(fā)生在項(xiàng)目里，但是在進(jìn)行項(xiàng)目交流時(shí)特別值得注意。郵件較傳統(tǒng)方式能大大降低信息傳送成本，已經(jīng)成為項(xiàng)目交流普遍采用的通訊方式。企業(yè)的敏感信息越來越多地通過電子郵件進(jìn)行傳輸。該如何在郵件傳輸過程中保障這些信息的安全，防止郵件傳遞過程中被人截獲或被篡改等，是企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的問題。

利用PKI的私鑰簽名技術(shù)可以確保電子郵件的真實(shí)性和完整性：以電子郵件證書作為私鑰的載體，郵件發(fā)送者使用自己數(shù)字證書的私鑰對(duì)電子郵件進(jìn)行數(shù)字簽名；郵件接收者則通過驗(yàn)證郵件的數(shù)字簽名以及簽名者的證書來驗(yàn)證郵件是否被篡改，從而判斷郵件發(fā)送者的真實(shí)身份。

數(shù)字簽名可以幫助收信者確認(rèn)發(fā)信者的身份，但是這不能確保信息不被黑客偷看。利用PKI的公鑰加密技術(shù)，以電子郵件證書作為公鑰的載體，可以避免這種情況的發(fā)生。發(fā)件人使用郵件接收者的數(shù)字證書中的公鑰對(duì)電子郵件的內(nèi)容和附件進(jìn)行加密。加密后的郵件只能由接收者持有的私鑰才能解密，因此只有郵件接收者才能閱讀，其他截獲該郵件的人看到的只是加密后的亂碼信息。這樣，就可確保電子郵件在傳輸過程中不被他人閱讀，防止了機(jī)密信息的泄露。

借助數(shù)字證書助手，用戶可以方便地對(duì)郵件證書的生命周期進(jìn)行管理。證書助手具有證書導(dǎo)入導(dǎo)出、證書密碼修改、其他人證書管理、CA證書管理、文件加解密等功能，證書助手支持USB Key方式證書，能幫助用戶完成郵件加密操作中幾乎所有的證書操作管理功能，最大限度地提升用戶對(duì)證書的使用感受，使證書的易用性有了很大的提高。在這種方式下，用戶不用直接和CA中心打交道，只須借助證書助手就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)證書的所有操作。

企業(yè)與客戶之間經(jīng)常會(huì)傳遞一些重要的機(jī)密信息，而客戶采用的卻可能是免費(fèi)郵箱。保證這些郵箱之間進(jìn)行安全通訊，保證核心機(jī)密的安全傳輸，以及傳輸?shù)竭@些郵箱后信息的安全非常重要。值得慶幸的是，有些廠商提供的解決方案已經(jīng)可以保障這種情況下的安全郵件通訊。

既要防止郵件的泄密，也要防止重要文檔被人通過電子郵件發(fā)送出去。這就需要支持內(nèi)容監(jiān)控的郵件安全解決方案。這樣的解決方案有很多，可以通過建立公司安全策略，實(shí)現(xiàn)敏感信息傳遞控制，確保公司機(jī)密信息不會(huì)通過郵件的方式發(fā)送出去。

項(xiàng)目泄密場景四：多人協(xié)作完成文檔

某大型企業(yè)研發(fā)中心發(fā)現(xiàn)，其競爭對(duì)手領(lǐng)先一步推出了新產(chǎn)品，而且這個(gè)新產(chǎn)品和該企業(yè)將要推出的A產(chǎn)品幾乎是一模一樣。該研發(fā)中心領(lǐng)導(dǎo)懵了：該企業(yè)原來想依托A產(chǎn)品來完成產(chǎn)品線的轉(zhuǎn)換，并投入了大量資金，眾多研發(fā)人員也付出了辛苦的勞動(dòng)。該公司已經(jīng)對(duì)設(shè)計(jì)圖紙采取了嚴(yán)格的保密措施，不僅購買了加密軟件進(jìn)行加密，而且還對(duì)接觸圖紙的人員進(jìn)行了嚴(yán)格的限制。

公司老總的第一反應(yīng)是，這是內(nèi)部員工泄密導(dǎo)致的結(jié)果，并下令停止該產(chǎn)品的研發(fā)進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該公司的最終圖紙并沒有外泄，只是接近最終結(jié)果的圖紙外泄了。由于半成品圖紙涉及的人員太多，要查出是誰泄密難度太大，最終該企業(yè)只好不了了之。

對(duì)策：過程加密 角色加密

要防止設(shè)計(jì)圖紙的泄密，比較好的辦法是把設(shè)計(jì)小組隔離起來，封閉各種可能的出口。但正確的方法并不一定最有用。這種隔離的方法會(huì)遭到設(shè)計(jì)人員的反對(duì)，他們會(huì)借用不能上網(wǎng)查資料、不方便與其他部門溝通、需要打印設(shè)計(jì)稿看效果等理由來反對(duì)。

很多加密軟件可以針對(duì)最終文檔進(jìn)行加密，但是不能保證有人在編輯文檔期間將文檔拷貝走。過程加密和角色加密是值得設(shè)計(jì)小組嘗試的一個(gè)方法。過程加密指的是在整個(gè)設(shè)計(jì)制作過程中，文檔都是被加密的。這種加密只是在保存的瞬間對(duì)文檔進(jìn)行的。

以CAD文檔為例，過程加密不僅體現(xiàn)在CAD文檔的制作過程中，還體現(xiàn)在從CAD到標(biāo)書制作的過程。很多時(shí)候，設(shè)計(jì)人員需要參與標(biāo)書或產(chǎn)品說明書的制作，需要將一些 CAD軟件中的圖形數(shù)據(jù)復(fù)制到Word、Excel或PPT等文檔中去。這樣，不但能夠避免圖形的失真，而且修改起來非常方便。有些加密軟件通常是把復(fù)制、粘貼的功能屏蔽掉，但屏蔽功能會(huì)給設(shè)計(jì)人員帶來很大的不便。有些加密軟件則開放了這個(gè)功能，但因?yàn)榧用苘浖赡懿荒芙oOffice系列軟件加密，從而帶來了圖紙通過該方式泄密的隱患。

在這種情況下，用戶選擇必須能同時(shí)加密Office系列的加密產(chǎn)品，保證CAD軟件和Office系列軟件的信息安全。這樣，設(shè)計(jì)人員就完全可以輕松自如地從CAD軟件向Word、Excel和PPT等文檔復(fù)制圖形數(shù)據(jù)，而不必?fù)?dān)心安全隱患的存在。

基于身份的加密則是另外一種情況。在同一個(gè)項(xiàng)目小組里，每個(gè)成員負(fù)責(zé)各自的工作內(nèi)容，負(fù)責(zé)甲部分的成員不能了解乙部分的內(nèi)容。但如果將每個(gè)部分拆分成獨(dú)立的文檔，既不方便文檔的制作和修改，又不方便總負(fù)責(zé)人的閱讀。這時(shí)，就可以為需要加密的文檔中的不同部分設(shè)置不同的身份，例如，可以將文檔的各個(gè)標(biāo)題設(shè)置為身份一，正文中重要的句子（例如標(biāo)書中的投標(biāo)金額）設(shè)置為身份二，普通正文設(shè)置為身份三等等?；谏矸莸募用鼙Ｗo(hù)進(jìn)一步細(xì)化了訪問權(quán)限，可以更好地滿足項(xiàng)目小組共同制作標(biāo)書等情況的需要。

管理者可以針對(duì)單個(gè)用戶來設(shè)置權(quán)限，也可以根據(jù)用戶組來設(shè)置權(quán)限。如果根據(jù)用戶組來設(shè)置權(quán)限，所設(shè)置的權(quán)限將應(yīng)用于組內(nèi)所有的用戶。通過用戶組的權(quán)限來設(shè)置訪問策略后，就不用對(duì)單個(gè)用戶進(jìn)行一一設(shè)置。權(quán)限可以分為本地權(quán)限、外部權(quán)限、打印權(quán)限等，還可以設(shè)定權(quán)限有效期。同時(shí)，還可以設(shè)置臨時(shí)的操作許可，以應(yīng)付項(xiàng)目組各種臨時(shí)的需要。這種基于身份加密的方法的優(yōu)點(diǎn)在于，能對(duì)同一個(gè)文檔中不同密級(jí)的信息設(shè)置不同的處理辦法，滿足項(xiàng)目小組對(duì)大文檔制作的復(fù)雜要求。

第5篇：企業(yè)受控文件管理范文

(一)國際檔案界共同關(guān)注的幾個(gè)熱點(diǎn)問題

國際檔案界共同關(guān)注的熱點(diǎn)問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協(xié)會(huì)2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學(xué)術(shù)年會(huì)議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護(hù)與利用:最優(yōu)化管理的實(shí)踐和解決辦法”國際會(huì)議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國際檔案大會(huì)的主要議題及與會(huì)者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會(huì)的主題“檔案、記憶與知識(shí)”;代表性檔案國際學(xué)術(shù)刊物1999年以來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對(duì)檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關(guān)注的問題而言，可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.數(shù)字檔案的保護(hù):研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護(hù)及利用，數(shù)字檔案保護(hù)的程序，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，安全與質(zhì)量保證，長久可獲取性，數(shù)字檔案保護(hù)的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護(hù)與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實(shí)性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓(xùn)，電子文件管理的責(zé)任，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、模式及要求的使用和實(shí)施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)，與電子著錄信息標(biāo)準(zhǔn)和圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)如國際檔案理事會(huì)的《檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)》和《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個(gè)人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等:

4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準(zhǔn)則和技術(shù)，目前被國際檔案界公認(rèn)的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰(zhàn)略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項(xiàng)目InterPARES針對(duì)電子文件的真實(shí)性鑒定方法等;

5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內(nèi)容，檔案信息的真實(shí)性和智能控制，檔案信息內(nèi)容的管理及服務(wù)，建立和維護(hù)易于檢索的檔案利用系統(tǒng)，自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)，檔案的數(shù)字編目及數(shù)字化檢索工具，檔案利用的法律、版權(quán)、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。

(二)、檔案管理的未來發(fā)展方向

檔案管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個(gè)方向發(fā)展。

1.文件與檔案信息管理的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

隨著電子、數(shù)字和通訊技術(shù)的全球化普及，國家與國家間的電子政務(wù)和電子商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化趨勢越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經(jīng)出版了兩個(gè)方面的國際標(biāo)準(zhǔn):檔案著錄:為了促進(jìn)檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會(huì)已于1999年出版了((檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內(nèi)容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規(guī)范;文件管理:2001年10月150國際標(biāo)準(zhǔn)化組織出版了世上第一個(gè)文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)150154893，對(duì)真實(shí)、可靠、完整和長久可利用活動(dòng)記錄的規(guī)范化形成、管理、保管與利用提出了最優(yōu)化管理的要求、方法與技術(shù)指南。世界上許多國家的專家學(xué)者都在為真實(shí)性電子文件的長久利用、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的法律認(rèn)可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)為文件與檔案管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評(píng)估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)文件和檔案是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及其機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)是否管理高效、機(jī)構(gòu)服務(wù)是否用戶滿意和具有誠信的重要標(biāo)志。

2.文件、檔案、信息、知識(shí)管理的集成化與合作化

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關(guān)系越來越密切，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)用戶至上，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的積累、共享和交流，強(qiáng)調(diào)知識(shí)產(chǎn)品的輸出，作為知識(shí)管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標(biāo)，管理的社會(huì)服務(wù)功能、管理過程與管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，知識(shí)管理思想和數(shù)字技術(shù)手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務(wù)成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關(guān)系，與政府機(jī)構(gòu)、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務(wù)與電子商務(wù)服務(wù)，在社會(huì)化教育與信息化服務(wù)，在休閑社會(huì)文化建設(shè)等方面的社會(huì)服務(wù)功能，共同關(guān)注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機(jī)構(gòu)、社區(qū)、地區(qū)、國家和國際社會(huì)的關(guān)系，共同維護(hù)真實(shí)性證據(jù)、信息和記憶的完整和長久可用。

3.檔案管理的職業(yè)化與社會(huì)化

隨著人類社會(huì)文明的不斷進(jìn)步，法制化社會(huì)的不斷健全和信息化社會(huì)的不斷完善，個(gè)人、機(jī)構(gòu)和社會(huì)記憶的恰當(dāng)保存和永久利用已成為國家和社會(huì)必需，人類社會(huì)活動(dòng)真實(shí)性、可靠性、完整性證據(jù)和信息的長久維護(hù)和利用已成為各種業(yè)務(wù)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)必不可少的法律和質(zhì)量保障，成為各種社會(huì)管理活動(dòng)高效率、高效益、公平競爭的必然要求，檔案管理成功的國際經(jīng)驗(yàn)表明，檔案管理的未來發(fā)展方向是職業(yè)化和社會(huì)化。這一發(fā)展趨勢明顯地表現(xiàn)在以下5個(gè)方面:*檔案管理在國家和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展中越來越重要，檔案管理的專業(yè)管理理念與管理知識(shí)不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護(hù)人類歷史記憶的長河中更有其獨(dú)特的地位;*檔案學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科其學(xué)科方法不僅對(duì)本學(xué)科的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，對(duì)其他相關(guān)學(xué)科和對(duì)社會(huì)科學(xué)的貢獻(xiàn)也越來越被社會(huì)廣泛認(rèn)可;*各國檔案管理的法規(guī)體系逐漸建全，公民的檔案保護(hù)和檔案利用意識(shí)不斷加強(qiáng)，檔案保護(hù)已成為許多國家公民必盡的社會(huì)義務(wù)，而公民利用公共檔案的權(quán)益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項(xiàng)專門化的知識(shí)管理工作，只有接受過專業(yè)的檔案管理知識(shí)教育或培訓(xùn)，獲得檔案管理職業(yè)證書或培訓(xùn)證書的檔案工作者才能勝任該項(xiàng)工作，這已在國際檔案界達(dá)成共識(shí);在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學(xué)歷要求，檔案博士生教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支持;*檔案職業(yè)協(xié)會(huì)在檔案管理的理論與實(shí)踐研究，檔案的職業(yè)化教育與培訓(xùn)指導(dǎo)，檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)制定，檔案管理的最優(yōu)化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)作用;在檔案職業(yè)協(xié)會(huì)的引導(dǎo)下，國家政府機(jī)構(gòu)、公私企業(yè)、組織和個(gè)人的檔案管理行為將朝著對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)，為社會(huì)服務(wù)的方向發(fā)展。

二、電子文件管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及未來發(fā)展方向

90年代以來世界各國的檔案工作者針對(duì)電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實(shí)踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術(shù)，管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，如:國際檔案理事會(huì)出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓(xùn)共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學(xué)的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)的模式、原則與要求。目前的研究重點(diǎn)是電子文件管理理論和標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用研究和檢驗(yàn)，各種不同類型電子文件管理方法的最優(yōu)化方案評(píng)估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關(guān)注的三個(gè)問題分析其國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及成果。這三個(gè)問題分別是:電子文件保管與保護(hù)的方法、電子文件管理的未來發(fā)展方向、電子文件管理和利用的思路與對(duì)策。

(一)電子文件保管與保護(hù)的方法

電子和數(shù)字信息技術(shù)給所有信息管理人員帶來了種種挑戰(zhàn)，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應(yīng)對(duì)數(shù)字化信息挑戰(zhàn)最為關(guān)鍵的保管與保護(hù)要素有三個(gè):1.載體保護(hù):保護(hù)電子文件的物理載體;2.技術(shù)保護(hù):不斷更新技術(shù)從舊到新;3.智能保護(hù):確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實(shí)。

其中智能保護(hù)最為困難，有五個(gè)因素決定著信息的完整性:1.信息內(nèi)容;2.信息內(nèi)容的固定性;3.信息長久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。

電子文件的保管與保護(hù)方法，歸納起來有以下7種:

1.模擬存儲(chǔ):即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現(xiàn)存文件管理系統(tǒng)管理的方法。該方法在打印過程中有可能會(huì)丟失上述關(guān)鍵保護(hù)要素，如不加以設(shè)置或預(yù)先處理，一些元數(shù)據(jù)會(huì)丟失，電子文件的完整性會(huì)受到影響。

2.政策規(guī)定:它包括使用外部規(guī)章體系或內(nèi)部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數(shù)字文件保護(hù)的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護(hù)的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準(zhǔn)則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監(jiān)督落實(shí)和開展常規(guī)性評(píng)估和不斷更新。

3.標(biāo)準(zhǔn)格式:標(biāo)準(zhǔn)格式的目標(biāo)是為了避免人們受控于個(gè)別兜售商的專用格式，減少面臨風(fēng)險(xiǎn)的可能，使用標(biāo)準(zhǔn)格式必須保護(hù)所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)要素及其屬性，但它的問題是標(biāo)準(zhǔn)格式較少具備數(shù)字世界最新出臺(tái)的時(shí)尚功能和組成。

4.計(jì)算機(jī)博物館:計(jì)算機(jī)博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個(gè)或多個(gè)機(jī)構(gòu)要長久的收集和維護(hù)各種不同版本的計(jì)算機(jī)軟硬件。機(jī)構(gòu)需為不定的未來維護(hù)大量的備件、手冊(cè)和記錄。計(jì)算機(jī)博物館的保護(hù)方法存在一系列問題:如機(jī)器是否就能運(yùn)行?有多少人會(huì)用這些資源?需要多少博物館?數(shù)字技術(shù)檢索的主要優(yōu)勢還能再現(xiàn)等?

5.轉(zhuǎn)換和遷移:這一方法一定程度與計(jì)算機(jī)博物館概念正好相反。其目標(biāo)是隨軟硬件的變化保證數(shù)字文件的可讀性。轉(zhuǎn)換即是把舊的數(shù)據(jù)文件重新寫人新的計(jì)算機(jī)環(huán)境。遷移即是把數(shù)字信息從不能再工作的非現(xiàn)行遺留系統(tǒng)中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會(huì)對(duì)文件信息內(nèi)容的完整性帶來一定問題。

6.仿真:仿真是當(dāng)前電子文件保管與保護(hù)研究的熱點(diǎn)主題。仿真意味著一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)向另一個(gè)一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術(shù)，用于未來未知的計(jì)算機(jī)，它將以人類可讀的形式保存描述性數(shù)據(jù)以再形成數(shù)字文件，并將把描述性數(shù)據(jù)、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。

7.永久性數(shù)字檔案館:永久性數(shù)字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個(gè)研究項(xiàng)目的名稱。該項(xiàng)目與圣地亞哥超級(jí)計(jì)算機(jī)中心合作，旨在研制一個(gè)操作系統(tǒng)能夠捕獲、維護(hù)和提供電子文件的利用，不受計(jì)算機(jī)環(huán)境的變化。其目標(biāo)是將文件的內(nèi)容連同其描述性數(shù)據(jù)和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀。

(二)電子文件管理的未來發(fā)展方向

就信息技術(shù)發(fā)展的趨勢來說，電子文件的管理功能正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.文檔管理與業(yè)務(wù)工作流集成實(shí)現(xiàn)文件和檔案與其它數(shù)據(jù)的積累、共享和交流。這將成為具有知識(shí)管理工具的軟件產(chǎn)品的重要功能。

2.文檔管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，這已成為業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件產(chǎn)品功能不斷完善的重要標(biāo)識(shí)，文檔管理是業(yè)務(wù)管理必不可少的一種管理工具，它的管理對(duì)象是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的，二者的關(guān)系密不可分。

3.文檔管理與其他信息資源系統(tǒng)集成，最大限度地實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)信息資源的共享。

隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準(zhǔn)確的前提下，信息系統(tǒng)的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務(wù)。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規(guī)程，加拿大哥倫比亞大學(xué)的InterPARES項(xiàng)目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結(jié)經(jīng)驗(yàn)再應(yīng)用于其他案例，這一方法已被印地納大學(xué)驗(yàn)證。

2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統(tǒng)或?qū)⑽募平坏綄ｉT的文件保管系統(tǒng)。匹茲堡大學(xué)的“文件管理的功能要求”項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.電子文件的保管與保護(hù)決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護(hù)設(shè)施，后者愿意與其它服務(wù)機(jī)構(gòu)簽定合同由外部服務(wù)機(jī)構(gòu)提供保管與保護(hù)服務(wù)。決策不僅涉及經(jīng)濟(jì)問題，還涉及機(jī)構(gòu)機(jī)制和機(jī)構(gòu)的優(yōu)先權(quán)考慮等因素。

(三)電子文件管理和利用的思路與對(duì)策

就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對(duì)策可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.電子文件保管的目標(biāo):保證電子文件的真實(shí)、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據(jù)文件形成機(jī)構(gòu)的職能及活動(dòng)過程來判斷電子文件的價(jià)值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，鑒定工作應(yīng)當(dāng)是全過程的從文件形成前端的系統(tǒng)設(shè)計(jì)就開始并貫穿與文件運(yùn)動(dòng)的全過程。

3.電子文件的保護(hù):電子文件保護(hù)的觀念應(yīng)從保護(hù)載體轉(zhuǎn)向保護(hù)內(nèi)容，從保護(hù)文件的次序轉(zhuǎn)向保護(hù)文件的完整性、可存取性和可理解性。

第6篇：企業(yè)受控文件管理范文

國家電網(wǎng)公司堅(jiān)持以“六統(tǒng)一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續(xù)提升財(cái)務(wù)集約化、信息化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、自動(dòng)化處理、智能化分析等先進(jìn)管理模式，并提出“應(yīng)用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲(chǔ)功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統(tǒng)，實(shí)施電子化管理的工作要求”，以實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化、規(guī)范化管理。國網(wǎng)公司根據(jù)財(cái)務(wù)政策環(huán)境及自身財(cái)務(wù)體系的建設(shè)狀況于2012年下發(fā)了國家電網(wǎng)財(cái)〔2012〕346號(hào)（《關(guān)于印發(fā)國家電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案（2012年版）的通知》）文件，該文件明確要求國網(wǎng)總部及各網(wǎng)省以規(guī)范財(cái)務(wù)及物資體系的原始憑證和記賬憑證為重點(diǎn)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理，制定原始憑證規(guī)范，統(tǒng)一記賬規(guī)則，推進(jìn)原始憑證電子化，確保業(yè)務(wù)清晰、記錄規(guī)范、原始憑證合規(guī)。

1實(shí)施背景

11加強(qiáng)原始憑證影像集中管理的迫切要求

內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司現(xiàn)有的財(cái)務(wù)集約化ERP平臺(tái)系統(tǒng)已經(jīng)走在了國家電網(wǎng)各網(wǎng)省公司的前列，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了國家電網(wǎng)公司的集中部署運(yùn)行，但是在物資供應(yīng)過程中涉及的原始票據(jù)的留存、驗(yàn)收、過賬、查閱、統(tǒng)計(jì)、稽核等環(huán)節(jié)的原始憑證流轉(zhuǎn)及數(shù)據(jù)稽核上還存在一些問題，如傳統(tǒng)的原始紙質(zhì)憑證和ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通過人為主觀地進(jìn)行查驗(yàn)核對(duì)，整個(gè)過程繁雜，加之原始票據(jù)數(shù)據(jù)資源分散，服務(wù)管理方式單一，無論從財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)辦理效率和服務(wù)能力，還是從供應(yīng)商的管理能效上，已不能滿足國家電網(wǎng)總部對(duì)于財(cái)務(wù)原始憑證電子化的溯源要求，同時(shí)也不利于后續(xù)國家電網(wǎng)財(cái)務(wù)原始憑證電子化影像數(shù)據(jù)的集中管理和大數(shù)據(jù)分析挖掘。

12加強(qiáng)原始憑證電子化業(yè)務(wù)流程的重要內(nèi)容

建設(shè)原始憑證電子化平臺(tái)，是國網(wǎng)總部《關(guān)于印發(fā)國家電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案的通知》中確定的重要工作任務(wù)，同時(shí)在《國家電網(wǎng)公司“三集五大”體系建設(shè)“大財(cái)務(wù)”評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》中，對(duì)建設(shè)省級(jí)集中的依托財(cái)務(wù)集約化原始憑證電子化影像數(shù)據(jù)采集平臺(tái)提出了明確的要求，該文件同時(shí)指明要對(duì)現(xiàn)有ERP業(yè)務(wù)流程辦理的速度、信息采集的準(zhǔn)確度、智能化進(jìn)行提升和加速，并最大限度地降低數(shù)據(jù)采集的人工工作量，最大程度地通過智能識(shí)別技術(shù)來提升原始憑證電子化的業(yè)務(wù)采集與電子化水平。

13加強(qiáng)提升公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集效率和服務(wù)能力的重要舉措

通過在現(xiàn)有財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)中增加智能掃描OCR文字識(shí)別技術(shù)系統(tǒng)模塊，可以提升整個(gè)財(cái)務(wù)原始憑證電子化水平，提升物資、財(cái)務(wù)部門的供應(yīng)商票據(jù)票面信息及報(bào)銷單據(jù)、訂單、合同的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的過賬中的三單（合同、訂單、匯票）匹配的實(shí)時(shí)性。通過原始憑證電子化平臺(tái)的建設(shè)，將會(huì)構(gòu)建一個(gè)全省統(tǒng)一的影像數(shù)據(jù)采集和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集信息流和業(yè)務(wù)流的雙向?qū)崟r(shí)交互，滿足財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)自動(dòng)過賬、出納的用戶付款的服務(wù)需求，極大提升財(cái)務(wù)體系的服務(wù)管理水平。

14加強(qiáng)國網(wǎng)公司業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必然要求

建設(shè)原始憑證電子化平臺(tái)是內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司在財(cái)務(wù)體系建設(shè)中對(duì)供應(yīng)商票據(jù)、電力公司部門間的票據(jù)、工單等的影像數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、管理及影像中數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集的必然要求，無論從數(shù)據(jù)采集效率還是從整個(gè)財(cái)務(wù)體系的ERP流程優(yōu)化都是必然趨勢，可以極大提升整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的電子流程的順暢性和充分發(fā)掘該平臺(tái)的可利用度。無論從業(yè)務(wù)流程辦理的效能上，還是從財(cái)務(wù)體系建設(shè)的品牌上，都能夠展示形象、提升管理服務(wù)水平。

2內(nèi)涵和主要做法

隨著物資集約化管理的不斷深化和發(fā)票驗(yàn)審結(jié)算工作量的大幅增長，著力建立原始憑證電子化系統(tǒng)平臺(tái)，其內(nèi)涵概括為建立企業(yè)級(jí)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，統(tǒng)一原始憑證管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的收集、識(shí)別、查詢和存儲(chǔ)，同時(shí)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始憑證的全生命周期管理，加強(qiáng)對(duì)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的規(guī)范管理和高效利用，制定企業(yè)統(tǒng)一原始憑證和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提升企業(yè)整體管理能力。

圍繞“3+2”的工作內(nèi)容，統(tǒng)一開展原始憑證電子化工作?！?”是指三項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)容，即規(guī)范業(yè)務(wù)體系、明確業(yè)務(wù)職責(zé)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，是財(cái)務(wù)原始憑證電子化的基本工作內(nèi)容?！?”是指兩套配套保障措施，即制度體系保證和技術(shù)支撐保障，要在財(cái)務(wù)原始憑證運(yùn)行工作中不斷優(yōu)化和完善。

三項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)容如下：規(guī)范業(yè)務(wù)體系，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)功能劃分來組織開展信息系統(tǒng)運(yùn)行工作；明確業(yè)務(wù)職責(zé)，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)領(lǐng)域來細(xì)化明確各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)職責(zé)，合理設(shè)置崗位；優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，統(tǒng)一規(guī)范改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)流程之間關(guān)系，提高流程效率。

兩套配套保障措施的內(nèi)容為建立健全管理方法，管理規(guī)定，實(shí)施細(xì)則和操作指南為主題的運(yùn)行制度體系；統(tǒng)一建設(shè)原始電子憑證運(yùn)行體系技術(shù)支撐平臺(tái)，并推廣應(yīng)用。

圍繞“3+2”工作內(nèi)容，建成三級(jí)審批制度體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的組織形式由專業(yè)分工向業(yè)務(wù)分工轉(zhuǎn)變，工作方式由被動(dòng)處理向主動(dòng)處理轉(zhuǎn)變，由分散處理向集中處理轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的精益管理，集中管控，統(tǒng)一調(diào)度和高效運(yùn)作。

21原始憑證電子化建設(shè)與實(shí)踐的內(nèi)涵

內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證電子化建設(shè)與實(shí)施以建設(shè)“電子化財(cái)務(wù)管理”為目標(biāo)，以智能人機(jī)交互技術(shù)為基礎(chǔ)，按照“集團(tuán)化運(yùn)作、集約化發(fā)展、精細(xì)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)”工作要求，對(duì)原物資供應(yīng)商管理，財(cái)務(wù)過賬資源和流程進(jìn)行優(yōu)化整合，構(gòu)建清晰、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，與內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)由復(fù)雜到簡潔、分散到集中的運(yùn)行管理模式轉(zhuǎn)變，為公司提供更高效、更安全、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

22主要做法

以建立財(cái)務(wù)原始憑證管理系統(tǒng)為理論基礎(chǔ)，以增值稅發(fā)票智能結(jié)算平臺(tái)、原始業(yè)務(wù)憑證采集平臺(tái)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)為管理支撐。以文檔管理、協(xié)同操作、圖像捕獲、電子工作流、內(nèi)容訪問、記錄管理、歸檔與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)緊密聯(lián)結(jié)，與各種不同的SAP界面無縫集成，使用工作臺(tái)嵌入SAP，無縫聯(lián)結(jié)SAP業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)使用內(nèi)容增強(qiáng)的SAP財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，包括企業(yè)資產(chǎn)管理、合同管理、財(cái)務(wù)單據(jù)管理、品牌管理、設(shè)計(jì)文件管理、項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理和事件管理。

221技術(shù)支撐手段建設(shè)

采用電子化系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)策略對(duì)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證管理進(jìn)行優(yōu)化。與SAP系統(tǒng)深度整合，既支持現(xiàn)有財(cái)務(wù)憑證電子化的功能需求，也支持未來其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的憑證電子化，與非機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)、現(xiàn)有集團(tuán)結(jié)算平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)權(quán)限管理整合，支持百萬級(jí)財(cái)務(wù)憑證電子化的處理壓力，降低升級(jí)對(duì)現(xiàn)有原始憑證電子化系統(tǒng)的影響。通過聯(lián)結(jié)內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程的效率，通過管理內(nèi)容的完整生命周期，改進(jìn)日常工作的規(guī)范。

（1）在原始憑證電子化系統(tǒng)中構(gòu)建智能結(jié)算平臺(tái)，統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)，為電子原始憑證在線管理提供系統(tǒng)支撐，規(guī)范財(cái)務(wù)相關(guān)電子文件管理，提供票據(jù)自動(dòng)掃描，由“原始憑證電子化”到“結(jié)構(gòu)化”的自動(dòng)轉(zhuǎn)換，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全局共享文件資源，提高原始憑證電子化數(shù)據(jù)利用效率。管理系統(tǒng)架構(gòu)具體如下：

在業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證錄入界面增加掃描功能，業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證錄入時(shí)，通過啟動(dòng)掃描程序，自動(dòng)調(diào)出掃描窗口，掃描原始紙質(zhì)憑證，調(diào)出即時(shí)圖片（也可選擇載入已有的掃描圖片）。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證提交、保存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將電子文件存儲(chǔ)到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)可在各審批崗位查看到對(duì)應(yīng)的電子圖片。在現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證查詢分析時(shí)，可即時(shí)查看對(duì)應(yīng)的電子圖片，同時(shí)也可登錄非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)電子圖片識(shí)別信息關(guān)聯(lián)查看對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證。

各業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行原始憑證電子化數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)收集，支持原始憑證掃描成各種圖片文件格式，進(jìn)行檔案化管理，對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理，保持對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。

在電子化原始憑證傳輸過程中，按照國家相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合國內(nèi)通過認(rèn)證的安全加密產(chǎn)品，進(jìn)行索引加密、數(shù)字簽名、RMS等技術(shù)保證電子文件的安全性以及可用性，達(dá)到控制數(shù)據(jù)安全的作用。

（2）通過OCR識(shí)別技術(shù)，對(duì)掃描件中的指定位置信息進(jìn)行識(shí)別，提取指定信息，建立與電子圖片文件索引及與業(yè)務(wù)單據(jù)、憑證的關(guān)聯(lián)，或?qū)⒆R(shí)別信息自動(dòng)裝載到業(yè)務(wù)單據(jù)中，經(jīng)核對(duì)無誤后，可進(jìn)行相應(yīng)的后續(xù)操作。

（3）建設(shè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)。搭建企業(yè)級(jí)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，統(tǒng)一原始憑證管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的收集、識(shí)別、查詢和存儲(chǔ)，同時(shí)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，加強(qiáng)對(duì)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的規(guī)范管理和高效利用。根據(jù)原始憑證電子化的總體功能需求，綜合考慮系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)的成熟性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性，同時(shí)為了和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫技術(shù)路線保持一致，選擇采用成熟的企業(yè)內(nèi)容管理套裝軟件作為基礎(chǔ)平臺(tái)，在此基礎(chǔ)平臺(tái)上開發(fā)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司的財(cái)務(wù)原始憑證電子化系統(tǒng)。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔、流程和生命周期等方面為原始憑證電子化系統(tǒng)提供支持，具有很強(qiáng)的海量存儲(chǔ)、安全管理、快速定位、信息共享和內(nèi)容關(guān)聯(lián)能力，從底層實(shí)現(xiàn)對(duì)各種原始憑證非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理業(yè)務(wù)和管理工作進(jìn)行有效支持，提升財(cái)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值。

（4）增加可視化管理功能。業(yè)務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)和審批過程中按流程、節(jié)點(diǎn)隨需掃描原始紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)原始資料的動(dòng)態(tài)收集，掃描為電子圖片的原始憑證作為業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證的附件，供業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證在審批流轉(zhuǎn)、查詢分析時(shí)查看。利用OCR技術(shù)，對(duì)特別的原始單據(jù)（增值稅發(fā)票，訂單，合同）進(jìn)行掃描識(shí)別，自動(dòng)生成結(jié)構(gòu)化的憑證明細(xì)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)單據(jù)。

222組織體系建設(shè)

內(nèi)蒙古東部電力公司財(cái)務(wù)原始憑證電子化體系以“三級(jí)審批”為基礎(chǔ)，總體設(shè)計(jì)架構(gòu)為“兩層調(diào)度，三級(jí)審批，一體化運(yùn)行”?！叭?jí)審批”體系主要包括物資供應(yīng)部初審，物資采購部復(fù)審，財(cái)務(wù)部三審。物資供應(yīng)部初審指供應(yīng)部大廳審核人員審核，主要包括在物質(zhì)供應(yīng)商管理大廳對(duì)物資采購合同、增值稅發(fā)票、物資驗(yàn)貨單等原始憑證進(jìn)行評(píng)審，物資采購部根據(jù)物資采購訂單信息，對(duì)原始憑證影像和票據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，物資財(cái)務(wù)部對(duì)原始憑證影像進(jìn)行集中校驗(yàn)，查詢過賬信息和批量清賬工作。

（1）兩層調(diào)度。按照一體化運(yùn)行體系要求，建設(shè)內(nèi)蒙古東部電力有限公司總部和市級(jí)公司兩層調(diào)度方式?？偛控?cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)原始憑證的集中管理，承擔(dān)公司總體原始憑證的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)度、審查。市級(jí)公司財(cái)務(wù)部接受總部財(cái)務(wù)部管理，負(fù)責(zé)基層財(cái)務(wù)工作中的原始憑證電子化數(shù)據(jù)采集、上傳，同時(shí)對(duì)調(diào)管范圍內(nèi)的原始憑證進(jìn)行信息監(jiān)管和檢查憑證完整性。

（2）三級(jí)審批。供應(yīng)商通過供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)，進(jìn)行發(fā)票的電子化工作和付款進(jìn)度和付款情況的查詢，同時(shí)也借此收集電子發(fā)票信息，為后期自動(dòng)處理做準(zhǔn)備。今后更可擴(kuò)展為采購需求，甚至庫存狀態(tài)。發(fā)票掃描和識(shí)別平臺(tái)批量處理供應(yīng)商寄達(dá)的紙質(zhì)發(fā)票，并且識(shí)別其上的關(guān)鍵內(nèi)容，和已采集到的電子發(fā)票明細(xì)進(jìn)行比對(duì)。如果匹配則進(jìn)入下一步處理。

根據(jù)三單匹配（PO（訂單），GR（收貨單）信息，紙質(zhì)發(fā)票信息），再加上供應(yīng)商平臺(tái)產(chǎn)生的預(yù)制發(fā)票，這4個(gè)數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)邏輯進(jìn)行判斷后，進(jìn)行大量自動(dòng)過賬，小量人工異常處理，最大化實(shí)現(xiàn)處理自動(dòng)化。

供應(yīng)商攜帶發(fā)票到物資供應(yīng)部大廳，登錄SAP開發(fā)掃描終端選擇對(duì)應(yīng)采購訂單并上載發(fā)票信息系統(tǒng)自動(dòng)分配原始憑證編號(hào)，打印粘貼單并粘貼發(fā)票打印一級(jí)交接單，連同發(fā)票交供應(yīng)部大廳人員審核供應(yīng)部大廳人員接收及審核發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票信息分類打印二級(jí)交接單，連同發(fā)票交供應(yīng)部人員審核供應(yīng)部人員接收發(fā)票復(fù)審，并根據(jù)發(fā)票信息分類打印三級(jí)交接單，連同發(fā)票交財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)經(jīng)理智能派工接收審核粘貼單，發(fā)票過賬生成應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)憑證。

對(duì)于物資供應(yīng)部門的供貨商提供的購貨增值稅發(fā)票可以按照上述數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程在物資供應(yīng)商大廳和大廳辦事人員處配置掃描終端設(shè)備，然后通過配置的掃描終端由供應(yīng)商送發(fā)票人員或者物資大廳辦事人員接收到的供應(yīng)商發(fā)票進(jìn)行掃描，掃描出的發(fā)票數(shù)據(jù)（9類數(shù)據(jù)和3類文本信息）通過BASE64加密傳入ERP系統(tǒng)，掃描識(shí)別完成后刪除本地信息，本地不做任何數(shù)據(jù)和圖片的保存操作，打印發(fā)票粘貼單，同步利用掃描識(shí)別到的條碼信息將影像數(shù)據(jù)和工單信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

（3）一體化運(yùn)行。按照財(cái)務(wù)運(yùn)行體系要求，建設(shè)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司物資、財(cái)務(wù)兩個(gè)體系原始憑證集中式調(diào)度，依托原始憑證電子化系統(tǒng)平臺(tái)，優(yōu)化數(shù)據(jù)運(yùn)行資源配置，推進(jìn)運(yùn)行體系的扁平化，注重管控集約化。

223強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)原始憑證管理

（1）完善財(cái)務(wù)與生產(chǎn)、項(xiàng)目、物資、人資、營銷等前端業(yè)務(wù)信息的集成，規(guī)范前端經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和交易事項(xiàng)的處理，深化財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成應(yīng)用，實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息，促使前端業(yè)務(wù)按照財(cái)務(wù)規(guī)則或財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行核算與管理，確保集成業(yè)務(wù)的內(nèi)部原始憑證全部來源于業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)。

（2）深化電子報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)用，將項(xiàng)目管理系統(tǒng)與電子報(bào)賬系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)電子合同、工程預(yù)決算報(bào)告與審批單無縫鏈接。同時(shí)，制定相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)財(cái)務(wù)審核規(guī)范條款，規(guī)范并細(xì)化日常費(fèi)用報(bào)銷、營銷電費(fèi)、物資采購、在建工程等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)原始憑證精細(xì)化管理。

（3）規(guī)劃財(cái)務(wù)審查工作。從審批、記賬、校驗(yàn)、過賬、預(yù)付款清賬等各個(gè)方面，規(guī)范內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司財(cái)務(wù)部審批操作流程，提升財(cái)務(wù)部工作的管理水平，確保公司財(cái)務(wù)的安全穩(wěn)定。

（4）建立健全的評(píng)價(jià)考核體系。為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)原始憑證電子化系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行和應(yīng)用情況，建立財(cái)務(wù)運(yùn)行考核體系，通過從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可靠性、貫通性、安全性等各方面進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，切實(shí)提高公司財(cái)務(wù)憑證電子化流轉(zhuǎn)水平，有效支撐公司發(fā)展方式和電網(wǎng)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，加快推進(jìn)公司現(xiàn)代化建設(shè)。

（5）強(qiáng)化“三級(jí)審批”流程管理。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化流程并結(jié)合國家電網(wǎng)財(cái)務(wù)管理流程的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際財(cái)務(wù)憑證管理角度出發(fā)，旨在從整體上把握公司財(cái)務(wù)管理流程建設(shè)的基本思路和關(guān)鍵要素，總結(jié)形成全公司財(cái)務(wù)管理流程建設(shè)的統(tǒng)一和規(guī)范。對(duì)財(cái)務(wù)事件與原始憑證管理進(jìn)行無縫銜接，固化財(cái)務(wù)處理流程，用電子化手段管理財(cái)務(wù)工作。

（6）提高財(cái)務(wù)工作運(yùn)行專業(yè)化水平。依托財(cái)務(wù)原始憑證的電子化建設(shè)不斷覆蓋和實(shí)用化，從財(cái)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)“縱向到底，橫向到邊”逐步統(tǒng)一規(guī)范，從內(nèi)蒙古東部電子公司到各市級(jí)子公司的財(cái)務(wù)均采用通用的管理流程進(jìn)行日常操作，依托原始憑證電子化系統(tǒng)全面支撐運(yùn)行工作，提高財(cái)務(wù)工作整體運(yùn)行保障水平。

224采取整體規(guī)劃、階段推進(jìn)、注重實(shí)效的實(shí)施策略

（1）原始憑證電子化建設(shè)涉及財(cái)務(wù)的各項(xiàng)日常工作，所以在應(yīng)用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能開發(fā)、業(yè)務(wù)配置、系統(tǒng)存儲(chǔ)規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施等工作的規(guī)劃和實(shí)施上，要服從內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司長期建設(shè)規(guī)劃，需采用信息技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)先的技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，支撐內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司現(xiàn)有應(yīng)用，并著眼于未來3～5年的管理改進(jìn)，同時(shí)以國網(wǎng)公司整體規(guī)劃為準(zhǔn)，各項(xiàng)系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)劃要符合國網(wǎng)財(cái)務(wù)各類財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范、管理要求。

（2）在電子化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中有意識(shí)地進(jìn)行階段性推進(jìn)，將工作劃分成可以控制、有明確實(shí)施目標(biāo)和效果的各個(gè)實(shí)施階段，采取先試點(diǎn)再推廣的模塊開展實(shí)施工作，通過試點(diǎn)實(shí)施形成典型模式和經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上全面推廣實(shí)施工作。

（3）在實(shí)施過程中以項(xiàng)目實(shí)施對(duì)用戶企業(yè)實(shí)際管理工作的改進(jìn)和提高工作效果為最主要的考核標(biāo)準(zhǔn)，注重實(shí)效，將原始電子單據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理、關(guān)聯(lián)查詢，促使日常業(yè)務(wù)憑證、單據(jù)審核的高效管理，保證業(yè)務(wù)在線審核操作的高效、簡便、友好、運(yùn)行穩(wěn)定。

3實(shí)施效果

31提升財(cái)務(wù)結(jié)算能力，增強(qiáng)自動(dòng)化管理水平

依托掃描識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全程操作“按圖索驥”。供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)通過掃描識(shí)別技術(shù)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，將增值稅專用發(fā)票票面信息影像化、數(shù)字化。在供應(yīng)商發(fā)票掃描環(huán)節(jié)，自動(dòng)識(shí)別增值稅發(fā)票票面內(nèi)容，智能匹配初始信息；在發(fā)票驗(yàn)審環(huán)節(jié)，自動(dòng)審核發(fā)票信息，實(shí)時(shí)歸集票據(jù)影像業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；在集中過賬環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動(dòng)錄入過賬，會(huì)計(jì)處理由輸入數(shù)據(jù)向檢查數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變；在發(fā)票檢索環(huán)節(jié)，提供多條件搜索功能，實(shí)時(shí)跟蹤發(fā)票處理業(yè)務(wù)狀態(tài)。

32提升供應(yīng)商管理水平，創(chuàng)新優(yōu)化結(jié)算流程

創(chuàng)新優(yōu)化結(jié)算流程，實(shí)現(xiàn)工作模式“化繁為簡”。供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)將財(cái)務(wù)人員從單調(diào)枯燥的手工錄入勞動(dòng)中徹底解放出來，將供應(yīng)商納入發(fā)票處理工作流程，由供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算業(yè)務(wù)并進(jìn)行發(fā)票掃描、打印、粘貼等業(yè)務(wù)操作。財(cái)務(wù)人員通過系統(tǒng)完成在線審批、校驗(yàn)、過賬等業(yè)務(wù)處理，使傳統(tǒng)的手工處理發(fā)票向自動(dòng)化、智能化、集成化方向轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)了供應(yīng)商參與物資結(jié)算工作的積極性，改變了企業(yè)財(cái)務(wù)人員編制隨業(yè)務(wù)量增長而同比例擴(kuò)充的被動(dòng)局面。

33提升企業(yè)財(cái)務(wù)管控能力，保證“三集五大”體系建設(shè)有效開展

集成系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)“兼容并包”。結(jié)算平臺(tái)上線以來，供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)掃描識(shí)別正確率達(dá)9933%，驗(yàn)審正確率達(dá)100%；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)納入“一體化”在線管控，“影像流”與“任務(wù)流”暢通無阻、有條不紊；原始發(fā)票影像數(shù)據(jù)一次錄入、全程共享；審批環(huán)節(jié)規(guī)范統(tǒng)一、職責(zé)清晰；數(shù)據(jù)收集便捷高效、口徑多樣；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門管理職能協(xié)同銜接、緊密耦合，有效打破“條塊分割”的管理壁壘，為“三集五大”體系建設(shè)業(yè)務(wù)融合提供有益探索。

第7篇：企業(yè)受控文件管理范文

關(guān)鍵詞：電力科技 檔案 現(xiàn)代化管理

1、前言

電力科技檔案的現(xiàn)代化管理是管理方面的一種趨勢，所以說，現(xiàn)代化的管理手段主要依靠計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展，我們已經(jīng)有了較為成熟的計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)，所以說要將技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際中。本文就對(duì)現(xiàn)代化管理進(jìn)行有效的分析，從各個(gè)方面進(jìn)行突破。

2、檔案現(xiàn)代化管理概述

檔案工作的現(xiàn)代化，是建立先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后組織機(jī)構(gòu)，適應(yīng)，管理方法和手段，以實(shí)現(xiàn)所面臨的新形勢和檔案在中國建設(shè)和發(fā)展的新任務(wù)的預(yù)期目的，我們必須樹立依靠科技進(jìn)步和管理。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程成本，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員，確保檔案資源的安全和保密性，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，促進(jìn)檔案工作的改革。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是新技術(shù)革命的主導(dǎo)技術(shù)。高速度、高精度的電子計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)信息和邏輯判斷能力和自動(dòng)操作等特點(diǎn)，在檔案管理、檔案利用計(jì)算機(jī)接收、查詢、借閱和歸還，并確定由于文件備案和使用管理的破壞。在文件管理中，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、整理、編譯的檢索工具，對(duì)目錄的內(nèi)容進(jìn)行介紹和編寫，也為庫務(wù)管理。對(duì)于專項(xiàng)檔案工作項(xiàng)目，如編制大索引，為檔案的研究工作提供服務(wù)和檔案統(tǒng)計(jì)等。計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)，具有輸入和輸出、插入、修改、打印、查詢、統(tǒng)計(jì)、查詢、刪除等功能，同時(shí)，計(jì)算機(jī)還具有識(shí)別、診斷、篩選等功能，可以利用檔案進(jìn)行某些功能的識(shí)別?，F(xiàn)代檔案管理具有占用空間小、存儲(chǔ)量大的信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快和使用計(jì)算機(jī)等方面的信息，可以及時(shí)提供大量的檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件在檔案領(lǐng)域的一個(gè)新的信息載體、磁性材料、光學(xué)材料的電子檔案，將逐步取代傳統(tǒng)載體檔案在檔案領(lǐng)域占據(jù)領(lǐng)先地位，檔案工作注入生機(jī)與活力。

3、電力科技檔案的現(xiàn)代化管理

重視和電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用，加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案編制工程檔案是建設(shè)科技資源優(yōu)勢單位，檔案人員要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)文件和資料的積累，實(shí)際上是工程的施工經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的積累。是否有效地選擇項(xiàng)目檔案，作為衡量和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理水平和項(xiàng)目文件大小的重要標(biāo)準(zhǔn)。為了充分了解電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，為進(jìn)一步實(shí)施精細(xì)化管理的要求，強(qiáng)化國家的電網(wǎng)公司，實(shí)現(xiàn)電力工程項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提高建設(shè)和管理水平。項(xiàng)目文件驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，不接受項(xiàng)目文件或項(xiàng)目文件不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個(gè)施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。可以看出，該項(xiàng)目文件驗(yàn)收的整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收的項(xiàng)目有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目文件在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。

電力工程檔案是資本建設(shè)過程真實(shí)性和工程化的重要文件。檔案和施工人員認(rèn)真研究電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持“檔案法”的宣傳，開展工作，加強(qiáng)檔案的參與意識(shí)和法律制度，對(duì)檔案法治；檔案工作者應(yīng)注重知識(shí)的積累，不斷提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)，并積極與相關(guān)部門和人員，了解建設(shè)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。在測試過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定，良好的價(jià)值評(píng)估，這樣文件的合理分類，文件排列有序，寫的確切名稱，存儲(chǔ)期劃分文件正確，裝訂結(jié)實(shí)、整齊美觀，使建設(shè)項(xiàng)目檔案科學(xué)的管理和有效利用。

目前，廣泛使用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)，可以完成對(duì)文件的起草，修改，刪除，查詢，打印，登記，統(tǒng)計(jì)工作，收集、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的經(jīng)營理念和管理技術(shù)，是迫切需要的檔案管理人員掌握和使用。數(shù)字檔案管理、信息技術(shù)是檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合自己的工作，在學(xué)習(xí)中操作，同時(shí)不斷提高服務(wù)質(zhì)量，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息和文化學(xué)習(xí)、綜合檔案管理人員的信息，使自己的知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化。

3.1現(xiàn)代化管理的定位

（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是至關(guān)重要的，檔案建設(shè)項(xiàng)目也是至關(guān)重要的，沒有項(xiàng)目文件將是未來的麻煩沒有盡頭。該項(xiàng)目從項(xiàng)目經(jīng)理開始，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙和計(jì)算資料、音像資料的收集、管理、制定崗位職責(zé)、考核和獎(jiǎng)懲。

（二）加強(qiáng)組織和電力工程項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目管理，施工負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位的技術(shù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)、施工單位等部門，明確項(xiàng)目責(zé)任，檔案管理責(zé)任，工作的人，責(zé)任到人。加強(qiáng)評(píng)估，建立和完善項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度，從組織、制度上保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的正常發(fā)展。

（三）檔案工作的實(shí)施與項(xiàng)目建設(shè)的同步，是保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的前提。

3.2如何做好檔案現(xiàn)代化管理

①為了與國家規(guī)定的要求，使文件、檔案工作人員應(yīng)注意從“頭”項(xiàng)目準(zhǔn)備早、抓源頭為項(xiàng)目檔案管理工作，從項(xiàng)目的提出，到項(xiàng)目，各階段設(shè)計(jì)，施工，調(diào)試，工程調(diào)試檔案部門做先進(jìn)的干預(yù)跟蹤、監(jiān)督。檔案建設(shè)項(xiàng)目密切，隨著項(xiàng)目進(jìn)度的一部分，一步一步地，逐步形成一個(gè)連接的擴(kuò)展。檔案工作者應(yīng)利用工程進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、檔案管理和檔案收集范圍，對(duì)施工人員的要求發(fā)展的意識(shí)，形成的檔案建設(shè)，并與項(xiàng)目文件的形成和積累過程檢查工作積極配合，為完成文件的基礎(chǔ)。

②檢查工程進(jìn)度和文件同步的積累，加強(qiáng)對(duì)施工人員的檔案意識(shí)，檔案的形成、積累在施工階段的施工人員，并檢查在施工階段文件的積累和質(zhì)量檢查。檔案工作人員和技術(shù)人員和管理人員要緊密合作，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)的作用，掌握項(xiàng)目檔案工作要點(diǎn)，明確自己的責(zé)任和任務(wù)。充分調(diào)動(dòng)兼職檔案管理人員，嚴(yán)格控制之前，期間和之后，要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，申請(qǐng)材料符合檔案管理要求。

③完成項(xiàng)目驗(yàn)收和文件檢查，參與檔案人員的參與完成驗(yàn)收，是保證項(xiàng)目文件質(zhì)量的文件信息。檔案人員在工程檔案審批工作中，工作應(yīng)重點(diǎn)放在檔案的初步階段，檔案資料應(yīng)一致的地圖“，簽訂完整的手續(xù)。檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題，要求有關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不馬虎住宿，保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

④為了使這個(gè)制度得到更好的實(shí)施，在項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)備開箱活動(dòng)，指導(dǎo)檔案工作人員參加，使檔案工作人員了解情況和設(shè)備到貨及隨機(jī)文件的完整性，使檔案管理工作始終處于受控狀態(tài)。

⑤建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算，實(shí)施工程檔案動(dòng)態(tài)管理。檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備的開箱，準(zhǔn)確記錄隨機(jī)文件齊全，信息不完全和其他設(shè)備的及時(shí)發(fā)現(xiàn)與有關(guān)部門和廠家聯(lián)系箱時(shí)要求完成設(shè)備的信息。

4、結(jié)束語

依據(jù)本文的描述可以清晰的看出，目前的計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的很不錯(cuò)了，對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域都有了一定的現(xiàn)代化管理方法與手段，因此，我們要與時(shí)俱進(jìn)根據(jù)時(shí)代的變化以及科學(xué)的發(fā)展不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)。本文提出的僅僅是個(gè)人觀點(diǎn)，但是依舊希望能夠?qū)τ嘘P(guān)部門有一定的幫助。

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第8篇：企業(yè)受控文件管理范文

關(guān)鍵詞：建筑工程；質(zhì)量管理

1 建筑工程質(zhì)量管理的含義

在建筑工程施工項(xiàng)目中，質(zhì)量管理是指指導(dǎo)和控制某組織與質(zhì)量有關(guān)的彼此協(xié)調(diào)的活動(dòng)。與質(zhì)量有關(guān)的活動(dòng)，通常包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的建立、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。質(zhì)量控制是質(zhì)量管理的一部分，質(zhì)量控制通常是指在項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)生、 形成全過程中實(shí)施監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除過程 當(dāng)中有關(guān)技術(shù)活動(dòng)偏離規(guī)定要求的現(xiàn)象，使其恢復(fù)正常，從而達(dá)到控制的目的。使影響產(chǎn)品質(zhì)量的技術(shù)因素、管理因素及人的因素等始終處于受控的狀態(tài)下。

2 質(zhì)量管理的意義

建筑工程的質(zhì)量是建筑工程最重要的核心，是決定工程建設(shè)成敗的關(guān)鍵，它對(duì)提高工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和環(huán)境效益都具有重大意義，它直接關(guān)系著國家財(cái)產(chǎn)和人民生命的安全，關(guān)系到國家建設(shè)事業(yè)的健康發(fā)展。

3.當(dāng)前我國建筑建筑工程質(zhì)量下降的原因分析

3.1隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐加快,城市建設(shè)的規(guī)模日益擴(kuò)大。但是從總體方面來看,我國目前建筑工程質(zhì)量的水平并不樂觀。這方面的問題歸納起來。有以下表現(xiàn):工程質(zhì)量不合格,影響其使用功能;許多工程結(jié)構(gòu)隱患嚴(yán)重,甚至導(dǎo)致建筑倒塌;裝飾工程質(zhì)量低劣,給排水、電氣、燃?xì)狻⑾赖仍O(shè)施不能滿足安全防護(hù)要求;。

3.2造成建筑工程質(zhì)量下降的原因

（1）質(zhì)量法不健全,執(zhí)法力度不夠；

（2）建筑市場行為不規(guī)范,監(jiān)督查處不嚴(yán)；

（3）企業(yè)經(jīng)營思想不端正,放松管理,甚至偷工減料；

（4）不少質(zhì)量低劣的建筑材料進(jìn)入工地。市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,打破了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的單一模式,同時(shí)也給建筑市場帶來了混亂。個(gè)別商家為謀取利潤,經(jīng)銷偽劣產(chǎn)品,提供假出廠合格證,弄虛作假,給工程質(zhì)量留下隱患。因此,必須把好建筑材料的檢驗(yàn)關(guān)和試驗(yàn)關(guān),鋼材、水泥、水電設(shè)備、鹼等主要材料和試件,不能滿足于施工單位報(bào)送的工程技術(shù)資料。

（5）質(zhì)量監(jiān)督檢查不嚴(yán),有的監(jiān)督站或監(jiān)理公司的人員素質(zhì)不高。

4建筑工程項(xiàng)目施工質(zhì)量管理要點(diǎn)分析

4.1施工項(xiàng)目技術(shù)文件的管理

加強(qiáng)初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等各階段的設(shè)計(jì)文件的管理，尤其是加強(qiáng)施工圖設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件管理，使設(shè)計(jì)內(nèi)容、 深度等必須滿足項(xiàng) 目功能的需要、 滿足國家相關(guān)設(shè)計(jì)規(guī)范的要求。加強(qiáng)設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審等方面的管理工作，讓項(xiàng) 目參與的相關(guān)單位，特別是施工、監(jiān)理單位等正確理解設(shè)計(jì)意圖，加深對(duì)設(shè)計(jì)文件特點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)的理解，掌握關(guān)鍵工程部位的質(zhì)量要求。加強(qiáng)施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)技術(shù)方案等技術(shù)文件的審查，滿足施工工藝的要求。

4.2施工項(xiàng)目物資設(shè)備及材料的管理

材料及設(shè)備的質(zhì)量是工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。材料質(zhì)量不符合要求，工程質(zhì)量也就不可能符合標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)材料及設(shè)備質(zhì)量的控制，是提高工程質(zhì)量的重要保證。必須針對(duì)工程的特點(diǎn)，根據(jù)材料的性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用范圍和施工要求等方面進(jìn)行綜合考慮，慎重的選擇和使用材料及設(shè)備。

4.3施工項(xiàng)目的組織管理

依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)，確定合理的組織機(jī)構(gòu)，建立必要的規(guī)章制度和工作原則，劃分并明確工程項(xiàng)目系統(tǒng)的不同崗位、層次、部門的職責(zé)。同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的相互聯(lián)系，按分擔(dān)的責(zé)任，劃定各部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)的正常運(yùn)行。

4.4施工項(xiàng)目的過程管理

過程管理主要是通過施工工序的管理來體現(xiàn)的。在加強(qiáng)工序管理的過程中，要選擇“重點(diǎn)”和“ 關(guān)鍵”來設(shè)置質(zhì)量控制點(diǎn)，從而達(dá)到卓有成效的質(zhì)量控制。如設(shè)置關(guān)鍵的分項(xiàng)工程、 關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序等。

4.5施工項(xiàng)目過程的監(jiān)督管理

加強(qiáng)對(duì)建筑工程質(zhì)量的全過程監(jiān)督，是保證工程質(zhì)量的首要任務(wù)。因此，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（1）強(qiáng)化政府對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督,是在工程建設(shè)領(lǐng)域中對(duì)建筑市場的宏觀管理的重要手段。自20世紀(jì)80年代初,結(jié)合我國國情,參照國際慣例,政府對(duì)工程質(zhì)量實(shí)行監(jiān)督。相繼建立健全了工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu),在全國形成了質(zhì)量監(jiān)督體系,有效地把工程質(zhì)量納入法制管理軌道,加強(qiáng)了企業(yè)質(zhì)量管理,促進(jìn)了工程質(zhì)量的穩(wěn)定提高。

（2）增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí),提高人員素質(zhì)。工程質(zhì)量監(jiān)督是一項(xiàng)集法律、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和行政于一體的綜合性工作,屬行政和技術(shù)的監(jiān)督執(zhí)法。因此,監(jiān)督隊(duì)伍素質(zhì)的高低,執(zhí)法能力的強(qiáng)弱是搞好工程質(zhì)量監(jiān)督的基礎(chǔ)。

（3）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目法人行為的監(jiān)督

項(xiàng)目法人是投資者的代表,對(duì)工程質(zhì)量負(fù)總責(zé)。加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目法人行為的監(jiān)督應(yīng)注意:加強(qiáng)合同管理,避免項(xiàng)目法人在建筑設(shè)計(jì)、施工中簽訂各種虛假合同,逃避國家的監(jiān)督。加強(qiáng)對(duì)工程招投標(biāo)的監(jiān)督,嚴(yán)格審查建設(shè)單位是否依照法定程度和方式進(jìn)行了公開招標(biāo);是否公正地?fù)駜?yōu)選擇了中標(biāo)單位。嚴(yán)格施工許可證制度,建設(shè)單位必須按有關(guān)程序,經(jīng)過嚴(yán)格的審批,領(lǐng)取了許可證方可開始施工。嚴(yán)格項(xiàng)目竣工驗(yàn)收,未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目不準(zhǔn)交付使用、不辦理產(chǎn)權(quán)登記、不準(zhǔn)進(jìn)入市場交易。

（4）嚴(yán)格資質(zhì)審查,把好建筑市場準(zhǔn)入關(guān)。各級(jí)建設(shè)行政主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)參與基本建設(shè)全過程的各責(zé)氣單位的資質(zhì)審查,嚴(yán)格建筑市場準(zhǔn)入制度。

（5）用戶監(jiān)督

用戶是建筑產(chǎn)品的最終消費(fèi)者,建筑產(chǎn)品質(zhì)量的好壞,直接關(guān)系到其人身財(cái)產(chǎn)安全,用戶出于自身利益,絕不會(huì)聽任行賄、受賄、偷工減料等行為發(fā)生,吸收用戶參與基本建設(shè)全過程的質(zhì)量監(jiān)督,對(duì)提高建筑工程質(zhì)量意義重大。

參考文獻(xiàn)

第9篇：企業(yè)受控文件管理范文

隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展和國際交往的增多，產(chǎn)品概念已超越了國界。在商務(wù)交往中，需要有共同的語言、統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和共同遵守的規(guī)范，質(zhì)量管理的國際化，已成為世界各國企業(yè)界的迫切要求。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織于1979年成立ISO/TC176質(zhì)量管理和質(zhì)量保證技術(shù)委員會(huì),負(fù)責(zé)制訂質(zhì)量管理和質(zhì)量保證的國際標(biāo)準(zhǔn)。該組織在總結(jié)各國質(zhì)量管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，把各國的經(jīng)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)加以分析、總結(jié)、系統(tǒng)化。通過廣泛協(xié)商，1987年3月，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式公布了ISO9000質(zhì)量管理系列標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)志著質(zhì)量管理走向了規(guī)范化、科學(xué)化、程序化。由于質(zhì)量管理的對(duì)象從硬件逐漸擴(kuò)展到軟件、流程性材料和服務(wù)業(yè)，經(jīng)過“有限修改”，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織了1994版ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)，取代1987版標(biāo)準(zhǔn)，隨即啟動(dòng)第二階段的“徹底修改”工作，并于2000年12月，正式2000版ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)。為加強(qiáng)與其他管理體系的兼容性，又對(duì)2000版ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，于2008年12月，正式2008版ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)。我國一直緊跟國際標(biāo)準(zhǔn)化組織的步伐，先后等效和等同采用了1987版、1994版、2000版ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)，2008年12月30日國家又正式頒發(fā)了GB/T19001-2008質(zhì)量管理體系要求，等同采用2008版ISO9001質(zhì)量管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)。ISO9000質(zhì)量管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)中包含了ISO9000基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和ISO9001質(zhì)量管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)。ISO9001質(zhì)量管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)提出了建立質(zhì)量管理體系的要求，標(biāo)準(zhǔn)第4章提出了質(zhì)量管理體系總要求及文件要求，明確了管理思路、管理方法和文件管理模式；標(biāo)準(zhǔn)第5章明確了最高管理者的職責(zé)，以確保領(lǐng)導(dǎo)作用的充分發(fā)揮，是“領(lǐng)導(dǎo)作用”的管理原則和“最高管理者在質(zhì)量管理體系中的作用”的質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)的具體體現(xiàn)；標(biāo)準(zhǔn)第6章明確了質(zhì)量管理體系活動(dòng)必須投入的資源，提出資源的確定并提供是質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)增值、實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的必要條件；標(biāo)準(zhǔn)第7章明確了規(guī)定策劃和管理產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的要求，包括確定與產(chǎn)品有關(guān)的所有要求（包括顧客要求在內(nèi)）及實(shí)現(xiàn)過程，旨在通過對(duì)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的有效控制，確保產(chǎn)品最終滿足顧客要求和相關(guān)法律法規(guī)要求；標(biāo)準(zhǔn)第8章明確了對(duì)質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品和過程的監(jiān)視、測量、分析和改進(jìn)的要求，這是為了證實(shí)組織提供的產(chǎn)品符合要求，確保組織的質(zhì)量管理體系符合要求，及持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系的有效性。

二、公司實(shí)施

ISO9000質(zhì)量管理體系的作用實(shí)施ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)有利于提高產(chǎn)品質(zhì)量、保護(hù)消費(fèi)者利益，為提高組織的運(yùn)作能力提供有效方法，有利于增進(jìn)國際貿(mào)易、消除技術(shù)壁壘，有利于組織的持續(xù)改進(jìn)和持續(xù)滿足顧客的需求和期望。實(shí)施ISO9000質(zhì)量管理體系對(duì)公司目前的管理、生產(chǎn)運(yùn)行和服務(wù)的作用表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：公司按照ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)要求建立質(zhì)量管理體系，可進(jìn)一步規(guī)范公司內(nèi)部管理流程，使公司各管理部門、各下屬單位的質(zhì)量管理職責(zé)得到清晰劃分，能提高公司整體質(zhì)量管理水平和管理效率，確保公司生產(chǎn)、管理、服務(wù)的過程處于受控狀態(tài)。完善的質(zhì)量管理體系能保障市場和顧客的需求得到不斷滿足，從而提高顧客及相關(guān)方對(duì)上海石化生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)的滿意度。按照ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)要求建立質(zhì)量管理體系以構(gòu)建一體化管理體系為契機(jī)后，若再通過第三方質(zhì)量認(rèn)證，則又能進(jìn)一步滿足用戶的需求，并為公司質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)、完善和有效運(yùn)行提供有力的技術(shù)支撐和外部推動(dòng)力。

三、目前公司實(shí)施ISO9001質(zhì)量管理體系的現(xiàn)狀

公司層面尚未通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證。煉油部、烯烴部、芳烴部、儲(chǔ)運(yùn)部、滌綸部的認(rèn)證單位是方圓標(biāo)志認(rèn)證集團(tuán)，化工部、腈綸部、塑料部、環(huán)保水務(wù)部的認(rèn)證單位是上海質(zhì)量體系審核中心，化工所的認(rèn)證單位是摩迪英聯(lián)認(rèn)證有限公司。熱電部、公用事業(yè)公司、新成立的質(zhì)量管理中心沒有通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證。認(rèn)證單位分散及要求不一致。隨著公司運(yùn)行機(jī)制的變化，二級(jí)單位的質(zhì)量管理體系作為質(zhì)量管理體系認(rèn)證的主體已不完整，如把采購、質(zhì)量檢驗(yàn)、銷售等過程作為外包進(jìn)行控制，但又沒有達(dá)到ISO9001標(biāo)準(zhǔn)對(duì)外包方的控制要求。沒有與其他管理體系有機(jī)整合，公司目前的質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況已不能滿足持續(xù)發(fā)展的需要。

四、構(gòu)建公司公司一體化管理體系需注意的問題和把握的重點(diǎn)